Krajowy System e-Faktur (KSeF) już wkrótce zupełnie zmieni sposób wystawiania i otrzymywania faktur w Polsce. Dla firm, także tych z branży transportowej i spedycyjnej, oznacza to konieczność dostosowania dotychczasowych procedur do nowych przepisów. Już w 2026 roku wystawianie faktur poza KSeF przestanie być możliwe, dlatego właściciele i menedżerowie firm muszą dobrze zrozumieć zasady działania nowego systemu, a następnie przygotować się na zmiany. W poniższym artykule wyjaśniamy, czym jest KSeF, jego wpływ na codzienną pracę oraz przedstawiamy zmiany w systemie fireTMS, które pozwolą wystawiać faktury zgodnie z nowymi przepisami i równocześnie zachować wygodę pracy użytkowników.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w jednolitej, ustrukturyzowanej formie. Wdrożenie tego systemu ma na celu odejście od faktur papierowych i tradycyjnych e-faktur, np. w formie plików PDF wysyłanych e-mailem, na rzecz ustandaryzowanej e-Faktury w formacie XML, przesyłanej bezpośrednio do państwowego systemu. Wszystkie faktury będą przechowywane w jednym miejscu, co gwarantuje ich autentyczność i integralność oraz umożliwia natychmiastową weryfikację. Każda faktura przesłana do KSeF będzie opatrzona unikatowym numerem identyfikacyjnym oraz kodem QR, które nadawane są przez system, co pozwoli zarówno organom skarbowym, jak i kontrahentom potwierdzać jej status i poprawność. Dla firm oznacza to pełną przejrzystość obiegu dokumentów, ponieważ faktura jest rejestrowana od razu w chwili wystawienia i staje się dostępna dla uprawnionych stron praktycznie w czasie rzeczywistym.
Główną ideą przyświecającą KSeF jest centralizacja i przyspieszenie obiegu faktur. Z perspektywy firmy faktura wystawiona przez KSeF staje się oficjalnym dokumentem natychmiast po jej wystawieniu. To pozwala wyeliminować etap czekania na dostarczenie jej pocztą czy e-mailem. System po automatycznym przydzieleniu numeru identyfikacyjnego zapisuje fakturę w bazie, dzięki czemu zarówno urząd skarbowy, jak i odbiorca (o ile korzysta z KSeF) mogą od razu taką fakturę zweryfikować. Taka e-faktura zawiera wszelkie wymagane dane, każdorazowo w takiej samej postaci, co wyklucza błędy wynikające z ręcznego przepisywania informacji, ludzkich pomyłek, np. w numeracji lub dacie wystawienia i ułatwia ich automatyczną analizę.
Z punktu widzenia właścicieli firm i księgowych ujednolicenie formatu i natychmiastowa rejestracja faktur przynoszą kilka istotnych zmian organizacyjnych. Zaliczamy do nich:
Warto zauważyć, że inne wystawiane dokumenty finansowe, np.pro formy lub noty obciążeniowe nie są w świetle przepisów fakturami, więc nie będą objęte obowiązkiem rejestracji w KSeF.
Wdrożenie systemu wpłynie jednak na noty korygujące, ponieważ od momentu wprowadzenia systemu nie będzie można już w ten sposób poprawiać danych na fakturach. Błąd w danych na fakturze będzie można skorygować jedynie w KSeF.
Harmonogram wdrażania KSeF rozłożony jest na kilka etapów, aby dać firmom czas na dostosowanie się do nowych wymogów. Obowiązkowe e-fakturowanie wejdzie w życie stopniowo – najpierw obejmie największe przedsiębiorstwa, a następnie wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Poniżej znajdują się kluczowe daty wraz z zakresem wprowadzanych zmian.
Trzeba też pamiętać, że KSeF funkcjonuje już od 2022 roku, kiedy wprowadzono go w formie dobrowolnego systemu do wystawiania, odbierania i przesyłania faktur. Była to jednak pierwsza wersja tego systemu. Dopiero jesienią 2025 roku Ministerstwo Finansów udostępniło nową aplikację KSeF 2.0, którą można integrować z programami księgowymi i systemami informatycznymi, w tym fireTMS. Dopiero po pełnym uruchomieniu KSeF 2.0w 2026 roku nastąpi sukcesywne obejmowanie wszystkich przedsiębiorstw w Polsce obowiązkiem korzystania z systemu. Firmy, które nie dostosują się na czas, mogą mieć poważne trudności z rozliczaniem, dlatego tak ważne jest, aby odpowiednio wcześnie wdrożyć wymagane zmiany organizacyjne i techniczne.
Wprowadzenie KSeF wiąże się z szeregiem zmian w codziennym funkcjonowaniu firm. Wśród najważniejszych nowych obowiązków i wyzwań, wynikających z wdrożenia systemu znajdziemy kilka zagadnień, które należy przedstawić bliżej.
Dostęp do KSeF będzie wymagał odpowiedniego uwierzytelnienia – konieczne stanie się uzyskanie certyfikatu KSeF. Ministerstwo Finansów 1 listopada 2025 roku udostępniło Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), za pomocą którego uprawnione osoby mogą wystąpić o certyfikat umożliwiający integrację z systemem. Więcej na ten temat można znaleźć na specjalnie przygotowanej stronie MF. O wydanie takiego certyfikatu mogą ubiegać się m.in. właściciele lub osoby reprezentujące, wskazane w KRS firmy, a także osoby fizyczne lub inni podatnicy zgłoszeni w zawiadomieniu ZAW-FA. Sam certyfikat jest jednym ze sposobów na identyfikację w KSeF, dzięki któremu oprogramowanie o funkcji finansowo-księgowym, w tym system fireTMS, będzie mogło łączyć się z KSeF i automatycznie wysyłać lub pobierać faktury.
ZAW-FA to druk składany do urzędu skarbowego, za pomocą którego firma może nadać lub odwołać uprawnienia do korzystania z KSeF wybranej osobie fizycznej. Jest on konieczny, gdy dana osoba ma obsługiwać faktury w KSeF, ale nie może uwierzytelnić się elektronicznie w imieniu firmy, np. nie jest jej formalnym reprezentantem w KRS. Wspomniany dokument pozwala przedsiębiorcy zgłosić do KSeF pracownika, księgowego czy inną osobę, która będzie mogła logować się do systemu i dokonywać operacji w imieniu firmy. Bez takiego zgłoszenia tylko właściciel lub osoba z kwalifikowanym podpisem zawierającym PESEL lub NIP może bezpośrednio posługiwać się KSeF. Dlatego większość firm będzie musiała złożyć ZAW-FA dla swoich pracowników zajmujących się fakturowaniem, a następnie – po nadaniu im uprawnień – wygenerować dla nich certyfikaty dostępu do systemu.
Wprowadzenie systemu pociąga za sobą zmianę praktyki przesyłania dokumentów do kontrahentów. Faktury będą uznawane za wystawione i dostarczone z chwilą rejestracji w KSeF. KSeF nie pozwala jednak na dołączanie plików PDF czy JPG do faktury, np. skanów listów przewozowych, CMR czy innych dokumentów transportowych. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą musieli wysyłać same faktury przez system, a wszystkie załączniki nadal przekazywać kontrahentom osobno – e-mailem lub pocztą tradycyjną. Co prawda Ministerstwo Finansów umożliwia przesyłanie załączników do faktur w KSeF, ale ich jedynym prawidłowym formatem jest XML. To ogranicza możliwość korzystania z tego narzędzia jedynie do ustrukturyzowanych danych, charakterystycznych, np. dla usług telekomunikacyjnych i sprawia, że funkcja nie będzie miała zastosowania dla dokumentów w branży transportowej i spedycyjnej, np. CMR.
Integracja systemów informatycznych, w tym TMS z KSeF
Firmy transportowe i spedycyjne, korzystające z programów do fakturowania, księgowości czy kompleksowych systemów TMS powinni zadbać o ich integrację z KSeF. Ministerstwo Finansów przygotowało co prawda bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF oraz narzędzie e-Mikrofirma do ręcznej obsługi faktur, jednak dla firm wystawiających wiele dokumentów dziennie lub dotychczas korzystających z dobrze działających programów i systemów informatycznych najlepszym rozwiązaniem będzie ich integracja z KSeF. To umożliwi automatyczne przesyłanie faktur i korekt zgodnie z wymogami systemu, a równocześnie nie zaburzy dotychczasowego modelu pracy i wdrożonego obiegu dokumentów. Dlatego też system do zarządzania transportem i spedycją fireTMS będzie umożliwiał tego typu połączenie z KSeF.
Wyżej wspomniane zmiany prawne będą miały duży wpływ na działanie fireTMS. Dotychczas system pozwalał nie tylko na usprawnienie zarządzania transportem i spedycją na wszystkich etapach tego procesu, ale także umożliwiał automatyczne wystawianie faktur ze zlecenia i ich wysyłkę. Wdrożenie KSeF wpłynie zatem na sposób wystawiania i wysyłki faktur, a także na ich odbieranie. Użytkownicy fireTMS będą mogli zarówno wystawiać i wysyłać faktury do KSeF, jak i pobierać z tego systemu faktury zakupowe.
Obecnie system fireTMS generuje szkice faktur na podstawie zakończonych zleceń, które można następnie sprawdzić pod kątem poprawności danych i wystawić. W nowej wersji systemu przystosowanej do integracji z KSeF, po wygenerowaniu szkicu faktury nadal będzie można skontrolować dane, ale kolejnym krokiem będzie jej przesłanie do KSeF. Dopiero faktura z nadanym przez KSeF numerem będzie uznana za wystawioną i dostarczoną do kontrahenta. Nadal będzie istniała możliwość wygenerowania faktury z KSeF w postaci pliku PDF, jednak będzie ona zawierała numer oraz kod QR nadany przez system. Na tej podstawie kontrahent będzie mógł zweryfikować, czy otrzymana faktura jest prawidłowa. Jest to dodatkowe zabezpieczenie przed wyłudzeniami w postaci przesyłania przez oszustów fikcyjnych faktur.
W przypadku, gdyby w trakcie wystawiania faktury wystąpiła awaria KSeF lub przeprowadzane byłyby prace związane z utrzymaniem infrastruktury po stronie Ministerstwa Finansów, możliwe będzie wystawienie faktury w trybie offline i niezwłoczne przesłanie jej do KSeF, gdy tylko będzie taka możliwość. Dodatkowo fireTMS umożliwi zakolejkowanie takiej wysyłki na czas, gdy system wróci do normalnego działania. Trzeba jednak pamiętać, że w tym przypadku taki dokument stanie się ważną fakturą dopiero po rejestracji w krajowym systemie.
Dodatkową funkcją naszego systemu będzie także możliwość pobierania urzędowych poświadczeń odbioru naszych faktur z KSeF.
Planowane jest również wprowadzenie możliwości pobierania faktur kosztowych z KSeF do fireTMS. Ze względu na to, że KSeF obejmuje jedynie polskie firmy, a zagraniczni kontrahenci nadal będą mogli przesyłać wystawione faktury za pomocą plików elektronicznych, np. PDF, zaimplementowane zostanie także rozwiązanie, umożliwiające ich szybki import do fireTMS.
Wprowadzenie KSeF spowoduje, że do faktur nie będzie można już dołączać innych plików w formie elektronicznej (poza plikami w formacie XML), co może być kłopotliwe zwłaszcza w branży transportowej i spedycyjnej. W przypadku tego typu usług wymaganym załącznikiem do wystawianej faktury jest bowiem CMR, najczęściej w formie pliku PDF. Ten problem jest rozwiązany dzięki dwóm funkcjom fireTMS – Panelowi klienta (możliwość udostępniania CMR-ów bezpośrednio klientom) oraz Portalowi przewoźnika (możliwość szybkiego przesyłania CMR-ów do naszego systemu przez przewoźników, którzy nie korzystają z fireTMS). Ponadto za pomocą naszej aplikacji fireTMS Driver kierowcy mogą przesyłać natychmiast po zakończeniu zlecenia zdjęcie CMR bezpośrednio z trasy do systemu. Dzięki tym rozwiązaniom dostarczanie tego typu dokumentów jako załączników do faktur jest znacznie przyspieszone.
Wdrożenie KSeF to fundamentalna zmiana w polskim systemie rozliczeń, która wprowadzi jednolity, elektroniczny obieg faktur dla wszystkich firm. Wiąże się to z koniecznością dostosowania procesów i nauczenia się nowych narzędzi, lecz przyniesie również wymierne korzyści. Wśród nich są: brak konieczności prowadzenia dokumentacji faktur (papierowych lub elektronicznych) w firmie, szybsze rozliczenia i zwroty VAT oraz większa automatyzacja i kontrola nad dokumentami finansowymi.
Branża TSL ze względu na specyfikę rozliczeń i dużą liczbę dokumentów przewozowych odczuje te zmiany szczególnie mocno. Dlatego tak ważne jest, aby firmy transportowe odpowiednio wcześnie opracowały plan wdrożenia KSeF i skorzystały z dostępnych rozwiązań usprawniających ten proces. Wdrożenie systemu fireTMS w firmie nie tylko pomoże w skutecznym zarządzaniu transportem i spedycją od momentu pozyskiwania i wprowadzania zleceń, poprzez planowanie i optymalizację tras oraz monitorowanie transportu, aż po rozliczanie zleceń. Dzięki integracji z KSeF, fireTMS zapewni także wygodną obsługę faktur zgodnie z nowymi przepisami, w tym automatycznego wystawianie po zakończeniu zlecenia oraz wysyłkę do kontrahenta i systemu.
Nie korzystasz jeszcze z fireTMS? Załóż bezpłatne konto i rozpocznij 14-dniowy okres próbny, w trakcie którego możesz przetestować działanie jego kluczowych funkcji.
Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.
Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.
Product Owner
Od ponad 5 lat rozwija fireTMS, łącząc głęboką wiedzę o systemie z wieloletnim doświadczeniem technicznym. Dzięki temu trafnie wyznacza kierunek rozwoju produktu, skutecznie priorytetyzuje prace zespołu i przekłada potrzeby klientów na konkretne rozwiązania. Jego kompetencje realnie wspierają rozwój fireTMS oraz zwiększają wartość dostarczaną użytkownikom i biznesowi.
Gwałtowne wahania ceny paliw komplikują sytuację firm transportowych. Ale większym kłopotem jest stały wzrost ceny oleju napędowego, który obserwujemy od ponad dwóch miesięcy. Jak branża TSL radzi sobie z tymi problemami? Ceny paliw zbliżają się do wartości rekordowych. W efekcie wielu przewoźników już teraz ma spore kłopoty z utrzymaniem rentowności przewozów. Wciąż jednak nie widać […]
5 minut czytania
Za nami kolejny kolejny rok pełen wyzwań dla branży TSL, który upłynął zarówno pod znakiem walki z kryzysem, jak również szukania przewag konkurencyjnych dzięki inwestycjom w nowoczesne rozwiązania. Co przyniesie rok 2025 w transporcie i spedycji? Zebraliśmy ważne informacje i prognozy dotyczące rynku transportowego w Europie, które pomogą Ci przygotować się do prowadzenia działalności w […]
11 minut czytania
W określonych dniach i godzinach pojazdy oraz zespoły pojazdów, których masa całkowita przekracza 12 ton nie mogą poruszać się po drogach ze względu na wzmożony ruch. W jakie dni obowiązuje zakaz ruchu ciężarówek w 2026 roku? Zapraszamy do lektury. Zakazy ruchu ciężarówek – cel Zakaz jazdy ciężarówek ma na celu zmniejszenie natężenia ruchu, gdy na […]
5 minut czytania