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In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die folgenden Verbesserungen und Neuerungen im fireTMS-System:
Wir haben im System einen globalen Mechanismus für automatische E-Mails mit der Aufforderung zur Nachreichung von Liefernachweisen eingeführt. Die Funktion kann unter Einstellungen >> Systemkonfiguration >> Register Auftragsbearbeitung-Service >> Option Automatische Mahnungen für Lieferbestätigungsdokumente. Nach der Aktivierung versendet fireTMS an externe Frachtführer (an die E-Mail-Adresse der dem Auftrag zugewiesenen Kontaktperson) Erinnerungen bezüglich fehlender Anhänge.
Bei der Konfiguration können zusätzlich Details zur Funktionsweise festgelegt werden, u. a. die Berücksichtigung der erforderlichen Dokumente, die zu den zugehörigen Verkaufsbelegen hinzugefügt wurden, oder der Versand von Benachrichtigungen nur bei aktivem Frachtführer-Portal. Es besteht auch die Möglichkeit, die maximale Anzahl der Erinnerungen (1 bis 3) sowie das Intervall für deren Versand (1 bis 5 Tage) festzulegen.
Das System überprüft regelmäßig Aufträge, deren Status von „in Bearbeitung“ auf „abgeschlossen“ geändert wurde. Nach Ablauf des festgelegten Zeitraums – gerechnet ab dem Zeitpunkt des Auftragsabschlusses – wird um 7:00 Uhr morgens überprüft, ob die erforderlichen Dokumente beigefügt wurden. Fehlen diese sowohl im Speditionsauftrag als auch im zugehörigen Kundenauftrag weiterhin, wird automatisch eine Erinnerung an den Frachtführer gesendet.
Der Inhalt der Nachricht basiert auf einer Vorlage, die unter Einstellungen des Ausdruck Layouts>> Registerkarte Vorlagen>> Unterregisterkarte Mahnungen für Lieferdokumente. Dort können Sie den Standardtext bearbeiten oder eigene Vorlagen hinzufügen. Die Funktion ist global, kann aber für ausgewählte Frachtführer in der Kartei deaktiviert werden (Kunden-Stammdaten >> Frachtführer>> Bearbeiten >> Abschnitt Frachtführer-Daten>> Kontrollkästchen Keine Mahnungen für Lieferbestätigungen senden).
Die Information über den Versand der Benachrichtigung wird im Aktivitätstagebuch des Auftrags gespeichert, wodurch sich der Kommunikationsverlauf leicht nachverfolgen lässt. Wenn das Unternehmen das Frachtführer-Portal nutzt, wird dem E-Mail-Text automatisch ein Link zum Portal hinzugefügt, über den der Frachtführer fehlende Dokumente sofort hochladen kann. Ist kein Portal vorhanden, wird eine Standardnachricht mit der Bitte um Nachreichung versendet.
Automatische Erinnerungen helfen dabei, Dokumente schneller zu vervollständigen, was den Abschluss von Aufträgen erleichtert, die Abrechnung mit Kunden und Frachtführern beschleunigt und das Risiko von Verzögerungen aufgrund fehlender Unterlagen verringert.
Um die Kontrolle über die Nutzung der KI-Funktionen zu erleichtern, haben wir außerdem die Ansicht Nutzungsverlauf bereitgestellt, die im Bereich KI-Assistent verfügbar ist (Kundenaufträge >> Neuen Kundenauftrag erstellen; Transportaufträge >> Transportauftrag erstellen (int.) sowie Buchhaltung >> Kosten (ER) >> Neue ER registrieren >> AI-Einfuhren). Dort werden Informationen zum Nutzungsdatum, zum Benutzer, zur Menge, zur Art des Vorgangs sowie dazu angezeigt, ob die jeweilige Einfuhr auf das Limit angerechnet wurde. In der Spalte Menge wird der Tokenverbrauch für den jeweiligen Vorgang angezeigt. So können Benutzer die Nutzung der KI laufend überprüfen und das zugewiesene Limit besser kontrollieren.
Zusätzlich haben wir eine neue Ansicht Kundenaufträge >> Lädt mit AI-Assistent eingeführt, die den Import von Kundenaufträgen auf Basis von Dateien ermöglicht. Der Benutzer kann eine einzelne Datei oder ein Paket hochladen. Bei CSV-Dateien ruft das System Informationen zu allen in den einzelnen Zeilen verfügbaren Ladungen ab. Nach dem Einlesen aller Datensätze besteht die Möglichkeit, eine bestimmte Zeile auszuwählen und auf Basis der ausgewählten Daten eine Ladung anzulegen, was eine bessere Kontrolle über die importierten Informationen ermöglicht.
Wir haben die Navigation zwischen Rechnungen und deren Korrekturen verbessert. In der Liste der Verkaufsrechnungen und der genehmigten Einkaufsrechnungen ist, sofern für ein Dokument eine Korrektur ausgestellt wurde, ein direkter Link verfügbar, der einen schnellen Wechsel zur zugehörigen Korrekturrechnung ermöglicht. Darüber hinaus haben wir in der Bearbeitungsansicht der Korrekturrechnung einen einfachen Wechsel zur ursprünglichen Rechnung ermöglicht – nach Auswahl des Symbols neben dem Feld Status wird der Benutzer automatisch zum entsprechenden Dokument weitergeleitet. Diese Funktion gilt sowohl für Verkaufs- als auch für Einkaufsrechnungen und ermöglicht eine effizientere Navigation zwischen den zugehörigen Dokumenten.
Wir haben die im System verfügbaren Zahlungsarten um neue Optionen erweitert: Karte und BLIK. Die neuen Zahlungsarten sind überall dort verfügbar, wo eine Zahlungsmethode ausgewählt wird, u. a. auf Rechnungen und in anderen Bereichen des Systems, die mit der Abrechnung zusammenhängen. Dadurch können Benutzer die Zahlungsart besser an ihre Bedürfnisse und die im Unternehmen verwendeten Prozesse anpassen.
Im Bereich API (Dokumentation) haben wir neue Möglichkeiten eingeführt, die die Integration des Systems mit externen Tools erweitern. Wir haben einen Endpunkt hinzugefügt, der das Abrufen von in fireTMS erfassten Kosten für eigene Aufträge ermöglicht. Die Daten werden in strukturierter Form zurückgegeben, sodass sie leicht in anderen Systemen, z. B. Buchhaltungs- oder Analysesystemen, verwendet werden können.
Wir haben auch die Möglichkeit zum Abruf von Einkaufsrechnungen erweitert. Der Benutzer kann nun entscheiden, ob in den Ergebnissen auch Dokumente im Entwurfsstatus (Drafts) berücksichtigt werden sollen – sowohl Standard-Einkaufsrechnungen als auch deren Korrekturen. Dadurch können die Daten bereits vor ihrer endgültigen Freigabe in Integrationen genutzt werden.
Wir haben der Liste der Kundenaufträge eine neue Spalte Anteil an der Auftragsmarge hinzugefügt, die die laufende Analyse der Finanzergebnisse unterstützt. Die Spalte zeigt den auf den jeweiligen Kundenauftrag entfallenden Margenwert an, der auf der Grundlage der Differenz zwischen dem Preis des Kundenauftrags und seinem Anteil an den Auftragskosten berechnet wird. Zusätzlich wird in der Zusammenfassung am Ende der Liste der Gesamtwert der Marge für alle sichtbaren Positionen angezeigt. Dadurch kann der Benutzer die Rentabilität der ausgeführten Aufträge schneller einschätzen, ohne zusätzliche Berechnungen durchführen zu müssen.
Wir haben den Prozess zum Hinzufügen von Kunden im Buchhaltungsmodul optimiert. Beim Anlegen eines neuen Geschäftspartners unter Buchhaltung >> Kunden-Stammdaten ist es nun möglich, die Daten automatisch auf Basis der VIES-Datenbank zu vervollständigen. Nach Eingabe der entsprechenden Nummer ruft das System die wichtigsten Informationen ab und ergänzt sie, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert, der gesamte Prozess beschleunigt und das Fehlerrisiko verringert wird.
Wir haben die Liste der verfügbaren Telematik-Integrationen um folgende Anbieter erweitert: YellowFox, Leon System, Trans Mobil und AddSecure. Die Integrationen können unter Einstellungen >> Systemkonfiguration>> Registerkarte Transportmodul – Konfiguration >> Abschnitt Telematik-Konfiguration (GPS) konfiguriert werden. Nach deren Aktivierung wird im System die aktuelle Position der Fahrzeuge angezeigt. Zusätzlich ist für ausgewählte Anbieter – YellowFox, Leon System und AddSecure – auch das Auslesen des Kilometerstands verfügbar, der automatisch in den Fahrzeugdateien gespeichert wird (einmal täglich). Bei der Integration mit Trans Mobil ist ausschließlich die aktuelle Position des Fahrzeugs verfügbar. Diese Lösung ermöglicht eine bessere Überwachung der Flotte und reduziert die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe.
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* Einige der beschriebenen Funktionen sind nur in ausgewählten Paketen verfügbar.
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Dieser Artikel wurde vom fireTMS-Team auf der Grundlage seiner Kenntnisse, Erfahrungen und Vertrautheit mit der TSL-Branche verfasst.
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