Co to jest system TMS i jakie ma zalety?

TMS (Transport Management System) jest systemem informatycznym używanym do planowania, kontrolowania, rozliczania i zarządzania transportem. Ułatwia optymalizację trasy, pozwala ograniczać koszty ponoszone na flotę oraz puste przebiegi i weryfikować pracę kierowców — ale to tylko niektóre korzyści oferowane przez system TMS. Co to jest i jak funkcjonuje, a także jaki ma wpływ na procesy w firmie?

System TMS: klucz do efektywnego zarządzania transportem

System zarządzania transportem TMS to oprogramowanie dla firm transportowych, spedycyjnych i logistycznych oraz dystrybucyjno-handlowych. Umożliwia:

• planowanie (w tym planowanie tras),
• kontrolę w czasie rzeczywistym,
• rozliczanie,
• zarządzanie środkami transportu.

System TMS zapewnia wsparcie w złożonym procesie, jakim jest organizacja i realizacja transportu, w tym zapewnienie ciągłości łańcucha dostaw towarów. Narzędzie ułatwia kontrolę każdego etapu procesu i pozwala ograniczyć błędy pracowników wynikające z zarządzania dużą ilością zleceń, ale także ograniczeń drogowych czy limitów czasu pracy kierowców. Przekłada się to na wyższą satysfakcję klientów firmy i płynność finansową — to bardzo istotne, uwzględniając dynamiczny rozwój rynku.

Co to jest system TMS i dlaczego jest ważny w branży TSL?

TMS – system zarządzania transportem (ang. transportation management system) to narzędzie przeznaczone do przyspieszenia i automatyzacji prac związanych z realizacją zleceń polegających na transporcie towarów. Szybki dostęp do danych usprawnia analizę i raportowanie, pozwalając optymalizować procesy i odgrywając kluczową rolę w procesach decyzyjnych.

System TMS pozwala też zapobiegać pustym przebiegom, skutecznie zarządzać flotą, monitorować dostawy, a następnie je rozliczać, co wpływa także na stopień zadowolenia klientów.

Reasumując, system zarządzania transportem TMS jest oprogramowaniem, które ma istotny wpływ na planowanie i optymalizację procesów związanych z przewozem ładunków.

Jak systemy TMS zmieniają oblicze zarządzania transportem?

Oprogramowanie do zarządzania transportem klasy TMS pozwala uporządkować i uprościć codzienne zadania przewoźników, spedytorów czy księgowości, a także zoptymalizować czas niezbędny do ich wykonania. Jedno narzędzie gromadzi wszystkie informacje o pojazdach, ładunkach, klientach czy kierowcach. Ma to znaczenie zarówno w firmach transportowych, spedycyjnych, a nawet w logistyce jako narzędzie wspomagające zarządzanie łańcuchami dostaw. 

Przegląd funkcji systemów TMS

Systemy TMS mają na celu uproszczenie wieloetapowego procesu zarządzania transportem w przedsiębiorstwie. Wśród podstawowych funkcji programu można wskazać:

• planowanie i realizacja transportu (załadunków i rozładunków),
• weryfikacja zgodności przewozu z dokumentacją,
• zarządzanie zamówieniami transportowymi,
• wgląd w operacje transportowe,
• usprawnienie procesu transportu,
• skuteczne zarządzanie i optymalizacja operacji transportowych,
• wyznaczania trasy dla przewoźników,
• kalkulacja kosztów transportu,
• monitorowanie wydatków wraz z ich optymalizacją,
• fakturowanie,
• wykrywanie zagrożeń (np. spóźnienie na załadunek),
• uproszczona komunikację z kontrahentami,
• archiwizacja dokumentów,
• raportowanie,
• kategoryzacja i analiza danych.

System zarządzania transportem TMS jest przeznaczony do sprawnego kierowania firmą i podziału zadań dla osób związanych z realizacją zleceń.

Przykłady wykorzystania TMS w różnych sektorach

System zarządzania transportem jest wykorzystywany w różnych sektorach i branżach:

• transportowa,
• logistyczna,
• spedycyjna,
• handlowa,
• dystrybucyjna.

Rozmiar prowadzonej działalności nie odgrywa większego znaczenia, gdyż system TMS sprawdzi się zarówno w dużych przedsiębiorstwach, jak i dla mikro, małych i średnich firm.

Główne zalety wprowadzenia systemu TMS w firmie

System TMS ma wpływ na efektywność firmy w różnych obszarach. Zaawansowane funkcje umożliwiają planowanie, zarządzanie i kontrolę transportu, dając efekty w całym łańcuchu dostaw. Skomplikowane procesy zostają uproszczone, a przez to ryzyko popełnienia błędu ludzkiego zminimalizowane. Spedytor zamiast wielu arkuszy w Excelu i dokumentów papierowych używa jednego systemu, co usprawnia jego pracę, ogranicza ryzyko straty finansowej i trudności w realizacji zleceń.

Redukcja kosztów i poprawa śledzenia ładunków

TMS – system zarządzania transportem pozwala firmom:

• skutecznie planować zlecenia poprzez wyznaczanie optymalnej trasy przejazdu,
• unikać pustych przebiegów, dzięki integracji z telematyką GPS,
• automatycznie generować raporty do monitorowania wydatków ponoszonych na transport,
• weryfikować informacje w kartach drogowych, co ułatwi szczegółową analizę informacji, odszukanie ewentualnych błędów i docelowo — redukcję kosztów,
• wykrywać opuszczanie korytarza przez kierowcę umożliwiające ograniczenie wydatków ponoszonych na paliwo,
• kontrolować płatności kontrahentów.

Wybór systemu TMS — co warto wiedzieć?

Dostępne na rynku systemy TMS różnią się między sobą pod względem funkcji, jednak każdy z nich ma na celu usprawnienie transportu, redukcję błędów i skuteczną realizację zleceń. Jak wybrać odpowiedni? Przede wszystkim system TMS w transporcie musi spełniać szereg podstawowych wymogów. Jednym z nich jest bezpieczeństwo danych — odpowiednio chroniony program ogranicza ryzyko kradzieży informacji o klientach, transakcjach i firmie.

System TMS należy dopasować do potrzeb i profilu działalności. Powinien posiadać funkcje wpływające na szybsze tempo pracy, usprawniające dostęp do informacji i automatyzację realizacji zleceń, a także kontrolowanie czasu dostaw. Wiele programów oferuje możliwość darmowego przetestowania i weryfikację, czy narzędzie ma przyjazny interfejs, zapewnia intuicyjną obsługę, a także wsparcie w rozwiązywaniu problemów firmy. Wersja testowa to niewątpliwa zaleta i warto z niej skorzystać przed wdrożeniem TMS w firmie.

Wady i zalety systemów TMS — analiza opłacalności

Systemy TMS ułatwiają codzienną pracę firm z branży TSL, ale równocześnie mają szereg korzyści w dłuższej perspektywie czasu. Dokładne informacje zgromadzone w systemie ułatwiają podejmowanie decyzji biznesowych i rozwój działalności, a także wykrycie nieprawidłowości, redukcję kosztów czy prowadzenie księgowości. System TMS w transporcie mimo wielu korzyści posiada także wady. Dotyczą one na przykład implementacji czy integracji z innymi systemami teleinformatycznymi, takimi jak ERP lub WMS (choć niektóre z systemów mogą mieć moduły do zarządzania magazynem) się do zarządzania , a także konieczności przeszkolenia personelu.

Korzyści z integracji TMS z innymi systemami informatycznymi

Telematyka GPS odgrywa istotną rolę w branży TSL. Integracja systemu TMS z dostawcami telematyk GPS uprawia przepływ informacji pomiędzy spedytorem a kierowcą, a także zostaje wykorzystana do sprawowania kontroli nad pojazdami. Informacje uzyskane z terminali pokładowych w czasie rzeczywistym pozwalają monitorować transport i podejmować skuteczne działania, co zwiększa konkurencyjność i pozwala na obniżenie kosztów przewozów.

System TMS można zintegrować z programami księgowymi. Pozwala na przesyłanie faktur i innych dokumentów pomiędzy programami, bez konieczności fizycznego przekazywania ich do księgowości. Gromadzenie wszystkich danych w jednym miejscu zapewnia porządek, umożliwia raportowanie i bieżący wgląd w sytuację finansową firmy.

Duże korzyści daje integracja systemu TMS z giełdami transportowymi. Giełda skupia w jednym miejscu szeroki wybór ofert, które są na bieżąco aktualizowane, zatem jest bardzo istotna dla poszukiwania zleceń w branży TSL, nie tylko stałych, ale także uzupełniających – jak doładunki i przewóz mniejszych przesyłek. Integracja umożliwia błyskawiczną wysyłkę danych pomiędzy systemami, przez co automatyzuje pracę spedytorów i przewoźników.

Potencjalne wyzwania przy implementacji TMS

Oprogramowanie TMS najczęściejjest dostępne w dwóch wersjach — stacjonarnej i w chmurze. Problemem implementacyjnym pierwszego z nich może okazać się proces instalacji i czasochłonnego wdrożenia. Użytkownicy mogą korzystać z systemu tylko na urządzeniu, na którym jest on zainstalowany, zatem często uniemożliwia to obsługę zleceń z różnych miejsc czy home office.

Dodatkowo TMS stacjonarny często generuje dodatkowe opłaty, w tym mi.in za każdorazową aktualizację. Z kolei system online pozwala na pracę z każdego miejsca, bez względu na lokalizację użytkownika, wymogiem jest tylko łącze internetowe. Nie wymaga instalacji, a proces wdrożenia z reguły przebiega szybciej. Dane, które przechowuje, są odpowiednio chronione i zabezpieczone.

fireTMS – dlaczego warto korzystać?

fireTMS to systemem w chmurze, który wspiera szybką i efektywną realizację zleceń przewozowych. Jego funkcje umożliwiają:

• skuteczne planowanie zleceń,
• cyfrowy obieg dokumentów,
• wyznaczanie optymalnych tras,
• sprawne zarządzanie flotą,
• bieżący wgląd w realizowane zlecenia,
• komunikację z kierowcą,
• kontrolę i redukcję kosztów,
• integrację z zewnętrznymi programami,
• raportowanie danych dotyczących floty, obrotów, ładunków i innych parametrów.

Aplikacje mobilne fireTMS

fireTMS Driver umożliwia sprawną komunikację pomiędzy kierowcą a dyspozytorem oraz wysyłanie zleceń na telefon kierowcy. Aplikacja dysponuje nawigacją dla samochodów ciężarowych i system lokalizacji GPS, a także mapy dostępne w trybie online i offline.

fireTMS Dispo zapewnia wgląd w zlecenia transportowe wraz ze szczegółowymi informacjami o ładunku (np. o wymiarach, wadze, charakterze przesyłki). Aplikacja pozwala monitorować trasę przewozu i przekazuje informacje o statusie ładunku, dostępne są również raporty zleceń.

Przyszłość systemów TMS – trendy i nowe możliwości

Rozwijająca się w szybkim tempie technologia oraz mechanizmy sztucznej inteligencji mają duży wpływ na systemy TMS. Zyskują one nowe narzędzia i możliwości, dzięki którym jeszcze efektywniej mogą wspierać zarządzanie transportem i spedycją, a także stanowić wsparcie dla firm logistycznych. Pozytywne zmiany są odczuwane zarówno przez przewoźników, spedytorów, dystrybutorów, planistów oraz kierowców.

Chcesz przekonać się, czym jest TMS w praktyce? Sprawdź fireTMS, czyli kompleksowy system do zarządzania transportem, który pomaga zautomatyzować i uprościć procesy, a także optymalizować koszty i zwiększyć potencjał firmy. Załóż bezpłatne konto w fireTMS i rozpocznij darmowy 14-dniowy okres próbny, zanim zdecydujesz się na wdrożenie systemu TMS.