System zarządzania transportem (TMS) to narzędzie usprawniające pracę w transporcie i spedycji. Jakie są zalety wdrożenia programu TMS? Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze systemu TMS dla swojej firmy?
Czym jest program TMS?
Transport Management System, w skrócie TMS, jest to system służący do planowania, monitoringu zdarzeń transportowych, rozliczania i zarządzania środkami transportu. TMS pozwala uporządkować i uprościć pracę, a także optymalizować czas na wykonanie danego zadania. W jednym programie znajdują się wszystkie informacje dotyczące pojazdów, ładunków, kierowców i klientów.
Choć nazwa TMS wskazuje na system zarządzania transportem, to znajduje on również zastosowanie w spedycji. Spedytorzy mogą szybko tworzyć zlecenia, usprawnić przepływ dokumentacji, zarządzanie ładunkami, a także analizować koszty i rentowność floty.
Funkcjonalności TMS
Do najważniejszych funkcji programu TMS można zaliczyć:
- planowanie transportów,
- analiza kosztów floty i generowanie raportów,
- automatyczne tworzenie i obsługa zleceń,
- monitorowanie pojazdów (z wykorzystaniem systemów GPS),
- monitorowanie realizacji zleceń,
- kontrolowanie kosztów firmy,
- kontrola terminów płatności,
- wykrywanie zagrożeń (np. spóźnienie na załadunek),
- integrację z programami teleinformatycznymi (m.in. giełdą ładunków).
Dla kogo jest przeznaczony TMS?
System TMS posiada szereg funkcjonalności, z których mogą korzystać firmy z branży:
- transportowej,
- spedycyjnej,
- logistycznej,
- dystrybucyjno-handlowej.
TMS może być zastosowany w każdym przedsiębiorstwie, w którym dysponuje się i zarządza taborem pojazdów. Wielkość firmy nie ma tutaj znaczenia, bowiem TMS jest narzędziem zarówno dla małych i średnich firm, jak i dużych korporacji.
Jakie problemy rozwiązuje TMS?
Zarządzanie transportem jest skomplikowane i czasochłonne. Firmy z branży TSL na co dzień mierzą się z takimi problemami, jak: puste przebiegi, realizacja wielu zleceń jednocześnie, duże ryzyko popełnienia błędu przez pracownika czy spora konkurencyjność na rynku.
Wdrożenie systemu TMS umożliwia optymalizację kosztów firmy, redukcję pustych kilometrów, przyspieszenie i automatyzację pracy przewoźników i spedytorów. Komunikacja między pracownikami i działami firmy staje się przejrzysta, ponieważ wszyscy korzystają z jednego programu. Automatyzacja procesów redukuje ilość błędów popełnianych przez pracowników.
Jaką przewagę daje firmie system TMS?
Funkcjonalności systemu do zarządzania transportem i spedycją pozwalają na rozwiązanie wyżej wymienionych problemów branży TSL i wpływają korzystnie na takie aspekty, jak:
- terminowość realizowanych zleceń,
- optymalizacja przestrzeni ładunkowej,
- redukcja pustych przebiegów,
- kalkulacja i wyznaczenie opłacalnych tras,
- wyeliminowanie błędów pracowników,
- dostęp do danych w czasie rzeczywistym.
Korzystanie z nowoczesnych technologii zwiększa konkurencyjność na rynku, gdzie liczy się skuteczność, szybkość i jakość realizacji zlecenia. Firma transportowa czy spedycyjna, która wykorzystuje potencjał TMS, wykonuje swoje zlecenia sprawniej, rzetelniej i bardziej opłacalnie. Dzięki automatyzacji procesów można wyeliminować błędy pracowników, zwiększyć wydajność pracy oraz jakość świadczonych usług.
Przeczytaj nasz artykuł Dlaczego Excel nie zastąpi systemu TMS i zobacz, dlaczego warto zastąpić arkusze kalkulacyjne dedykowanym systemem TMS.
Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze TMS-a?
Decydując się na wdrożenie systemu TMS w swojej firmie, warto zwrócić uwagę na kilka aspektów, które mogą zaważyć na wyborze dostawcy.
1. TMS – stacjonarny czy chmurze?
Stacjonarny TMS instalowany jest lokalnie, na komputerze użytkownika. Do zalet można zaliczyć kontrolę użytkownika nad aktualizacjami i kopiami zapasowymi. Należy jednak pamiętać, że wtedy to na użytkowniku spoczywa odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych. W drugiej opcji dane przechowywane są w chmurze i dostępne są za pośrednictwem łącza internetowego. TMS online nie wymaga instalacji, a dane aktualizowane są w czasie rzeczywistym i dostępne 24h/7, z każdego urządzenia.
2. TMS – płatna licencja czy system abonamentowy?
Przy wyborze systemu TMS należy zdecydować się pomiędzy dwiema opcjami: płatną licencją i systemem abonamentowym. Z płatną licencją wiąże się jednorazowa opłata, do której bardzo często dochodzą dodatkowe koszty (np. szkolenie pracowników, obsługa techniczna czy koszty instalacji i aktualizacji systemu). System abonamentowy pozwala na uiszczenie płatności za konkretny okres, dając możliwość wypróbowania programu (darmowy okres próbny) oraz rezygnacji w dowolnej chwili.
3. Bezpieczeństwo danych w TMS online
Przechowywanie danych w chmurze jest rozwiązaniem coraz bardziej popularnym, dlatego system TMS powinien spełniać określone standardy bezpieczeństwa. Do istotnych informacji na temat bezpieczeństwa należy, m.in.: odporność na awarię, zastosowanie szyfrowanego protokołu SSL, miejsce umieszczenia serwerów, sposoby ochrony danych (ich przechowywanie, przesyłanie i przetwarzanie).
4. TMS – integracja z zewnętrznymi systemami
Integracja z zewnętrznymi systemami pozwala na zautomatyzowanie pracy całego przedsiębiorstwa, w tym na usprawnienie komunikacji i obiegu dokumentów (np. integracja z dostawcami telematyki GPS i programami księgowymi).
5. Dedykowane funkcje w TMS
Możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe funkcjonalności jest ważnym aspektem przy wyborze TMS-a. Warto dowiedzieć się, jakie są podstawowe i rozszerzone funkcje programu, oraz czy jest możliwość wdrożenia indywidualnych rozwiązań.
FireTMS – kompleksowy program dla transportu i spedycji
Przejście z dokumentacji papierowej na cyfrową jest inwestycją. Dlatego wybór odpowiedniego programu dla transportu i spedycji ma duże znaczenie dla przyszłości firmy.
FireTMS to profesjonalne oprogramowanie dla transportu i spedycji, które pozwala zautomatyzować procesy związane z realizowaniem przewozów oraz skutecznie i efektywnie zarządzać flotą. Intuicyjny interfejs i zaawansowane funkcje programu FireTMS pozwalają na przyspieszenie pracy i eliminację błędów popełnianych przez pracowników.
Wdrożenie oprogramowania FireTMS w firmie daje wiele korzyści dla transportu, spedycji i księgowości, w tym:
- planowanie transportów,
- realizację i monitoring zleceń przewozowych,
- planowanie trasy dla samochodów ciężarowych,
- monitoring kosztów floty,
- automatyczne generowanie faktur,
- windykacja i kontrola terminów płatności,
- monitoring pojazdów z wykorzystaniem systemów GPS,
- integracja z innymi systemami informatycznymi poprzez API,
- aplikacje mobilne FireTMS Driver i FireTMS Dispo.
FireTMS Driver – aplikacja mobilna dla kierowcy
Aplikacja mobilna FireTMS Driver umożliwia sprawną komunikację pomiędzy kierowcą a dyspozytorem oraz ułatwia kontrolowanie zleceń. Aplikacja daje możliwość szybkiej wymiany informacji, przesyłania dokumentów do księgowości oraz bieżącego monitorowania przewozu.
Do najważniejszych zalet aplikacji FireTMS Driver można zaliczyć:
- wysyłanie zleceń na telefon kierowcy,
- czat z kierowcą,
- nawigację dla samochodów ciężarowych,
- dostęp do map w trybie online i offline,
- możliwość przesyłanie dokumentów,
- system lokalizacji GPS,
- możliwość sprawdzania statusu zlecenia.
FireTMS Dispo – aplikacja mobilna dla spedytorów i dyspozytorów
FireTMS Dispo jest aplikacją dedykowaną dla spedytorów i dyspozytorów, dzięki której można sprawdzić, na jakim etapie znajduje się zlecenie przewozowe oraz ładunek. Z poziomu aplikacji użytkownik może kontrolować realizację transportów, monitorować pojazdy oraz szybko nawiązać kontakt z kierowcą.
Najważniejsze korzyści aplikacji FireTMS Dispo to:
- dostęp 24h/7,
- kontrola statusu przewozów,
- informacje o ładunkach,
- nadzór pracy kierowców,
- czat z kierowcą,
- raportowanie wyników,
- monitorowanie trasy.
Podsumowanie
Wdrożenie programu TMS integruje działania wewnątrz firmy, automatyzuje procesy i wpływa na optymalizację czasu pracy. TMS sprawdzi się w firmach transportowych i spedycyjnych niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa.
Cyfryzacja w spedycji, transporcie i logistyce jest nieunikniona. Pliki w Excelu nie mogą konkurować z kompleksowym narzędziem do zarządzania transportem. Przejście do dokumentacji cyfrowej pozwala na usprawnienie pracy wszystkich działów firmy i polepszenie jakości świadczonych usług.
Kompleksowy system do zarządzania transportem i spedycją FireTMS możesz testować bezpłatnie przez 14 dni. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat funkcjonalności FireTMS, skontaktuj się z nami.
8 minut czytania
