Jak raporty w fireTMS wspierają decyzje w transporcie i spedycji

Raporty w firmach transportowych i spedycyjnych są podstawowym narzędziem do kontrolowania pracy i wyników przedsiębiorstwa. Pomagają nie tylko w podejmowaniu kluczowych biznesowych decyzji, ale również wskazują obszary wymagające poprawy. Dzięki automatyzacji raportowania możemy znacznie zaoszczędzić czas, eliminując ręczne wyszukiwanie, a później zestawianie danych z różnych systemów, arkuszy kalkulacyjnych czy dokumentów papierowych. Dziś wyjaśnimy, jak zarządzanie transportem i spedycją może stać się prostsze dzięki automatycznie generowanym raportom w fireTMS.

Problemy z zarządzaniem transportem i spedycją

Firmy transportowe i spedycyjne często mierzą się z rozproszeniem danych, aktualnością informacji i papierowymi dokumentami. Brak możliwości szybkiego przygotowania raportu lub sięgnięcia po bieżące dane mogą wpłynąć na szybkość i jakość podejmowanych decyzji, a to z kolei wpływa na działalność firmy i jej finanse.

Rozproszenie danych w wielu miejscach

Jednym z największych wyzwań branży transportowej i spedycyjnej jest rozproszenie informacji. Dane przechowywane są w różnych systemach, arkuszach kalkulacyjnych, bazach, a nawet segregatorach biurowych, co utrudnia szybkie uzyskanie informacji. Brak spójności i integracji pomiędzy systemami prowadzi do chaosu i braku koordynacji działań firmy. Nieskuteczna wymiana informacji w firmie wpływa na pojawianie się problemów na każdym etapie realizacji zlecenia, od jego przyjęcia, przez planowanie i wykonanie, aż po rozliczenie.

Brak szczegółowych raportów

Firmy transportowe i spedycyjne często mają problem z szybkim i skutecznym raportowaniem pracy, a także przychodów i zysków. Tymczasem dostęp do większej ilości danych i raportów pomaga rozwiązać wiele problemów występujących przy planowaniu, a następnie realizacji zleceń. Wdrożenie narzędzi analitycznych pozwala kontrolować każdy etap pracy i skuteczniej planować dalsze działania, np. pozyskiwanie najbardziej zyskownych zleceń, optymalizowanie kosztów działalności czy też decydować, w jaki sposób powinna rozwijać się firma.

Problem z aktualnością danych

Kolejnym z problemów branży transportowej i logistycznej jest czas spływania informacji o realizacji zleceń. Charakter pracy sprawia, że statusy z trasy, podsumowanie kosztów operacyjnych czy informacje o rentowności są przekazywane z opóźnieniem. To bardzo mocno wpływa nie tylko na kontakty z klientami, ale też decyzje firmy o podejmowaniu się zleceń oraz planowaniu pracy. Nieaktualne dane mogą również mieć duże konsekwencje pieniężne – w przypadku opóźnień z dostarczeniem informacji z trasy, np. o zużyciu paliwa czy terminie realizacji zlecenia, może zachwiać płynnością finansową.

Wydłużony czas na podejmowanie decyzji

Szybkie podejmowanie decyzji w oparciu o dane, a nie przeczucie lub doświadczenia z przeszłości jest niezbędnym elementem sprawnego zarządzania firmą. Ustalanie planu działania na podstawie nieaktualnych lub szacowanych danych jest bardzo ryzykowne, ponieważ może prowadzić do: podejmowania się nierentownych zleceń, zbyt dużego lub zbyt małego obciążenia pracą, opóźnień w realizacji przewozów lub niekorzystnych decyzji finansowych. Z kolei zwlekanie z decyzjami sprawia, że umykają nowe zlecenia i szanse biznesowe na rozwój firmy. 

Tymczasem dzięki dostępowi do aktualnych, dokładnych informacji można zminimalizować ryzyko błędnych decyzji i dostrzec nowe możliwości biznesowe. Automatyzacja raportowania jest kluczowym elementem nowoczesnego zarządzania w transporcie i spedycji.

Automatycznie generowane raporty w fireTMS 

Odpowiedzią na zapotrzebowanie na dostęp do automatycznie generowanych raportów opartych na pewnych i aktualnych danych jest system do zarządzania transportem i spedycją fireTMS. Nasze rozwiązanie zbiera wszystkie informacje o działalności firmy w jednym miejscu: dane o zleceniach, harmonogramy pojazdów i kierowców, informacje o trasach oraz aktualizowane na bieżąco statusy zleceń. Ponadto gromadzone są dane finansowe – o planowanych i realnych kosztach przewozów, a także przychodach. Na tej podstawie fireTMS generuje na bieżąco raporty o kluczowych wskaźnikach firmy, które można sprawdzać zarówno w systemie, jak i eksportować do plików XLS.

Raporty w fireTMS możemy podzielić na kilka rodzajów:

• ogólne – zawierają informacje istotne zarówno dla firm transportowych, jak i spedycyjnych,
• dla transportu – poświęcone obszarom istotnym z punktu widzenia firm transportowych,
• spedycyjne – poświęcone obszarom zainteresowania firm spedycyjnych.

Dodatkowo w fireTMS jest dostępny jeszcze raport księgowy, czyli podsumowanie wyniku finansowego firmy wyłącznie na podstawie dokumentów księgowych.

Raporty ogólne w fireTMS

Raporty ogólne dostępne są zarówno dla firm transportowych i spedycyjnych. Poświęcone są podstawowym wskaźnikom działalności firmy, bez względu na charakterystykę działalności. Dzięki nim można na bieżąco kontrolować sytuację finansową, przede wszystkim mieć wgląd w koszty i przychody oraz podejmować decyzje w oparciu o konkretne potrzeby firmy. 

Wśród raportów ogólnych znajdziemy:

• raport o dziennych obrotach – zawiera informacje o kosztach i przychodach całej firmy w wybranym okresie w rozbiciu na dni, można dzięki niemu sprawdzić także: prowizje, marże oraz liczbę zleceń i ładunków,
• raport o obrotach i prowizji z rozbiciem na oddziały – zawiera te same dane, co raport o dziennych obrotach, ale w kontekście oddziałów firmy, 
• raport o klientach – pozwala sprawdzić, ile w danym okresie wyniosły przychód, prowizja i marża w rozbiciu na klientów firmy, a dodatkowo także zobaczyć liczbę zleceń i ładunków oraz sumę przejechanych kilometrów dla danego klienta (ogólną, z ładunkiem, dojazdy do trasy); to wszystko pomaga posortować klientów, np. od najbardziej marżowych lub generujących najmniej kosztów,
• raport o giełdzie wewnętrznej – umożliwia sprawdzenie, ile ładunków obsłużyły wydzielone w firmie grupy robocze, korzystające z wewnętrznej giełdy i jaki przychód wygenerowały.

Raporty dla firm transportowych

Ta grupa raportów przeznaczona jest wyłącznie dla firm transportowych i dostępna tylko w widoku przewoźnika w systemie fireTMS. Dzięki niej można na bieżąco kontrolować pracę swoich kierowców, sprawdzać koszty generowane przez flotę, a także jej rentowność. Tym samym łatwiejsze jest podejmowanie odpowiednich decyzji o sprzedaży lub zakupie samochodów, zatrudnieniu kolejnych pracowników czy też ograniczeniu kosztów.

Raporty transportowe w fireTMS obejmują:

• raport o kosztach floty – pokazuje koszty realizacji zleceń w wybranym okresie, rozbite na pojazdy, naczepy i kierowców,
• raport o rentowności floty – oprócz kosztów obejmuje także przychody i dochody ze zleceń w danym okresie, a także dodatkowe dane o przejechanych kilometrach, dzięki czemu można sprawdzić te wartości w rozbiciu na pojazdy, naczepy i kierowców, 
• raport o zleceniach floty własnej – ukazuje w rozbiciu na posiadane pojazdy liczbę zleceń, kilometry przejechane oraz dojazdowe, a także przychody i koszty, 
• raporty o kartach drogowych – zawierają informacje z kart drogowych, dotyczące: przejechanych kilometrów, pustych kilometrów, zużytego paliwa, zużycia paliwa względem normy, średniego zużycia paliwa, kosztów, przychodów i prowizji; raporty odnoszą się osobno do kierowców i pojazdów, a na ich podstawie można kontrolować stan floty oraz styl pracy kierowców.

Raporty dla spedycji

Firmy spedycyjne także potrzebują danych, które odnoszą się do specyfiki ich pracy. Dlatego w widoku spedytora w fireTMS można znaleźć specjalne raporty przedstawiające kluczowe aspekty pracy firmy spedycyjnej. To istotne zwłaszcza, by odpowiednio zarządzać zespołem spedytorów, lepiej dobierać przewoźników wykonujących zlecenia i optymalizować koszty ich realizacji.

Raporty dla spedycji w fireTMS:

• raport o spedytorach – przedstawia osiągnięte wyniki finansowe oraz liczbę zleceń i ładunków w rozbiciu na każdego spedytora w firmie, dzięki czemu można sprawdzić jakość pracy osób zatrudnionych w firmie,
• raport o przewoźnikach – pokazuje wyniki finansowe (w tym koszty, przychody i prowizję), a także ilość wykonanej pracy przez zewnętrznych przewoźników realizujących zlecenia spedycyjne,
• raport o pojazdach zewnętrznych – umożliwia sprawdzenie, jak wyglądała praca przewoźników (liczba zleceń i ładunków, przejechane kilometry i kilometry dojazdowe) przy realizacji zleceń spedycyjnych w rozbiciu na konkretne pojazdy.

Raport księgowy

Ostatnim z raportów, które można znaleźć w fireTMS jest raport księgowy. To narzędzie przydatne zarówno dla księgowości, jak i dla szefostwa firmy, gdyż zawiera dane finansowe z wprowadzonych do lub wystawionych w systemie dokumentów księgowych. Tym samym pozwala na bieżąco kontrolować, jak wygląda wynik finansowy firmy w danym okresie. 

Sprawne zarządzanie i szybkie podejmowanie decyzji dzięki fireTMS

Dzięki systemowi fireTMS, firmy transportowe i spedycyjne zyskują narzędzie, które nie tylko porządkuje dane, ale również umożliwia ich efektywne wykorzystanie w codziennych operacjach.

System fireTMS jest zintegrowany z kilkudziesięcioma telematykami GPS, co umożliwia dokładne monitorowanie transportu i przekazywanie danych o realizacji zlecenia bezpośrednio do systemu TMS. Dodatkowo kierowcy również mogą sprawnie aktualizować statusy za pomocą aplikacji mobilnej fireTMS Driver. W związku z tym informacje takie jak przejechana trasa, koszty czy wykonywane czynności (np. odprawa celna, załadunek, rozładunek) są dzięki temu dostępne dla spedytorów i dyspozytorów. fireTMS tak pozyskane dane automatycznie uwzględnia w raportach. Tym samym dostęp do sprawdzonych danych jest łatwiejszy i szybszy. To przekłada się na skrócenie czasu podejmowania decyzji oraz polepszenie standardów zarządzania, co bezpośrednio wpływa na organizację pracy w firmie, lepszą obsługę klientów, a co za tym idzie – możliwość zwiększenia dochodów firmy.

Chcesz sprawdzić, jak wygląda codzienna praca z fireTMS? Załóż bezpłatne konto i rozpocznij 14-dniowe testy systemu.