Wie fireTMS-Berichte Entscheidungen in Transport und Spedition unterstützen

Berichte für Transport- und Speditionsunternehmen sind ein grundlegendes Instrument zur Überwachung der Unternehmensleitung deren Ergebnisse. Sie unterstützen nicht nur wichtige Geschäftsentscheidungen, sondern identifizieren auch Verbesserungspotenziale. Automatisiertes Reporting spart erheblich Zeit, da manuelles Suchen und anschließendes Zusammentragen von Daten aus verschiedenen Systemen, Tabellenkalkulationen und Papierdokumenten entfällt. Heute erklären wir, wie sich das Transport- und Speditionsmanagement mit automatisch generierten Berichten in fireTMS vereinfachen lässt.

Probleme mit dem Transport- und Speditionsmanagement

Transport- und Speditionsunternehmen kämpfen häufig mit Datenfragmentierung, veralteten Informationen und Papierdokumenten. Die Unfähigkeit, schnell einen Bericht zu erstellen oder auf aktuelle Daten zuzugreifen, kann die Geschwindigkeit und Qualität der Entscheidungsfindung beeinträchtigen, was wiederum Auswirkungen auf den Betrieb und die Leistung des Unternehmens haben kann.

Datenverstreuung an verschiedenen Orten

Eine der größten Herausforderungen für die Transport- und Speditionsbranche ist die Informationsfragmentierung. Daten sind in verschiedenen Systemen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und sogar Büroordnern gespeichert, was den schnellen Zugriff auf Informationen erschwert. Mangelnder Zusammenhalt und Integration zwischen den Systemen führen zu Chaos und mangelnder Koordination innerhalb des Unternehmens. Ein ineffizienter Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens führt in jeder Phase der Auftragsabwicklung zu Problemen – von der Annahme über die Planung und Ausführung bis hin zur Abrechnung.

Mangel an detaillierten Berichten

Transport- und Speditionsunternehmen haben oft Schwierigkeiten, Aufträge, Umsätze und Gewinne schnell und effektiv zu erfassen. Der Zugriff auf mehr Daten und Berichte hilft jedoch, viele Herausforderungen bei der Planung und anschließenden Auftragsabwicklung zu lösen. Durch die Implementierung analytischer Tools können Sie jede Arbeitsphase kontrollieren und weitere Aktivitäten effektiver planen, beispielsweise die Gewinnung der profitabelsten Aufträge, die Optimierung der Betriebskosten oder die Entscheidung, wie sich das Unternehmen entwickeln soll.

Problem mit der Datenvalidität

Eine weitere Herausforderung für die Transport- und Logistikbranche ist die lange Wartezeit bis zur Auftragsrealisierung. Routenstatus, Betriebskostenübersichten und Rentabilitätsinformationen werden naturgemäß erst mit Verzögerung bereitgestellt. Dies beeinträchtigt nicht nur die Kundenbeziehungen, sondern auch die Entscheidungen des Unternehmens über Auftragsannahme und Arbeitsplanung. Veraltete Daten können zudem erhebliche finanzielle Folgen haben – Verzögerungen bei der Bereitstellung von Routeninformationen, wie Kraftstoffverbrauch oder Auftragserfüllungsterminen, können die Liquidität beeinträchtigen.

Längere Zeit (Aufschübe) für die Entscheidungsfindung

Schnelle Entscheidungen auf der Basis von Daten statt Bauchgefühl oder Erfahrung sind für eine effiziente Unternehmensführung unvermeidbar. Die Erstellung eines Aktionsplans auf Basis veralteter oder geschätzter Daten ist äußerst riskant, da dies zu unrentablen Aufträgen, zu viel oder zu wenig Arbeitsbelastung, Lieferverzögerungen oder unvorteilhaften finanziellen Entscheidungen führen kann. Ein Aufschub hingegen führt dazu, dass neue Aufträge und Geschäftschancen für das Unternehmenswachstum verloren gehen.

Der Zugriff auf aktuelle und präzise Informationen trägt dazu bei, das Risiko von Fehlentscheidungen zu minimieren und neue Geschäftsmöglichkeiten zu erkennen. Eine automatisierte Berichterstattung ist ein Schlüsselelement des modernen Managements im Transport- und Speditionsbereich.

Automatisch generierte Berichte in fireTMS

Das Transport- und Speditionsmanagementsystem fireTMS erfüllt den Bedarf an automatisch generierten Berichten auf Basis zuverlässiger und aktueller Daten. Unsere Lösung sammelt alle Unternehmensinformationen an einem Ort: Auftragsdaten, Fahrzeug- und Fahrerpläne, Routeninformationen und den kontinuierlich aktualisierten Auftragsstatus. Auch Finanzdaten wie geplante und tatsächliche Transportkosten sowie Umsätze werden erfasst. Auf Basis dieser Daten generiert fireTMS Echtzeitberichte zu wichtigen Unternehmenskennzahlen, die sowohl systemintern angezeigt als auch in XLS-Dateien exportiert werden können.

Berichte in fireTMS lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen:

• Allgemeine Berichte – enthalten Informationen, die sowohl für Transport- als auch für Speditionsunternehmen relevant sind,
• Transportberichte – decken die für Transportunternehmen relevanten Bereiche ab,
• Speditionsberichte – decken die für Speditionsunternehmen interessanten Bereiche ab.

Darüber hinaus bietet fireTMS auch einen Buchhaltungsbericht, der die Finanzergebnisse des Unternehmens ausschließlich auf Grundlage von Buchhaltungsunterlagen zusammenfasst.

Allgemeine Berichte in fireTMS

Allgemeine Berichte sind sowohl für Transport- als auch für Speditionsunternehmen verfügbar. Sie konzentrieren sich auf wichtige Leistungsindikatoren, unabhängig von der Art des Geschäfts. Sie ermöglichen Ihnen die ständige Überwachung Ihrer Finanzlage, Einblicke in Kosten und Einnahmen und ermöglichen Ihnen, Entscheidungen basierend auf den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu treffen.

Unter den allgemeinen Berichten finden wir:

• Der tägliche Umsatzbericht enthält Informationen zu Kosten und Erträgen des gesamten Unternehmens für den ausgewählten Zeitraum, aufgeschlüsselt nach Tagen. Sie können damit auch Provisionen, Margen sowie die Anzahl der Bestellungen und Ladungen prüfen.
• Umsatz- und Provisionsbericht nach Niederlassungen: Enthält dieselben Daten wie der tägliche Umsatzbericht, jedoch im Kontext der Niederlassungen des Unternehmens.
• Kundenbericht: Ermöglicht die Prüfung von Umsatz, Provision und Marge für einen bestimmten Zeitraum, aufgeschlüsselt nach Kunden des Unternehmens. Zusätzlich können Sie die Anzahl der Bestellungen und Ladungen sowie die Gesamtkilometerzahl eines Kunden (gesamt, mit Ladungen und Streckenfahrt) einsehen. So können Sie Kunden beispielsweise nach den Kunden mit den höchsten Margen oder den Kunden mit den niedrigsten Kosten sortieren.
• Interner Austauschbericht: Ermöglicht Ihnen zu überprüfen, wie viele Ladungen von geteilten Arbeitsgruppen innerhalb des Unternehmens über den internen Austausch abgewickelt wurden und welche Einnahmen sie generiert haben

Berichte für Transportunternehmen

Diese Berichte sind speziell für Transportunternehmen konzipiert und nur in der Frachtführeransicht des fireTMS-Systems verfügbar. Sie ermöglichen Ihnen die kontinuierliche Überwachung der Fahrerleistung, die Kontrolle der Flottenkosten und die Überprüfung der Rentabilität. So treffen Sie fundierte Entscheidungen über den Verkauf oder Kauf von Fahrzeugen, die Einstellung neuer Mitarbeiter oder Kostensenkungen.

Transportberichte in fireTMS umfassen:

• Fuhrparkkostenbericht: zeigt die Kosten der Auftragserfüllung in einem ausgewählten Zeitraum, aufgeschlüsselt nach Fahrzeug, Anhänger und Fahrer.
• Fuhrparkrentabilitätsbericht: enthält neben den Kosten auch Umsatz und Erträge aus Aufträgen in einem bestimmten Zeitraum sowie zusätzliche Daten zu gefahrenen Kilometern, sodass Sie diese Werte nach Fahrzeug, Anhänger und Fahrer überprüfen können.
• Fuhrparkauftragsbericht: zeigt die Anzahl der Aufträge, die gefahrenen Kilometer und Fahrten sowie Umsatz und Kosten, aufgeschlüsselt nach Fahrzeug.
• Fahrtenkartenberichte: enthalten Informationen aus Zeitkarten zu: gefahrenen Kilometern, Leerfahrten, verbrauchtem Kraftstoff, Kraftstoffverbrauch im Vergleich zur Norm, durchschnittlichen Kraftstoffverbrauch, Kosten, Umsatz und Provisionen. Diese Berichte sind für Fahrer und Fahrzeuge getrennt und können zur Überwachung des Flottenzustands und der Arbeitsgewohnheiten der Fahrer verwendet werden.

Berichte zur Spedition

Speditionen benötigen zudem betriebsspezifische Daten. Die Speditionsansicht in fireTMS bietet daher spezielle Berichte, die wichtige Aspekte der Speditionstätigkeit darstellen. Dies ist besonders wichtig für die optimale Führung einer Spedition, die optimierte Auswahl von Frachtführern für die Auftragsabwicklung und die Optimierung der Auftragsabwicklungskosten.

Speditionsberichte in fireTMS:

• Spediteurbericht: Zeigt die erzielten Finanzergebnisse sowie die Anzahl der Aufträge und Ladungen aufgeschlüsselt nach Spediteuren im Unternehmen an und ermöglicht Ihnen so, die Arbeitsqualität der im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter zu überprüfen.
• Fahrerbericht: Zeigt die Finanzergebnisse (einschließlich Kosten, Umsatz und Provisionen) sowie den Arbeitsaufwand externer Spediteure bei der Ausführung von Speditionsaufträgen.
• Externer Fahrzeugbericht: Ermöglicht Ihnen die Überprüfung der Leistung der Spediteure (Anzahl der Aufträge und Ladungen, gefahrene Kilometer und Zufahrtslkilometer) bei der Ausführung von Speditionsaufträgen, aufgeschlüsselt nach einzelnen Fahrzeugen.

Buchhaltungsbericht

Der letzte in fireTMS verfügbare Bericht ist der Buchhaltungsbericht. Diese Funktion ist sowohl für die Buchhaltung als auch für das Management nützlich, da es Finanzdaten aus im System eingegebenen oder ausgegebenen Buchhaltungsdokumenten enthält. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung der finanziellen Leistung des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum.

Effizientes Management und schnelle Entscheidungsfindung mit fireTMS

Mit fireTMS haben Transport- und Speditionsunternehmen die Möglichkeiten, das nicht nur Daten organisiert, sondern auch deren effektive Nutzung im täglichen Betrieb ermöglicht.

Das fireTMS-System ist mit Dutzenden von GPS-Telematikgeräten integriert und ermöglicht so eine präzise Transportüberwachung und die direkte Übertragung von Auftragsabschlussdaten an das TMS-System. Fahrer können ihren Status außerdem ganz einfach über die mobile fireTMS Driver-App aktualisieren. Dadurch stehen Spediteuren und Disponenten Informationen wie zurückgelegte Strecke, Kosten und durchgeführte Aktivitäten (z. B. Zollabfertigung, Be- und Entladungen) jederzeit zur Verfügung. fireTMS integriert diese Daten automatisch in Berichte. Der Zugriff auf verifizierte Daten ist dadurch einfacher und schneller. Dies führt zu kürzeren Entscheidungszeiten und verbesserten Managementstandards, was sich direkt auf Arbeitsabläufe, verbesserten Kundenservice und letztendlich auf höhere Unternehmensumsätze auswirkt. 

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