Transportaufträge mit fireTMS abwickeln: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Abwicklung eines Transportauftrags ist ein komplexer Prozess, der weit über das bloße Erstellen und Versenden eines PDF-Dokuments an den Fahrer hinausgeht. In der Praxis handelt es sich um eine lückenlose Kette von Aktivitäten: von der ursprünglichen Datenerfassung über die Kommunikation mit dem Spediteur oder Fahrer bis hin zur Routenplanung, der Überwachung der Ausführung sowie der abschließenden Rechnungsstellung. Mit fireTMS lässt sich dieser gesamte Workflow ganz einfach steuern. Doch wie sieht die praktische Umsetzung eines Transportauftrags in unserem System konkret aus? 

Auftragsimport und Datenaufbereitung

Die Bearbeitung eines jeden Transportauftrags beginnt mit der Konsolidierung aller relevanten Informationen, noch bevor der Fahrer instruiert wird. fireTMS bietet hierfür spezialisierte Tools, die diese Datensammlung beschleunigen und so die hocheffiziente Auftragsabwicklung ermöglichen. Dank eines KI-Assistenten lassen sich Daten direkt aus verschiedenen Dateiformaten wie PDF, JPG, PNG, GIF, TIFF, DOCX, TXT und ODTerfassen. Auf diese Weise werden essenzielle Frachtdetails automatisiert übernommen, darunter:

• Ladungsbezeichnung,
• Be- und Entladetermine,
• Be- und Entladeadressen sowie Firmennamen,
• Abmessungen und Gewicht der Ladung,
• Ladungsnummer des Kunden.  

Dies spart wertvolle Zeit, reduziert den manuellen Aufwand und schließt Übertragungsfehler nahezu aus. Sie müssen lediglich die importierten Informationen kurz mit der Originaldatei abgleichen und die Ladung hinzufügen. 

Erstellung eines Transportauftrags

Basierend auf den eingegebenen Ladungsdetails lässt sich ein neuer Transportauftrag erstellen. Der in fireTMS generierte Auftrag umfasst neben den Fracht- und Finanzdaten auch eine Kalkulation der voraussichtlichen Transportkosten. Zudem können dem Auftrag elektronische Anhänge beigefügt werden, wie etwa CMR-Frachtbriefe und andere relevante Dokumente.  

Auswahl des Fahrzeugs und Fahrers

In der Auftragsansicht wählen Sie Fahrzeug und Fahrer gemäß den in der Ladung definierten Kriterien und Anforderungen des Auftraggebers aus. Hierbei lassen sich spezifische Fahrzeug-, Anhänger- und Aufliegertypen sowie Informationen über Gefahrguttransporte berücksichtigen, die für die Ausführung relevant sind. Die Zuweisung wird direkt mit den Fahrzeug- und Fahrerplänen synchronisiert, wodurch Doppelbelegungen oder sich überschneidende Aufträge auf unterschiedlichen Routen vermieden werden.

Damit die Einsatzplanung und die Auftragserstellung reibungslos funktionieren, müssen die Fahrzeuge und Fahrer im fireTMS-System hinterlegt worden sein. 

Auswahl der Fahrtroute

In dieser Phase planen Sie die Route und legen das passende Fahrzeug sowie den Fahrer fest. Das fireTMS-Kartentool schlägt Ihnen basierend auf den Ladungsdaten bereits eine Route vor, die Sie bearbeiten können, indem Sie die für Sie am besten geeignete Variante wählen (kürzeste, günstigste oder schnellste Strecke). Bei der Nutzung von Here-Karten lassen sich zudem gezielt Länder, Mautstraßen oder Fährüberfahrten ausschließen und lokale Beschränkungen, wie etwa Tonnagebegrenzungen, präzise in die Planung einbeziehen. 

Sobald Fahrzeug und Fahrer hinzugefügt sind und die Route bestätigt wurde, können Sie den Auftrag direkt per SMS oder über die mobile App fireTMS Driver an den Fahrer übermitteln. 

Die Auftragserstellung in fireTMS ermöglicht es Ihnen:

• Zeit bei der Datenübertragung aus Frachtlisten und anderen Quellen zu sparen,
• alle auftragsrelevanten Daten zentral an einem Ort zu bündeln,
• die Route ganz einfach zu planen,
• schnell ein zum gewünschten Termin verfügbares, passendes Fahrzeug auszuwählen,
• die Auftragsdaten direkt aus dem System an den Fahrer zu senden.

Überwachung der Auftragsausführung und Kommunikation

Nachdem der Transportauftrag vorbereitet und an den Fahrer übermittelt wurde, kann nun die eigentliche Dienstleistungserfüllung starten. In dieser Phase ist es entscheidend, nicht nur den Ausführungsstatus präzise zu überwachen, sondern auch im ständigen Kontakt mit dem Kunden und dem Fahrer zu bleiben. fireTMS stellt hierfür Funktionen bereit, die diese Phase der Auftragsabwicklung erheblich vereinfachen.

Überprüfung des Auftragsstatus

Dank der Integration von fireTMS mit GPS-Telematikanbietern lässt sich die Fahrzeugposition kontinuierlich überwachen, wodurch der Transportstatus jederzeit schnell überprüfbar ist. Alternativ erfolgt die Ortung über die fireTMS Driver-App – in diesem Fall erfasst das System den Aufenthaltsort des Telefons, auf dem die App installiert ist. Eine große Erleichterung für Disponenten sind zudem die automatischen Benachrichtigungen: Basierend auf den Telematikdaten informiert fireTMS selbstständig, sobald sich ein Fahrzeug der Be- oder Entladestelle nähert. 

Statusmeldungen bei Annäherung an oder Entfernung von einer Be- oder Entladestelle: 

• „Hat sich dem Punkt genähert“: Das Fahrzeug befindet sich in einem Umkreis von 10 Kilometern zur Be- oder Entladestelle, 
• „Hat sich vom Punkt entfernt“: Das Fahrzeug hat sich mehr als 20 Kilometer entfernt, ohne dass eine Aktion an der Be- oder Entladestelle vorgenommen wurde. 

Eine zusätzliche Hilfestellung bei der Transportüberwachung bietet die Funktion Tatsächliche Routen. Hierbei kann ein zulässiger Transportkorridor definiert werden; wird dieser verlassen, sendet das System sofort eine Warnmeldung. Dies ermöglicht eine unmittelbare Kontaktaufnahme mit dem Fahrer, um die Situation zu klären und unnötige Kilometer sowie zusätzliche Transportkosten zu vermeiden.

Schnelle Kundeninformation über den Auftragsstatus

Ein wesentlicher Aspekt der Auftragsabwicklung ist die proaktive Kundenkommunikation. Oft erfolgt diese noch zeitaufwendig per Telefon oder manueller E-Mail, was Mitarbeiter von ihren Aufgaben abhält. Das Kundenportal in fireTMS automatisiert diesen Prozess: Kunden erhalten direkten Zugriff auf ihre Aufträge und sehen dort die vom System automatisch aktualisierten Statusmeldungen. So lässt sich jederzeit transparent nachvollziehen, in welcher Phase sich die Ladung befindet. Darüber hinaus können Kunden über das Portal Transportdokumente herunterladen und neue Aufträge direkt eingeben.

Ständiger Kontakt mit dem Fahrer

Der Fahrerkontakt ist für den Erfolg eines Transportauftrags unerlässlich. fireTMS nutzt hierfür die mobile Anwendung fireTMS Driver. Die App ermöglicht Kontakt in Echtzeit: Disponenten übermitteln Auftragsdaten direkt an das Smartphone, während Fahrer wichtige Dokumente – wie Scans von CMR-Frachtbriefen – sofort zurücksenden können. Dies beschleunigt die Rechnungsstellung und Abrechnung erheblich. Auch bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Staus, schlechtem Wetter oder Pannen erweist sich die App als wertvoll, um schneller und effektiver auf Verzögerungen zu reagieren. 

Welche Vorteile bietet fireTMS im Bereich Transportüberwachung und Kommunikation?

• Echtzeit-Zugriff auf den aktuellen Auftragsstatus für Disponenten und Kunden gleichermaßen.
• Zeitersparnis durch die automatisierte Benachrichtigung der Kunden über Statusänderungen über das Kundenportal.
• Kostensenkung durch Warnhinweise beim Verlassen des festgelegten Transportkorridors.
• Schnellere Reaktionszeiten bei unvorhersehbaren Zwischenfällen auf der Strecke.
• Optimierte Kommunikation zwischen Fahrer und Disposition dank der fireTMS Driver-App.

Rechnungsstellung und Abrechnung des Auftrags

Der letzte Schritt bei der Abwicklung eines Transportauftrags ist die Fakturierung und Abrechnung. fireTMS bietet hierfür Werkzeuge, mit denen Sie Rechnungen nicht nur unkompliziert erstellen, sondern auch die Überwachung von Zahlungsfristen automatisieren können.

fireTMS ermöglicht die Rechnungsstellung direkt aus dem im System abgeschlossenen Auftrag heraus. Sobald alle erforderlichen Dokumente wie der CMR-Frachtbrief vorliegen, kann auf Basis der Auftragsdaten eine Rechnung erstellt werden. Es genügt eine kurze Prüfung der Angaben, bevor die Rechnung freigegeben wird.

Nachdem Sie eine Rechnung ausgestellt haben, können Sie diese an den Kunden senden und anhand der Rechnungsdaten die Zahlungsfrist überwachen. Dank der automatischen Zahlungserinnerungen versendet fireTMS selbstständig E-Mails bei bevorstehenden oder überschrittenen Terminen. So müssen Mitarbeiter keine Zeit mehr mit der manuellen Kontrolle von Kalendern oder dem Verfassen von Mahnungen verbringen.

Was gewinnen Sie mit fireTMS bei der Rechnungsstellung und Auftragsabrechnung?

• Beschleunigte Fakturierung durch die direkte Generierung von Rechnungen aus abgeschlossenen Aufträgen.
• Verbesserte Liquidität: Je schneller die Rechnung den Kunden erreicht, desto eher erfolgt die Zahlung.
• Entlastung der Mitarbeiter, da die manuelle Erstellung von Rechnungen und Zahlungsaufforderungen entfällt.
• Systemische Sicherheit: Durch automatisiertes Forderungsmanagement wird sichergestellt, dass die Zahlungsinformationen zu jedem Auftrag konsequent nachverfolgt werden.

Zusammenfassung: Auftragsabwicklung in fireTMS

fireTMS ist ein umfassendes Transportmanagementsystem, das eine reibungslose Abwicklung in jeder Phase der Auftragsausführung ermöglicht. Die zahlreichen Tools unterstützen Sie nicht nur bei der Datenerfassung, Fahrzeugdisposition und Routenplanung, sondern automatisieren auch viele Aufgaben wie die Überwachung des Transportstatus, Kundenkommunikation sowie die komplette Abrechnung.

Möchten Sie erleben, wie die Auftragsabwicklung in fireTMS in der Praxis funktioniert? Legen Sie ein kostenloses Konto an und testen Sie das System 14 Tage lang unverbindlich, um alle wichtigen Funktionen kennenzulernen.