Jak rozwijać firmę transportową?

W ubiegłym roku działało w Polsce 125 tys. firm transportowych. Tak liczna konkurencja w branży wymaga podejmowania przemyślanych decyzji biznesowych już od samego początku działalności. Dlatego dowiedz się, jak rozwijać firmę transportową i odkryj oprogramowanie, które usprawni codzienną pracę. 

Jak założyć firmę transportową? 

Aby założyć firmę transportową, należy spełnić określone wymogi prawne oraz skompletować potrzebne zezwolenia i licencje.
W pierwszej kolejności zadbaj o:

• stałą siedzibę, w której zarejestrujesz firmę, 
• certyfikat kompetencji zawodowych dla siebie lub przynajmniej jednej z osób zarządzających,
• zezwolenie na świadczenie usług przewoźnika,
• licencję transportową,
• udokumentowaną zdolność finansową.

Jeżeli spełnienie tych wymogów wydaje Ci się problematyczne, skorzystaj z naszego poradnika pt. Jak założyć firmę transportową? Po skompletowaniu dokumentacji czas na zarejestrowanie działalności, uzyskanie numer NIP oraz wybór formy opodatkowania firmy transportowej. Potem można już zacząć działać, ale warto poświęcić jeszcze chwilę na wybór oprogramowania TMS, które usprawni codzienną pracę.

Flota transportowa – bus czy zestaw pojazdów?

Firma transportowa powinna posiadać co najmniej jeden pojazd, umożliwiający świadczenie usług przewozowych, którym będzie poruszał się kierowca z odpowiednimi uprawnieniami. Na początku pracę tę często wykonuje sam właściciel firmy, ale szybkie powiększenie floty pojazdów pozwala zwiększyć przychody z działalności. Sprawdź, jak to zrealizować. 

Jak zatrudnić kierowcę?

W branży funkcjonują trzy formy zatrudnienia kierowców:

• umowa zlecenie – teoretycznie oferuje pracownikowi możliwość współpracy z innym pracodawcą. Dlatego w praktyce takie umowy często zawierają zapisy o pełnej dyspozycyjności kierowcy, zakazie współpracy z konkurencją i obowiązku zachowania poufności. Pracodawca powinien wyraźnie zaznaczyć w umowie zleceniu obowiązki kierowcy oraz dodać informację o powierzeniu mienia. Dzięki temu prawna odpowiedzialność za pojazd i ładunek zostanie przeniesiona na kierowcę,
• umowa o pracę. Uniemożliwia kierowcy podjęcie pracy u konkurencji i obliguje go do wykonywania poleceń pracodawcy (np. dodatkowych kursów, o ile nie naruszają one czasu pracy, jazdy lub odpoczynku). Przedsiębiorca musi jednak uwzględnić urlop pracownika, wypłacić nadgodziny, diety za podróż oraz ryczałt za nocleg, 
• umowa cywilno-prawna o świadczeniu usług kierowania pojazdem, czyli samozatrudnienie. Kiedy kierowca dysponuje własnym pojazdem i sam prowadzi działalność, nie trzeba przejmować się urlopami, składkami ZUS, godzinami nadliczbowymi czy dodatkami za pracę w godzinach nocnych. Dla kierowcy ta forma zatrudnienia również jest atrakcyjna, ponieważ jako podwykonawca może świadczyć usługi dla wielu przedsiębiorców. 

Kandydaci na kierowców muszą posiadać czynne prawo jazdy odpowiedniej kategorii przez cały okres wykonywania pracy. Utrata uprawnień może zakończyć się natychmiastowym zakończeniem współpracy. Poza tym kandydat powinien: 

• wykonać badania lekarskie dla kierowców z testami psychologicznymi, 
• ukończyć kurs na przewóz rzeczy,
• posiadać zaświadczenie o niekaralności,
• uzyskać kartę kierowcy,
• przestrzegać czasu pracy kierowcy. 

Samochód w leasing – nowy czy używany?

Zakup auta do firmy transportowej, sfinansowany ze środków przedsiębiorcy albo uzyskanego kredytu, nie jest tak korzystny, jak wzięcie pojazdu w leasing. Tym bardziej, że w ten sposób można stać się użytkownikiem także pojazdów używanych. 

Leasing kojarzy się nam głównie z finansowaniem fabrycznie nowego pojazdu, co w przypadku aut ciężarowych czy ciągników siodłowych generuje duże koszty. Dlatego na początku rozwoju firmy transportowej warto zastanowić się nad leasingiem pojazdów używanych. Wielu leasingodawców posiada oferty na finansowanie samochodów kilkuletnich, dzięki czemu można stosunkowo niewielkim kosztem szybko rozbudować firmową flotę.  

Duży zestaw transportowy czy bus?

Wybór pojazdu do firmy transportowej uzależniony jest przede wszystkim od rodzaju przewozów, które zamierzasz wykonywać. Wielu przedsiębiorców zaczyna od busów czy innych aut dostawczych o dmc do 3,5 tony, a niektórzy również na takich pojazdach poprzestają. Faktem jest, że niewielkie samochody dostawcze są znacznie tańsze w utrzymaniu niż ciągniki siodłowe z naczepami. Jeśli są wykorzystywane bez przyczepy w transporcie krajowym, nie muszą być wyposażone w tachografy (przynajmniej do 2026 r.), co jest obowiązkowe w przypadku aut dostawczych o większym DMC. Zazwyczaj łatwiej również znaleźć kierowcę na busa, niż na duży samochód ciężarowy. Z drugiej strony niewiele kursów międzynarodowych można obsłużyć małym autem dostawczym. 

Co więcej, zmiany w Pakiecie Mobilności, które weszły w życie 20 maja 2022 roku, obligują właścicieli busów do uzyskania licencji wspólnotowej na potrzeby transportu międzynarodowego. W związku z tym wybór auta o dmc z zakresu od 2,5 do 3,5 tony z przeznaczeniem na długie kursy staje się coraz mniej opłacalny. 

Zlecenie spedycyjne – jak szukać? 

Firma transportowa utrzymuje się z realizacji zleceń, które najpierw musi zdobyć. Oprócz własnych kontaktów, pozostaje giełda transportowa albo samodzielne wyszukiwanie potencjalnych klientów. Zaletami pierwszego rozwiazania są przede wszystkim treminowe płatności oraz oszczędność czasu, który należy poświęcić przy szukaniu zleceń na własną rękę. Do wad tego stylu pracy zaliczamy stałą, zazwyczaj niższą stawkę na każdej trasie oraz uzależnienie od spedycji, która wyznacza terminy oraz destynacje. 

Tymczasem pozyskiwanie zleceń we własnym zakresie:

• umożliwia wynegocjowanie wyższych stawek oraz krótszych terminów płatności,
• zapewnia swobodę w podejmowaniu decyzji odnośnie realizacji poszczególnych kursów. 

Wadami  tego rozwiązania jest przede wszystkim duża liczbę klientów, co utrudnia kontrolę nad płatnościami oraz konieczność poświęcenia czasu na wyszukanie bezpośrednich zleceń. 

Dodatkowo warto uwzględnić również pewną sezonowość w branży. Dotyczy ona okresów (np. przedświątecznego), w których zleceń jest więcej, niż w pozostałych miesiącach. Wtedy stawki wzrastają, dlatego warto śledzić sytuację na rynku, aby móc odpowiednio zareagować. 

Płatności odroczone – czym są i dlaczego warto korzystać?

Dla każdej firmy transportowej kluczową kwestią pozostaje płynność finansowa. Dlatego długie terminy płatności faktur w branży TSL są problematyczne dla 65% przewoźników. W trakcie rozwoju firmy transportowej warto więc sięgnąć po mechanizmy pozwalające zabezpieczyć płynność finansową. Zaliczamy do nich:

• skonto, czyli rabat dla klienta za przyspieszoną płatność. Rozwiązanie proste, ale kosztowne, ponieważ może obniżyć przychód nawet o 14%,
• faktoring, czyli sprzedaż nieprzeterminowanych płatności do zewnętrznej firmy. Koszt takiego rozwiązania zaczyna się już od 1,5% wartości przekazanych rozliczeń, dlatego faktoring cieszy się tak dużym zainteresowaniem,
• karty paliwowe z odroczonymi terminami płatności umożliwiają tankowanie oraz zakupy na stacjach paliw, za które nie musimy płacić nawet przez 60 dni,
• zapas gotówki. Jeżeli tylko dysponujemy odpowiednimi środkami, to rozwiązanie problemu płynności finansowej firmy transportowej jest najmniej skomplikowane. 

Spedytor, a sprawna realizacja transportu 

Spedytor odpowiada za sprawną realizację transportu, dlatego od jakość jego pracy zależy rentowność firmy przewozowej. W praktyce dobry spedytor czuwa nad wszystkim: od wyszukiwania zleceń, przez przygotowanie dokumentacji, nadzorowaniem przewozu i rozwiązywaniem ewentualnych problemów, aż po monitoring płatności. Więcej o szczegółach jego pracy przeczytasz w tym artykule. Specjalistę na to stanowisko warto zatrudnić w firmie transportowej, gdy flota składa się już z kilku pojazdów, a biznes generuje stałe przychody. 

Mała firma transportowa – sprawna organizacja pracy dzięki fireTMS 

Kluczem do rozwoju każdej firmy transportowej jest dobre zarządzanie oraz efektywna organizacja pracy. Narzędziem, które od samego początku działalności może Ci w tym pomóc, jest fireTMS – kompleksowy program do zarządzania transportem dla przewoźników i spedycji. To właśnie dzięki niemu możesz sprawnie sterować nawet małą, początkującą firmą transportową oraz usprawnić pracę związaną z realizacją zleceń. A wszystko to za sprawą funkcjonalności jakie oferuje system. 

Baza klientów w programie TMS

Możesz stworzyć unikalną bazę klientów znajdującą się w jednym miejscu. Oprócz dodawania i usuwania kontrahentów z bazy możesz edytować ich dane oraz eksportować je do Excela. System oferuje także dodanie klientów lub przewoźników na “czarną listę”, dzięki czemu nie będzie możliwości wybrania ich podczas tworzenia zlecenia. fireTMS posiada również Panel klienta, który pozwala nadać wybranym klientom dostęp do tworzenia nowych ładunków, pobierania dokumentów, czy do podglądu aktualnej pozycji pojazdu na mapie. Dzięki tej funkcjonalności klient na bieżąco będzie mógł sprawdzić, na jakim etapie jest realizacja zleconego przez niego ładunku. Dodatkowo po zakończeniu zlecenia i wystawieniu przez użytkownika fireTMS faktury, będzie ona dostępna do pobrania w panelu. Niewątpliwie przyspieszy i usprawni to proces przekazywania ładunków pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Panel klienta jest profesjonalnym narzędziem, które może służyć firmie do komunikacji z dużymi klientami. Więcej informacji na temat funkcji znajdziesz w artykule na naszym blogu. 

Cyfrowa dokumentacja w programie dla transportu

Dobra organizacja pracy i porządek w dokumentacji jest bardzo ważna dla każdego przedsiębiorstwa. fireTMS zapewnia cyfrowy obieg dokumentów, a pliki zapisywane są w chmurze. Dzięki temu masz do nich szybki dostęp, łatwo znajdziesz je nawet po dłuższym czasie oraz unikniesz zbędnej biurokracji. Wystarczy tylko zaznaczyć pliki z komputera i przeciągnąć je do sekcji z dokumentami. Metodę drag and drop można zastosować we wszystkich miejscach w systemie, do których jest możliwość załączania dokumentów (ładunki, zlecenia, faktury, pojazdy itp.). 

Automatyczne generowanie faktur do zleceń transportowych 

Proces fakturowania w fireTMS jest bardzo intuicyjny. System automatycznie generuje szkic faktury po zakończeniu zlecenia. Oferuje też możliwość wysyłki faktury bezpośrednio na e-mail klienta. Ponadto w fireTMS możesz wysłać przypomnienie mailowe do klienta o zbliżającym się lub przekroczonym terminie płatności. Możesz zrobić to samodzielnie lub ustawić automatyczną wysyłkę przez program. Natomiast za sprawą integracji z Elektronicznym Nadawcą Poczty Polskiej, możesz dostać informacje na temat wysłanych faktur i daty ich doręczenia do klienta. Na ich podstawie system zaktualizuje termin płatności do czego będziesz miał realny wgląd w programie. W fireTMS dostępna jest również funkcja kredytu kupieckiego, dzięki niej możesz zawierać umowy kredytowe z kontrahentami oraz w pełni kontrolować płatności i finanse. 

Raporty kosztów floty i rentowności floty

System fireTMS automatycznie generuje raporty. Dzięki nim możliwe jest kontrolowanie przychodów, obrotów, wydatków itp. w firmie. Możesz sprawdzić informacje na temat poszczególnych rodzajów kosztów przypisanych do kierowców, naczep i pojazdów, jak również na temat wykorzystania i rentowności własnego taboru. Dzięki temu będziesz jeszcze lepiej kontrolować wydatki ponoszone na flotę. Poza raportowaniem, w systemie jest też możliwość kategoryzowania dzięki tagom. System tagowania to uniwersalne narzędzie, które pozwoli użytkownikom na tworzenie indywidualnych zestawień i pomoże w analizie danych. Dzięki temu czynności takie jak wyszukiwanie, sortowanie czy grupowanie obiektów staną się jeszcze szybsze i prostsze.

Transport ładunków – terminowa realizacja 

System posiada Kalendarium wydarzeń, w którym na bieżąco możesz kontrolować terminy upływu ubezpieczenia, wymiany opon, serwisu pojazdów oraz innych formalności. Pozwala też sprawdzać informacje dotyczące kierowców, jak np. urlop, zwolnienie lekarskie czy odbywane szkolenie. Co ważne, w systemie jest możliwość ustawienia automatycznej wysyłki powiadomień o zbliżającym się terminie.  fireTMS oferuje również Harmonogram kierowców i Harmonogram pojazdów, który ułatwia planowanie i sprawną organizację przewozów oraz szczegółowe kontrolowanie floty. Dzięki temu możesz mieć pod kontrolą wszystkie procesy zachodzące w Twojej firmie.

Rozwój firmy transportowej – czy to trudne?

Samodzielne prowadzenie i rozwijanie firmy transportowej nie jest trudne, jeżeli jesteś zdeterminowany i dysponujesz odpowiednią wiedzą. Warto śledzić branżowe publikacje oraz korzystać z rozwiązań, które odciążają Cię w codziennych obowiązkach (np. system TMS) i dzięki którym można sprawnie realizować zlecenia spedycyjne i transportowe. Umiejętnie poprowadzony rozwój firmy transportowej umożliwi pozyskanie klienta i dalszą ekspansję nawet w otoczeniu tak licznej i aktywnej konkurencji w branży TSL.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat narzędzi fireTMS? Zapraszamy do kontaktu.