Excel oder TMS in einem Transportunternehmen? Was ist wirklich kostengünstiger?

Für viele Transportunternehmen sind Tabellenkalkulationen seit Langem das wichtigste Werkzeug für das operative Management. Sie helfen bei der Auftragsplanung, Kostenkontrolle und der Erstellung einfacher Berichte. Anfangs funktioniert diese Lösung gut, insbesondere in kleinen Unternehmen mit wenigen Aufträgen und einem kleinen Team. Mit dem Wachstum des Unternehmens treten jedoch Probleme auf. Ab einem gewissen Punkt verliert Excel seine praktische Funktion und wird zum operativen Engpass. Tabellenkalkulationen sind zwar ein hervorragendes Analysewerkzeug, wurden aber nicht für das Management von Transportprozessen entwickelt – anders als TMS-Systeme (Transportmanagementsysteme).

Excel als Transportmanagementsystem: Wo das Risiko beginnt

Für viele Transportunternehmen entwickeln sich Tabellenkalkulationen zunehmend von einem zentralen Managementsystem zu einem unterstützenden Werkzeug. Hier werden alle Informationen zu Aufträgen, Fahrzeugen, Kosten und Dokumenten sowie Rechnungsdaten und Zahlungsstatus erfasst. Auf den ersten Blick scheint alles einwandfrei zu funktionieren. Das Problem besteht jedoch darin, dass mit dem Wachstum eines Unternehmens auch die Prozesse komplizierter werden.

Auftragsplanung in Tabellenkalkulationen

Die Transportplanung in Tabellenkalkulationen erfordert häufig die manuelle Dateneingabe. In der Praxis führt dies zu Informations- und Organisationschaos.

Welche Risiken birgt die Auftragsplanung in Excel?

• Mehrere Dateiversionen zirkulieren zwischen Mitarbeitern und werden lokal auf Computern gespeichert.
• Risiko, mit einer veralteten Dokumentversion zu arbeiten.
• Fehlerrisiko bei der manuellen Dateneingabe in Tabellenkalkulationen

Der größte Nachteil dieses Ansatzes zur Auftragsplanung ist jedoch das Fehlen einer zentralen Datenbank, auf deren Grundlage korrekte Dokumente erstellt und die Arbeit effektiv geplant werden kann. 

Transportüberwachung mit Tabellenkalkulationen: Ist das möglich?

Die Überwachung der Auftragsabwicklung ohne TMS erfolgt dezentral. Mitarbeiter müssen Tabellenkalkulationen manuell aktualisieren, basierend auf Informationen aus verschiedenen Kanälen: Fahrerinformationen per Telefon, SMS, E-Mail oder Messenger-Apps sowie GPS-Geräte, die Routendaten erfassen. All diese Informationen müssen gesammelt, verarbeitet und anschließend in die Tabellenkalkulation eingegeben werden, was fehleranfällig und arbeitsintensiv ist.

Dokumentenmanagement ohne TMS

Ein wichtiger Bestandteil eines effektiven Auftragsmanagements ist die ordnungsgemäße Ablage von Dokumenten wie CMRs, Lizenzen, Bestätigungen und Rechnungen. In Unternehmen, die Tabellenkalkulationen verwenden, werden Dokumente typischerweise gleichzeitig auf lokalen Firmenlaufwerken und in Papierform gespeichert. Dies erschwert das Auffinden der richtigen Dateien und die Überprüfung der Vollständigkeit der Dokumentation erheblich, da die benötigten Daten verstreut und oft nicht verfügbar sind, wenn ein Mitarbeiter mit der Bearbeitung beauftragt wird.

Rechnungsstellung in einem Excel-basierten Modell

Die Rechnungsstellung für erbrachte Leistungen mit Excel ist ebenfalls nicht optimal, insbesondere bei größeren Unternehmen. Dies beinhaltet die manuelle Erstellung von Rechnungen anhand von Daten aus Tabellenkalkulationen, die manuelle Dateneingabe aus Tabellenkalkulationen in Buchhaltungssysteme und birgt zudem das Risiko von Fehlern aufgrund der uneinheitlichen Datenbankstruktur innerhalb des Unternehmens. 

Berichterstattung in Excel

Berichte, die in Tabellenkalkulationen erstellt werden, sind zwar zweifellos detailliert, übersichtlich und hilfreich, weisen aber einen erheblichen Nachteil auf. Die Erstellung und Aktualisierung solcher Berichte erfordert die manuelle Datenübertragung, was bedeutet, dass wichtige Entscheidungen über Bestellungen und strategische Unternehmensmaßnahmen mit erheblichen Verzögerungen und auf Basis veralteter Daten getroffen werden können.

Was sind die häufigsten Probleme bei einem Excel-basierten Modell?

Zu den häufigsten Problemen dieses Tabellenkalkulationsmodells gehören:

• fehlende einheitliche Datei- und Datenversion,
• die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe,
• potenzielle Formelfehler, die die korrekte Interpretation der Informationen beeinträchtigen,
• fehlende Datenvalidierungsmechanismen,
• fehlende Zugriffskontrolle,
• Schwierigkeiten bei der Teamerweiterung oder der Übertragung von Aufgaben an andere Mitarbeiter.

Es ist wichtig zu betonen, dass Excel nicht das Problem ist. Es ist ein sehr nützliches und zuverlässiges Werkzeug zur Datenanalyse. Das Problem entsteht, wenn eine Tabellenkalkulation zum primären Managementsystem in einem Transportunternehmen wird.

Was ist der Unterschied zwischen TMS und Excel?

Das TMS ist eine speziell für Transportunternehmen und deren Prozesse entwickelte Lösung. Dieses System basiert primär auf einer zentralen, einheitlichen Datenbank, die alle Informationen zu den Transportvorgängen des Unternehmens erfasst: von Ladungen und Aufträgen über geplante und durchgeführte Transportrouten, Daten aus GPS und anderen Kommunikationskanälen der Fahrer bis hin zu Rechnungen und Abrechnungsinformationen. 

Konkret bedeutet dies, dass ein einziges System vernetzte Informationen enthält über:

• Ladungen,
• Transportaufträge,
• Fahrzeuge,
• Fahrer,
• Auftragnehmer,
• Transportkosten,
• Rechnungen und Abrechnung.

Automatische Datenkontrolle im TMS

TMS-Systeme verfügen über integrierte Validierungsmechanismen, die Fehler reduzieren. Dadurch wird das Risiko der Ausstellung unvollständiger oder fehlerhaft ausgefüllter Dokumente minimiert. 

Beispiele für Validierungsmechanismen sind:

• die Unmöglichkeit, eine Rechnung ohne vollständige Daten auszustellen,
• die Prüfung der Konsistenz der Informationen zu Route oder Kosten im Auftrag.

Daten werden nur einmal in das System eingegeben. Beispielsweise werden Informationen zu einem bestimmten Fahrzeug, die in der Datei hinterlegt sind, nach Auswahl des Fahrzeugs aus der Liste automatisch in den Auftrag geladen.

TMS-Integration mit anderen Systemen

Moderne TMS-Systeme sind in viele von Transportunternehmen genutzte Tools integriert oder ermöglichen deren Integration. Zu diesen externen Lösungen gehören:

• GPS-Telematik,
• Finanz- und Buchhaltungssysteme,
• Frachtbörsen.

Dadurch können Daten innerhalb eines festgelegten Umfangs und in bestimmten Situationen automatisch zwischen den integrierten Tools und dem TMS-System übertragen werden, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt.

Prozessautomatisierung mit einem System für Transportunternehmen

Dank eines TMS-Systems lassen sich viele Tätigkeiten automatisieren. Einige, die keine zusätzliche Benutzersteuerung erfordern, werden vollständig ohne menschliches Eingreifen ausgeführt, wie beispielsweise die Berichtserstellung. Andere, wie die Rechnungsstellung oder der Auftragsimport mithilfe eines KI-Assistenten, müssen nach der automatischen Aufbereitung durch das System von der für den jeweiligen Prozess verantwortlichen Person geprüft und freigegeben werden. 

Beispiele für Prozessautomatisierung in einem TMS

• Automatische Rechnungserstellung basierend auf abgeschlossenen Aufträgen
• Erstellung aktueller Berichte auf Basis kontinuierlich eingehender Informationen
• Aktualisierung der Fahrzeugkilometerstände anhand automatisch übermittelter GPS-Daten

Die wesentlichen Unterschiede ergeben sich aus der grundverschiedenen Arbeitsweise von Tabellenkalkulationen und Transportmanagementsystemen.

Betriebskosten: Eine Lizenz ist nicht alles

Beim Vergleich von Tabellenkalkulationen mit TMS-Systemen konzentrieren sich viele Unternehmen ausschließlich auf die Lizenzkosten. In der Praxis sind die Lizenzkosten jedoch nur ein Bestandteil der Gesamtkosten für die Implementierung und Nutzung einer Lösung.

Tabellenkalkulationsbasiertes Modell

Auf den ersten Blick erscheint Excel als sehr kostengünstiges Tool. Die Lizenzkosten sind niedrig, und Open-Source-Lösungen sind sogar kostenlos für die kommerzielle Nutzung verfügbar. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Wahl eines günstigen oder kostenlosen Programms mit niedrigen Betriebskosten verbunden ist. 

Versteckte Kosten können in folgenden Bereichen entstehen:

• Verwaltungsarbeit, einschließlich Dateneingabe und Dokumentenarchivierung,
• Rechnungsstellung und deren Korrektur,
• Transportüberwachung durch ständige Telefonate und E-Mails,
• Berichterstattung auf Basis verteilter und nicht aktualisierter Datenquellen, 
• Entscheidungsfindung auf Basis nicht aktualisierter und verzögerter Berichte.

Ein Modell basierend auf einem Transportmanagementsystem

Ein TMS verursacht in der Regel höhere direkte Kosten. Lokale Systeme erfordern neben Lizenzgebühren auch Ausgaben für den Ausbau der Unternehmensinfrastruktur (Server, Computer und schnellerer Netzwerkzugang). Cloudbasierte TMS-Systeme hingegen benötigen in der Regel nur Abonnementgebühren. Ungeachtet dessen ermöglichen TMS-Systeme erhebliche Einsparungen in anderen Bereichen.

Was lässt sich durch die Implementierung eines TMS reduzieren?

• Verwaltungskosten
• Betriebskosten, z. B. für Kraftstoff oder Fahrzeugverschleiß
• Anzahl menschlicher Fehler bei der direkten Auftragsbearbeitung
• Effektive Zahlungsfristen dank weniger Dokumentenkorrekturen

Daher lohnt es sich stets, die Gesamtkosten eines Unternehmens zu berücksichtigen und zu prüfen, wie viel Geld der Wechsel zu einem TMS einspart und wie viele Arbeitsstunden monatlich oder wöchentlich durch Aufgabenautomatisierung eingespart werden können. 

Skalierbarkeit: Wenn Excel nicht mehr ausreicht

Tabellenkalkulationen eignen sich gut für sehr kleine Transportunternehmen mit bis zu 5 Fahrzeugen. Mit zunehmendem Umfang des Betriebs stoßen sie jedoch an Grenzen, vor allem im Hinblick auf den Zeitaufwand für einen reibungslosen und profitablen Betrieb. Unternehmen mit mehr als 5 Fahrzeugen sollten daher ein Transportmanagementsystem in Betracht ziehen, das eine bessere Organisation der Betriebsabläufe ermöglicht.

Herausforderungen für ein wachsendes Transportunternehmen

Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigen auch:

• Anzahl der bearbeiteten Aufträge,
• Anzahl der beschäftigten Fahrer,
• Anzahl der zu verarbeitenden Dokumente,
• finanzielle Verantwortung,
• Bedarf an präzisen und aktuellen Berichten.

Einen reibungslosen Betrieb ohne ein zentrales Transportmanagementsystem zu gewährleisten, ist sehr schwierig und kostspielig.

Wann sollten Sie über den Wechsel zu einem TMS nachdenken?

Die Einführung eines TMS ist in folgenden Fällen sinnvoll:

• Sie müssen Ihre Fahrzeugflotte erweitern.
• Die Anzahl der Aufträge wächst schneller als Ihr Team.
• Sie müssen häufig Rechnungen korrigieren.
• Ihnen fehlen aktuelle Informationen zur Rentabilität.
• Eine regelmäßige Berichterstattung wird zur Notwendigkeit.
• Das Wachstum Ihres Unternehmens führt zu Chaos.

Zusammenfassung: Wann Excel und wann ein TMS?

Excel ist nach wie vor ein hervorragendes Analysetool. Viele Transportunternehmen nutzen es weiterhin für Datenanalysen und die Erstellung von Berichten. Es ist jedoch nicht mit einem TMS gleichzusetzen, das eine völlig andere Funktion erfüllt. Ein TMS ist im Wesentlichen das Betriebssystem eines Transportunternehmens und vereint Auftragnehmer, Aufträge, Fahrzeuge, Kosten, Dokumente, Rechnungen und Berichte an einem zentralen Ort.

Der Unterschied zwischen diesen Lösungen liegt nicht nur im Funktionsumfang. Entscheidend sind:

• Möglichkeit, Unternehmensprozesse zu steuern,
• Skalierbarkeit der Lösung mit dem Unternehmenswachstum,
• Einheitlichkeit der Informationen zu Auftragnehmern, Fahrzeugen, Aufträgen und Rechnungen.

Für Unternehmen mit mehr als 5 Fahrzeugen oder für schnell wachsende Unternehmen sollte die Frage daher nicht lauten, welche Lösung – Excel oder TMS – besser ist, sondern vielmehr, wie hoch die Kosten einer verzögerten Implementierung eines Transportmanagementsystems ausfallen. 

Möchten Sie sehen, wie ein umfassendes Transportmanagementsystem in der Praxis aussieht und welche Funktionen es bietet? Erstellen Sie ein kostenloses Konto und testen Sie fireTMS 14 Tage lang völlig kostenlos!