Dokładne i poprawnie wypełnione zlecenia transportowe i spedycyjne są podstawą sprawnie działającego biznesu w branży TSL. Nawet niewielki błąd, taki jak nieprawidłowa waga ładunku czy niedokładny adres, może prowadzić do kosztownych pomyłek. Podobną wagę mogą mieć zakłócenia w komunikacji między spedytorami i przewoźnikami oraz kierowcami. Właśnie dlatego nowoczesne systemy zarządzania zleceniami transportowymi, takie jak fireTMS, wprowadzają zaawansowane rozwiązania informatyczne, które ułatwiają codzienną pracę.
W niniejszym tekście przedstawiamy praktyczne sposoby na usprawnienie zarządzania zleceniami za pomocą systemu fireTMS. Dzięki nim możesz zwiększyć efektywność operacyjną, zredukować koszty i zoptymalizować procesy transportowe.
Branża transportowa i spedycyjna zmaga się z wieloma wyzwaniami, które bezpośrednio wpływają na efektywność zarządzania zleceniami. Jednym z największych problemów jest duża konkurencja na rynku, która prowadzi do zaniżania stawek transportowych. Firmy często oferują usługi poniżej progu rentowności, co długoterminowo prowadzi do destabilizacji całego sektora. Równocześnie przedsiębiorstwa transportowe mierzą się z rosnącymi kosztami operacyjnymi. Problemy z płynnością finansową stanowią kolejne poważne wyzwanie. Terminy płatności za wystawione faktury mogą sięgać do nawet 90 dni, podczas gdy firmy transportowe muszą pokrywać koszty obsługi zlecenia z własnych środków.
Zarządzanie zleceniami spedycyjnymi komplikuje także kwestia dokumentacji. Niektóre firmy spedycyjne wymagają dostarczenia konkretnych dokumentów w krótkim terminie. Niespełnienie tych wymagań może skutkować obciążeniami finansowymi za każdy dzień zwłoki. Poważnym problemem jest również zawodny system obiegu informacji. Brak koordynacji między spedytorami a przewoźnikami prowadzi do opóźnień w załadunku i rozładunku.
W przypadku współpracy z wieloma dostawcami i przewoźnikami, koordynacja procesów logistycznych staje się szczególnie trudna. Bez odpowiedniego systemu do zarządzania zleceniami transportowymi, takie zadania jak efektywne planowanie transportu, planowanie tras, ograniczenie pustych przebiegów i monitoring płatności mogą szybko przerosnąć możliwości firmy. Powyższe problemy pokazują, jak istotne jest wdrożenie nowoczesnego systemu do zarządzania transportem i spedycją, który automatyzuje procesy, minimalizuje ryzyko błędów i zwiększa efektywność operacyjną.
System fireTMS oferuje kompleksowe rozwiązanie problemów w zarządzaniu zleceniami transportowymi i spedycyjnymi. Pozwala na całościowe przejście z dokumentacji papierowej na cyfrową, dzięki czemu wszystkie dokumenty związane z klientami, kierowcami i pojazdami są zgromadzone w jednym systemie. To sprawia, że praca staje się znacznie bardziej uporządkowana, a codzienne zadania można wykonywać szybciej i efektywniej.
Jedną z kluczowych zalet fireTMS jest proste przygotowanie zleceń transportowych. System umożliwia sprawne wprowadzanie danych w postaci automatycznego importu zleceń za pomocą AI. Dodatkowo zapewnia łatwy kontakt z przewoźnikiem, np. dzięki mailowej wysyłce zleceń lub kierowcą, za pomocą aplikacji fireTMS Driver. To przekłada się na skuteczne i szybkie zarządzanie zleceniami – zarówno spedycyjnymi, jak i transportowymi. Ponadto pomaga w monitorowaniu statusu realizacji zlecenia.
Nowoczesne systemy do zarządzania transportem oferują funkcje, które realnie usprawniają zarządzanie zleceniami. fireTMS oczywiście posiada zestaw narzędzi, które automatyzują codzienną pracę w tym zakresie i minimalizują konieczność wykonywania żmudnych i czasochłonnych zadań.
fireTMS daje możliwość zarządzania zleceniami transportowymi (wewnętrznymi) i spedycyjnymi (zewnętrznymi) w jednym miejscu. System skupia wszystkie dane dotyczące transportu, w tym te dotyczące ładunków, przewoźników, pojazdów, kierowców, a nawet tras. Dzięki temu, że wspomniane informacje można przypisywać do dokumentów w systemie, przygotowanie szczegółowych zleceń jest bardzo proste i nie wymaga żmudnego przepisywania danych. Ponadto system ułatwia komunikację z przewoźnikami i kierowcami, co czyni łatwiejszym monitorowanie realizacji zleceń oraz przyspiesza ich rozliczanie.
Jednym z największych ułatwień dotyczących zarządzania zleceniami w fireTMS jest asystent AI dostępny w pakiecie Enterprise. Za pomocą tego narzędzia można automatycznie zaimportować zlecenia do systemu. Asystent odczyta dane z plików tekstowych (jak PDF, DOCX czy TXT), skanów i zdjęć (formaty JPEG, PNG oraz GIF) czy e-maili (EML). Wystarczy załadować jeden ze wspomnianych dokumentów, a asystent odczyta dane i w krótką chwilę przygotuje nowy ładunek w systemie. Narzędzie rozpoznaje nazwy ładunków, daty i adresy załadunku oraz rozładunku, wymiary, wagę, a także numery ładunków klienta. Ponadto asystent AI działa również z dokumentami w obcych językach, co jest nieocenione przy międzynarodowych zleceniach.
Oprócz znacznego przyspieszenia wprowadzania nowych ładunków do systemu, asystent minimalizuje ryzyko popełnienia pomyłek przy ręcznym przepisywaniu danych oraz pozwala pracownikom skoncentrować się na innych istotnych zadaniach.
Funkcja szablonów ładunków w fireTMS przyspiesza wprowadzanie powtarzalnych zleceń dla stałych klientów. Na podstawie raz wprowadzonego ładunku można utworzyć własny szablon, w którym zapisane są powtarzalne dane dla konkretnego rodzaju zlecenia. Oprócz danych kontrahenta w szablonie można zapisać wszystkie kluczowe informacje, w tym także szczegółową trasę. Dzięki temu można znacząco przyspieszyć zlecanie przewozów oraz zachować wysoki standard dokumentacji, dzięki przekazywaniu szczegółowych informacji przewoźnikom lub kierowcom.
W przypadku zleceń spedycyjnych bardzo ważnym aspektem jest utrzymanie dobrej komunikacji między spedytorem a przewoźnikiem. fireTMS posiada kilka narzędzi, które w tym pomagają. Przede wszystkim można ułatwić sobie kontakt z przewoźnikiem dzięki funkcji przesyłania zleceń bezpośrednio z systemu na adres e-mail przewoźnika. To pozwala uniknąć czasochłonnego pobierania dokumentów i ich ręcznej wysyłki ze skrzynki pocztowej.
Drugim udogodnieniem, które usprawnia kontakt jest Portal przewoźnika, czyli rozwiązanie, za pomocą którego przewoźnik może przesyłać dokumenty przewozowe z trasy bezpośrednio do fireTMS oraz uzupełnić dane do faktury. To z kolei pozwala na ograniczenie biurokracji związanej z obsługą dokumentów po zakończonym zleceniu oraz przyspieszenie rozliczenia i płatności za wykonane usługi.
Równie istotnym aspektem procesu zarządzania zleceniami jest sprawna komunikacja między firmą transportową a kierowcą w trasie. fireTMS umożliwia wysyłanie SMS-ów z systemu ze szczegółami zlecenia transportowego, co przyspiesza i usprawnia realizację zlecenia. Ponadto dzięki aplikacji fireTMS Driver można utrzymywać kontakt z kierowcą na bieżąco, korzystając z czatu i przesyłając mu zlecenia. Z kolei kierowca może wysyłać do systemu skany dokumentów przewozowych. Tym samym aplikacja pomaga w monitorowaniu trasy i statusu realizacji zleceń, a także przyspiesza ich rozliczanie. Dodatkowym plusem fireTMS Driver jest także możliwość błyskawicznego reagowania na nieprzewidziane sytuacje w trasie.
Podsumowując, efektywne zarządzanie zleceniami stanowi fundament sukcesu każdej firmy spedycyjnej i transportowej. Niewątpliwie, tradycyjne metody oparte na arkuszach kalkulacyjnych czy kalendarzach nie są już wystarczające w obliczu rosnącej konkurencji i zwiększających się kosztów operacyjnych. fireTMS jest z kolei kompleksowym rozwiązaniem, które dzięki nowoczesnym funkcjom i narzędziom pomaga poradzić sobie z często występującymi problemami w branży.
Przede wszystkim, system gromadzi wszystkie dane dotyczące zleceń w jednym miejscu, co znacząco redukuje ryzyko błędów i pomyłek. Dzięki asystentowi AI wprowadzanie ładunków zajmuje zaledwie kilka sekund. Co więcej, szablony ładunków przyspieszają proces obsługi powtarzalnych zleceń, a Portal przewoźnika oraz aplikacja fireTMS Driver zapewniają płynną komunikację między wszystkimi uczestnikami procesu transportowego.
Chcesz sprawdzić, jak fireTMS działa w praktyce? Załóż bezpłatne konto i rozpocznij 14-dniowy okres próbny i przekonaj się, jak wygląda dobre zarządzanie zleceniami.
Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.
Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.
Zespół fireTMS
Artykuł został napisany przez zespół fireTMS, w oparciu o wiedzę, doświadczenie i znajomość branży TSL.
Nowe przepisy doprecyzowały definicję bazy transportowej. Tym samym jej posiadanie przestało być tylko formalnym wymogiem, który trzeba spełnić, aby otrzymać licencję transportową. Sprawdź, co się zmieniło i poznaj fakty dotyczące bazy transportowej w 2023 roku. Zmiany w Pakiecie Mobilności, dotyczące bazy transportowej, obowiązują od początku 2023 roku. Wprowadziły wymogi, które musi spełnić baza eksploatacyjna, ale […]
6 minut czytania
Gestia transportowa stanowi istotny element umowy handlowej oraz ułatwia organizację łańcucha dostaw i dostarczania ładunków. Choć jej posiadanie oznacza wiele korzyści, to w niektórych przypadkach może wiązać się z ryzykiem ponoszenia dodatkowych kosztów. Co to jest gestia transportowa i jakie są jej rodzaje? Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania w tym temacie. Gestia transportowa – definicja […]
6 minut czytania
Dokładne i poprawnie wypełnione zlecenia transportowe i spedycyjne są podstawą sprawnie działającego biznesu w branży TSL. Nawet niewielki błąd, taki jak nieprawidłowa waga ładunku czy niedokładny adres, może prowadzić do kosztownych pomyłek. Podobną wagę mogą mieć zakłócenia w komunikacji między spedytorami i przewoźnikami oraz kierowcami. Właśnie dlatego nowoczesne systemy zarządzania zleceniami transportowymi, takie jak fireTMS, […]
8 minut czytania