Spedycja – czy znasz te fakty?

Spedycja jest częścią sektora TSL, który bywa nazywany “krwiobiegiem gospodarki”. Aby ten układ pracował z oczekiwaną wydajnością, wszystkie elementy muszą być ze sobą ściśle powiązane. Sprawdź, czym jest spedycja i jaką pełni rolę? 

Czym jest spedycja?

Spedycja zajmuje się organizacją przewozu ładunków. Wskazuje na to art. 794 Kodeksu Cywilnego, w którym czytamy, że: 

“ § 1. Przez umowę spedycji spedytor zobowiązuje się za wynagrodzeniem w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do wysyłania lub odbioru przesyłki albo do dokonania innych usług związanych z jej przewozem. ”

W praktyce jest to złożony proces, który obejmuje nie tylko odbiór towaru od kontrahenta i jego transport do miejsca docelowego. Spedytor musi bowiem skoordynować wszystkie niezbędne działania po to, aby zapewnić terminową i bezpieczną dostawę. Terminu spedytor używa się również potocznie jako określenia firmy spedycyjnej.

Spedycja – rodzaje i kryteria klasyfikacji

Spedycja może być krajowa lub międzynarodowa. Wyróżniamy także spedycję nastawioną na zysk oraz usługi nieodpłatne, czyli własne (np. kiedy producent sam dostarcza swój towar). Inna metoda podziału to:

• spedycja gałęziowa – do przewozu towaru wykorzystywany jest tylko jeden rodzaj transportu,
• spedycja intermodalna – korzysta z więcej niż jednej gałęzi transportu. 

Ze względu na charakter i zakres działań spedycję dzielimy na czystą, której przedmiotem są wyłącznie czynności spedycyjne, oraz mieszaną, która zajmuje się również dodatkowymi działaniami. 

Często używane kryterium klasyfikacji dotyczy rodzaju środka transportu. Wtedy wyróżniamy spedycję:

• kolejową, czyli korzystającą wyłącznie z wagonów kolejowych. Dlatego nie zalicza się do spedycji kolejowej przewozu towarów na zestawach drogowych (huge-pack), ani transportu intermodalnego,
• morską, w której transport odbywa się za pomocą statków morskich lub oceanicznych, 
• lotniczą,
• samochodową, podczas której spedytor korzysta z samochodu ciężarowego lub zestawu drogowego, czyli ciągnika siodłowego z naczepą. 

Spedycja a logistyka – różnice

Spedycja nie jest synonimem logistyki, chociaż często te terminy bywają używane zamiennie. Logistyka zajmuje się planowaniem i zarządzaniem przepływem towarów. Natomiast spedycja to czynności organizacyjne, których efektem jest transport z punktu A do B. Spedycja jest więc częścią logistyki, ale o znacznie węższym zakresie praktycznych działań. Można zatem stwierdzić, że logistyk jest również spedytorem, ale błędem jest nazywanie logistykiem specjalisty ds. spedycji.

Jak wygląda praca spedytora?

Rolą spedytora jest taka organizacja transportu, aby był on terminowy, bezpieczny i efektywny kosztowo. W zakresie obowiązków tego specjalisty znajdziemy:

– usługi doradztwa w zakresie przewozu ładunków, 

– wybór optymalnego środka transportu, 

– przygotowanie stosownej dokumentacji, 

– zawieranie umów z kontrahentami 

– odbiór i dostarczenie towaru.

W praktyce dużą część czasu pracy spedytora pochłania kontrola aktualnych statusów załadunków, rozładunków i transportów. Osoba zatrudniona na tym stanowisku zajmuje się także przygotowywaniem wycen dla kontrahentów oraz ich bieżącą obsługą, w tym oczywiście monitoringiem płatności. Do tego dochodzi jeszcze wyszukiwanie nowych zleceń spedycyjnych, ubezpieczanie towaru i wiele innych czynności, bez których przewóz ładunku nie mógłby się odbyć. Aby sprostać tym wszystkim wyzwaniom firmy inwestują w oprogramowanie TMS, które znacząco podnosi efektywność pracy także spedytora. Dlatego cyfryzacja jest jednym z najważniejszych trendów w branży TSL na rok 2022.

Zlecenia spedycyjne

Zlecenia spedycyjne to umowy zawierane pomiędzy kontrahentami a spedytorem, których przedmiotem jest organizacja transportu ładunku. Umowa taka może zostać zawarta w dowolny sposób, nawet w postaci umowy ustnej, lecz w praktyce używa się formy pisemnej lub częściej elektronicznej (np. za pomocą poczty e-mail). 

Każde zlecenie spedycyjne powinno zawierać podstawowe elementy takie, jak:

• dane każdej ze stron umowy,
• informacje ładunku (jego rodzaj, waga, klasa niebezpieczeństwa czy wartość),
• metody zabezpieczenia przesyłki,
• terminy i lokalizacje załadunku oraz rozładunku,
• specyfikację środka transportu i dane kierowcy,
• stawkę za wykonanie usługi,
• dodatkowe warunki, jeśli specyfikacja zlecenie tego wymaga.

Warto wiedzieć, że zlecenie spedycyjne jest najważniejszym dla ubezpieczyciela dokumentem w toku likwidacji szkody powstałej podczas przewozu ładunku. Spedytor odpowiada bowiem za staranne zorganizowanie transportu zgodnie z zaleceniami kontrahenta zawartymi właśnie w tym dokumencie. Stąd również wynika konieczność rzetelnego przygotowania zleceń spedycyjnych. Można te dokumenty generować automatycznie w systemie fireTMS. 

Metody ułatwiające pracę spedytorów

Rola spedytora w dużej mierze polega na wykonywaniu powtarzalnych czynności, a przede wszystkim odpowiednio uważnym monitoringu sytuacji i szybkiej reakcji na jej zmiany. Podstawą jest zatem wzorowa organizacja pracy. Przy obsłudze wielu zleceń komputer z arkuszem excel i telefon po prostu nie wystarczają. 

Dlatego firmy z branży TSL coraz częściej sięgają po oprogramowanie, które automatyzuje najbardziej czasochłonne procesy, ułatwia kontrolę statusu zleceń czy wyszukiwanie kolejnych na giełdach transportowych.  Warto więc zainwestować w system TMS, który umożliwia kompleksową obsługę transportu i spedycji.

fireTMS: cyfryzacja spedycji w praktyce

Potrzebę cyfryzacji spedycji dostrzega cała branża TSL, ponieważ digitalizacja zapewnia wymierne korzyści na coraz bardziej konkurencyjnym rynku. Wdrożenie wydajnego systemu TMS sprawia, że praca spedytora staje się bardziej efektywna, dzięki czemu firma wyprzedza konkurencję. 

Jak to działa w praktyce? Wyjaśnimy na przykładzie oprogramowania dla transportu i spedycji fireTMS. Oto jego najważniejsze funkcje dla spedycji:

• planowanie optymalnych tras z minimalizacją pustych przebiegów,
• automatyczne tworzenie i obsługa zleceń,
• automatyczne generowanie dokumentów transportowych,
• integracja z giełdami transportowymi,
• monitorowanie pojazdów (z wykorzystaniem systemów GPS),
• monitorowanie realizacji zleceń,
• kontrola terminów płatności z automatyczną windykacją, 
• wykrywanie zagrożeń (np. spóźnienie na załadunek),
• komunikacja z kierowcą przez aplikację mobilną oraz SMS,
• planowanie pracy w oparciu o informacje dotyczące dostępności wolnych pojazdów w określonych przedziałach czasowych.

W dobie rosnących skokowo kosztów funkcjonowania firm spedycyjnych i transportowych, spowodowanych chociażby wzrostem cen paliw, efektywność poszczególnych procesów staje się szczególnie ważna. Konkurencja również szuka najlepszych rozwiązań na rynku. Skutecznym sposobem na umocnienie pozycji w branży TSL dla wielu firm okazał się fireTMS. Czy chciałbyś porozmawiać o tym, jak ten system może usprawnić Twój biznes?