Wie verwaltet man einen Fuhrpark mit fireTMS?

Fuhrparkmanagement in einem Transportunternehmen umfasst weit mehr als die Zuweisung von Fahrzeugen und Anhängern zu Aufträgen. Der gesamte Prozess beinhaltet die Überwachung der Fahrzeug- und Fahrerverfügbarkeit, die Kontrolle der Transportabwicklung, Kostenanalysen und die Sicherstellung der Rentabilität jedes einzelnen Kilometers. In der Praxis bedeutet dies die umfassende Arbeit mit aktuellen Daten, die dank fireTMS möglich ist. Mit unserem System verwalten Sie Ihren Fuhrpark integriert: von der Fahrzeugerfassung über Planung und Disposition, GPS-Überwachung bis hin zu Kostenberichten und Rentabilitätsanalysen. Wie sieht Fuhrparkmanagement mit fireTMS in der Praxis aus?

Fuhrparkmanagement in der Praxis: Welche Herausforderungen begegnen Transportunternehmen?

Inhaber und Manager von Transportunternehmen stehen täglich vor zahlreichen Herausforderungen, die sich negativ auf die finanzielle Performance des Unternehmens auswirken können. Glücklicherweise lassen sich diese Herausforderungen durch den Einsatz moderner Lösungen wie TMS-Systeme bewältigen.

Wie sieht Fuhrparkmanagement in einem Transportunternehmen aus?

Fuhrparkmanagement in einem Transportunternehmen umfasst die Kontrolle über Fahrzeuge, Fahrer, Aufträge und die mit der Auftragsabwicklung verbundenen Kosten. Dies umfasst Arbeitsplanung, Routenplanung, Kilometerüberwachung, Kraftstoffverbrauchsanalyse, Pünktlichkeitskontrolle und die Bewertung der Rentabilität einzelner Aufträge. 

Jedes dieser Elemente wirkt sich direkt auf Umsatz und Gewinnmargen des Unternehmens aus. Fehlende kontinuierliche Fuhrparkkontrolle führt zu Ausfallzeiten, Leerfahrten und Schwierigkeiten bei der Ermittlung der tatsächlichen Rentabilität von Aufträgen. Dies gilt sowohl für kleine Unternehmen mit wenigen Fahrzeugen als auch für mittelständische und große Unternehmen. Der einzige Unterschied liegt im Umfang der Herausforderungen im täglichen Betrieb.

Die häufigsten betrieblichen Probleme von Unternehmen ohne TMS

Transportunternehmen ohne TMS stehen in der Praxis täglich vor mehreren ernsthaften Herausforderungen:

• fehlender Zugriff auf Echtzeitdaten,
• fragmentierte Informationen (getrennte Aufträge, GPS, Abrechnung),
• Schwierigkeiten bei der Planung der Fahrzeugverfügbarkeit,
• fehlender Vergleich von geplanten und tatsächlichen Kosten.

Ohne ein zentrales Fuhrparkmanagementsystem ist es selbst für Unternehmen mit nur wenigen Fahrzeugen schwierig, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Deshalb ist die Implementierung eines umfassenden Transportmanagementsystems so wichtig.

Alle Prozesse und Daten an einem Ort: fireTMS als Fuhrparkmanagementzentrale

Die Implementierung eines TMS-Systems optimiert die Fuhrparkmanagementprozesse, beschleunigt den Workflow deutlich und minimiert Fehler. Wie kann das System den Arbeitsalltag verändern? Betrachten wir dieses Thema anhand von fireTMS genauer.  

Zentralisierung von Informationen zu Aufträgen, Fahrzeugen und Fahrern

fireTMS integriert operative und finanzielle Daten an einem zentralen Ort. Alle Informationen zu Ladungen, Aufträgen, Fahrzeugen, Fahrern und Kunden werden in einem einzigen System zusammengeführt. So können Benutzer einfach auf diese Daten zugreifen, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen. Dies ermöglicht die Überprüfung von Informationen sowohl auf Auftragsebene (Kunde, Ladung, Transportinformationen, Finanzdaten inklusive Umsatz, Kosten und Marge) als auch auf Fuhrparkebene, aufgeschlüsselt nach Fahrzeug. 

Automatisierter Informationsfluss und Reduzierung manueller Arbeit

fireTMS ermöglicht zudem die Aktualisierung von Transportstatus und Auftragskostendaten durch die Integration mit GPS-Telematik. Darüber hinaus werden Informationen zum Auftragsabschluss umgehend über das Kundenpanel an den Kunden übermittelt. Dies ermöglicht es dem Disponenten, den Papieraufwand zu reduzieren und sich auf die Routenplanung und -optimierung zu konzentrieren, wodurch Transportkosten analysiert und gesenkt werden können.

Konsistente Betriebs- und Finanzdaten

Einer der Hauptvorteile von fireTMS ist die Verknüpfung von Transporten mit Finanzdaten. Dadurch sind Informationen zu Fahrzeugkilometerstand und Route, Fertigstellungszeit und Kosten in einem einzigen System verfügbar. Basierend auf diesen Informationen generiert fireTMS automatisch Berichte zu den Margen von Aufträgen und Fahrzeugen. Dies ermöglicht eine schnelle und effektive Bewertung der Fuhrparkeffizienz und unterstützt laufende Entscheidungen, wie z. B. Fahrzeugersatz oder -anschaffung.

Effektives Fahrzeug- und Fahrermanagement

Neben allen von fireTMS erfassten und verwalteten Betriebsdaten und -prozessen umfasst fireTMS auch das Fahrzeug- und Fahrermanagement. Dadurch kann das System jederzeit die aktuelle und geplante Auslastung prüfen und die Flottennutzung optimieren.

Kurzübersicht der Arbeitsauslastung: Fahrzeug- und Fahrereinsatzpläne

fireTMS bietet zwei Einsatzpläne, die einen schnellen Überblick über Fahrzeugauslastung und Fahrerauslastung ermöglichen. Disponenten können so fundiertere Entscheidungen hinsichtlich Fahrzeug- und Mitarbeiterzuweisungen treffen. Dies hilft, Überschneidungen von Auftragsfertigstellungsterminen, suboptimale Fahrzeugauslastung und andere Planungsfehler zu vermeiden.

Reservierung verfügbarer Fahrzeuge und Vermeidung von Ausfallzeiten

Zu den Fehlern, die durch ein unzureichend funktionierendes TMS-System entstehen, gehört die Unterauslastung von Teilen der Fahrzeugflotte. Der Einsatzplan visualisiert unter anderem, welche Fahrzeuge ständig im Einsatz sind und dadurch schneller verschleißen, und welche Fahrzeuge längere Ausfallzeiten haben und somit nicht rentabel sind. Dies vereinfacht die Planung nachfolgender Aufträge, und eine verbesserte Flottenauslastung führt direkt zu höheren Umsätzen.

Fuhrpark- und Auftragsüberwachung in Echtzeit

Die Planung ist ein entscheidender Bestandteil des Fuhrparkmanagements. Ebenso wichtig ist es jedoch, sicherzustellen, dassAufträge optimal und planmäßig abgeschlossen werden. fireTMS ermöglicht daher auch die Transportüberwachung, die sofortige Reaktion auf Abweichungen und den Vergleich der prognostizierten Auftragsmarge mit dem Unternehmensgewinn.

Integration mit GPS-Telematiksystemen

fireTMS ist ein System, das mit zahlreichen GPS-Telematiksystemen integriert ist. Dies ermöglicht die Verfolgung des aktuellen Standorts von Fahrzeugen und die darauf basierende Ermittlung des Status des Warentransports. Bei fortschrittlicher Telematik können Daten vom Zähler an das System übertragen werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit für Mitarbeiter, zusätzliche Plattformen zum Auslesen von GPS-Daten zu verwenden, und es stehen Echtzeitinformationen direkt von der Route zur Verfügung. 

Verfolgung tatsächlicher Routen und Kontrolle von Planabweichungen

Die Funktion Tatsächliche Routen ermöglicht in Kombination mit der Integration mit GPS-Telematik die Festlegung eines Transportkorridors mit einer bestimmten Breite. Dadurch kann das System den Disponenten sofort benachrichtigen, wenn ein Fahrzeug von der geplanten Route abweicht, sodass eine schnelle Kontaktaufnahme mit dem Fahrer zur Klärung der Situation möglich ist. Diese Lösung trägt dazu bei, Zeitverluste oder übermäßigen Kraftstoffverbrauch zu reduzieren und die Auftragsabwicklung effektiv zu überwachen. Informationen zur tatsächlichen Route und Kilometerleistung werden ebenfalls in der Auftragsansicht erfasst. Dadurch können Sie die geplanten Kosten sofort mit den tatsächlichen Kosten vergleichen.

Schnellere Kommunikation mit Fahrern

Die fireTMS Driver Mobile App ist ein wichtiges Tool, das zwar nicht direkt mit dem Flottenmanagement zusammenhängt, aber die Fahrzeugauslastung und die Arbeitszeiten der Fahrer beeinflusst. Durch die Installation der App auf dem Firmenhandy des Fahrers ist eine bequeme Echtzeit-Kommunikation mit ihm unterwegs per Chat möglich. Zudem können Folgeaufträge von fireTMS direkt in die App übertragen werden, wodurch Fahrten zum Depot minimiert werden.

Fuhrparkkosten- und Rentabilitätskontrolle mit fireTMS

Der letzte Prozess im Flottenmanagement, der mit fireTMS optimiert werden kann, ist die Fuhrparkkosten- und Rentabilitätskontrolle. Das System ermöglicht es Benutzern, automatisch generierte Berichte zu diesem Thema einzusehen. Dies verbessert nicht nur die Reaktionszeiten und ermöglicht eine zeitnahe Entscheidungsfindung, sondern bietet auch Einblicke in das Verhältnis von geplanten zu tatsächlichen Auftragsabwicklungskosten. 

Vergleich von geplanten und tatsächlichen Kosten

Die Integration von fireTMS mit GPS-Telematik ermöglicht die regelmäßige Übermittlung von Transportkostendaten entlang der Route. Basierend darauf vergleicht das System die in der Auftragsplanungsphase angenommenen Kosten mit den tatsächlichen Kosten, einschließlich der gefahrenen Kilometer. Abweichungen zwischen Plan und Ausführung werden in den Aufträgen und Berichten zu Umsatz, Kunden, Kosten und Rentabilität sichtbar. So lässt sich schnell analysieren, ob und inwieweit ein Auftrag den erwarteten Gewinn erzielt hat.

Der Flottenkostenbericht ermöglicht die Analyse der Fahrzeugbetriebskosten. Nutzer können die Kosten eines bestimmten Fahrzeugs oder einer Fahrzeuggruppe über einen bestimmten Zeitraum einsehen. Der Flottenrentabilitätsbericht hingegen ermöglicht die Bewertung von Umsatz, Kosten und finanzieller Leistung pro Kilometer. Er ist ein wichtiges Instrument zur Optimierung der Fahrzeugauslastung.

Reduzierung von Leerfahrten und Margenverbesserung

Die Analyse von Daten zu abgeschlossenen Aufträgen und gefahrenen Kilometern ermöglicht die Überprüfung der Leerfahrten und die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen. Die Flottenrentabilität lässt sich mit dem fireTMS-Tool truckMatching steigern. Dieses ermöglicht die Planung zusätzlicher Ladungen auf Transportrouten und trägt zur Erhöhung der Fahrzeugmargen bei, wodurch die gesamte Flotte optimiert wird.

Zusammenfassung: Die Vorteile von Fuhrparkmanagement mit fireTMS

Fuhrparkmanagement erfordert heute nicht nur eine gute Arbeitsorganisation, sondern vor allem den Zugriff auf aktuelle und konsistente Daten. fireTMS vereint alle Fuhrparkmanagementprozesse in einem einzigen System. Transportunternehmen profitieren dadurch von:

• einer zentralen Datenbank für Aufträge, Fahrzeuge und Fahrer,
• Echtzeit-Flottenüberwachung dank GPS-Telematik-Integration,
• effizienter Disposition und optimierter Fahrzeugauslastung,
• Vergleich von geplanten und tatsächlichen Kosten,
• Flottenkosten- und -rentabilitätsberichten zur Unterstützung Ihrer Geschäftsentscheidungen.

In der Praxis bedeutet das: weniger Ausfallzeiten, weniger Leerfahrten und höhere Auftragsrentabilität. Mit fireTMS verwalten Sie Ihre Flotte strukturiert, transparent und datenbasiert – für mehr Stabilität in Ihrem Unternehmen.

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