Automatyczne dodawanie dokumentów do ładunków i inne nowości w FireTMS

Z tego artykułu dowiesz się o nowych funkcjach i ulepszeniach:
– Automatyczne dodawanie dokumentów do ładunków
– Możliwość zmiany sposobu wyliczania kwoty od klienta przez system dla dzielonych zleceń
– API faktur zakupowych

Automatyczne dodawanie dokumentów do ładunków

Kolejną nowością w FireTMS jest możliwość automatycznego załączania dokumentów pod zlecenia klientów. Powstała ona przede wszystkim z myślą o osobach, które po powrocie kierowców musiały każdy z dokumentów związany ze zrealizowanymi przez nich zleceniami zeskanować i ręcznie dołączyć pod ładunek. W celu skorzystania z tej funkcji należy w pierwszej kolejności skonfigurować mailową skrzynkę odbiorczą (Komunikacja >> Skrzynka odbiorcza). W polu Przetwarzanie odebranych wiadomości wybieramy Dla ładunków według etykiet z kodem QR.

Następnie na podstawie listy ze wszystkimi ładunkami należy odfiltrować poszczególne zlecenia. Wybieramy dla nich opcję Drukuj etykiety ładunków i drukujemy wygenerowany zestaw kodów. Każdy z wydrukowanych kodów QR odpowiada danemu ładunkowi. Wszystkie dokumenty związane z wybranym zleceniem wkładamy pod etykietę QR i tak dla każdego kolejnego zlecenia. Skanujemy wszystko do jednego pliku i wysyłamy na skonfigurowaną wcześniej w FireTMS skrzynkę odbiorczą. System po odebraniu wiadomości mailowej z załączonym skanem doda wszystkie dokumenty pod poszczególne ładunki. Typ tych dokumentów zostanie automatycznie oznaczony jako CMR.

Możliwość zmiany sposobu wyliczania kwoty od klienta przez system dla dzielonych zleceń

Podczas tworzenia zlecenia z przeładunkiem w magazynie / na trasie lub podziałem na kilku różnych przewoźników system dzielił kwotę od klienta według określonych zasad. Bardzo często kwoty te na przykład nie były proporcjonalne do ilości przejechanych km, co zawyżało i zaniżało prowizję dla przypisanych do nich zleceń. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych użytkowników, wprowadziliśmy możliwość zdefiniowania sposobu podziału tych kwot. W tym celu w konfiguracji systemu (zakładka Obsługa zleceń) pojawiły się dodatkowe opcje.

Sposób podziału ceny podładunków – podział trasy

W momencie, kiedy dzielimy ładunek przez magazyn i na trasie, możemy wybrać jeden z dwóch sposobów podziału kwoty od klienta (1 ładunek za 1000 €, 1000 km trasy):

• Proporcjonalnie: dzielimy wg ilości przejechanych km. Z punktu załadunku do magazynu/przeładunku mamy 300 km i 700 km z magazynu/przeładunku do punktu docelowego 700 km. Otrzymamy 2 podładunki, jeden z kwotą 300 €, a drugi z kwotą 700 €
• Po równo: kwota ładunku głównego, niezależnie od ilości km zostanie podzielona na pół. Otrzymamy 2 podładunki z kwotą 500 € każdy

Sposób podziału ceny podładunków – podział ilościowy

W momencie, kiedy chcemy podzielić ładunek według ilości sztuk, możemy wybrać jeden z dwóch sposobów podziału kwoty od klienta: (1 ładunek za 9000 €, 9 sztuk towaru):

• Proporcjonalnie: dzielimy wg ilości na 5 szt. i 4 szt. Otrzymujemy 2 podładunki, jeden z ceną 5000 €, a drugi z ceną 4000 €
• Po równo: kwota ładunku głównego, niezależnie od sztuk jest dzielona wg liczby podładunków. Dzieląc ładunek na 3 równe części po 3 sztuki, otrzymamy 3 podładunki z kwotą 3000 € każdy

API faktur zakupowych

W ostatnim wpisie na blogu wspominaliśmy o możliwości integracji FireTMS z wybranym programem księgowym za pomocą API (dokumentacja). Obejmowało ono faktury sprzedażowe, obecnie zostało rozszerzone również o faktury zakupowe. Niewątpliwie rozszerzenie to jeszcze bardziej przyspieszy i ułatwi proces przekazywania dokumentów do biura księgowego.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat dodawania dokumentów w naszym programie dla transportu i spedycji, skontaktuj się z nami.

*Funkcje dostępne w wybranych pakietach