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Automatisierung in einem Transportunternehmen dank fireTMS

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22. Mai 2023 / Autor: Ihr fireTMS Team

Brauchen Sie ein Werkzeug, um Aufträge schnell und effizient abzuwickeln? Möchten Sie die Arbeit von Spediteuren, Disponenten oder Ihrem Buchhalter automatisieren und beschleunigen? Möchten Sie Gewinne und Fuhrparkkosten unter Kontrolle halten? Dann brauchen Sie fireTMS! Das fireTMS wird Sie mit seinen modernen eingebauten Funktionen bei Ihrer täglichen Arbeit in Ihrem Transportunternehmen, unabhängig von seiner Größe, unterstützen.

In diesem Artikel finden Sie Informationen über:

Management eines Transportunternehmens – und die Vorteile von fireTMS

Die fortschrittlichen fireTMS Tools ermöglichen ein komplexes Auftragsmanagement, von der Auftragsannahme und Lieferüberwachung bis hin zur Rechnungsstellung und Berichterstattung, dank deren Spediteure, Verlader, Disponenten und Buchhalter ihre Tägliche Aufgaben besser optimalisieren können. Mit fireTMS können Sie Ihr Geschäft skalieren und der Konkurrenz immer einen Schritt voraus sein, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens. Die wichtigsten Vorteile:

  • Digitale Transformation – Umstellung von Papierdokumenten auf die Arbeit in einem modernen Logistik 4.0 Systems
  • Schneller Zugriff auf Informationen – alle Daten und Dokumente befinden sich in einem integrierten System
  • Einsparung von Arbeitszeit dank der Arbeits Automatisierung
  • Laufende Überwachung der Unternehmensgewinne und -kosten

Automatisierung der Arbeit von Frachtführern und Spediteuren

Lernen Sie Werkzeuge kennen, die die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen beschleunigen und automatisieren.

Frachtvorlagen

Die Funktion beschleunigt und vereinfacht die Eingabe von Aufträgen in das System für wiederkehrende Ladungen. Jeder fireTMS-Benutzer hat die Möglichkeit, Mustervorlagen zu definieren, die er dann bei der Erstellung eines Auftrags verwenden kann, ohne die Daten erneut eingeben zu müssen.

Fahrzeug- und Fahrer Harmonogramm

Der Fahrzeug-Zeitplan im fireTMS ist für alle Spediteure und Disponenten sichtbar. Er erleichtert die Transportplanung und Flottensteuerung. Dank der Drag&Drop-Methode auf dem Fahrzeugplan können Aufträge und Ereignisse wie Urlaub, Fahrerwechsel oder Wartungen schnell und bequem verwaltet werden.

Importieren von Kosten aus einer CSV-Datei

Neben dem manuellen Hinzufügen von Kosten zu Fahrzeugen, Anhängern und Fahrern im System ist es auch möglich, diese gesammelt aus CSV-Dateien zu importieren. Um eine Datei zu importieren, muss eine Importvorlage definiert werden, die für zukünftige Importe desselben Dateityps verwendet werden kann. Der gesamte Prozess der Kostenerfassung mit der Aufteilung in einzelne Kategorien und der Zuordnung zu bestimmten Objekten wird dadurch zweifelsohne erleichtert und beschleunigt. 

Überweisungen mit finAPI

finAPI ist eine sichere und einfach zu bedienende Plattform die Unternehmen, Banken und Privatanwender miteinander verbindet. Dank der Integration mit finAPI ermöglicht fireTMS es Unternehmen, Überweisungen an z.B. Ihre Subunternehmer direkt aus dem System auszulösen. Mit einem einzigen Klick kann eine Einzel- oder Sammelüberweisung schnell und bequem durchgeführt werden. Die Integration vereinfacht den Zahlungsverkehr und erleichtert die Buchhaltung, ohne dass man alle Überweisungsdaten bei der Bank umschreiben muss.

Automatischer Versand von Rechnungen an den Kunden

Dokumente wie z.B. Transportaufträge oder Rechnungen bei fireTMS, können in verschiedenen Sprachen ausgedruckt werden, was für Ihre internationale Kunden oder Frachtführer von großem Vorteil ist. 

Fahrzeug- und Auftragsüberwachung

Funktionen, mit denen Sie den Routen- und Auftragsstatus verfolgen können.

Routenüberwachung – System Warnungen, wenn der Fahrer die Route verlässt

Der Spediteur kann einen Routen Korridor festlegen, dem der Fahrer folgen soll, dank der GPS-Position aus der DriverApp oder des Telematiksystems kann er in Echtzeit prüfen, ob der Fahrer die vorgegebene Route einhält. Um ihm diese Kontrolle zu erleichtern, gibt es im Enterprise Paket die automatische Korridor-Funktion, die erkennt, wenn der Fahrer sich außerhalb des vorgegebenen Korridor-Radius bewegt und den Disponenten per E-Mail und im System darüber informiert. 

fireTMS Dispo – Die mobile App für Spediteure und Disponenten für Unterwegs

Die mobile App für Spediteuere ermöglicht Ihnen, von unterwegs den aktuellen Auftragsstatus zu sehen. Weitere Vorteile der fireTMS Dipso App:

  • 24/7 Zugriff auf Aufträge
  • Transport Status
  • Chat mit dem Fahrer 
  • Informationen über die Fracht
  • Berichterstattung über Ergebnisse
  • Routen Überwachung
  • Schneller Kontakt mit dem Kunden

Schneller Zugriff zu allen Auftrags Dokumenten und Rechnungen

Mit den Enterprise Funktionen können Sie den Prozess der Auftragsübermittlung  zwischen dem Auftraggeber und Auftragnehmer und sowie die Kommunikation mit z.B. Großkunden optimalisieren.

Kunden Portal

Diese Funktion ermöglicht es ausgewählten Kunden, neue Ladungen zu erstellen, Dokumente herunterzuladen oder die aktuelle Position des Fahrzeugs auf einer Karte anzuzeigen. So kann der Kunde in Echtzeit den Fortschritt seines Auftrags überprüfen. Sobald der Auftrag abgeschlossen ist und der fireTMS-Nutzer eine Rechnung ausgestellt hat, steht diese im Kundenportal zum Download bereit.

Frachtführer Portal

Diese Funktion reduziert den bürokratischen Aufwand für den Erhalt und die Bearbeitung von Dokumenten nach Abschluss eines Auftrags. Der Subunternehmer, der den Transportauftrag per E-Mail erhält, kann:

  • einen Scan der Rechnung an den Auftrag anhängen
  • CMR-Scans der Frachten hinzufügen
  • Rechnungsdaten vervollständigen

Die angehängten Dokumente werden im fireTMS angezeigt und der Systembenutzer erhält zusätzlich eine E-Mail über den Upload.

Finanzkontrolle in einem Transportunternehmen

Die Überwachung der Gewinne und Kosten des Unternehmens sowie der Forderungen an und von Kunden verbessert die Liquidität des Unternehmens erheblich.

Detaillierte Berichte

Die automatisch erstellten Berichte von fireTMS sind ein hervorragendes Instrument zur Überwachung der Unternehmensausgaben. Sie helfen dabei, geschäftliche Entscheidungen zu treffen, und zeigen Bereiche mit Verbesserungsbedarf auf. Dazu gehören unter anderem:

  • Flotten Rentabilitäts Berichte – Zeigt Informationen über die Nutzung und Rentabilität des eigenen Fuhrparks. Diese basieren auf den Kosten und Daten der im System eingegebenen Transportaufträge.
  • Flottenkosten Berichte – enthalten Informationen über die detaillierten Ausgaben der eigenen Fahrzeugflotte, individuell für jedes einzelne Fahrzeug. Somit sehen Sie, welches Fahrzeug unwirtschaftlich im Unterhalt ist und die größte Belastung in Ihrer Firma verursacht.
  • Aufträge: eigene Flotte – basiert auf Daten aus Transportaufträgen. Dieser liefert unter anderem Informationen über die so genannte “Leerkilometerleistung”. Mit diesem Wissen können Leerfahrten minimiert werden, indem das Potenzial von Transportbörsen ausgeschöpft und damit Kosten gesenkt werden.

Automatisches Inkasso

fireTMS verfügt über eine automatische Inkassofunktion, bei der eine E-Mail- Zahlungserinnerung an den Kunden über eine bevorstehende oder verpasste Zahlungsfrist oder eine Zahlungsaufforderung gesendet wird. Der Inhalt der Mahnung wird automatisch erstellt und die Daten der Gegenpartei werden automatisch aus den fälligen Rechnungen extrahiert. Sie müssen keine Zeit mit der manuellen Ablage von Dokumenten verschwenden oder diese an externe Unternehmen auslagern.

Lastschrifts Vorlagen

Das Enterprise Paket bietet Vorlagen für Last- und Gutschriften an, so dass die Ausstellung eines Dokuments nur einen Augenblick dauert. Sie müssen lediglich den Namen, die Währung, in der die Gutschriften ausgestellt werden sollen, und den Bereich (z. B. Ladungen, Aufträge, Rechnungen), mit denen sie verknüpft werden sollen, eingeben. Die Vorlage ermöglicht es Ihnen, Notizen hinzuzufügen, die auf dem Ausdruck der Gutschriften sichtbar werden. Der gesamte Prozess der Erstellung von Last- und Gutschriften verläuft reibungslos, da Sie nicht jedes Mal neue Daten eingeben müssen.

Integrationen mit externen Systemen 

Ihre Vorteile dank der fireTMS-Integrationen mit externen IT Systemen.

Integration mit den Plattformen Trans.eu und TIMOCOM 

fireTMS ermöglicht es, Frachtangebote direkt aus dem System an die Frachtenbörsen der Trans.eu und TIMOCOM zu übermitteln. Die Integration mit den Plattformen automatisiert die Arbeit von Spediteuren und Frachtführern und ermöglicht Ihnen, schnell eine profitable Transaktion abzuschließen. Der Prozess der Veröffentlichung eines Angebots findet in einem einzigen System statt, so dass es nicht notwendig ist, mehrere Tools gleichzeitig zu verwenden und Daten aus Aufträgen erneut umtragen zu müssen.

Integration mit der Datev-Buchhaltungssoftware

fireTMS ermöglicht den Export von Buchhaltungs Dokumenten für das DATEV System. Details zu den oben genannten Integrationen finden Sie in unserem Blog-Artikel.

Integration mit diversen GPS Telematik anbietern

fireTMS ist mit 74 Telematik-Anbietern integriert. Dank der Integration haben Sie die Möglichkeit, die Fahrzeugpositionen und den Kilometerstand Ihrer Flotte sich im fireTMS anzeigen zu lassen, was den Dispositoren eine bessere Kontrolle und Planung der Routen und Zeitfenster ermöglicht.

Übersicht

fireTMS ist eine sehr vorteilhafte Lösung für kleine, mittlere und große Transportunternehmen. Dank der modernsten Technologien ermöglicht fireTMS Ihre tägliche Arbeit zu automatisieren, was für Sie eine schnelle und optimierte Auftragsabwicklung darstellt. fireTMS bewährt sich in jeder Firma, die bewusst ihre Bedürfnisse realisiert, damit sie immer konkurrenzfähig auf dem Markt sind.

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Dieser Artikel wurde vom fireTMS-Team auf der Grundlage seiner Kenntnisse, Erfahrungen und Vertrautheit mit der TSL-Branche verfasst.

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