Wie man die Finanzen im Transportwesen effektiv kontrolliert: von der Kalkulation bis zu Einsparungen mit fireTMS

Die genaue Berechnung der Kosten für den Transport einer Ladung sowohl in der Planungsphase als auch bei der Abrechnung von Aufträgen ist der Schlüssel zur finanziellen Stabilität eines Transportunternehmens. Dabei sind nicht nur die Kraftstoffkosten zu berücksichtigen, die einen erheblichen Teil des Budgets ausmachen, sondern auch Betriebskosten, Gehälter, Lizenzen, Versicherungen oder Leasing. Eine effektive Finanzkontrolle erfordert eine genaue Schätzung der täglichen Fixkosten des Fahrzeugs, des Fahrers und des Kraftstoffverbrauchs pro gefahrenem Kilometer. fireTMS enthält die Tools, die dies erheblich erleichtern.

Die häufigsten Probleme bei der Kostenkontrolle im Transportwesen

Transportunternehmen stehen täglich vor Herausforderungen im Zusammenhang mit der Kontrolle ihrer Liquidität. Die Kenntnis der daraus resultierenden Probleme ist der erste Schritt zu einer effektiven Verwaltung der Ausgaben im Unternehmen.

Fehlende genaue Kostenkalkulation vor der Auftragsausführung

Die Ermittlung der tatsächlichen Kosten eines Transportunternehmens ist eine weitaus komplexere Aufgabe, als es den Anschein hat. Neben den offensichtlichen Ausgaben wie Kraftstoff, Fahrergehältern oder Mautgebühren müssen noch die schwerer zu schätzenden Abschreibungskosten hinzugerechnet werden. Das Problem verschärft sich, wenn nicht eindeutig bestimmt werden kann, wie lange ein Fahrzeug für Transporte eingesetzt wird.

Die Art der Anschaffung der Fahrzeuge – Barzahlung, Kredit oder verschiedene Arten von Leasing – hat einen wesentlichen Einfluss auf die endgültigen Berechnungen. Unvorhergesehene Ereignisse während der Aufträge führen wiederum häufig zu einer Erhöhung der Kosten führen. Zusätzliche Ausgaben können beispielsweise durch Pannen, Kollisionen und Unfälle oder auch durch Krankheit des Fahrers entstehen.

Leerfahrten und suboptimale Routen

Leerfahrten sind eines der kostspieligsten Probleme im Straßentransport. Die Planung von Routen ohne professionelle Tools führt wiederum zu einem erhöhten Kraftstoffverbrauch, dessen Kosten etwa ein Drittel der Gesamtkosten des Transports ausmachen können. Durch eine angemessene Optimierung der Transporte kann die von den Fahrzeugen zurückgelegte Strecke verkürzt werden, was zu einer Verringerung des Kraftstoffverbrauchs und somit zu günstigeren Betriebskosten führt.

Mangelnde Kontrolle über die Rentabilität der Flotte

Die Steigerung der Rentabilität der Flotte sollte aufgrund der geringen Margen in der TSL-Branche für jedes Transportunternehmen oberste Priorität haben. Dabei hilft eine ständige Kontrolle der Ausgaben. Ein großes Problem ist der Mangel an geeigneten Tools zur Datenauswertung und effektiven Überwachung der Flotte, was die Kostenkontrolle unmöglich macht und somit die Effizienz des eigenen Rentabilitätsmanagements verringert. 

Verspätete Zahlungen von Vertragspartnern

Ein weiteres dringendes Problem in der Transportbranche sind Zahlungsrückstände bei ausgestellten Rechnungen sowie lange Zahlungsfristen. Verzögerungen und die Begleichung von Rechnungen in letzter Minute führen zu einem Rückgang der Liquidität. Damit tritt eine direkte Gefahr für die Zahlungsfähigkeit von Transportunternehmen auf. 

Wie fireTMS die Kostenschätzung und -kontrolle unterstützt

Das Transportmanagement-System fireTMS enthält Tools zur präzisen Berechnung der Transportkosten, die eine effektive Verwaltung der Ausgaben und die Maximierung der Gewinne aus jedem Auftrag ermöglichen.

Berechnung der Transportkosten in der Planungsphase des Auftrags

Die voraussichtlichen Auftragskosten in fireTMS werden vom System bereits bei der Auftragserfassung automatisch ergänzt. Dazu verwendet das System die Betriebskosten des ausgewählten Fahrzeugs und die Tarife des zugewiesenen Fahrers und berechnet den Gesamtbetrag auf der Grundlage der Be- und Entladepunkte sowie der ausgewählten Route. Zusätzlich berücksichtigt es den Standort des für den Transport zugewiesenen Fahrzeugs und berechnet so automatisch die Kosten für die Anfahrt zum Ladepunkt.

Um die genaue Kostenkalkulation in fireTMS in der Praxis zu nutzen, gehen Sie einfach zur Routenplanung mit Hilfe von Karten. Die Here-Karten im fireTMS-System ermöglichen eine präzise Berechnung der Routenkosten unter Berücksichtigung von Parametern wie: Kosten pro Liter Kraftstoff, Kraftstoffverbrauch des Fahrzeugs, feste Fahrzeugkosten pro Tag, Fahrerlohn und andere zusätzliche Ausgaben. Das System berechnet automatisch die Fahrtkosten für jede Routenvariante, einschließlich der Mautgebühren. In der im System angezeigten Zusammenfassung der Varianten sind die Kosten nach Inlands- und Auslandsabschnitten aufgeschlüsselt. Darüber hinaus berücksichtigt das System Verkehrsbeschränkungen für Lkw, wie z. B. die Höhe von Überführungen oder das zulässige Gesamtgewicht von Fahrzeugen.

Mehr über die Routenplanung mit Hilfe von Karten erfahren Sie in unserem Artikel

Vergleich der geschätzten Kosten mit den tatsächlichen Kosten dank GPS-Integration

Nach der Erstellung eines Auftrags finden Sie alle Informationen zu den voraussichtlichen Kosten in der Auftragsansicht unter der Registerkarte „Transportauftragsdaten”. Nach Abschluss des Auftrags durch den Fahrer wird an derselben Stelle die tatsächliche Anzahl der gefahrenen Kilometer angezeigt. Voraussetzung für diese Funktion ist die Integration des fireTMS-Systems mit der GPS-Telematik des Fahrzeugs, die den Kilometerstand des Fahrzeugs übermittelt. Auf diese Weise können Sie die Genauigkeit der Schätzungen überprüfen und deren Auswirkungen auf die endgültige Provision kontrollieren. 

Berichte zu Kosten und Rentabilität der Flotte

Der Bericht „Flottenkosten” in fireTMS enthält detaillierte Daten zu den Betriebskosten von Fahrzeugen, aufgeschlüsselt nach einzelnen Ausgabenarten. So kann der Kraftstoffverbrauch anhand der Kilometer aus den Aufträgen oder direkt aus den GPS-Daten berechnet werden. Der Bericht „Rentabilität der Flotte” zeigt hingegen Daten zur Nutzung und Rentabilität der eigenen Fahrzeuge auf der Grundlage von Informationen aus Aufträgen und eingegebenen Kosten. Er enthält die wichtigsten Kennzahlen für jedes Fahrzeug: Umsatz pro Kilometer, Kosten pro Kilometer und Ertrag pro Kilometer. Dank dieser Transportberichte können Sie die Ausgaben Ihrer Flotte besser kontrollieren und Entscheidungen über deren optimale Nutzung treffen.

Erkennung, wenn ein Fahrer die Route verlässt

Es kommt vor, dass Fahrer aus verschiedenen Gründen von der geplanten Route abweichen und dadurch die Kraftstoffkosten erhöhen. Um dies zu verhindern, überwacht fireTMS mit Hilfe der Funktion „Tatsächliche Routen”, ob der Fahrer sich an die festgelegte Route hält. Im System kann die Breite des Transportkorridors festgelegt werden, in dem der Fahrer fahren soll. Wenn das Fahrzeug mehr als die zulässige Anzahl von Kilometern von der geplanten Route abweicht, sendet das System eine E-Mail-Benachrichtigung an den Disponenten und protokolliert diesen Vorfall. So kann schnell und effektiv reagiert werden, wenn solche Vorfälle auftreten. 

Importieren von Kosten aus Tankkarten aus CSV- oder XLS-Dateien

Eine weitere Funktion von fireTMS, die Ihnen hilft, Ihre Betriebskosten zu kontrollieren, ist der Import von Kosten aus Tankkarten aus CSV- oder XLS-Dateien. Mit dieser Funktion können Sie Daten aus Tankkarten und anderen externen Dokumenten schnell in das System eingeben. Das System ordnet die Kosten automatisch den entsprechenden Kategorien zu und verknüpft beim ersten Import die Kostenarten aus der Datei mit denen im System. Dadurch können Sie die Kontrolle über die Transportkosten verbessern und die geschätzten Ausgaben für die Annahme neuer Aufträge realistischer gestalten.

Effektives Liquiditätsmanagement und Inkasso

Die Liquidität ist die Grundlage für das Funktionieren von Transportunternehmen. fireTMS bietet auch bewährte Tools zur effektiven Kontrolle von Ausgaben und Einnahmen.

Umsatz- und Provisionsberichte nach Niederlassungen

Ein wesentliches Element der Finanzkontrolle eines Unternehmens ist der regelmäßige Zugriff auf Daten zu Einnahmen und Provisionen aus Aufträgen. In fireTMS finden Sie einen laufend generierten Finanzbericht Umsatz und Provisionen je nach Niederlassung, der die Ergebnisse aller Niederlassungen des Unternehmens darstellt. Er enthält die wichtigsten Kennzahlen: Kosten, Einnahmen, Provisionen, Margen sowie die Anzahl der Aufträge und Ladungen. Die Daten können nach Datum gefiltert und in Tabellenkalkulationen exportiert werden, was die Analyse der Effizienz des Unternehmens mit Aufschlüsselung nach einzelnen Einheiten erleichtert.

Skonto und Handelskredit als Instrumente zur Verbesserung der Liquidität

Flexibilität und der Aufbau guter Geschäftsbeziehungen sind ebenfalls Bestandteile einer effektiven Strategie zur Kostenkontrolle und -optimierung. Mit dem Transportsoftware-System fireTMS können Sie daher zwei Lösungen nutzen, die sowohl die Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern als auch Ihre Liquidität verbessern. Die erste Lösung ist der Handelskredit, d. h. die Gewährung einer verlängerten Zahlungsfrist für vertrauenswürdige Partner. fireTMS verfügt über ein Tool, mit dem Sie die Verwaltung von Kreditlimits für bestimmte Partner oder ganze Gruppen  automatisieren können. 

Der Skonto hingegen ermöglicht eine Beschleunigung der Zahlungen durch die Gewährung eines festgelegten Rabatts, z. B. von 1 % bis 5 % für die vorzeitige Begleichung der Verbindlichkeiten auf der Rechnung. Dies ist für die Liquidität von Bedeutung, zumal in der TSL-Branche oft sehr lange Zahlungsfristen üblich sind – sogar bis zu 60-90 Tage nach Abschluss des Auftrags. Auch Skonti können in fireTMS bequem angewendet werden. Fügen Sie bei der Registrierung der Einkaufsrechnung einfach den vom Vertragspartner gewährten Skontowert hinzu, und dieser wird automatisch im zu zahlenden Betrag berücksichtigt. Auf diese Weise können Sie die Arbeit der Buchhaltung erleichtern, Zahlungen beschleunigen und Betriebskosten senken.

Automatische Einziehung überfälliger Rechnungen

Ein fester Bestandteil der Arbeit in einem Transportunternehmen ist auch die Sicherstellung der pünktlichen Abrechnung mit den Kunden. fireTMS ermöglicht die Automatisierung des Inkassos – das System generiert automatisch Erinnerungen an anstehende und überfällige Zahlungen auf der Grundlage der Rechnungsdaten und versendet diese per E-Mail an die Empfänger. Dadurch sparen Sie Zeit, die Sie sonst für die regelmäßige Überprüfung des Kalenders und das manuelle Versenden von Mahnungen aufwenden müssten. Somit erhöht die automatische Inkassofunktion die Effizienz der Forderungsbeitreibung.

Die genaue Berechnung der Transportkosten ist für jedes auf dem Markt tätige Unternehmen eine Notwendigkeit. Die geringen Margen in der TSL-Branche machen eine effektive Finanzkontrolle zu einem Schlüsselelement des Managements. Das fireTMS-System bietet Lösungen, die eine präzise Verwaltung von Ausgaben und Einnahmen bereits in der Planungsphase eines Auftrags ermöglichen, eine genaue Kontrolle während der Ausführung erlauben und die Abrechnung vereinfachen.

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