Automatyczna kontrola OCP mogłaby stanowić ogromne ułatwienie dla osób zajmujących się sprawdzaniem terminu do kiedy OCP jest ważne. Jest to proces bardzo monotonny, którego jednak nie wolno zaniedbać, bo nie dopilnowanie tej czynności może powodować wiele kłopotów, w tym konsekwencji finansowych.
Czym jest kontrola OCP
OCP to odpowiedzialność cywilna przewoźnika. Jest to polisa gwarantująca przewoźnikowi ubezpieczenie z tytułu niewykonania lub nienależytego wynikania umowy przewozu. W praktyce skutkuje tym, że przewoźnik jest ubezpieczony od m.in. kradzieży, uszkodzenia, zniszczenia ładunku czy też opóźnień w dostawie. Dla firm, które współpracują z przewoźnikiem, który posiada ważne OCP daje bezpieczeństwo i pewność, że w przypadku wystąpienia szkody będzie można uzyskać odszkodowanie. Bardzo często zdarza się, że firmy poszukujące przewoźnika jako warunek podpisania umowy wymagają ważnego OCP.
Kto musi kontrolować OCP
Najczęściej za kontrolę odpowiedzialności cywilnej przewoźnika odpowiadają spedytorzy, którzy z nimi współpracują. Kontrola ta dotyczy zarówno przewoźników, z którymi nawiązuje się jednorazową (czasową) współpracę, ale też przewoźników ze stałą umową.
Problem stanowi rutyna działań, bowiem spedytorzy muszą pamiętać by okresowo pamiętać o tym do kiedy obowiązuje OCP. Nie sprawdza się tego na co dzień, a spedytorom łatwo jest zapomnieć o tym by kontrolować terminy OCP.
Niedopilnowanie kontroli OCP może prowadzić do tego, że przewoźnik zrealizuje zlecenie bez ważnego OCP (lub bez posiadanego potwierdzenia). Spedytorom, którzy popełnią tego rodzaju błąd mogą grozić konsekwencje finansowe, bowiem wiele przedsiębiorstw nakłada za to kary na swoich pracowników. Również sytuacja, w której doszłoby do kłopotów z ładunkiem (np. jego uszkodzeniem) kiedy przewoźnik nie miał ważnego OCP będzie w konsekwencji prowadzić do wielu problemów dla spedytora i jego firmy.
Automatyczna kontrola OCP
Jeśli spedytor współpracuje z dziesiątkami przewoźników to dopilnowanie kontroli ważności OCP jest:
W praktyce zdarzają się sytuacje, w których przewoźnikowi skończyło się OCP lub nie dostarczył spedytorowi dokumentu potwierdzającego jego ważność. W konsekwencji spedytor może otrzymać od swojego pracodawcy karę finansową, a w najgorszym wypadku niemożliwym będzie odzyskanie odszkodowania w skutek np. uszkodzenia ładunku (jeśli faktycznie OCP było nie ważne).
Nie da się ukryć, że praca spedytora naznaczona jest presją czasu, w ramach której trudno znaleźć chwilę wolnego na dopilnowanie kontroli wszystkich terminów ważności OCP. A co gdyby możliwa była automatyczna kontrola OCP?
Taką możliwość daje nasz program dla spedycji FireTMS, dzięki któremu aplikacja automatycznie będzie kontrolować termin odpowiedzialności cywilnej pracownika.
Jak automatycznie kontrolować OCP?
Automatyczna kontrola OCP w FireTMS jest banalnie prosta. Wprowadzając do systemu kontrahenta wystarczy, że w edycji jego karty wpiszesz termin ważności OCP.
Po wprowadzeniu informacji o terminie ważności odpowiedzialności cywilnej przewoźnika nie musisz dłużej kontrolować tych dat. FireTMS automatycznie przypomni Ci o kończącym się terminie OCP w mailu 15 dni przed końcem terminu. Dzięki temu bez zbędnej, rutynowej pracy będziesz pamiętać kiedy zgłosić się do przewoźnika o przesłanie stosownych dokumentów.
Jeśli jeszcze nie masz konta w FireTMS a interesuje Cię automatyczna kontrola OCP to możesz założyć je tutaj.
5 minut czytania
