Automatyczne kopiowanie plików CMR, nowe uprawnienia roli i widoczności danych

Z artykułu dowiesz się o następujących nowościach w systemie fireTMS: 

Automatyczne kopiowanie pliku CMR do zlecenia międzyoddziałowego

W nowej wersji fireTMS dodaliśmy opcję konfiguracyjną, która automatycznie kopiuje plik typu CMR do ładunku powiązanego ze zleceniem międzyoddziałowym. Po włączeniu funkcji system przenosi CMR z ładunku lub zlecenia oddziału realizującego przewóz do odpowiedniego ładunku po stronie oddziału zlecającego przejazd. Aby uruchomić tę opcję należy przejść do Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Obsługa zleceń >> pole Zlecenia międzyoddziałowe >> pole wyboru Automatycznie kopiuj plik CMR do zlecenia międzyoddziałowego.

Funkcja działa wyłącznie w przypadku zleceń międzyoddziałowych, w których występuje tylko jeden ładunek. Źródła plików CMR objęte kopiowaniem:

• dodane ręcznie,
• edycja istniejącego pliku bez typu pliku i nadanie mu typu CMR,
• z aplikacji fireTMS Driver
• z Transics (TX),
• z GBox (można skonfigurować, aby skany z GBox były automatycznie dodawane do systemu jako CMR. W tym celu należy przejść do Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Konfiguracja transportu >> pole Zaawansowana konfiguracja telematyki i jako domyślny typ pobranych dokumentów wybrać z listy CMR).

Opcja pozwala ograniczyć liczbę ręcznych operacji i pomyłek, przyspieszyć kompletowanie dokumentacji między oddziałami oraz zachować spójną teczkę zlecenia po obu stronach procesu.

Nowa konfiguracja – widoczność listy ładunków do dyspozycji w całej firmie

Kolejną nowością jest globalna opcja konfiguracyjna, która pozwala udostępnić listę Ładunki >> Ładunki do dyspozycji wszystkim użytkownikom – niezależnie od przypisania do oddziałów i dotychczasowych ustawień widoczności danych. Aby włączyć tę opcję, należy przejść do Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Obsługa zleceń >> pole Ładunki do dyspozycji widoczne dla wszystkich. Przykładowo, jeśli firma posiada oddziały A, B i C, a użytkownik jest przypisany wyłącznie do oddziału A, po aktywacji tej konfiguracji zobaczy również ładunki do dyspozycji przypisane do oddziałów B i C i będzie mógł utworzyć z nimi zlecenia.

Nowa konfiguracja przyspiesza dystrybucję ładunków, ułatwia współpracę między oddziałami oraz pomaga lepiej wykorzystać dostępne zasoby.

Usprawnienie eksportu załączonych skanów faktur z dokumentów zakupowych 

O funkcji eksportu załączonych skanów faktur z dokumentów zakupowych pisaliśmy już w artykule: Eksport skanów faktur oraz kolejne ułatwienia w prezentacji danych i inne nowości. Dotychczas eksport obejmował pliki z dokumentów o wybranych statusach (m.in. Zatwierdzona, Zapłacona, Skorygowana, Anulowana (korekta do 0)). W nowej wersji dodaliśmy pole wyboru Uwzględnij dodatkowe statusy faktur zakupowych. Po jego zaznaczeniu system rozszerza eksport o skany powiązane z dokumentami w statusach: Anulowana, Anulowana (zarejestrowana ponownie) oraz Dokument zarejestrowany. Dzięki temu można łatwiej wygenerować pełny pakiet skanów – również dla anulowanych i niezatwierdzonych dokumentów – zgodnie z preferencjami użytkownika.

Nowe uprawnienia użytkowników

Ostatnią nowością są dwa nowe uprawnienia w rolach użytkowników: Edycja OCP i licencji oraz Edycja danych do faktur. Pierwsze określa, kto może dodawać i modyfikować informacje o OCP oraz licencjach. Drugie ogranicza możliwość zmiany danych w kartotece kontrahenta wykorzystywanych przy wystawianiu faktur (m.in. nazwa, NIP, EU VAT, adres). Aby je ograniczyć, należy przejść do Konfiguracja >> Role i edytować uprawnienia wybranej roli.

Nowe uprawnienia zwiększają bezpieczeństwo i zgodność procesów, ograniczają liczbę błędów w dokumentach sprzedażowych oraz zapewniają klarowny podział odpowiedzialności.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o opisanych nowościach w systemie, skontaktuj się z nami.

* Niektóre z opisanych funkcji dostępne są wyłącznie w wybranych pakietach.