Das Transport Management System (TMS) ist ein Tool, das die Arbeit in Transport und Spedition optimiert. Was sind die Vorteile der Implementierung der TMS-Software? Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines TMS-Systems für Ihr Unternehmen achten?
Was ist eine TMS-Software?
Transport Management System, kurz TMS, ist ein System zur Planung, Überwachung von Transportereignissen, Abrechnung und Verwaltung von Transportmitteln. Mit TMS können Sie die Arbeit organisieren und vereinfachen sowie die Zeit für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe optimieren. Alle Informationen zu Fahrzeugen, Ladungen, Fahrern und Kunden finden Sie in einer Software. Obwohl der Name TMS auf ein Transportmanagementsystem hinweist, wird es auch in der Spedition verwendet. Spediteure können schnell Aufträge erstellen, den Dokumentationsfluss rationalisieren, Ladungen verwalten und Flottenkosten und Rentabilität analysieren.
TMS-Funktionalitäten
Zu den wichtigsten Funktionen der TMS-Software gehören:
– Transportplanung,
– Flottenkostenanalyse und Berichterstattung,
– automatische Erstellung und Bearbeitung von Aufträgen,
– Fahrzeugüberwachung (unter Verwendung von GPS-Systemen),
– Überwachung der Auftragsausführung,
– Kontrolle der Unternehmenskosten,
– Kontrolle der Zahlungsfristen,
– Erkennung von Bedrohungen (z. B. Verspätung zur Beladung),
– Integration mit Teleinformationssoftware (u.a. Frachtenbörse).
Für wen ist TMS bestimmt?
Das TMS-System verfügt über eine Reihe von Funktionalitäten, die von Unternehmen aus folgenden Branchen genutzt werden können:
– Transport,
– Spedition,
– Logistik,
– Vertrieb und Handel.
TMS kann in jedem Unternehmen eingesetzt werden, das einen Fuhrpark besitzt und verwaltet. Dabei spielt die Größe des Unternehmens keine Rolle, denn TMS ist ein Tool sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für Großkonzerne.
Welche Probleme löst TMS?
Das Transportmanagement ist komplex und zeitaufwändig. Unternehmen aus der TSL-Branche stehen vor Problemen wie: Leerkilometer, Ausführung vieler Aufträge gleichzeitig, hohes Fehlerrisiko eines Mitarbeiters oder erhebliche Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt.
Die Implementierung des TMS-Systems ermöglicht die Optimierung der Unternehmenskosten, die Reduzierung von Leerkilometern, die Beschleunigung und Automatisierung der Arbeit von Frachtführern und Spediteuren. Die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Unternehmensabteilungen wird transparent, da alle eine Software verwenden. Die Prozessautomatisierung reduziert die Anzahl der Fehler, die von Mitarbeitern gemacht werden.
Welche Vorteile gibt das TMS-System dem Unternehmen?
Die Funktionalitäten des Transport- und Speditionsmanagementsystems ermöglichen die Lösung der oben genannten Probleme in der TSL-Branche und wirken sich positiv auf folgende Aspekte aus:
– rechtzeitige Ausführung von Aufträgen,
– Optimierung des Laderaums,
– Reduzierung von Leerfahrten,
– Berechnung und Festlegung rentabler Routen,
– Eliminierung von Mitarbeiterfehlern,
– Zugriff auf Echtzeitdaten.
Der Einsatz moderner Technologien erhöht die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt, wo es auf Effizienz, Schnelligkeit und Qualität der Auftragsabwicklung ankommt. Ein Transport- oder Speditionsunternehmen, das die Möglichkeiten von TMS nutzt, führt seine Aufträge effizienter, zuverlässiger und profitabler aus. Dank der Automatisierung von Prozessen ist es möglich, Mitarbeiterfehler zu beseitigen, die Arbeitseffizienz und die Qualität der erbrachten Dienstleistungen zu steigern.
Lesen Sie unseren Artikel Warum Excel das TMS-System nicht ersetzt und erfahren Sie, warum es sich lohnt, Tabellenkalkulationen durch ein dediziertes TMS-System zu ersetzen.
Worauf ist bei der Auswahl eines TMS zu achten?
Bei der Entscheidung, ein TMS-System in Ihrem Unternehmen zu implementieren, lohnt es sich, mehrere Aspekte zu beachten, die die Wahl eines Lieferanten beeinflussen können.
1. TMS – Desktop oder Cloud?
Das stationäre TMS wird lokal auf dem Computer des Benutzers installiert. Zu den Vorteilen gehört die Benutzerkontrolle über Updates und Backups. Es ist jedoch zu beachten, dass dann der Nutzer für die Datensicherheit verantwortlich ist. Bei der zweiten Option werden die Daten in der Cloud gespeichert und sind über eine Internetverbindung verfügbar. Online-TMS erfordert keine Installation, und die Daten werden in Echtzeit aktualisiert und sind rund um die Uhr von jedem Gerät aus verfügbar.
2. TMS – kostenpflichtige Lizenz oder Abonnement-System?
Bei der Auswahl eines TMS-Systems sollten Sie sich zwischen zwei Optionen entscheiden: einer kostenpflichtigen Lizenz und einem Abonnement-System. Eine kostenpflichtige Lizenz ist mit einer einmaligen Gebühr verbunden, die sehr oft zusätzliche Kosten beinhaltet (z. B. Mitarbeiterschulung, technischer Service oder Kosten für die Installation und Aktualisierung des Systems). Das Abonnement-System ermöglicht es Ihnen, für einen bestimmten Zeitraum zu bezahlen, wodurch Sie die Möglichkeit haben, das Programm zu testen (kostenlose Probezeit) und jederzeit zu kündigen.
3. Datensicherheit im Online-TMS
Die Datenspeicherung in der Cloud ist eine immer beliebtere Lösung, daher sollte das TMS-System bestimmte Sicherheitsstandards erfüllen. Wichtige Informationen zur Sicherheit sind unter anderem: Ausfallsicherheit, Verwendung des verschlüsselten SSL-Protokolls, Standort der Server, Methoden des Datenschutzes (deren Speicherung, Übertragung und Verarbeitung).
4. TMS – Integration mit externen Systemen
Durch die Integration mit externen Systemen können Sie die Arbeit des gesamten Unternehmens automatisieren, einschließlich der Verbesserung der Kommunikation und des Dokumentenflusses (z.B. Integration mit GPS-Telematikanbietern und Buchhaltungsprogrammen).
5. Dedizierte Funktionen in TMS
Die Möglichkeit, das System um zusätzliche Funktionalitäten zu erweitern, ist ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines TMS. Es lohnt sich herauszufinden, was die grundlegenden und erweiterten Funktionen der Software sind und ob es möglich ist, individuelle Lösungen zu implementieren.
fireTMS – eine umfassende Software für Transport und Spedition
Der Wechsel von Papier- zu Digitaldokumentation ist eine Investition. Daher ist die Wahl der richtigen Software für Transport und Spedition von großer Bedeutung für die Zukunft des Unternehmens. fireTMS ist eine professionelle Software für Transport und Spedition, mit der Sie die Prozesse im Zusammenhang mit der Durchführung von Transporten automatisieren und den Fuhrpark effektiv und effizient verwalten können. Die intuitive Benutzeroberfläche und die erweiterten Funktionen der fireTMS-Software ermöglichen es Ihnen, die Arbeit zu beschleunigen und Fehler der Mitarbeiter zu beseitigen. Die Implementierung von fireTMS im Unternehmen bietet viele Vorteile für Transport, Spedition und Buchhaltung, darunter:
– Transportplanung
– Realisierung und Überwachung von Transportaufträgen,
– Routenplanung für LKW,
– Überwachung der Flottenkosten,
– automatische Rechnungserstellung,
– Inkasso und Zahlungsfristenkontrolle,
– Fahrzeugüberwachung mit GPS-Systemen,
– Integration mit anderen IT-Systemen über API,
– mobile Apps fireTMS Driver und fireTMS Dispo.
fireTMS Driver – mobile App für den Fahrer
Die mobile App fireTMS Driver ermöglicht eine effiziente Kommunikation zwischen Fahrer und Disponent und erleichtert die Auftragskontrolle. Mit der App können Sie schnell Informationen austauschen, Dokumente an die Buchhaltung senden und den Transport laufend überwachen.
Zu den wichtigsten Vorteilen der App fireTMS Driver gehören:
– Senden von Aufträgen an das Telefon des Fahrers,
– Chat mit dem Fahrer,
– Navigation für LKW,
– Online- und Offline-Zugriff auf Karten,
– Möglichkeit der Versendung von Dokumenten,
– GPS-Ortungssystem,
– die Möglichkeit, den Status eines Auftrags zu überprüfen.
fireTMS Dispo – mobile App für Spediteure und Disponenten
fireTMS Dispo ist eine App für Spediteure und Disponenten, mit der Sie den Stand des Transportauftrags und der Ladung überprüfen können. Über die App kann der Nutzer die Durchführung von Transporten kontrollieren, Fahrzeuge überwachen und schnell Kontakt mit dem Fahrer aufnehmen.
Die wichtigsten Vorteile der fireTMS Dispo-App sind:
– Zugriff rund um die Uhr,
– Transportstatuskontrolle,
– Informationen über Ladungen,
– Überwachung der Arbeit der Fahrer,
– Chat mit dem Fahrer,
– Berichterstattung über Ergebnisse,
– Routenüberwachung.
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