So bearbeiten Sie einen Speditionsauftrag mit fireTMS: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Bearbeitung eines Speditionsauftrags ist, ähnlich wie bei einem Transportauftrag, ein mehrstufiger Prozess – von der Datenerfassung und -übermittlung an den Spediteur bis zur Auftragsabwicklung. Die Organisation und Überwachung dieses Prozesses stellen Spediteure vor große Herausforderungen. Wie lässt sich dieser Prozess mit fireTMS vereinfachen? Wir erklären es Ihnen in diesem Artikel!

Auftragsimport und Datenerfassung

Jeder Speditionsauftrag beginnt mit der Erfassung aller relevanten Informationen zu Fracht und Sendung. In fireTMS gibt es zwei Auftragsarten: Transportaufträge werden mit dem eigenen Fuhrpark durchgeführt, während Speditionsaufträge externe Aufträge von externen Spediteuren umfassen. In diesem Artikel konzentrieren wir uns ausschließlich auf die Bearbeitung von Speditionsaufträgen in fireTMS.

Ein Speditionsauftrag ist nicht nur ein Dokument zur Erfassung und Weiterleitung von Informationen an das Transportunternehmen, sondern auch eine Bestätigung der Kooperationsbedingungen zwischen den beiden Parteien. Ein solches Dokument sollte daher unter anderem Folgendes enthalten:

• Angaben zu beiden Vertragsparteien, 
• Informationen zur Fracht, 
• Daten und Orte der Be- und Entladung, 
• Anforderungen an die Transportmittel, 
• den Preis für die Auftragsabwicklung,
• zusätzliche Informationen oder Nutzungsbedingungen.

Ein Auftrag dient auch als Beweismittel bei Streitigkeiten, Beschwerden oder der Kontaktaufnahme mit Versicherern.

Zuerst müssen Sie den Auftrag im fireTMS-System erfassen. Dies kann mit Hilfe von AI-Assistenten erfolgen. Dieses im Enterprise-Paket enthaltene Tool ermöglicht den automatischen Download von Auftragsdaten aus PDF-, DOCX-, TXT-, JPG- oder EML-Dateien. Nach dem Hochladen der Datei analysiert fireTMS automatisch deren Inhalt und überträgt die Daten in strukturierter Form an das System. So können Sie schnell Details wie Name, Gewicht und Abmessungen der Ladung, Be- und Entladeadressen sowie Liefertermine ergänzen.

Für regelmäßige Aufträge auf bestimmten Strecken oder für Stammkunden können Sie gespeicherte Vorlagenverwenden, um die wiederholte Dateneingabe zu vermeiden.

Erstellung eines Speditionsauftrags

Nachdem Sie alle Daten im System erfasst haben, können Sie einen Speditionsauftrag erstellen. Für fireTMS-Nutzer ist der Vorgang einfach. Ergänzen Sie die erfassten Ladungsinformationen um den ausgewählten Spediteur, den Transportpreis und die Auftragsbestätigung. Als Ergebnis wird ein Dokument erstellt, das die Bestellnummer, Angaben zum Verkäufer und Kunden, Frachtinformationen, Referenznummer, Entladedaten, Fahrzeugdaten, Preis und Zahlungsdatum enthält.

Auswahl eines Spediteurs

Dieser Schritt verdeutlicht den Unterschied zwischen einem Speditionsauftrag und einem Transportauftrag. Bei einem Speditionsauftrag beauftragen Sie nicht Ihr eigenes Fahrzeug und Ihren eigenen Fahrer. Stattdessen wählen Sie einen externen Spediteur aus, dem die Allgemeinen Geschäftsbedingungen übermittelt werden. Daher ist es wichtig, das Dokument sorgfältig vorzubereiten, um Missverständnisse, wie z. B. Tippfehler bei den Abmessungen und dem Gewicht der Ladung oder den Be- und Entladeadressen, zu vermeiden. Sie können entweder einen Spediteur außerhalb des Systems finden und ihn dem Auftrag zuweisen oder ihn über eine Frachtbörse wie fireXgo, die Teil des fireTMS-Systems ist, auswählen.

Nach Bestätigung des Auftrags können Sie das generierte Dokument an den Spediteur senden. Das System ermöglicht dies direkt aus fireTMS heraus, ohne die Datei herunterzuladen oder eine separate Nachricht außerhalb des Systems zu verfassen. Dies spart Zeit und optimiert die Kommunikation. Darüber hinaus bietet fireTMS vorgefertigte E-Mail-Vorlagen für Aufträge und Rechnungen, sodass alle Spediteure im Team standardisierte Dokumente versenden können.

Routenwahl

Vor dem Absenden eines Auftrags müssen Sie die Transportroute planen, um die zu erwartende Marge zu berechnen. In fireTMS planen Sie die Route mithilfe von Karten, die Fahrzeugparameter, Ladungsparameter und Mautgebühren berücksichtigen (Mautstraßen können ausgeschlossen werden). Das System bietet verschiedene Optionen: kürzeste, schnellste und günstigste Route. Zusätzlich können Sie mit den Here-Karten bestimmte Länder oder Fährverbindungen ausschließen.

Dank der fortschrittlichen Routenplanungstools von fireTMS können Sie die Kosten berechnen und direkt von den Karten in den Auftrag übertragen. So prüfen Sie sofort, ob der vereinbarte Preis wirtschaftlich vorteilhaft ist. Diese Lösung beschleunigt die Angebotserstellung und reduziert das Fehlerrisiko bei der manuellen Kosteneingabe.

Auftragsüberwachung und Kommunikation

Nach dem Absenden des Auftrags beginnt die Ausführungsphase. Hier sind neben einer guten Organisation auch ein schneller Informationsaustausch entscheidend. Die Auftragsbearbeitung endet nicht mit der Auftragserteilung. Sie umfasst weitere Schritte wie die Überwachung des Auftragsstatus, die Kommunikation mit dem Spediteur und die Information der Kunden.

Überprüfung des Auftragsstatus

Das fireTMS-System ist mit zahlreichen GPS-Telematiksystemen integriert und aktualisiert so automatisch den Auftragsstatus und den Auftragsfortschritt. Dadurch kann der Spediteur den Status einsehen, der anzeigt, wann sich ein Fahrzeug dem Be- oder Entladepunkt nähert. Dies spart dem Spediteur erheblich Zeit. Anstatt den Transporteur ständig zu kontaktieren, kann der Status im System überprüft werden.

Prompte Benachrichtigung der Kunden über den Auftragsstatus

Bei Speditionsaufträgen ist eine effiziente Kommunikation mit dem Kunden mithilfe moderner Tools genauso wichtig wie die Kommunikation mit dem Transporteur. Dies reduziert den Aufwand für Telefonate und E-Mails und gewährleistet transparente Kommunikation. Dies wird durch das Kundenpanel ermöglicht, über das Kunden Auftragsstatus, Fahrzeugstandort und Dokumente wie CMRs und Rechnungen mit ihren Kunden teilen können. Dadurch entfällt für den Kunden die Notwendigkeit, den Spediteur jedes Mal zu kontaktieren, um den Auftragsstatus zu prüfen. Das Team kann sich somit auf die Abwicklung komplexerer Prozesse konzentrieren, anstatt immer wieder dieselben Informationen auszutauschen.

Ständiger Kontakt zum Transporteur

In der Spedition ist ein effizienter Dokumentenfluss nach Auftragsabschluss ebenfalls entscheidend. In fireTMS können Aufträge direkt aus dem System an den Spediteur gesendet werden. Nach Abschluss des Auftrags kann der Spediteur Dokumente im Frachtführer-Portal hinzufügen. Mit diesem Tool kann der Fahrer Fotos oder Scans der Rechnung, des Frachtbriefs (CMR) und anderer Versanddokumente sowie zusätzliche Rechnungsdaten senden.

Diese Lösung verkürzt die Zeit zwischen Auftragsabschluss und Abrechnung. Dadurch entfällt das Warten auf die Zusammenstellung aller benötigten Auftragsdokumente aus verstreuten E-Mails oder Briefpost. Außerdem werden diese Dokumente sofort dem richtigen Auftrag zugeordnet. Um die Kommunikation mit Auftragnehmern weiter zu optimieren, empfiehlt sich die Verwendung von E-Mail-Vorlagen, die in fireTMS konfiguriert werden können.

Rechnungsstellung und Auftragsabwicklung

Der letzte Schritt bei der Abwicklung eines Speditionsauftrags ist die Rechnungsstellung. Das fireTMS-System beschleunigt diesen Prozess, indem es nach Abschluss des Speditionsauftrags durch den Spediteur automatisch einen Rechnungsentwurf erstellt. Der Benutzer ist für die Überprüfung der Daten, die Freigabe und den Versand der Rechnung an den Kunden verantwortlich.

Dank automatisch generierter Berichte in fireTMS behalten Sie zudem den Überblick über Umsatz, Kosten und Provisionen Ihrer Aufträge. Dies ist wichtig, denn die kontinuierliche Überwachung der profitabelsten Aufträge und Kunden ist die Grundlage für ein erfolgreiches Speditionsunternehmen.

Zusammenfassung: Auftragsabwicklung in fireTMS

Die Verwaltung eines Speditionsauftrags in fireTMS folgt einem einfachen und logischen Prozess. Zunächst erfassen Sie die Daten und bereiten die Ladung im System vor. Anschließend erstellen Sie basierend auf diesen Daten einen Auftrag. Danach wählen Sie einen Spediteur aus, planen die Route und senden die Dokumente. Im nächsten Schritt können Sie die Ausführung überwachen und den Kontakt zum Kunden und Spediteur pflegen. Abschließend müssen Sie nur noch die Dokumente erfassen, die Rechnung erstellen und die Leistung abrechnen. Mit fireTMS bearbeiten Sie Ihre Aufträge schneller, organisieren Ihre Informationen und behalten die Rentabilität jedes einzelnen Auftrags besser im Blick.

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