Firma transportowa – jak otworzyć

Chcesz zajmować się przewozem towarów i nie wiesz czy warto inwestować w ten rodzaj działalności? Dowiedz się, jakie wymogi musisz spełnić, aby założyć firmę transportową i czy jest to opłacalny biznes.

Czym zajmuje się firma transportowa?

Firma transportowa oferuje przewóz towarów pojazdami samochodowymi. Transport ładunków może odbywać się zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami. Do obowiązków przedsiębiorstwa transportowego należy m.in. przetwarzanie i przechowywanie dokumentacji przewozowej, zlecenie składu i przechowania towaru, jego załadunku, przepakowania, przewozu i rozładunku.

Jakie wymogi wstępne musi spełniać firma transportowa?

Działalność firmy transportowej jest działalnością regulowaną. Oznacza to, że należy spełnić określone w ustawach warunki i uzyskać odpowiednie zezwolenia i licencje, aby móc się podjąć tego typu działalności gospodarczej

Warunki założenia firmy transportowej

Aby założyć firmę transportową przedsiębiorca musi spełnić kilka warunków:

• posiadać stałą siedzibę, w której będzie zarejestrowana firma,
• posiadać certyfikat kompetencji zawodowych,
• otrzymać zezwolenie na świadczenie usług związanych z zawodem przewoźnika,
• posiadać licencję na wykonywanie zadań związanych z transportem drogowym,
• posiadać zdolność finansową odpowiednią do prowadzenia działalności transportowej.

Do dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniej zdolności finansowej można zaliczyć:

• roczne sprawozdanie finansowe,
• dokumenty potwierdzające dysponowanie środkami pieniężnymi, aktywami, akcjami itd.,
• gwarancje lub poręczenia bankowe.

Licencja transportowa

Aby móc otworzyć firmę transportową, należy uzyskać licencję na wykonywanie transportu drogowego. Jest ona wydawana, jeżeli zostaną spełnione następujące warunki:

• Przede wszystkim potencjalny właściciel firmy transportowej oraz inne osoby zarządzające nie mogą być skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo karne skarbowe lub przestępstwo umyślne (przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, obrotowi gospodarczemu, wiarygodności dokumentów, środowisku lub warunkom pracy i płacy).
• Osoby zarządzające nie mogą otrzymać licencji, jeżeli wobec nich wydano prawomocne orzeczenie, które zakazuje im wykonywania działalności gospodarczej związanej z transportem drogowym.
• Przynajmniej jedna z osób zarządzających musi posiadać certyfikat kompetencji zawodowych, który potwierdza kwalifikacje i wiedzę z działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego.

Wniosek o licencję na wykonywanie transportu drogowego

Wniosek składa się w starostwie powiatowym. Wysokość opłaty za wydanie licencji jest zależna od okresu czasu, na jaki ma ona być wydana. Do wniosku o wydanie licencji przedsiębiorca musi załączyć:

• oświadczenie o pełnieniu roli zarządzającego transportem drogowym w przedsiębiorstwie,
• oświadczenie o dobrej reputacji,
• certyfikat kompetencji zawodowych,
• potwierdzenie spełnienia warunków dotyczących sytuacji finansowej,
• dowód uiszczenia opłaty.

Licencja na transport międzynarodowy

Firma transportowa, która ma w planach transport międzynarodowy, potrzebuje tzw. licencję wspólnotową. Licencja wspólnotowa jest wydawana przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego. Warunkiem uzyskania tej licencji jest wcześniejsze otrzymanie licencji transportowej na terenie Polski. Każdy pojazd, który będzie poruszał się w ruchu międzynarodowym, musi zostać zgłoszony wraz z wnioskiem o wydanie licencji na transport międzynarodowy.

Jak założyć firmę transportową krok po kroku?

Przed założeniem firmy transportowej należy zastanowić się nad kilkoma kwestiami: formą działalności, specyfikacją usług i obszarem, na którym będziemy działać (działalność w kraju czy również poza jego granicami).

Wybranie formy prawnej działalności transportowej

Działalność transportową w Polsce można prowadzić w formie:

• jednoosobowej działalności gospodarczej,
• spółki cywilnej,
• spółek handlowych (osobowych i kapitałowych).

Rejestracja firmy transportowej: KRS czy CEIDG?

W przypadku wyboru działalności w formie spółki osobowej i kapitałowej należy dokonać rejestracji Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Jeżeli przedsiębiorca decyduje się na jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną, rejestracja firmy następuje poprzez Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Określenie numeru PKD firmy transportowej

W momencie rejestracji firmy należy wskazać kody PKD. Według Polskiej Klasyfikacji Działalności głównym kodem PKD dla firmy transportowej jest 49.41.Z, czyli transport drogowy towarów. Zależnie od profilu działalności przedsiębiorstwa można dopisać inne kody PKD, takie jak:

• 52.22B – działalność usługowa wspomagająca transport śródlądowy,
• 52.29.C – działalność pozostałych agencji transportowych,
• 52.24.A – przeładunek towarów w portach morskich,
• 52.24.B – przeładunek towarów w portach śródlądowych,
• 52.24.C – przeładunek towarów w pozostałych punktach przeładunkowych,
• 53.20.Z – pozostała działalność pocztowa i kurierska,
• 49.42.Z – działalność usługowa związana z przeprowadzkami.

Nadanie NIP dla firmy transportowej

Po rejestracji firmy i wyborze PKD należy udać się do Urzędu Skarbowego i złożyć wniosek o wydanie Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP). W przypadku firmy, która chce prowadzić transport międzynarodowy, konieczny również będzie NIP EU.

Firma transportowa -opodatkowanie

Po wyborze formy prawnej działalności należy zdecydować się na jedną z form opodatkowania. Obecnie obowiązują następujące formy opodatkowania firmy transportowej:

• opodatkowanie na zasadach ogólnych,
• podatek liniowy,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
• podatek CIT (podatek dochodowy od osób prawnych).

Wraz z 1 stycznia 2022 r. weszły nowe przepisy wprowadzone w ramach tzw. Polskiego Ładu. Zaleca się przedsiębiorcom konsultacje z księgowym bądź doradcą podatkowym, który pomoże wybrać optymalną formę opodatkowania.

Jak wybrać program do firmy transportowej? 

Wraz z rozpoczęciem działalności warto wybrać system do zarządzania transportem (Transport Management System, w skrócie TMS). Program ten umożliwia m.in. planowanie i monitoring transportu, kontrolowanie kosztów i terminów płatności. Dzięki tym funkcjom można mieć pod pełną kontrolą zlecenie, od momentu przyjęcia zamówienia, poprzez monitorowanie dostawy, aż po rozliczanie i raportowanie.

Wdrożenie systemu TMS pozwala na usprawnienie pracy przedsiębiorstwa i zoptymalizowanie czasu na wykonanie danych zadań. Z poziomu jednego programu można zarządzać pojazdami, kierowcami, ładunkami, dokumentacją i klientami. TMS pozwala także na analizę kosztów i rentowności floty.

TMS jest systemem, który spełni oczekiwania zarówno dużych przedsiębiorstw z dużym taborem pojazdów, jak i małych i średnich firm. Posiada szereg funkcjonalności, z których mogą korzystać zarówno firmy transportowe, jak i spedycyjne, logistyczne i dystrybucyjno-handlowe.

Dowiedz się, na co zwrócić przy wyborze systemu zarządzania transportem i jaką przewagę firmom transportowym daje wdrożenie programu TMS.

FireTMS – kompleksowe oprogramowanie dla transportu i spedycji

Jednym z najpopularniejszych programów TMS w Polsce jest FireTMS, profesjonalne oprogramowanie dla transportu i spedycji. System ten pozwala na efektywne zarządzanie flotą pojazdów i automatyzację procesów związanych z przewozami. FireTMS jest oprogramowaniem o intuicyjnym interfejsie, a jego zaawansowane funkcje wpływają na przyspieszenie pracy i eliminację błędów pracowników.

Do podstawowych korzyści oprogramowania FireTMS można zaliczyć:

• planowanie transportów,
• realizację i monitoring zleceń przewozowych,
• planowanie trasy dla samochodów ciężarowych,
• monitoring kosztów floty,
• automatyczne generowanie faktur,
• windykacja i kontrola terminów płatności,
• automatyczna kontrola ważności polisy OCP,
• monitoring pojazdów dzięki integracji z telematyką GPS,
• integracja z zewnętrznymi systemami informatycznymi poprzez API,
• aplikacje mobilne FireTMS Driver i FireTMS Dispo.

FireTMS daje możliwość bezpłatnego testowania przez 14 dni. Po tym czasie użytkownik może wybrać płatny pakiet funkcji, dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy.

Czy warto założyć firmę transportową?

Firma transportowa może być bardzo dochodowym przedsięwzięciem, ale do otwarcia działalności należy się przede wszystkim dobrze przygotować. Założenie firmy transportowej wiąże się bowiem ze spełnieniem określonych wymogów prawnych i uzyskaniem potrzebnych zezwoleń i licencji.

Miesięczne przychody są zależne przede wszystkim od ilości zleceń. Samo otwarcie działalności i utrzymanie się na rynku wymaga więc posiadania zaplecza kapitałowego. Oprócz nakładów finansowych potrzebna jest dobra organizacja pracy przedsiębiorstwa (system TMS) oraz biznesplan usług transportowych (plan finansowy, inwestycyjny i marketingowy).

Obecnie największe szanse na rynku transportowym mają firmy, które – niezależnie od wielkości – efektywnie zarządzają swoimi zasobami i starają się być konkurencyjne.