Jak system transportowy może zmienić oblicze twojej firmy?

Ogólnoświatowe trendy i dostępne rozwiązania wskazują, że zwiększenie efektywności firm w ostatnich latach to przede wszystkim zasługa cyfryzacji i inwestycji w nowoczesne systemy informatyczne. Dowiedz się, jak inteligentne systemy transportowe mogą usprawnić logistykę w Twojej firmie, zwiększając efektywność i obniżając koszty operacyjne.

Co to jest system transportowy i jakie ma znaczenie dla biznesu?

System transportowy, w skrócie TMS (ang. Transport Management System), jest rozwiązaniem informatycznym, które umożliwia kompleksowe zarządzanie transportem w firmach. Od samego początku, czyli nadania ładunku, przez organizację przewozu i jego monitoring, aż po rozliczenie. Tego typu system transportowy z definicji opiera się na środkach elektronicznych – komputerach, urządzeniach mobilnych i systemach telematycznych. 

Dodajmy dla porządku, że określenie “system transportowy” ma jeszcze jedno, znacznie szersze znaczenie. W tym przypadku definicja mówi, że system transportowy to wszystkie elementy składające się na proces dostarczania i odbierania towarów oraz przemieszczania się ludzi. 

Dlatego możemy mówić o systemie transportowym państwa, jako całości infrastruktury, siatek połączeń itd. Możemy też mieć na myśli system transportowy konkretnej organizacji (firmy, zrzeszeń firm, instytucji), czyli wszystkich procesach, dzięki którym jest w stanie przewozić towary i ludzi. W tym artykule skoncentrujemy się jednak na systemach transportowych w postaci rozwiązań informatycznych, które wspomagają pracę firm z branży TSL (Transport, Spedycja, Logistyka).

W przypadku branży TSL, system transportowy jest podstawowym narzędziem, które umożliwia prowadzenie działalności w sposób kompleksowy i dobrze zorganizowany. Systemy TMS umożliwiają zoptymalizowanie procesów i kosztów prowadzenia firmy transportowej oraz lepsze wykorzystanie zasobów w każdej firmie. Od mikroprzedsiębiorstw, przez sektor MŚP aż po duże organizacje i korporacje. 

Co to jest intermodalny system transportowy i jakie przynosi korzyści?

Intermodalny system transportowy to taki system, który umożliwia organizację przewozu jednego ładunku, z wykorzystaniem różnych środków transportu. Dobrym przykładem transportu intermodalnego jest przewóz kontenera samochodem od nadawcy do towarowej stacji kolejowej, załadowanie go na wagon platformę i przewiezienie, np. do portu, gdzie kontener zostaje przeniesiony na statek. Następnie ładunek zostaje przeładowany w porcie docelowym z powrotem na samochód ciężarowy i w ten sposób dociera do odbiorcy. 

Dobrym przykładem jest transport towarów z Polski do Skandynawii czy na Wyspy Brytyjskie z wykorzystaniem drogi morskiej. W dodatku transport drogowy jest objęty licznymi ograniczeniami prawnymi, np. limitami czasu pracy kierowców czy zakazem ruchu ciężkich pojazdów w określonych dniach. 

Z terminem intermodalności wiąże się także bimodalny system transportowy. Co to? W szerszym znaczeniu jest to system transportowy realizowany dzięki pociągom i samochodom ciężarowym. W takim przypadku ładunek jest przenoszony w trakcie przewozu z jednego środka transportu na drugi i w ten sposób dociera do odbiorcy. Dobrym przykładem zastosowania bimodalności jest choćby Nowy Jedwabny Szlak z Chin do Europy. Towary są dowożone do terminali kolejowych samochodami, a następnie przenoszone na wagony i zdecydowaną większość trasy pokonują na torach.

W węższym znaczeniu bimodalny system transportowy polega na przewożeniu ładunku na specjalnych naczepach, które są przystosowane zarówno do przewozu za pomocą ciągnika siodłowego, jak i na specjalnym wózku kołowym w pociągu towarowym. Taką naczepę można w łatwy sposób przepiąć z ciągnika do składu pociągu w terminalu, a po dowiezieniu do terminalu końcowego, z powrotem przepiąć z pociągu do ciągnika siodłowego. 

Korzyści płynące z intermodalnego systemu transportowego to przede wszystkim zmniejszenie kosztów i oszczędność czasu. Dotyczy to najczęściej dłuższych tras, na których korzystanie z jednego środka transportu, np. samochodu ciężarowego może wiązać się ze znacznie większymi kosztami i dłuższym czasem dostarczenia. Istotna jest też elastyczność w planowaniu dostaw, możliwość szybkich reakcji w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń, np. trudnych warunków na drogach czy czasowym zablokowaniu szlaków zaopatrzeniowych. 

Nowoczesne systemy transportowe umożliwiają organizację transportu w oparciu o różne środki i ich zmianę w trakcie przewozu. Tym samym możemy także mówić o intermodalnym systemie transportowym, mając na myśli system klasy TMS, w którym można obsługiwać taki rodzaj łączonego przewozu towarów. 

Inteligentne systemy transportowe: przyszłość logistyki

Jeżeli przyjrzymy się wyzwaniom stojącym przed branżą TSL, to trudno wyobrazić sobie zarządzanie logistyką za pomocą tradycyjnych narzędzi. W czasach, gdy liczy się elastyczność i szybkość podejmowania decyzji, mierzymy się choćby z czasową lub stałą niedostępnością szlaków transportowych i koniecznością szukania nowych rozwiązań. Do tego dochodzi rosnąca konkurencja w branży i konieczności szukania przewag nad innymi firmami z branży.

Żeby lepiej zwizualizować współczesne problemy, wystarczy przytoczyć kilka przykładów z ostatnich lat, które bardzo mocno wpłynęły na branżę TSL. Pandemia COVID-19 odcisnęła piętno na transporcie towarów na całym świecie, a przede wszystkim wpłynęła na zablokowanie ważnego szlaku z Chin. Atak Rosji na Ukrainę spowodował z kolei zamknięcie wielu szlaków transportowych w strefie objętej działaniami wojennymi i na Morzu Czarnym. 

Nawet, wydawałoby się, lokalny wypadek może wpłynąć na globalny transport. Zawalenie się mostu Francisa Scotta Keya w Baltimore w marcu 2024 spowodowało blokadę jednego z największych portów w Stanach Zjednoczonych. Uderzyło to zwłaszcza w branżę motoryzacyjną, ponieważ właśnie tędy biegł szlak transportowy samochodów osobowych i lekkich ciężarówek między Ameryką Północną a Europą. W samym 2023 roku przez port w Baltimore przeszło aż 850 tys. pojazdów. Dodatkowo, w wyniku katastrofy przerwany został jeden z głównych szlaków eksportowych skroplonego gazu ziemnego LNG z USA do Europy.

Wdrożenie inteligentnych systemów transportowych pozwala na znacznie efektywniejsze zarządzanie i szybszą reakcję na nieoczekiwane zdarzenia o dużej skali. Zastosowanie takich narzędzi pozwala na bardzo szybką rewizję planów, zmiany decyzji czy też ułatwia poszukiwania nowych kontrahentów. 

Nie bez znaczenia są przewagi konkurencyjne, które można osiągnąć dzięki zwiększeniu potencjału firmy i jej rentowności oraz ograniczeniu kosztów działalności. To niesamowicie ważne w dobie globalizacji i coraz mocniejszych zależności między krajami na całym świecie. Ale nawet w przypadku działalności jedynie w skali kraju wdrożenie takich rozwiązań pomaga zoptymalizować koszty i znacząco polepszyć jakość usług.

Jak zintegrowany system transportowy wpływa na efektywność firmy?

Dzięki przeniesieniu wszystkich procesów do zintegrowanego systemu transportowego cały obieg dokumentów, organizacja przewozu i odbieranie zleceń oraz wszystkie rozliczenia znajdują się w jednym miejscu. To daje duże możliwości optymalizacji kosztów działalności i pracy zespołu. 

Kompleksowe podejście, szeroka funkcjonalność i przejrzysty interfejs systemu TMS pozwalają przede wszystkim zaoszczędzić dużo czasu. To przekłada się na liczbę procesów, które można wykonać w ciągu dnia roboczego, a tym samym na przychód i zysk. Tym samym znacznie wzrasta efektywność firmy i jej pozycja na rynku.

Korzyści wynikające z wdrożenia zintegrowanego systemu transportowego (TMS)

• Oszczędność czasu i uproszczenie procedur, dzięki zdigitalizowaniu  papierowej dokumentacji i wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów w systemie TMS.
• Ograniczenie kosztów i zwiększenie efektywności, dzięki integracji wielu rozwiązań w ramach jednego systemu, np. arkuszy kalkulacyjnych, programów do monitoringu transportu, programów księgowych itd.
• Wyeliminowanie większości błędów ludzkich przy obsłudze procesów w firmie.  
• Zwiększenie elastyczności i szybkości podejmowania decyzji, dzięki bezpośredniemu monitoringowi transportu i szybkiemu kontaktowi z kierowcami.

Praktyczne zastosowania systemu transportowego w firmach

Jak wygląda codzienna praca z systemem transportowym i w jakich okolicznościach najbardziej widać jego zalety? Wystarczy spojrzeć na firmę, która obsługuje zwiększoną liczbę zleceń w szczycie sprzedażowym, np. przed Świętami Bożego Narodzenia czy Wielkanocą. W tym czasie liczba zleceń może znacznie odbiegać od średniej, co przekłada się na bardzo intensywny czas dla wszystkich pracowników. Takie okresy skutkują większą liczbą błędów przy zlecaniu przewozów, wynikającymi z nadmiernego obciążenia zadaniami do wykonania na teraz. 

Inteligentny system transportowy w takiej sytuacji zauważalnie znacznie przyspiesza wprowadzanie danych i zlecanie zadań, a później ich monitoring, dzięki czemu pracownicy mogą wykonać więcej pracy w bardziej komfortowych warunkach. 

Innym przykładem może być obsługa skomplikowanych zleceń, które wymagają wystawienia wielu dokumentów i weryfikacji dużej ilości informacji. W takich przypadkach również bardzo łatwo o błąd. Rozwiązaniem jest całkowita informatyzacja tego typu procesów, co jest możliwe, gdy wdrożony jest w firmie inteligentny system transportowy. Elementy, z których się składa, pozwalają na pracę na prostych w obsłudze szablonach, na których podstawie tworzone są wymagane dokumenty w przejrzystej formie. Danych, które są wprowadzone do wspomnianych szablonów nie trzeba później każdorazowo weryfikować i uzupełniać, gdyż zostaną zaciągnięte automatycznie.

Jeśli chodzi o sam przewóz, to taki system transportowy umożliwia skuteczny monitoring transportu. Dzięki wykorzystaniu integracji z telematykami GPS oraz aplikacjom dla spedytorów i kierowców, można nie tylko na bieżąco sprawdzać status zlecenia, ale też w bardzo łatwy sposób kontaktować się z kierowcami. 

Zatem jeśli na trasie przejazdu występują jakiekolwiek utrudnienia lub losowe przypadki, to w systemie znajdziesz niezbędne informacje o takich zdarzeniach i możesz na nie odpowiednio szybko zareagować. To także może być podstawa do optymalizacji tras i wprowadzenia kontroli efektywności przewozu.

Istotnym elementem systemów transportowych klasy TMS może być także dostęp do giełd transportowych. Dzięki temu można efektywniej wykorzystywać flotę i ograniczyć puste przebiegi. Przykładowo, jeśli trzeba dostarczyć ładunek z Górnego Śląska do Poznania, ale w drodze powrotnej samochód będzie na całej lub części trasy pusty to można za pomocą giełdy zintegrowanej z systemem transportowym poszukać zleceń przewozu na trasie Poznań – Górny Śląsk. To skuteczny sposób na ograniczenie liczby powrotów bez ładunku, które znacznie zwiększają koszty działalności. 

Przykłady udanych implementacji systemów transportowych

Wdrożenie inteligentnego systemu transportowego w firmie jest wbrew pozorom dość łatwe, choć wszystko zależy od skali działalności i integracji z innymi systemami. Oczywiście, bardzo ważny jest wybór sprawdzonego partnera, który pomoże zaimplementować system transportowy i jego elementy, a następnie będzie świadczył wsparcie techniczne. 

Innym czynnikiem, który wpływa na sukces implementacji jest zastosowanie rozwiązań najbardziej dopasowanych do charakteru działalności. Wśród nich mogą znaleźć, np. rodzaj systemu TMS (chmurowy lub stacjonarny), stopień dostosowania systemu do skali działalności (system przeznaczony dla MŚP lub system uniwersalny), model płatności za usługę itp. 

Jeśli chcesz przeczytać o przykładach implementacji systemu fireTMS, przejdź na stronę z historiami wdrożeń u naszych klientów.

Jak rozpocząć integrację systemu transportowego fireTMS w Twojej firmie?

Chcesz sprawdzić, jak działa inteligentny system transportowy? Przejdź na stronę systemu fireTMS, załóż konto i rozpocznij 14-dniowy darmowy okres próbny. Wtedy zadzwonimy do Ciebie, żeby umówić się na prezentację możliwości systemu. 

Możesz też skontaktować się z nami bezpośrednio, a my pomożemy Ci wdrożyć fireTMS w Twojej firmie.