Automatisches Kopieren der CMR-Datei in einen abteilungsübergreifenden Auftrag, neue Rollenberechtigungen und Datensichtbarkeit

Im Artikel erfahren Sie mehr über die folgenden neuen Funktionen des fireTMS-Systems:

Automatisches Kopieren der CMR-Datei in einen abteilungsübergreifenden Auftrag : 

In der neuen Version von fireTMS haben wir eine Konfigurationsoption hinzugefügt, die eine CMR-Datei automatisch in den zu einem abteilungsinternen Auftrag gehörenden Auftrag kopiert. Ist diese Option aktiviert, überträgt das System die CMR-Datei vom Auftrag der ausführenden Niederlassung in den entsprechenden Auftrag der anfordernden Filiale. Um diese Option zu aktivieren, gehen Sie zu Einstellungen >> Systemkonfiguration >> Auftragsbearbeitung >> Abteilungsinterne Aufträge >> Kontrollkästchen CMR-Datei automatisch in abteilungsinternen Auftrag kopieren.

Diese Funktion ist nur für abteilungsübergreifende Aufträge mit nur einer Ladung verfügbar. Folgende CMR-Dateiquellen sind in der Kopie enthalten:

• Manuell hinzugefügt,
• eine bestehende Datei ohne Dateityp bearbeiten und ihr den Typ CMR zuweisen,
• aus der fireTMS-Driver App,
• aus Transics (TX),
• aus GBox (Sie können GBox-Scans so konfigurieren, dass sie automatisch als CMRs zum System hinzugefügt werden. Gehen Sie dazu zu Einstellungen >> Systemkonfiguration >> Transportmodul – Konfiguration >> Feld Erweiterte Telematikkonfiguration und wählen Sie CMR als Standardtyp heruntergeladener Dokumente aus der Liste aus).

Diese Option ermöglicht es Ihnen, die Anzahl manueller Vorgänge und Fehler zu reduzieren, die Dokumentation zwischen den Filialen zu beschleunigen und auf beiden Seiten des Prozesses eine einheitliche Auftragsdatei zu führen.

Neue Konfiguration – Sichtbarkeit der Liste der verfügbaren Ladungen im gesamten Unternehmen

Eine weitere Erneuerung ist eine Konfigurationsoption, mit der Sie die Liste Verfügbarer Ladungen für alle Benutzer freigeben können – unabhängig von der Niederlassungslzuordnung und den bestehenden Datensichtbarkeitseinstellungen. Um diese Option zu aktivieren, gehen Sie zu Einstellungen >> Systemkonfiguration >> Auftragsbearbeitung >> Verfügbare Ladungen für alle sichtbar. Wenn ein Unternehmen beispielsweise die Niederlassungen A, B und C hat und ein Benutzer nur der Niederlassung A zugeordnet ist, sieht er nach Aktivierung dieser Einstellung auch die verfügbaren Ladungen der Niederlassungen B und C und kann dort Aufträge erstellen.

Die neue Konfiguration beschleunigt die Ladungsverteilung, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Filialen und trägt zu einer besseren Auslastung der verfügbaren Ressourcen bei.

Verbesserter Export von Scans angehängter Rechnungen aus Einkaufsdokumenten

Wir haben bereits im Artikel Export von Rechnungsscans und weitere Verbesserungen der Datendarstellung sowie andere neue Funktionen über die Exportfunktion für angehangene Rechnungsscans aus Einkaufsbelegen berichtet. Bisher umfasste der Export Dateien von Dokumenten mit ausgewählten Status (einschließlich Genehmigt, Bezahlt, Korrigiert und Storniert (Korrektur auf 0)). In der neuen Version haben wir das Kästchen Zusätzlichen Status von Einkaufsrechnungen einbeziehen hinzugefügt. Ist dieses aktiviert, erweitert das System den Export um Scans von Dokumenten mit den folgenden Status: Storniert, Storniert (erneut registriert) und Registriertes Dokument. Dadurch lassen sich die gescannten Dokumente einfacher vervollständigen – einschließlich stornierter und nicht genehmigter Dokumente – gemäß den Benutzereinstellungen erstellen.

Neue Benutzerberechtigungen

Die neueste Ergänzung umfasst zwei neue Benutzerrollenberechtigungen: OCP- und Lizenzinformationen bearbeiten und Rechnungsdaten bearbeiten. Erstere legt fest, wer Informationen zu OCP und Lizenzen hinzufügen und ändern darf. Letztere schränkt die Möglichkeit ein, Daten in der Kundendatei für die Rechnungserstellung (einschließlich Name, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Adresse) zu ändern. Um diese Änderungen einzuschränken, gehen Sie zu Einstellungen >> Rollen und bearbeiten Sie die Berechtigungen für die gewünschte Rolle.

Die neuen Berechtigungen erhöhen die Prozesssicherheit und Compliance, reduzieren Fehler in Verkaufsbelegen und gewährleisten eine klare Aufgabenteilung.

Wenn Sie mehr über diese neuen Funktionen erfahren möchten, kontaktieren Sie uns bitte.

* Einige der beschriebenen Funktionen sind nur in bestimmten Paketen verfügbar.