fireTMS > Blog > Co to jest system TMS i jakie ma zalety?

Co to jest system TMS i jakie ma zalety?

ikona zegara7 minut czytania

9 lutego 2024 / Autor: Marcin Borek

TMS (Transport Management System) jest systemem informatycznym używanym do planowania, kontrolowania, rozliczania i zarządzania transportem. Ułatwia optymalizację trasy, pozwala ograniczać koszty ponoszone na flotę oraz puste przebiegi i weryfikować pracę kierowców — ale to tylko niektóre korzyści oferowane przez system TMS. Co to jest i jak funkcjonuje, a także jaki ma wpływ na procesy w firmie?

System TMS: klucz do efektywnego zarządzania transportem

System zarządzania transportem TMS jest dedykowany dla firm transportowych, spedycyjnych i logistycznych oraz dystrybucyjno-handlowych. Umożliwia:

  • planowanie, 
  • kontrolę, 
  • rozliczanie, 
  • zarządzanie środkami transportu.

System TMS zapewnia wsparcie w złożonym procesie, jakim jest organizacja i realizacja transportu. Narzędzie ułatwia kontrolę każdego etapu procesu i pozwala ograniczyć błędy pracowników wynikające z zarządzania dużą ilością zleceń, ale także ograniczeń drogowych czy limitów czasu pracy kierowców. Przekłada się to na wyższą satysfakcję klientów firmy i płynność finansową — to bardzo istotne, uwzględniając dynamiczny rozwój rynku.

Co to jest system TMS i dlaczego jest ważny w branży TSL?

TMS – system zarządzania transportem to narzędzie przeznaczone do przyspieszenia i automatyzacji prac związanych z realizacją zleceń. Szybki dostęp do danych usprawnia analizę i raportowanie, odgrywające kluczową rolę w procesach decyzyjnych.

System TMS pozwala też zapobiegać pustym przebiegom, skutecznie zarządzać flotą, monitorować dostawy, a następnie je rozliczać.

Reasumując, system zarządzania transportem TMS ma istotny wpływ na planowanie i optymalizację procesów związanych z przewozem ładunków.

Jak systemy TMS zmieniają oblicze zarządzania transportem?

System TMS w transporcie pozwala uporządkować i uprościć codzienne zadania przewoźników, spedytorów  czy księgowości, a także zoptymalizować czas niezbędny do ich wykonania. Jedno narzędzie gromadzi wszystkie informacje o pojazdach, ładunkach, klientach czy kierowcach.

Przegląd funkcji systemów TMS

Systemy TMS mają na celu uproszczenie wieloetapowego procesu zarządzania transportem. Wśród podstawowych funkcji programu można wskazać:

  • planowanie i realizacja transportu (załadunków i rozładunków), 
  • weryfikacja zgodności przewozu z dokumentacją, 
  • wgląd w operacje transportowe, 
  • usprawnienie procesu transportu, 
  • skuteczne zarządzanie i optymalizacja operacji transportowych, 
  • wyznaczania trasy dla przewoźników, 
  • kalkulacja kosztów transportu, 
  • monitorowanie wydatków wraz z ich optymalizacją, 
  • fakturowanie, 
  • wykrywanie zagrożeń (np. spóźnienie na załadunek), 
  • uproszczona komunikację z kontrahentami, 
  • archiwizacja dokumentów, 
  • raportowanie, 
  • kategoryzacja i analiza danych.

System zarządzania transportem TMS jest dedykowany do sprawnego kierowania firmą i podziału zadań dla osób związanych z realizacją zleceń.

Przykłady wykorzystania TMS w różnych sektorach

System zarządzania transportem jest wykorzystywany w różnych sektorach i branżach:

  • transportowa, 
  • logistyczna, 
  • spedycyjna,
  • handlowa,  
  • dystrybucyjna.

Rozmiar prowadzonej działalności nie odgrywa większego znaczenia, gdyż system TMS sprawdzi się zarówno w dużych przedsiębiorstwach, jak i dla mikro, małych i średnich firm.

Główne zalety wprowadzenia systemu TMS w firmie

System TMS ma wpływ na efektywność firmy w różnych obszarach. Zaawansowane funkcje umożliwiają planowanie, zarządzanie i kontrolę transportu. Skomplikowane procesy zostają uproszczone, a przez to ryzyko popełnienia błędu ludzkiego zminimalizowane. Spedytor zamiast wielu arkuszy w Excelu i dokumentów papierowych używa jednego systemu, co usprawnia jego pracę, ogranicza ryzyko straty finansowej i trudności w realizacji zleceń.

Redukcja kosztów i poprawa śledzenia ładunków

TMS – system zarządzania transportem pozwala firmom:

  • skutecznie planować zlecenia poprzez wyznaczanie optymalnej trasy przejazdu, 
  • unikać pustych przebiegów, dzięki integracji z telematyką GPS,
  • automatycznie generować raporty do monitorowania wydatków ponoszonych na transport,
  • weryfikować informacje w kartach drogowych, co ułatwi szczegółową analizę informacji, odszukanie ewentualnych błędów i docelowo — redukcję kosztów, 
  • wykrywać opuszczanie korytarza przez kierowcę umożliwiające ograniczenie wydatków ponoszonych na paliwo,
  • kontrolować płatności kontrahentów.

Wybór systemu TMS — co warto wiedzieć?

Dostępne na rynku systemy TMS różnią się między sobą pod względem funkcji, jednak każdy z nich ma na celu usprawnienie transportu, redukcję błędów i skuteczną realizację zleceń. Jak wybrać odpowiedni? Przede wszystkim system TMS w transporcie musi spełniać szereg podstawowych wymogów. Jednym  z nich jest bezpieczeństwo danych — odpowiednio chroniony program ogranicza ryzyko kradzieży informacji o klientach, transakcjach i firmie.

System TMS należy dopasować do potrzeb i profilu działalności. Powinien posiadać funkcje wpływające na szybsze tempo pracy, usprawniające dostęp do informacji i automatyzację realizacji zleceń. Wiele programów oferuje możliwość darmowego przetestowania i weryfikację, czy narzędzie ma przyjazny interfejs, zapewnia intuicyjną obsługę, a także wsparcie w rozwiązywaniu problemów firmy. Wersja testowa to niewątpliwa zaleta i warto z niej skorzystać.

Wady i zalety systemów TMS — analiza opłacalności

Systemy TMS ułatwiają codzienną pracę firm z branży TSL, ale równocześnie mają szereg korzyści w dłuższej perspektywie czasu. Dokładne informacje zgromadzone w systemie ułatwiają podejmowanie decyzji biznesowych i rozwój działalności, a także wykrycie nieprawidłowości, redukcję kosztów czy prowadzenie księgowości. System TMS w transporcie mimo wielu korzyści posiada także wady. Dotyczą one na przykład implementacji czy integracji z innymi systemami teleinformatycznymi, a także konieczności przeszkolenia personelu.

Korzyści z integracji TMS z innymi systemami informatycznymi

Telematyka GPS odgrywa istotną rolę w branży TSL. Integracja systemu TMS z dostawcami telematyk GPS uprawia przepływ informacji pomiędzy spedytorem a kierowcą, a także zostaje wykorzystana do sprawowania kontroli nad pojazdami. Informacje uzyskane z terminali pokładowych w czasie rzeczywistym pozwalają monitorować transport i podejmować skuteczne działania.

System TMS można zintegrować  z programami księgowymi. Pozwala na przesyłanie  faktur i innych dokumentów pomiędzy programami, bez konieczności fizycznego przekazywania ich do księgowości. Gromadzenie wszystkich danych w jednym miejscu zapewnia porządek, umożliwia raportowanie i bieżący wgląd w sytuację finansową firmy.

Duże korzyści daje integracja systemu TMS  z giełdami transportowymi. Giełda skupia w jednym miejscu szeroki wybór ofert, które są na bieżąco aktualizowane, zatem jest bardzo istotna dla poszukiwania zleceń w branży TSL. Integracja umożliwia błyskawiczną wysyłkę danych pomiędzy systemami, przez co automatyzuje pracę spedytorów i przewoźników.

Potencjalne wyzwania przy implementacji TMS

Systemy TMS najczęściej są dostępne w dwóch wersjach — stacjonarnej i w chmurze. Problemem implementacyjnym pierwszego z nich może okazać się proces instalacji i czasochłonnego wdrożenia. Użytkownicy mogą korzystać z systemu tylko na urządzeniu, na którym jest on zainstalowany, zatem często uniemożliwia to z pracę z różnych miejsc czy home office.

Dodatkowo TMS stacjonarny często generuje dodatkowe opłaty, w tym mi.in za każdorazową aktualizację. Z kolei system online pozwala na pracę z każdego miejsca, bez względu na lokalizację użytkownika, wymogiem jest tylko łącze internetowe. Nie wymaga instalacji, a proces wdrożenia z reguły przebiega  szybciej. Dane, które przechowuje, są odpowiednio chronione i zabezpieczone.

fireTMS – dlaczego warto korzystać?

fireTMS to systemem w chmurze, który wspiera szybką i efektywną realizację zleceń przewozowych. Jego funkcje umożliwiają:

  • skuteczne planowanie zleceń,  
  • cyfrowy obieg dokumentów, 
  • wyznaczanie optymalnych tras, 
  • sprawne zarządzanie flotą, 
  • bieżący wgląd w realizowane zlecenia, 
  • komunikację z  kierowcą, 
  • kontrolę i redukcję kosztów,
  • integrację z zewnętrznymi programami, 
  • raportowanie danych dotyczących floty, obrotów, ładunków i innych parametrów.

Aplikacje mobilne fireTMS

fireTMS Driver umożliwia sprawną komunikację pomiędzy kierowcą a dyspozytorem oraz wysyłanie zleceń na telefon kierowcy. Aplikacja dysponuje nawigacją dla samochodów ciężarowych i system lokalizacji GPS, a także mapy dostępne w trybie online i offline.

fireTMS Dispo zapewnia wgląd w zlecenia transportowe wraz ze szczegółowymi informacjami o ładunku. Aplikacja pozwala monitorować trasę przewozu i przekazuje informacje o statusie ładunku, dostępne są również raporty zleceń.

Przyszłość systemów TMS – trendy i nowe możliwości

Rozwijająca się w szybkim tempie technologia oraz mechanizmy sztucznej inteligencji mają duży wpływ na systemy TMS. Zyskują one nowe narzędzia i możliwości, dzięki którym jeszcze efektywniej mogą wspierać zarządzanie transportem i spedycją.

Pozytywne zmiany są odczuwane zarówno przez przewoźników, spedytorów, dystrybutorów, planistów oraz kierowców.

Newsletter

Informacje od fireTMS są cenne jak ładunek

Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.

Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.

Obowiązek informacyjny RODO - Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest fireTMS.com Sp. z o.o. Dane wskazane w niniejszym formularzu będą przetwarzane w celu dostarczenia newsletterów fireTMS.com Sp. z o.o. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymywania newslettera. Twoje prawa oraz zasady przetwarzania danych osobowych są szczegółowo określone w Polityce prywatości

Tagi
Rate the article!

0

1 ratings, avg: 5
Marcin Borek

Marcin Borek

Head of Business Development. Posiada 6-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemu TMS w firmach transportowych i spedycyjnych. Lider sprzedaży fireTMS, odpowiada za rozwój biznesowy w Polsce oraz na rynkach europejskich.

Zobacz podobne artykuły
Ceny paliw a branża TSL

Ceny paliw, a branża transportowa

Gwałtowne wahania ceny paliw komplikują sytuację firm transportowych. Ale większym kłopotem jest stały wzrost ceny oleju napędowego, który obserwujemy od ponad dwóch miesięcy. Jak branża TSL radzi sobie z tymi problemami? Ceny paliw zbliżają się do wartości rekordowych. W efekcie wielu przewoźników już teraz ma spore kłopoty z utrzymaniem rentowności przewozów. Wciąż jednak nie widać […]

ikona zegara5 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
Dyspozytor pracujący w systemie TMS wśród samochodów ciężarowych

Jak system transportowy może zmienić oblicze twojej firmy?

Ogólnoświatowe trendy i dostępne rozwiązania wskazują, że zwiększenie efektywności firm w ostatnich latach to przede wszystkim zasługa cyfryzacji i inwestycji w nowoczesne systemy informatyczne. Dowiedz się, jak inteligentne systemy transportowe mogą usprawnić logistykę w Twojej firmie, zwiększając efektywność i obniżając koszty operacyjne. Co to jest system transportowy i jakie ma znaczenie dla biznesu? System transportowy, […]

ikona zegara11 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
Branża TSL – trendy w 2022 roku

Branża TSL – trendy w 2022 roku

W 2022 roku branża TSL rozwija się bardzo dynamicznie i stale wymaga podejmowania trudnych decyzji. Wszystko z powodu obserwowanych od lat tendencji oraz planowanych zmian przepisów, ale również zupełnie nieprzewidywalnych czynników. Jeszcze przed wybuchem wojny w Ukrainie eksperci podkreślali, że w bieżącym roku przewoźników, logistyków i spedytorów czekają wyzwania takie, jak deficyt kadrowy czy coraz […]

ikona zegara7 minut czytaniaPrzeczytaj więcej