Die Transportkosten steigen seit Jahren, doch in letzter Zeit haben sich nicht nur die Transportpreise, sondern auch die Kostenstruktur verändert. Neben offensichtlichen Faktoren wie Kraftstoff und Mautgebühren beeinflussen auch bisher als zweitrangig betrachtete Aspekte wie Verzögerungen, Fahrzeugauswahl sowie Be- und Entladeplanung zunehmend das Finanzergebnis. Daher geht es bei der Optimierung der Transportkosten nicht mehr nur darum, Einsparungen beim Transport selbst zu erzielen, sondern vielmehr darum, die tatsächlichen Kostenquellen besser zu verstehen und entsprechende Entscheidungen zu treffen.
Bevor wir uns den einzelnen Kostenfaktoren im Gütertransport zuwenden, ist es wichtig zu wissen, dass Transportkosten nicht bei der Angebotserstellung, sondern erst bei der Auftragsabwicklung entstehen. Die Berechnung ist lediglich ein Ausgangspunkt; erst der abgeschlossene Auftrag kann umfassend analysiert werden.
Auf Planungsebene verwenden die meisten Unternehmen ein ähnliches Betriebsmodell. Es berücksichtigt Kraftstoff, Fahrervergütung, Mautgebühren und Fahrzeugkosten. Dieser Ansatz ist logisch und ermöglicht eine schnelle Kostenschätzung der Transportleistung. Das Problem entsteht, wenn die Realität von den Annahmen abweicht. Beispiele hierfür sind verlängerte Ladezeiten, Routenänderungen aufgrund von Unfällen oder Staus sowie Verzögerungen beim Entladen. Jede Abweichung vom Plan erhöht die Kosten, wird aber nicht immer separat erfasst. Daher sieht das Transportunternehmen zwar das Endergebnis, weiß aber nicht, wo die Kosten entstanden sind.
Die Herausforderung der Kostenkalkulation ergibt sich auch aus den spezifischen Märkten der deutschsprachigen Länder. Mitteleuropäische Straßen sind bekannt für ihr hohes Verkehrsaufkommen und die begrenzte Parkinfrastruktur. Zudem sind die Länder der Europäischen Union für ihre strengen Normen und Vorschriften bekannt. All dies macht den Gütertransport anfälliger für Störungen. Hinzu kommt die Straßenmaut, die den Großteil des Straßennetzes abdeckt und zunehmend von Fahrzeugparametern abhängt. Dadurch lassen sich die Transportkosten nicht mehr so einfach vorhersagen, da sie maßgeblich von den Details der Auftragsabwicklung abhängen.
Die Lkw-Maut gehört zu den Kostenfaktoren, die theoretisch vollständig kontrollierbar sind. Jedes Unternehmen berücksichtigt sie und kalkuliert sie detailliert. In der Praxis liegt hier jedoch oft der erste systematische Fehler.
Das Mautsystem gilt für Bundesstraßen in Deutschland. Das bedeutet, dass fast jede Strecke mautpflichtig ist. Für eine einzelne Fahrt können die Kosten Dutzende oder Hunderte von Euro betragen, doch bei einem Fuhrpark summieren sie sich schnell zu einem erheblichen Kostenfaktor. Legt ein Fahrzeug eine Strecke von 800 Kilometern zurück, können die Mautgebühren etwa 150-200 Euro erreichen. Bei mehreren Fahrten pro Woche werden die Unterschiede in den Berechnungen deutlich.
Die Lkw-Maut setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen, darunter Umweltkomponenten, die zunehmend an Bedeutung gewinnen. Der CO₂-Emissionsfaktor ist hier besonders wichtig, da er die Kosten je nach Fahrzeug variiert. Das bedeutet, dass derselbe Transport unterschiedliche Kosten verursachen kann, nur weil eine andere Fahrzeugkombination eingesetzt wird.
In der Praxis sind diese Unterschiede nicht unerheblich. Wenige Cent pro Kilometer auf einer längeren Strecke summieren sich auf mehrere Dutzend Euro pro Fahrt. Monatlich betrachtet ergeben sich so Hunderte oder sogar Tausende Euro Unterschied pro Fahrzeug. Genau deshalb wirkt sich die Entscheidung, ein Fahrzeug einer Route zuzuordnen, direkt auf das Finanzergebnis aus.
Der häufigste Fehler ist die Kostenmittelung. Ein einheitlicher Kilometerpreis für die gesamte Flotte oder einen Fahrzeugtyp vereinfacht zwar die Berechnung, verschleiert aber die Unterschiede, die sich tatsächlich auf die Marge auswirken. Nur durch die Betrachtung einer konkreten Route und eines konkreten Fahrzeugs lassen sich die tatsächlichen Transportkosten ermitteln.
Mautgebühren sind sichtbar und relativ einfach zu berechnen. Kosten, die während der Auftragsabwicklung entstehen und nicht durch eine einzelne, klar definierte Position abgedeckt werden, sind deutlich schwieriger zu analysieren.
Jede Änderung im Transportplan verursacht Kosten. Das Problem besteht darin, dass diese Kosten nicht immer einem bestimmten Ereignis zugeordnet werden können. Muss ein Fahrer seine Route ändern, verlängert sich seine Arbeitszeit. Bei Lieferverzögerungen kann der nächste Auftrag zu einem späteren Zeitpunkt angenommen werden. War der Zeitplan zu eng, können Überstunden oder umfangreiche Planänderungen erforderlich sein. Einzeln betrachtet mögen diese Faktoren unbedeutend erscheinen, doch zusammen ergeben sie Kosten, die im Angebot nicht berücksichtigt waren.
Die zweite Kostengruppe resultiert aus Fehlentscheidungen oder deren Fehlen. Veraltete Daten, mangelnde Transparenz der Aufträge oder manuelle Planung führen zu suboptimalen Transportplänen. Dies hat Leerfahrten, unnötige Kilometer oder eine ineffiziente Nutzung der Fahrerzeit zur Folge. Diese Kosten sind nicht marktbedingt, sondern auf Managementpraktiken zurückzuführen.
Verzögerungen sind einer der am meisten unterschätzten Kostenfaktoren im deutschen Transportwesen. Dies liegt vor allem daran, dass sie oft lediglich als Wartezeit betrachtet werden, die die Effizienz des Unternehmens mindern kann, anstatt als realer Kostenfaktor, der zur Rentabilität der Aufträge beiträgt.
Theoretisch hat das Beladen einen genau definierten Zeitpunkt und Ort. In der Praxisdauert es jedoch oft länger als erwartet, sowohl aufgrund unvorhergesehener Ereignisse entlang der Route als auch aufgrund von Verzögerungen während des Ladevorgangs. Verliert ein Fahrzeug Zeit an der Laderampe, kann es den nächsten Auftrag möglicherweise nicht abholen, was zu Änderungen im Arbeitsplan für den Tag führt und die Kosten der Auftragsabwicklung erhöht.
Theoretisch beeinflusst Standgeld die Kosten der Auftragsabwicklung nicht, da es üblicherweise an den Kunden weitergegeben wird. In der Praxis sind die Umsetzungsmöglichkeiten jedoch begrenzt. Häufig werden solche Gebühren nicht erhoben, bei der Abwicklung von Daueraufträgen weggelassen oder spiegeln nicht die tatsächlichen Ausfallkosten wider. Dadurch entstehen dem Unternehmen weiterhin Verluste, obwohl es über die entsprechenden Instrumente zur Vermeidung verfügt.
Ein weiteres Problem im Zusammenhang mit den Kosten der Auftragsabwicklung ist die Infrastruktur. Der Mangel an ausreichenden Parkplätzen auf den Hauptverkehrsstraßen zwingt Fahrer, ihre Arbeit früher zu beenden oder alternative Lösungen zu suchen. Dies führt zu reduzierter Arbeitszeit, Verzögerungen und zusätzlichen Fahrstrecken.
Die meisten Kosten fallen beim Transport an, daher bietet diese Phase der Auftragsabwicklung das größte Optimierungspotenzial. Ziel ist nicht die Reduzierung einzelner Kosten, sondern die Verbesserung des gesamten Prozesses. Es ist entscheidend, die Abweichungen zwischen Planung und Ausführung zu minimieren, einschließlich Umwegen, ineffizienter Fahrweise und optimierter Routenplanung. So lassen sich Staus vermeiden und Baustellen sowie andere Hindernisse umfahren.
Die Investition in TMS-Systeme, spezialisierte Transportmanagement-Software, die auch als Speditionssoftware dient, kann wesentlich zur Optimierung der Transportkosten beitragen. Ein Beispiel wäre fireTMS, das eine Reihe von Tools zur Optimierung der gesamten Transportplanung und -überwachung umfasst.
fireTMS ermöglicht vor allem die Routenplanung auf Basis aktueller Karten mit der Option, mautpflichtige Straßen auszuschließen. Bei Verwendung von Here-Karten werden zudem lokale Beschränkungen, Einreiseverbote und sogar der Ausschluss von Fährverbindungen und bestimmten Ländern berücksichtigt. Dies ermöglicht eine präzise Routenplanung und minimiert Zufallsschwankungen bei der Auftragsabwicklung. Darüber hinaus ermöglicht das fireTMS truckMatching Tool die Integration zusätzlicher Ladungen während des Transports, was die Margen erhöht und Leerfahrten vermeidet.
Ebenso wichtig ist die Transportüberwachung, dank der Integration von fireTMS mit Dutzenden von GPS-Telematik-Anbietern. Die Option „Tatsächliche Routen“ ermöglicht zudem eine effektive Überwachung der Planumsetzung. Weicht ein Fahrzeug vom festgelegten Transportkorridor ab, sendet das System eine Benachrichtigung und ermöglicht die direkte Kontaktaufnahme mit dem Fahrer zur Klärung des Sachverhalts. Automatisch generierte Berichte zur Fahrzeugrentabilität und Kundenmargen bieten Kontrolle über Gebühren und Zusatzkosten. Auf Basis dieser Berichte lassen sich Entscheidungen zur besseren Flottenauslastung treffen, die profitabelsten Kunden identifizieren und die Planung entsprechend anpassen.
Transportkosten hängen nicht von einem einzigen Faktor ab, sondern von einer Kombination vieler interagierender Elemente. Einige sind während der Transportplanung leicht messbar, andere hingegen vor Fahrtantritt schwieriger zu erfassen und genau abzuschätzen. Moderne TMS-Systeme ermöglichen eine präzisere Schätzung beider Kostenarten und die anschließende Überwachung, ob der Transport planmäßig verläuft und die erwarteten Gewinne erzielt werden.
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Dieser Artikel wurde vom fireTMS-Team auf der Grundlage seiner Kenntnisse, Erfahrungen und Vertrautheit mit der TSL-Branche verfasst.
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