Program TMS – czym jest i jaką daje przewagę

System zarządzania transportem (TMS) to narzędzie usprawniające pracę w transporcie i spedycji. Jakie są zalety wdrożenia programu TMS? Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze systemu TMS dla swojej firmy?

Czym jest program TMS?

Transport Management System, w skrócie TMS, jest to system służący do planowania, monitoringu zdarzeń transportowych, rozliczania i zarządzania środkami transportu. TMS pozwala uporządkować i uprościć pracę, a także optymalizować czas na wykonanie danego zadania. W jednym programie znajdują się wszystkie informacje dotyczące pojazdów, ładunków, kierowców i klientów.

Choć nazwa TMS wskazuje na system zarządzania transportem, to znajduje on również zastosowanie w spedycji. Spedytorzy mogą szybko tworzyć zlecenia, usprawnić przepływ dokumentacji, zarządzanie ładunkami, a także  analizować koszty i rentowność floty.

Funkcjonalności TMS

Do najważniejszych funkcji programu TMS można zaliczyć:

• planowanie transportów,
• analiza kosztów floty i generowanie raportów,
• automatyczne tworzenie i obsługa zleceń,
• monitorowanie pojazdów (z wykorzystaniem systemów GPS),
• monitorowanie realizacji zleceń,
• kontrolowanie kosztów firmy,
• kontrola terminów płatności,
• wykrywanie zagrożeń (np. spóźnienie na załadunek),
• integrację z programami teleinformatycznymi (m.in. giełdą ładunków).

Dla kogo jest przeznaczony TMS?

System TMS posiada szereg funkcjonalności, z których mogą korzystać firmy z branży:

• transportowej,
• spedycyjnej,
• logistycznej,
• dystrybucyjno-handlowej.

TMS może być zastosowany w każdym przedsiębiorstwie, w którym dysponuje się i zarządza taborem pojazdów. Wielkość firmy nie ma tutaj znaczenia, bowiem TMS jest narzędziem zarówno dla małych i średnich firm, jak i dużych korporacji.

Jakie problemy rozwiązuje TMS?

Zarządzanie transportem jest skomplikowane i czasochłonne. Firmy z branży TSL na co dzień mierzą się z takimi problemami, jak: puste przebiegi, realizacja wielu zleceń jednocześnie, duże ryzyko popełnienia błędu przez pracownika czy spora konkurencyjność na rynku.

Wdrożenie systemu TMS umożliwia optymalizację kosztów firmy, redukcję pustych kilometrów, przyspieszenie i automatyzację pracy przewoźników i spedytorów. Komunikacja między pracownikami i działami firmy staje się przejrzysta, ponieważ wszyscy korzystają z jednego programu. Automatyzacja procesów redukuje ilość błędów popełnianych przez pracowników.

Jaką przewagę daje firmie system TMS?

Funkcjonalności systemu do zarządzania transportem i spedycją pozwalają na rozwiązanie wyżej wymienionych problemów branży TSL i wpływają korzystnie na takie aspekty, jak:

• terminowość realizowanych zleceń,
• optymalizacja przestrzeni ładunkowej,
• redukcja pustych przebiegów,
• kalkulacja i wyznaczenie opłacalnych tras,
• wyeliminowanie błędów pracowników,
• dostęp do danych w czasie rzeczywistym.

Korzystanie z nowoczesnych technologii zwiększa konkurencyjność na rynku, gdzie liczy się skuteczność, szybkość i jakość realizacji zlecenia. Firma transportowa czy spedycyjna, która wykorzystuje potencjał TMS, wykonuje swoje zlecenia sprawniej, rzetelniej i bardziej opłacalnie. Dzięki automatyzacji procesów można wyeliminować błędy pracowników, zwiększyć wydajność pracy oraz jakość świadczonych usług.

Przeczytaj nasz artykuł Dlaczego Excel nie zastąpi systemu TMS i zobacz, dlaczego warto zastąpić arkusze kalkulacyjne dedykowanym systemem TMS.

Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze TMS-a?

Decydując się na wdrożenie systemu TMS w swojej firmie, warto zwrócić uwagę na kilka aspektów, które mogą zaważyć na wyborze dostawcy.

1. TMS – stacjonarny czy chmurze?

Stacjonarny TMS instalowany jest lokalnie, na komputerze użytkownika. Do zalet można zaliczyć kontrolę użytkownika nad aktualizacjami i kopiami zapasowymi. Należy jednak pamiętać, że wtedy to na użytkowniku spoczywa odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych. W drugiej opcji dane przechowywane są w chmurze i dostępne są za pośrednictwem łącza internetowego. TMS online nie wymaga instalacji, a dane aktualizowane są w czasie rzeczywistym i dostępne 24h/7, z każdego urządzenia.

2. TMS – płatna licencja czy system abonamentowy?

Przy wyborze systemu TMS należy zdecydować się pomiędzy dwiema opcjami: płatną licencją i systemem abonamentowym. Z płatną licencją wiąże się jednorazowa opłata, do której bardzo często dochodzą dodatkowe koszty (np. szkolenie pracowników, obsługa techniczna czy koszty instalacji i aktualizacji systemu). System abonamentowy pozwala na uiszczenie płatności za konkretny okres, dając możliwość wypróbowania programu (darmowy okres próbny) oraz rezygnacji w dowolnej chwili.

3. Bezpieczeństwo danych w TMS online

Przechowywanie danych w chmurze jest rozwiązaniem coraz bardziej popularnym, dlatego system TMS powinien spełniać określone standardy bezpieczeństwa. Do istotnych informacji na temat bezpieczeństwa należy, m.in.: odporność na awarię, zastosowanie szyfrowanego protokołu SSL, miejsce umieszczenia serwerów, sposoby ochrony danych (ich przechowywanie, przesyłanie i przetwarzanie).

4. TMS – integracja z zewnętrznymi systemami

Integracja z zewnętrznymi systemami pozwala na zautomatyzowanie pracy całego przedsiębiorstwa, w tym na usprawnienie komunikacji i obiegu dokumentów (np. integracja z dostawcami telematyki GPS i programami księgowymi).

5. Dedykowane funkcje w TMS

Możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe funkcjonalności jest ważnym aspektem przy wyborze TMS-a. Warto dowiedzieć się, jakie są podstawowe i rozszerzone funkcje programu, oraz czy jest możliwość wdrożenia indywidualnych rozwiązań.

FireTMS – kompleksowy program dla transportu i spedycji

Przejście z dokumentacji papierowej na cyfrową jest inwestycją. Dlatego wybór odpowiedniego programu dla transportu i spedycji ma duże znaczenie dla przyszłości firmy.

FireTMS to profesjonalne oprogramowanie dla transportu i spedycji, które pozwala zautomatyzować procesy związane z realizowaniem przewozów oraz skutecznie i efektywnie zarządzać flotą. Intuicyjny interfejs i zaawansowane funkcje programu FireTMS pozwalają na przyspieszenie pracy i eliminację błędów popełnianych przez pracowników.

Wdrożenie oprogramowania FireTMS w firmie daje wiele korzyści dla transportu, spedycji i księgowości, w tym:

• planowanie transportów,
• realizację i monitoring zleceń przewozowych,
• planowanie trasy dla samochodów ciężarowych,
• monitoring kosztów floty,
• automatyczne generowanie faktur,
• windykacja i kontrola terminów płatności,
• monitoring pojazdów z wykorzystaniem systemów GPS,
• integracja z innymi systemami informatycznymi poprzez API,
• aplikacje mobilne FireTMS Driver i FireTMS Dispo.

FireTMS Driver – aplikacja mobilna dla kierowcy

Aplikacja mobilna FireTMS Driver umożliwia sprawną komunikację pomiędzy kierowcą a dyspozytorem oraz ułatwia kontrolowanie zleceń. Aplikacja daje możliwość szybkiej wymiany informacji, przesyłania dokumentów do księgowości oraz bieżącego monitorowania przewozu.

Do najważniejszych zalet aplikacji FireTMS Driver można zaliczyć:

• wysyłanie zleceń na telefon kierowcy,
• czat z kierowcą,
• nawigację dla samochodów ciężarowych,
• dostęp do map w trybie online i offline,
• możliwość przesyłanie dokumentów,
• system lokalizacji GPS,
• możliwość sprawdzania statusu zlecenia.

FireTMS Dispo – aplikacja mobilna dla spedytorów i dyspozytorów

FireTMS Dispo jest aplikacją dedykowaną dla spedytorów i dyspozytorów, dzięki której można sprawdzić, na jakim etapie znajduje się zlecenie przewozowe oraz ładunek. Z poziomu aplikacji użytkownik może kontrolować realizację transportów, monitorować pojazdy oraz szybko nawiązać kontakt z kierowcą.

Najważniejsze korzyści aplikacji FireTMS Dispo to:

• dostęp 24h/7,
• kontrola statusu przewozów,
• informacje o ładunkach,
• nadzór pracy kierowców,
• czat z kierowcą,
• raportowanie wyników,
• monitorowanie trasy.

Podsumowanie

Wdrożenie programu TMS integruje działania wewnątrz firmy, automatyzuje procesy i wpływa na optymalizację czasu pracy. TMS sprawdzi się w firmach transportowych i spedycyjnych niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa.

Cyfryzacja w spedycji, transporcie i logistyce jest nieunikniona. Pliki w Excelu nie mogą konkurować z kompleksowym narzędziem do zarządzania transportem. Przejście do dokumentacji cyfrowej pozwala na usprawnienie pracy wszystkich działów firmy i polepszenie jakości świadczonych usług.

Kompleksowy system do zarządzania transportem i spedycją FireTMS możesz testować bezpłatnie przez 14 dni. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat funkcjonalności FireTMS, skontaktuj się z nami.