System zarządzania transportem (TMS) to narzędzie usprawniające pracę w transporcie i spedycji. Jakie są zalety wdrożenia programu TMS? Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze systemu TMS dla swojej firmy?
Transport Management System, w skrócie TMS, jest to system służący do planowania, monitoringu zdarzeń transportowych, rozliczania i zarządzania środkami transportu. TMS pozwala uporządkować i uprościć pracę, a także optymalizować czas na wykonanie danego zadania. W jednym programie znajdują się wszystkie informacje dotyczące pojazdów, ładunków, kierowców i klientów.
Choć nazwa TMS wskazuje na system zarządzania transportem, to znajduje on również zastosowanie w spedycji. Spedytorzy mogą szybko tworzyć zlecenia, usprawnić przepływ dokumentacji, zarządzanie ładunkami, a także analizować koszty i rentowność floty.
Do najważniejszych funkcji programu TMS można zaliczyć:
System TMS posiada szereg funkcjonalności, z których mogą korzystać firmy z branży:
TMS może być zastosowany w każdym przedsiębiorstwie, w którym dysponuje się i zarządza taborem pojazdów. Wielkość firmy nie ma tutaj znaczenia, bowiem TMS jest narzędziem zarówno dla małych i średnich firm, jak i dużych korporacji.
Zarządzanie transportem jest skomplikowane i czasochłonne. Firmy z branży TSL na co dzień mierzą się z takimi problemami, jak: puste przebiegi, realizacja wielu zleceń jednocześnie, duże ryzyko popełnienia błędu przez pracownika czy spora konkurencyjność na rynku.
Wdrożenie systemu TMS umożliwia optymalizację kosztów firmy, redukcję pustych kilometrów, przyspieszenie i automatyzację pracy przewoźników i spedytorów. Komunikacja między pracownikami i działami firmy staje się przejrzysta, ponieważ wszyscy korzystają z jednego programu. Automatyzacja procesów redukuje ilość błędów popełnianych przez pracowników.
Funkcjonalności systemu do zarządzania transportem i spedycją pozwalają na rozwiązanie wyżej wymienionych problemów branży TSL i wpływają korzystnie na takie aspekty, jak:
Korzystanie z nowoczesnych technologii zwiększa konkurencyjność na rynku, gdzie liczy się skuteczność, szybkość i jakość realizacji zlecenia. Firma transportowa czy spedycyjna, która wykorzystuje potencjał TMS, wykonuje swoje zlecenia sprawniej, rzetelniej i bardziej opłacalnie. Dzięki automatyzacji procesów można wyeliminować błędy pracowników, zwiększyć wydajność pracy oraz jakość świadczonych usług.
Przeczytaj nasz artykuł Dlaczego Excel nie zastąpi systemu TMS i zobacz, dlaczego warto zastąpić arkusze kalkulacyjne dedykowanym systemem TMS.
Decydując się na wdrożenie systemu TMS w swojej firmie, warto zwrócić uwagę na kilka aspektów, które mogą zaważyć na wyborze dostawcy.
Stacjonarny TMS instalowany jest lokalnie, na komputerze użytkownika. Do zalet można zaliczyć kontrolę użytkownika nad aktualizacjami i kopiami zapasowymi. Należy jednak pamiętać, że wtedy to na użytkowniku spoczywa odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych. W drugiej opcji dane przechowywane są w chmurze i dostępne są za pośrednictwem łącza internetowego. TMS online nie wymaga instalacji, a dane aktualizowane są w czasie rzeczywistym i dostępne 24h/7, z każdego urządzenia.
Przy wyborze systemu TMS należy zdecydować się pomiędzy dwiema opcjami: płatną licencją i systemem abonamentowym. Z płatną licencją wiąże się jednorazowa opłata, do której bardzo często dochodzą dodatkowe koszty (np. szkolenie pracowników, obsługa techniczna czy koszty instalacji i aktualizacji systemu). System abonamentowy pozwala na uiszczenie płatności za konkretny okres, dając możliwość wypróbowania programu (darmowy okres próbny) oraz rezygnacji w dowolnej chwili.
Przechowywanie danych w chmurze jest rozwiązaniem coraz bardziej popularnym, dlatego system TMS powinien spełniać określone standardy bezpieczeństwa. Do istotnych informacji na temat bezpieczeństwa należy, m.in.: odporność na awarię, zastosowanie szyfrowanego protokołu SSL, miejsce umieszczenia serwerów, sposoby ochrony danych (ich przechowywanie, przesyłanie i przetwarzanie).
Integracja z zewnętrznymi systemami pozwala na zautomatyzowanie pracy całego przedsiębiorstwa, w tym na usprawnienie komunikacji i obiegu dokumentów (np. integracja z dostawcami telematyki GPS i programami księgowymi).
Możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe funkcjonalności jest ważnym aspektem przy wyborze TMS-a. Warto dowiedzieć się, jakie są podstawowe i rozszerzone funkcje programu, oraz czy jest możliwość wdrożenia indywidualnych rozwiązań.
Przejście z dokumentacji papierowej na cyfrową jest inwestycją. Dlatego wybór odpowiedniego programu dla transportu i spedycji ma duże znaczenie dla przyszłości firmy.
FireTMS to profesjonalne oprogramowanie dla transportu i spedycji, które pozwala zautomatyzować procesy związane z realizowaniem przewozów oraz skutecznie i efektywnie zarządzać flotą. Intuicyjny interfejs i zaawansowane funkcje programu FireTMS pozwalają na przyspieszenie pracy i eliminację błędów popełnianych przez pracowników.
Wdrożenie oprogramowania FireTMS w firmie daje wiele korzyści dla transportu, spedycji i księgowości, w tym:
Aplikacja mobilna FireTMS Driver umożliwia sprawną komunikację pomiędzy kierowcą a dyspozytorem oraz ułatwia kontrolowanie zleceń. Aplikacja daje możliwość szybkiej wymiany informacji, przesyłania dokumentów do księgowości oraz bieżącego monitorowania przewozu.
Do najważniejszych zalet aplikacji FireTMS Driver można zaliczyć:
FireTMS Dispo jest aplikacją dedykowaną dla spedytorów i dyspozytorów, dzięki której można sprawdzić, na jakim etapie znajduje się zlecenie przewozowe oraz ładunek. Z poziomu aplikacji użytkownik może kontrolować realizację transportów, monitorować pojazdy oraz szybko nawiązać kontakt z kierowcą.
Najważniejsze korzyści aplikacji FireTMS Dispo to:
Wdrożenie programu TMS integruje działania wewnątrz firmy, automatyzuje procesy i wpływa na optymalizację czasu pracy. TMS sprawdzi się w firmach transportowych i spedycyjnych niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa.
Cyfryzacja w spedycji, transporcie i logistyce jest nieunikniona. Pliki w Excelu nie mogą konkurować z kompleksowym narzędziem do zarządzania transportem. Przejście do dokumentacji cyfrowej pozwala na usprawnienie pracy wszystkich działów firmy i polepszenie jakości świadczonych usług.
Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.
Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.
Marcin Borek
Head of Business Development. Posiada 6-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemu TMS w firmach transportowych i spedycyjnych. Lider sprzedaży fireTMS, odpowiada za rozwój biznesowy w Polsce oraz na rynkach europejskich.
W ubiegłym roku nad zmianą pracy zastanawiała się ponad połowa zawodowych kierowców. To duży problem dla pracodawców, którzy zmagają się przecież z rosnącymi kosztami działalności. Tymczasem z badań wynika, że zatrudnionym w branży TSL nie zawsze zależy tylko na większych zarobkach. Dlatego podpowiadamy, jak ograniczyć rotację pracowników w firmie transportowej, a przy okazji zwiększyć jej […]
6 minut czytania
Szukanie sposobów na zwiększenie przychodów i zmniejszenie kosztów działalności transportowej to chyba największe wyzwanie dla właścicieli firm transportowych. Wśród nich znajdziemy pozyskiwanie większej liczby lepszych zleceń oraz zwiększenie efektywności zarządzania flotą transportową. Dzisiaj zajmiemy się tym drugim tematem. Odkryj najlepsze praktyki i strategie zarządzania flotą samochodową. Dowiedz się, jak technologie GPS i mobilne aplikacje mogą […]
12 minut czytania
Jedną z najważniejszych zalet pracy w systemie zarządzania transportem (TMS) jest szybki dostęp do wielu zgromadzonych informacji. Dzięki temu, że wszystkie dane znajdują się w jednym miejscu, możesz generować raporty, wyszukiwać i analizować dane oraz porządkować dokumenty. Zobacz, jakie narzędzia do raportowania i analiz, a także do skutecznego wyszukiwania i segregowania danych znajdziesz w fireTMS! […]
7 minut czytania