Karta flotowa – co to jest, jakie daje korzyści i jak ją wybrać?

Rosnące ceny paliw, coraz bardziej skomplikowane rozliczenia i konieczność bieżącej kontroli kosztów sprawiają, że zarządzanie flotą staje się wyzwaniem. Dlatego karta flotowa staje się zarówno dla firm transportowych, jak i posiadaczy wielu pojazdów nie tyle udogodnieniem, co koniecznością. To rozwiązanie, które upraszcza codzienne operacje — od tankowania, przez opłaty drogowe, po raportowanie i księgowość. W tym artykule wyjaśniamy czym jest, jak działa, jakie daje korzyści i na co zwrócić uwagę przy wyborze najlepszego rozwiązania dla firmy transportowej.

Czym jest karta flotowa?

Karta flotowa jest rozwiązaniem, za pomocą którego można zwiększyć skuteczność zarządzania wydatkami na benzynę, olej napędowy i dodatkowe usługi okołopaliwowe, które są świadczone w Polsce i Europie. Pomaga uporać sobie z wieloma dokumentami papierowymi, jak np. paragonami i fakturami, a także uporządkować zawarte na nich różne stawki i formaty. Ponadto ułatwia automatyzowanie rozliczeń i pozwala uniknąć popełnienia błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych z dokumentów do systemów zarządzania transportem. 

Karta flotowa w praktyce działa jak firmowa karta płatnicza, którą przeznaczona jest tylko do bezgotówkowych transakcji za wspomniane powyżej usługi. Dzięki karcie można zbierać wszystkie dane do jednego systemu, a co za tym idzie wprowadzić centralne rozliczanie i kontrolę wydatków w firmie. 

Jak działa karta flotowa w praktyce?

Najprostszy scenariusz skorzystania z karty wygląda tak, że kierowca po zatankowaniu pojazdu ciężarowego, podaje przy kasie kartę i PIN. Następnie w systemie  operatora sprawdzane są limity i uprawnienia przypisane do tej konkretnej karty. Jeśli wszystko się zgadza, to sprzedawca dostaje potwierdzenie, a transakcja ląduje w panelu klienta, przypisanego do właściciela floty. Taka karta może być wystawiona na konkretny pojazd lub kierowcę, dzięki czemu w panelu od razu widać, kto tankował. 

Kierowca nie musi odbierać paragonu ani faktury, ponieważ na koniec okresu rozliczeniowego firma otrzyma fakturę zbiorczą za korzystanie z karty. Dodatkowo dostanie dostęp do raportów dokumentujących zakupy objęte kartą. Ponadto, niektórzy dostawcy kart w Polsce umożliwiają rozliczanie e-TOLL, więc wspomniane raporty mogą zawierać znacznie więcej niż tylko zestawienia kosztów zakupionego paliwa i innych usług związanych bezpośrednio z pojazdem.

Jakie korzyści daje karta flotowa?

Karta flotowa daje wiele korzyści, w tym znacznie ułatwia zarządzanie kosztami i gromadzenie dokumentów zakupowych. Jednakże korzystanie z tego daje o wiele więcej niż tylko wygodę.

Co można zyskać z kartą ?

• Kontrola kosztów, np. wygodne ustawienie limitów (do danej kwoty lub liczby transakcji), zasad użycia, np. ograniczenie tylko do paliwa oraz przejrzyste raporty z podziałem na pojazdy lub kierowców.
• Lepsze warunki cenowe, w tym stawki flotowe i rabaty na paliwo oraz inne towary i usługi, takie jak korzystanie z myjni, zakup płynów czy akcesoriów.
• Uporządkowana dokumentacja w postaci zbiorczych faktur za dany okres, spójnych zestawień zakupów, a co za tym idzie ułatwienia dla pracy księgowych.
• Bezpieczeństwo transakcji, czyli eliminacja gotówki powierzanej kierowcom, zabezpieczenia w postaci PIN-u i szybkiej blokady karty w przypadku jej zagubienia lub kradzieży.
• Ułatwienia w płatnościach za dodatkowe usługi, jak np. pomoc drogową, naprawy i przeglądy czy też opłaty drogowe, a u niektórych dostawców kart flotowych także zwrot zagranicznego VAT-u.

Krajowa czy międzynarodowa? Rodzaje i warianty kart 

Karty możemy podzielić na kilka rodzajów, wśród nich znajdziemy m.in. podział ze względu na zasięg i zakres obowiązywania. Przyjrzymy się bliżej temu podziałowi, by przedstawić możliwości kart i podpowiedzieć, które z wymienionych rozwiązań może najlepiej sprawdzić się w praktyce.

• Karty krajowe obowiązują na terenie jednego kraju, np. Polski. Jest to najlepsze rozwiązanie dla firm transportowych, które świadczą usługi w zdecydowanej większości na tak określonym terenie i sporadycznie podejmują się przewozów międzynarodowych. W tego typu rozwiązaniach priorytetem jest gęsta sieć punktów akceptujących korzystanie z nich w danym kraju.
• Karty międzynarodowe są przeznaczone dla firm, które najczęściej świadczą usługi przewozu międzynarodowego, więc zapewniają szeroką akceptację w skali całej Europy, możliwość rozliczania się w wielu walutach oraz oferują usługi pokrewne, takie jak regulowanie opłat drogowych czy zwrot podatków.
• Karty hybrydowe łączą zalety kart krajowych i międzynarodowych, dzięki czemu można korzystać z gęstej sieci punktów akceptujących w kraju oraz wygody płatności za paliwo i inne usługi na trasach Unii Europejskiej.
• Karty dla samochodów elektrycznych to coraz popularniejsze rozwiązanie, które umożliwia zarówno opłacenie tankowania pojazdów paliwem płynnym, ładowanie ich energią elektryczną, a także dodatkowe usługi. Takie karty polecane są firmom, które posiadają w swej flocie pojazdy elektryczne i hybrydowe.

Wybór rodzaju karty należy poprzedzić analizą potrzeb, co pozwala sprawdzić, która z nich będzie najlepiej sprawdzała się na co dzień przy charakterystyce działalności, którą prowadzi firma. 

Bezpieczeństwo korzystania z kart

Jedno z kluczowych pytań dotyczących kart, dotyczy zastosowanych zabezpieczeń i tego, w jaki sposób transakcje chronione są przed nadużyciami. Tymczasem pod tym względem takie rozwiązania nie różnią się znacząco od kart płatniczych, co widać zwłaszcza w przypadku procedur stosowanych w przypadku zgubienia. Przede wszystkim do każdej karty przypisany jest specjalny PIN, który uniemożliwia wykonanie nieautoryzowanych transakcji przez osoby trzecie. Podobnie działa zabezpieczenie w postaci ustawionych limitów i reguł, np. ograniczenie kwot i liczby transakcji, czy też zakresu płatności do określonego rodzaju paliwa. 

Każda karta jest przypisana albo do konkretnego pojazdu, co oznacza, że nie można jej użyć do tankowania innego samochodu lub kierowcy, co pomaga szybko zorientować się, jeśli wystąpią jakieś anomalie. Dodatkowo zagubioną kartę można natychmiast po zgłoszeniu zablokować dowolnego dnia i o dowolnej godzinie. W dodatku korzystanie z kart zabezpiecza firmy przed literówkami lub innymi błędami,  popełnianymi przy ręcznym wprowadzaniu danych z faktur i paragonów do systemów rozliczeniowych.

Najpopularniejsze karty flotowe w Polsce

Na polskim rynku możemy natknąć się na wielu dostawców tego typu rozwiązań. Jak wybrać najlepszego? Przygotowaliśmy krótkie zestawienie popularnych systemów i ich mocnych stron. Należy jednak pamiętać, żeby zawsze przed wyborem sprawdzać aktualne zakresy obowiązywania ofert bezpośrednio u dostawcy.

Eurowag oraz karta Eurowag Visa

Eurowag to uznany dostawca usług, który oferuje karty paliwowe umożliwiające płatności nie tylko za paliwa i usługi dodatkowe na terenie Polski i Europy, ale również opłaty za przejazd płatnymi odcinkami dróg. Dzięki karcie przedpłaconej Eurowag Visa, użytkownik może również płacić wszędzie tam, gdzie akceptowana jest Visa, a zatem możliwe jest regulowanie należności za noclegi, posiłki, a nawet mandaty.

Orlen FLOTA

Popularne rozwiązanie, w postaci karty flotowej Orlen sprawdzi się przede wszystkim w obsłudze transportu krajowego. Dzięki kartom tego dostawcy można opłacić zakupy na stacjach Orlen i Bliska, a także regulować opłaty drogowe w systemie e-TOLL. 

BP Fuel & Charge

Swoją kartę oferuje również sieć stacji benzynowych BP. Ciekawym rozwiązaniem jest jej wersja Fuel & Charge, dzięki czemy można za pomocą jednego rozwiązania zarządzać kosztami paliwa i ładowania energią elektryczną. To bardzo dobra opcja dla właścicieli flot mieszanych. Dodatkowo w panelu klienta można, oprócz standardowych funkcji można znaleźć mapę z punktami ładowania i stawkami.

Shell Card

Shell Card jest bardzo dobrym rozwiązaniem w przypadku transportu międzynarodowego. Karty są akceptowane w szerokiej sieci punktów na terenie całej Unii Europejskiej. Dodatkowo, oprócz wsparcia opłat drogowych i wygodnej kontroli wydatków, Shell oferuje raporty i usługi ułatwiające rozliczenia między krajami, w tym wsparcie w zwrocie VAT i akcyzy.

DKV Mobility

DKV Mobility również jest bardzo popularnym rozwiązaniem dla firm o zasięgu międzynarodowym, gdyż obejmuje dużą sieć stacji w całej Europie. Przy okazji DKV umożliwia regulowanie opłat drogowych, a także dodatkowych usług związanych z transportem w ramach jednego systemu. 

MOL, Circle K, UTA — kiedy warto?

Karty tych dostawców mogą być dobrym uzupełnieniem lub alternatywą — zwłaszcza, gdy często obsługiwane trasy przebiegają przez regiony, gdzie ich punkty są silnie obecne. Korzystanie z rozwiązań MOL, Circle K czy UTA poszerza mapę akceptacji i może poprawić warunki w konkretnych korytarzach transportowych. Często zestawia się je z głównym rozwiązaniem, np. Eurowag, by pokryć mniej oczywiste odcinki.

Jak wybrać najlepszą kartę?

Decydując się na wybór karty należy dobrze przemyśleć swoje potrzeby i przeanalizować dostępne oferty. Istnieje kilka kryteriów, które są konieczne do wzięcia pod uwagę w procesie wyboru dostawcy.

Najważniejsze kryteria wyboru karty paliwowej

• Zasięg i sieć akceptacji to zapewne najważniejsze kryterium. Warto zadać sobie pytanie, jakie trasy są najczęściej obsługiwane i gdzie się tankuje podczas ich obsługi. To pomoże wybrać rodzaj karty – krajową, międzynarodową czy mieszaną.
• Profil floty i tras, czyli określenie, jakiego rodzaju pojazdy są najczęściej wykorzystywane, a także jaki mają napęd. To pozwoli zawęzić poszukiwania, np. tylko do rozwiązań akceptowanych w sieciach stacji paliw płynnych lub rozszerzyć na dostawców usług ładowania pojazdów. 
• Koszty rozumiane nie tylko jako miesięczne opłaty i rabaty, ale także dodatkowe kwestie finansowe, jak np. ewentualne opłaty dodatkowe, prowizje, koszty administracyjne itd. 
• Opłaty drogowe i podatki. Jeśli firma często korzysta z dróg płatnych lub ze zwrotów VAT naliczanego za granicą, to warto rozejrzeć się za rozwiązaniami, które obsługują również tego typu usługi. 
• Bezpieczeństwo i kontrola. Wybór dostawcy często wynika z oferowanych zabezpieczeń przed nadużyciami finansowymi, więc należy zastanowić się, jakiego rodzaju ochrona będzie odpowiednia w kontekście charakteru działalności firmy.
• Integracje i narzędzia to bardzo ważne kryterium, gdyż pomaga wybrać najwygodniejsze rozwiązanie do codziennej obsługi, np. panel klienta dostępny w chmurze, możliwość integracji z telematykami GPS lub innymi systemami do zarządzania transportem, jak np. fireTMS.
• Nowoczesne rozwiązania finansowe również mogą być czynnikiem decydującym o wyborze dostawcy. Przykładowo, dodatkową zaletą oferty Eurowag może być dostęp do Eurowag Visa, czyli znaczącego rozszerzenia możliwości wykonywania płatności w trasie.

Co po wyborze karty flotowej?

Karta porządkuje finanse, usprawnia rozliczenia i ogranicza ryzyko wystąpienia nadużyć, zarówno w małych flotach, jak i w wielkich firmach o zasięgu międzynarodowym. Dlatego do wyboru rozwiązania należy podejść z myślą o maksymalnym dopasowaniu rozwiązania do charakteru działalności swojej firmy i dokładnie przeanalizować wszystkie oferty dostawców.

Jaki może być następny krok? Warto zastanowić się również nad wyborem odpowiedniego systemu do zarządzania transportem i spedycją. Przykładem kompleksowego rozwiązania, które usprawnia pracę i automatyzuje procesy w firmach przewozowych jest fireTMS. Obejmuje procesy w firmie od importu zleceń, przez planowanie tras, monitorowanie transportu, aż po rozliczanie zleceń, automatyczne fakturowanie i windykację. Wystarczy założyć darmowe konto, by przez 14 dni testować jego funkcje!