Program TMS – czym jest i jaką przewagę daje firmom transportowym?

ikona zegara6 minut czytania

21 grudnia / Autor: Aneta Wójcik

System zarządzania transportem (TMS) to narzędzie usprawniające pracę w transporcie i spedycji. Jakie są zalety wdrożenia programu TMS? Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze systemu TMS dla swojej firmy?

Czym jest program TMS?

Transport Management System, w skrócie TMS, jest to system służący do planowania, monitoringu zdarzeń transportowych, rozliczania i zarządzania środkami transportu. TMS pozwala uporządkować i uprościć pracę, a także optymalizować czas na wykonanie danego zadania. W jednym programie znajdują się wszystkie informacje dotyczące pojazdów, ładunków, kierowców i klientów.

Choć nazwa TMS wskazuje na system zarządzania transportem, to znajduje on również zastosowanie w spedycji. Spedytorzy mogą szybko tworzyć zlecenia, usprawnić przepływ dokumentacji, zarządzanie ładunkami, a także  analizować koszty i rentowność floty.

Funkcjonalności TMS

Do najważniejszych funkcji programu TMS można zaliczyć:

  • planowanie transportów,
  • analiza kosztów floty i generowanie raportów,
  • automatyczne tworzenie i obsługa zleceń,
  • monitorowanie pojazdów (z wykorzystaniem systemów GPS),
  • monitorowanie realizacji zleceń,
  • kontrolowanie kosztów firmy,
  • kontrola terminów płatności,
  • wykrywanie zagrożeń (np. spóźnienie na załadunek),
  • integrację z programami teleinformatycznymi (m.in. giełdą ładunków).

Dla kogo jest przeznaczony TMS?

System TMS posiada szereg funkcjonalności, z których mogą korzystać firmy z branży:

  • transportowej,
  • spedycyjnej,
  • logistycznej,
  • dystrybucyjno-handlowej.

TMS może być zastosowany w każdym przedsiębiorstwie, w którym dysponuje się i zarządza taborem pojazdów. Wielkość firmy nie ma tutaj znaczenia, bowiem TMS jest narzędziem zarówno dla małych i średnich firm, jak i dużych korporacji.

Jakie problemy rozwiązuje TMS?

Zarządzanie transportem jest skomplikowane i czasochłonne. Firmy z branży TSL na co dzień mierzą się z takimi problemami, jak: puste przebiegi, realizacja wielu zleceń jednocześnie, duże ryzyko popełnienia błędu przez pracownika czy spora konkurencyjność na rynku.

Wdrożenie systemu TMS umożliwia optymalizację kosztów firmy, redukcję pustych kilometrów, przyspieszenie i automatyzację pracy przewoźników i spedytorów. Komunikacja między pracownikami i działami firmy staje się przejrzysta, ponieważ wszyscy korzystają z jednego programu. Automatyzacja procesów redukuje ilość błędów popełnianych przez pracowników.

Jaką przewagę daje firmie system TMS?

Funkcjonalności systemu do zarządzania transportem i spedycją pozwalają na rozwiązanie wyżej wymienionych problemów branży TSL i wpływają korzystnie na takie aspekty, jak:

  • terminowość realizowanych zleceń,
  • optymalizacja przestrzeni ładunkowej,
  • redukcja pustych przebiegów,
  • kalkulacja i wyznaczenie opłacalnych tras,
  • wyeliminowanie błędów pracowników,
  • dostęp do danych w czasie rzeczywistym.

Korzystanie z nowoczesnych technologii zwiększa konkurencyjność na rynku, gdzie liczy się skuteczność, szybkość i jakość realizacji zlecenia. Firma transportowa czy spedycyjna, która wykorzystuje potencjał TMS, wykonuje swoje zlecenia sprawniej, rzetelniej i bardziej opłacalnie. Dzięki automatyzacji procesów można wyeliminować błędy pracowników, zwiększyć wydajność pracy oraz jakość świadczonych usług.

Przeczytaj nasz artykuł Dlaczego Excel nie zastąpi systemu TMS i zobacz, dlaczego warto zastąpić arkusze kalkulacyjne dedykowanym systemem TMS.

Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze TMS-a?

Decydując się na wdrożenie systemu TMS w swojej firmie, warto zwrócić uwagę na kilka aspektów, które mogą zaważyć na wyborze dostawcy.

1. TMS – stacjonarny czy chmurze?

Stacjonarny TMS instalowany jest lokalnie, na komputerze użytkownika. Do zalet można zaliczyć kontrolę użytkownika nad aktualizacjami i kopiami zapasowymi. Należy jednak pamiętać, że wtedy to na użytkowniku spoczywa odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych. W drugiej opcji dane przechowywane są w chmurze i dostępne są za pośrednictwem łącza internetowego. TMS online nie wymaga instalacji, a dane aktualizowane są w czasie rzeczywistym i dostępne 24h/7, z każdego urządzenia.

2. TMS – płatna licencja czy system abonamentowy?

Przy wyborze systemu TMS należy zdecydować się pomiędzy dwiema opcjami: płatną licencją i systemem abonamentowym. Z płatną licencją wiąże się jednorazowa opłata, do której bardzo często dochodzą dodatkowe koszty (np. szkolenie pracowników, obsługa techniczna czy koszty instalacji i aktualizacji systemu). System abonamentowy pozwala na uiszczenie płatności za konkretny okres, dając możliwość wypróbowania programu (darmowy okres próbny) oraz rezygnacji w dowolnej chwili.

3. Bezpieczeństwo danych w TMS online

Przechowywanie danych w chmurze jest rozwiązaniem coraz bardziej popularnym, dlatego system TMS powinien spełniać określone standardy bezpieczeństwa. Do istotnych informacji na temat bezpieczeństwa należy, m.in.: odporność na awarię, zastosowanie szyfrowanego protokołu SSL, miejsce umieszczenia serwerów, sposoby ochrony danych (ich przechowywanie, przesyłanie i przetwarzanie).

4. TMS – integracja z zewnętrznymi systemami

Integracja z zewnętrznymi systemami pozwala na zautomatyzowanie pracy całego przedsiębiorstwa, w tym na usprawnienie komunikacji i obiegu dokumentów (np. integracja z dostawcami telematyki GPS i programami księgowymi).

5. Dedykowane funkcje w TMS

Możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe funkcjonalności jest ważnym aspektem przy wyborze TMS-a. Warto dowiedzieć się, jakie są podstawowe i rozszerzone funkcje programu, oraz czy jest możliwość wdrożenia indywidualnych rozwiązań.

FireTMS – kompleksowy program dla transportu i spedycji

Przejście z dokumentacji papierowej na cyfrową jest inwestycją. Dlatego wybór odpowiedniego programu dla transportu i spedycji ma duże znaczenie dla przyszłości firmy.

FireTMS to profesjonalne oprogramowanie dla transportu i spedycji, które pozwala zautomatyzować procesy związane z realizowaniem przewozów oraz skutecznie i efektywnie zarządzać flotą. Intuicyjny interfejs i zaawansowane funkcje programu FireTMS pozwalają na przyspieszenie pracy i eliminację błędów popełnianych przez pracowników.

Wdrożenie oprogramowania FireTMS w firmie daje wiele korzyści dla transportu, spedycji i księgowości, w tym:

  • planowanie transportów,
  • realizację i monitoring zleceń przewozowych,
  • planowanie trasy dla samochodów ciężarowych,
  • monitoring kosztów floty,
  • automatyczne generowanie faktur,
  • windykacja i kontrola terminów płatności,
  • monitoring pojazdów z wykorzystaniem systemów GPS,
  • integracja z innymi systemami informatycznymi poprzez API,
  • aplikacje mobilne FireTMS Driver i FireTMS Dispo.

FireTMS Driver – aplikacja mobilna dla kierowcy

Aplikacja mobilna FireTMS Driver umożliwia sprawną komunikację pomiędzy kierowcą a dyspozytorem oraz ułatwia kontrolowanie zleceń. Aplikacja daje możliwość szybkiej wymiany informacji, przesyłania dokumentów do księgowości oraz bieżącego monitorowania przewozu.

Do najważniejszych zalet aplikacji FireTMS Driver można zaliczyć:

  • wysyłanie zleceń na telefon kierowcy,
  • czat z kierowcą,
  • nawigację dla samochodów ciężarowych,
  • dostęp do map w trybie online i offline,
  • możliwość przesyłanie dokumentów,
  • system lokalizacji GPS,
  • możliwość sprawdzania statusu zlecenia.

FireTMS Dispo – aplikacja mobilna dla spedytorów i dyspozytorów

FireTMS Dispo jest aplikacją dedykowaną dla spedytorów i dyspozytorów, dzięki której można sprawdzić, na jakim etapie znajduje się zlecenie przewozowe oraz ładunek. Z poziomu aplikacji użytkownik może kontrolować realizację transportów, monitorować pojazdy oraz szybko nawiązać kontakt z kierowcą.

Najważniejsze korzyści aplikacji FireTMS Dispo to:

  • dostęp 24h/7,
  • kontrola statusu przewozów,
  • informacje o ładunkach,
  • nadzór pracy kierowców,
  • czat z kierowcą,
  • raportowanie wyników,
  • monitorowanie trasy.

Podsumowanie

Wdrożenie programu TMS integruje działania wewnątrz firmy, automatyzuje procesy i wpływa na optymalizację czasu pracy. TMS sprawdzi się w firmach transportowych i spedycyjnych niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa.

Cyfryzacja w spedycji, transporcie i logistyce jest nieunikniona. Pliki w Excelu nie mogą konkurować z kompleksowym narzędziem do zarządzania transportem. Przejście do dokumentacji cyfrowej pozwala na usprawnienie pracy wszystkich działów firmy i polepszenie jakości świadczonych usług.

Kompleksowy system do zarządzania transportem i spedycją FireTMS możesz testować bezpłatnie przez 14 dni. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat funkcjonalności FireTMS, skontaktuj się z nami.

Tagi
Zobacz podobne artykuły
OC spedytora czym jest?

OC spedytora – co powinno zawierać ubezpieczenie?

Praca w branży transportowej niesie za sobą sporo ryzyka. Dotyczy ono przede wszystkim zagrożeń związanych z przewozem ładunku t i możliwym uszkodzeniem przewożonego mienia. Mniejsze lub większe wypadki na trasie są niestety stałym elementem pracy kierowcy, dlatego osoby działające w tej branży powinny skorzystać z opcji ubezpieczenia. Opcją stworzoną z myślą właśnie o nich jest […]

ikona zegara6 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
Rozliczenie czasu pracy kierowcy

Rozliczenie czasu pracy kierowcy

Każdy kierowca zawodowy musi pracować w zgodzie z aktualnymi przepisami. Dotyczą one przede wszystkim ilości godzin spędzonych za kierownicą. Każdy pracodawca jest zobligowany do tego, by prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy, który ma być dowodem na to, że danego dnia, tygodnia i miesiąca, nie prowadził on pojazdu dłużej, niż jest to dopuszczalne. Z tego artykułu […]

ikona zegara7 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
hamonogram pojazdow

Harmonogram pojazdów – rezerwacja wolnego pojazdu i inne nowości

Z tego artykułu dowiesz się o nowych funkcjach i ulepszeniach:– Harmonogram pojazdów: rezerwacja wolnego pojazdu – Nowa kolumna Szacowany koszt/km na liście pojazdów wewnętrznych– Stały załącznik do potwierdzenia przyjęcia zlecenia dla klienta– Statusy punktów uwzględniane w Dzienniku aktywności Harmonogram pojazdów – rezerwacja wolnego pojazdu Harmonogram pojazdów jest doskonałym narzędziem do planowania codziennej pracy taboru własnego. […]

ikona zegara2 minuty czytaniaPrzeczytaj więcej