Ako Vám automatická fakturácia vo  fireTMS pomôže ušetriť čas a peniaze

Zamestnanci dopravných a špedičných spoločností denne strácajú drahocenný čas ručným vystavovaním faktúr, kopírovaním údajov z dopravných objednávok a kontrolovaním, či sú všetky informácie správne. Pri veľkom počte objednávok dokážu tieto zdĺhavé úkony trvať aj niekoľko hodín v týždni. V prípade automatizácie len tejto oblasti, by mohli zamestnanci venovať viac času iným úlohám, častokrát oveľa dôležitejším z pohľadu fungovania celej firmy. Ako si uľahčiť prácu a automatizovať vystavovanie faktúr?

Fakturovanie v doprave a špedícii patrí medzi najnáročnejšie a najzdĺhavejšie administratívne úkony, s ktorými sa firmy stretávajú. Našťastie moderné technologické riešenia prinášajú výraznú zmenu. Systém TMS s funkciou automatického fakturovania, ako je fireTMS, úplne odstraňuje potrebu ručného prepisovania údajov a export informácií do externého programu na vystavovanie faktúr.

Každodenné výzvy pri vystavovaní faktúr v doprave

Každý, kto pracuje v dopravnej spoločnosti, vie, aké náročné môže byť vystavovanie faktúr. Predovšetkým, tradičný spôsob vystavovania faktúr zaberá obrovské množstvo času. Každý deň treba ručne prepisovať údaje z dopravných objednávok do externých programov. V prípade stredne veľkej dopravnej spoločnosti môže ísť aj o niekoľko desiatok faktúr denne, pričom každá faktúra si vyžaduje presné prepísanie údajov o klientovi, o službe a sumách.

Fakturovanie objednávok nielenže zaberá čas, ale zároveň výrazne zvyšuje riziko chýb. Stačí jedno chybné kliknutie a môžete napísať nesprávnu sumy, zlú adresu alebo nesprávne DIČ. Ak dôjde k vystaveniu takejto faktúry bude potrebné ju opraviť vystavením ďalšieho dokladu, čo situáciu ešte viac komplikuje. Opravy faktúr, keď zákazník upozorní na chyby v údajoch uvedených na vystavenom doklade, znamenajú, že celý proces treba zopakovať od začiatku – vyhľadať objednávku, nájsť faktúru, vykonať zmeny a všetko opäť skontrolovať.

Ďalšou náročnou úlohou je sledovanie stavu platieb. Bez integrovaného systému si kontrola, či bola faktúra uhradená, vyžaduje neustále prepínanie medzi rôznymi programami alebo súbormi. V konečnom dôsledku sa môžu ľahko prehliadnuť neuhradené platby alebo urobiť chyby vo fakturácii. Fakturovanie v doprave a špedícii sa ešte viac komplikuje, keď pribudnú rôzne meny, rôzne sadzby DPH či špeciálne platobné podmienky pre jednotlivých zákazníkov. Udržiavanie jednotnosti pri ručnom fakturovaní je veľmi náročná úloha.

A navyše mnoho dopravných a špedičných spoločností má problémy s archiváciou dokumentov. Fyzické kópie faktúr zaberajú miesto a ich vyhľadávanie je časovo náročné. Aj pri elektronickej archivácii môže byť vyhľadanie konkrétnej faktúry problémom, ak nie je zavedený vhodný systém. A nakoniec, ak nemáte v doprave zavedené  automatické vystavovanie faktúr, to nie je len strata času, ale aj peňazí. Meškanie pri vystavovaní faktúr vedie k omeškaniu platieb, čo môže negatívne ovplyvniť likviditu spoločnosti.

Transformácia s fireTMS: od ručného k automatickému fakturovaniu

Prechod z ručného na automatické fakturovanie je pre firmy veľkým uľahčením. V priebehu rokov si zamestnanci mnohých dopravných a špedičných spoločností zvykli na zdĺhavý proces: najskôr zadávanie údajov z  objednávky, potom ich prepisovanie do externého účtovného programu, následne vytvorenie faktúry a kontrola všetkých údajov. Celý proces si vyžadoval veľa času a energie.

fireTMS funguje úplne inak. Namiesto ručného kopírovania údajov do účtovného programu stačí niekoľko kliknutí na vygenerovanie faktúry priamo z dopravnej objednávky. Proces je okamžitý a nie je potrebné používať externé programy na vystavovanie faktúr, čo možno tiež považovať za opatrenie, ktoré šetrí peniaze.

Ako vytvoriť faktúru z objednávky vo fireTMS?

Ako presne funguje táto funkcia? fireTMS zhromažďuje všetky potrebné údaje o objednávke – ceny, sadzby, údaje o klientovi, podrobnosti o službe. Keď je konkrétna objednávka označená ako dokončená, všetky potrebné údaje sú už v systéme. Na ich základe sa automaticky vytvorí návrh faktúry. Po skontrolovaní, že všetky údaje sú správne, je možné návrh potvrdiť a takto vystavenú faktúru odoslať priamo zo systému na e‑mailovú adresu.

Navyše funkcia automatického fakturovania vo fireTMS má aj dodatočné možnosti. Predovšetkým je možné vystavovať súhrnné faktúry pre jedného zákazníka za určité obdobie, čo ešte viac uľahčuje prácu. Okrem toho systém umožňuje nastaviť rôzne meny, sadzby DPH alebo lehoty splatnosti – a to všetko bez toho, aby ste tieto informácie museli zakaždým zadávať ručne

Vďaka tomu systém riadenia dopravy s automatickým fakturovaním nielen šetrí čas, ale zároveň výrazne znižuje riziko chýb. Každá faktúra je generovaná na základe presne tých istých údajov, ktoré boli zadané pri zapisovaní objednávky, čo eliminuje chyby spôsobené ručným prepisovaním.

7 reálnych výhod automatického fakturovania vo fireTMS

Automatické fakturovanie vo fireTMS prináša používateľom systému konkrétne, merateľné výhody. Tu je sedem skutočných výhod, ktoré môžete získať, keď zavediete náš systém.

1. Úspora času – namiesto niekoľkých hodín týždenne, ktoré venujete na administratívu môžete tento čas využiť na získavanie nových zákazníkov a rozvoj firmy.
2. Eliminácia ľudských chýb – systém automaticky prenáša údaje z objednávky do faktúry, čo pomáha predísť omylom pri prepisovaní čiastok, dátumov alebo údajov o obchodných partneroch.
3. Zrýchlenie vystavovania faktúr – stačí len niekoľko kliknutí na vytvorenie faktúry priamo z dopravnej objednávky.
4. Súhrnné fakturovanie – možnosť spojiť viaceré objednávky do jednej faktúry pre toho istého zákazníka šetrí čas a zjednodušuje účtovanie.
5. Okamžité odoslanie – faktúry je možné okamžite poslať zákazníkovi, čo zrýchľuje platby a zlepšuje finančné toky.
6. Jednoduchý prístup k histórii – všetky faktúry sú uložené na jednom mieste, čo uľahčuje vyhľadávanie a analyzovanie predchádzajúcich vyúčtovaní.
7. Zjednodušené opravy – v prípade potreby zmien, systém umožňuje rýchle generovanie opravných dokladov bez toho, aby dokument musel vzniknúť od samého začiatku.

Navyše systém TMS s automatickým fakturovaním umožňuje prispôsobenie šablón faktúr podľa vizuálnej identity firmy. Tiež je možné nastaviť rôzne meny, sadzby DPH alebo dátum splatnosti pre jednotlivých zákazníkov – všetko sa automaticky zohľadní pri generovaní faktúry. Navyše, fakturácia vo fireTMS umožňuje pripojiť dopravné dokumenty priamo k faktúre, čo zvyšuje prehľadnosť a profesionalitu v očiach zákazníkov. V konečnom dôsledku je možné nielen ušetriť čas, ale aj budovať silnejšie obchodné vzťahy.

Kým si tradičné fakturovanie vyžaduje neustále prechádzanie z programu do programu, fireTMS integruje všetky procesy na jednom mieste, čím vytvára plynulý tok práce od objednávky, cez sledovanie dopravy, až po vystavenie faktúry a sledovanie platieb.

Prečo sa oplatí zaviesť fireTMS?

Na záver, automatizované fakturovanie vo fireTMS predstavuje praktické, a v dnešnej dobe, priam nevyhnutné riešenie pre dopravné a špedičné spoločnosti, ktoré sa potýkajú s časovo náročným procesom vystavovania faktúr. Hodiny ušetrené v týždni znamenajú, že zostane viac času na strategické obchodné činnosti.

Treba zdôrazniť, že fireTMS nie je len jednoduché generovanie faktúr na základe objednávok. To je komplexný systém riadenia dopravy a špedície, ktorý spája všetky procesy na jednom mieste. Od plánovania dopravy, cez plánovanie trás, riadenie objednávok a sledovanie dopravy až po analytiku a vyúčtovanie služieb. fireTMS ako systém TMS 360°  zjednodušuje každodenné úlohy, urýchľuje prácu a prináša reálne úspory.

Ak máte vo  svojej firme problémy s časovo náročným fakturovaním alebo hľadáte overený systém riadenia dopravy a špedície, založte si bezplatný účet vo fireTMS a vyskúšajte 14-dňové skúšobné obdobie. Presvedčte sa, ako automatizácia procesov môže uvoľniť obchodný potenciál a umožniť sústrediť sa na rozvoj firmy.