Branża TSL już kilka lat temu stanęłą przed wielkim wyzwaniem przygotowania się do zielonej transformacji i zmian, jakie w związku z tym zachodzą w gospodarce. Jednym z najważniejszych obszarów, związanych z przystosowywaniem biznesu do nowych warunków jest optymalizacja kosztów. Dotyczy to przede wszystkim najbardziej energochłonnej dziedziny w branży TSL, czyli transportu. Poznaj nowatorskie metody i praktyczne wskazówki, w jaki sposób zredukować koszty transportu w logistyce!
Transport jest jedną z najbardziej energochłonnych dziedzin gospodarki. Zapewnienie ciągłości dostaw, utrzymanie linii produkcyjnych, a później sieci dystrybucyjnych opiera się na ciągłym przewożeniu i dostarczaniu towarów. Od surowców i półproduktów po gotowe wyroby. W teorii najprostszą metodą jest ograniczanie najbardziej kosztochłonnych operacji. Cięcia w dostawach spowodowałyby jednak zachwianie produkcji lub procesów handlowych, a to skutkowałoby podkopaniem finansowych podstaw biznesu. Nie znaczy to jednak, że optymalizacja kosztów transportu nie jest możliwa.
Dążenie do zmniejszenia kosztów transportu przy równoczesnym utrzymaniu poziomu dostaw legło u podstaw inteligentnych systemów zarządzania. Wielkie systemy klasy ERP (zarządzanie zasobami przedsiębiorstw), a także wyspecjalizowane rozwiązania klasy WMS (system zarządzania magazynem) czy też systemy TMS (zarządzanie transportem) powstały jako sposób na ulepszenie procesów, ułatwienie pracy i zmniejszenie kosztów operacyjnych.
Odkąd komputery znalazły się na wyposażeniu niemal każdej firmy, stało się jasne, że to właśnie systemy komputerowe są przyszłością w zarządzaniu biznesem. Dziś każda znacząca firma opiera swoją działalność o rozwiązania informatyczne, a właściwie każdy, kto prowadzi działalność pracuje na komputerze. Wykorzystuje przy tym różne rozwiązania, ale nawet najprostsze narzędzie jak edytory tekstu i arkusze kalkulacyjne, pozwalają na usprawnienie zarządzania.
Oczywiście wraz ze skalą działalności rośnie zapotrzebowanie na bardziej zaawansowane rozwiązania, o większej liczbie funkcji, możliwościach gromadzenia różnego rodzaju danych i przetwarzania informacji. W przypadku transportu takim kompleksowym rozwiązaniem są systemy TMS, które pomagają w każdym obszarze działalności, ale przede wszystkim umożliwiają precyzyjne zarządzanie kosztami.
Systemy TMS gromadzą cały zakres informacji związanych z działalnością transportową i spedycyjną. Oprócz danych samochodów, kierowców i innych pracowników, gromadzą także informacje o zleceniach, w tym szczegółowe informacje o kosztach i zyskach. Dzięki temu można, np. porównać rentowność zleceń, uszeregować kontrahentów od najbardziej do najmniej zyskownych, ale też na podstawie danych dostarczanych za pomocą telematyk GPS sprawdzić koszty realizacji zleceń. Zaawansowany system TMS, jak np. fireTMS, umożliwia także precyzyjne zaplanowanie trasy i wstępne wyliczenie kosztów transportu.
Korzystanie z nowoczesnych narzędzi, które nie tylko zbierają dane finansowe, ale także informacje o kosztach, różnicach pomiędzy planem realizacji przewozu z rzeczywistą trasą, pozwala na przeprowadzenie szybkich i odnoszących się do rzeczywistości analiz. Przykładowym rozwiązaniem są automatycznie generowane raporty, na podstawie których można sprawdzić, gdzie znajdują się pola do poprawy, może to być np. zużycie paliwa czy planowanie trasy, a może być to np. optymalizacja pracy kierowców czy spedytorów.
Branża TSL przebyła długą drogę odkąd upowszechniło się oprogramowanie do zarządzania transportem. Jeszcze kilkanaście lat temu podstawą w firmach transportowych i spedycyjnych były arkusze kalkulacyjne, rozproszone pliki z danymi, a nierzadko nawet po prostu papierowa dokumentacja. Systemy TMS pozwoliły na przeniesienie wszystkich danych w jedno miejsce i ograniczenie tzw. papierologii.
Zgromadzenie wszystkich danych w systemach było pierwszym krokiem ku znaczącej redukcji kosztów, ponieważ ta sama liczba pracowników mogła wykonać więcej pracy w tym samym czasie. Następnie, wraz z rozwojem rozwiązań dotyczących planowania tras, pozyskiwania zleceń, np. w postaci giełd ładunków, a także rozwojem i integracją telematyk GPS, pojawiły się nowe możliwości optymalizacji kosztów samych przewozów.
Automatyzacja w logistyce, podobnie jak w innych branżach, pozwoliła na zoptymalizowanie praktycznie wszystkich procesów w firmach. Jeśli dotąd osoba odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji musiała pracować na papierowych materiałach lub na prostych rozwiązaniach w postaci plików arkusza kalkulacyjnego, to wprowadzanie danych o zleceniach, przygotowanie raportów i analiz zajmowało sporo czasu. Samo kopiowanie danych z plików lub przepisywanie ich z dokumentów papierowych było czasochłonne. Podobnie wyglądała sytuacja z obsługą księgową zleceń.
Wprowadzenie systemów TMS pozwoliło na przeniesienie wszystkich dokumentów do jednej bazy danych. Dzięki temu pracownicy mogli w krótkim czasie znaleźć odpowiednie dane i pracować na nich, np. przygotowując analizy, raporty, uzupełniając dane lub przekazując je do księgowości. W tym samym czasie pracownicy mogli wykonać więcej zadań i w znacznie łatwiejszy sposób niż przed wdrożeniem. Wprowadzenie bardziej zaawansowanych funkcji pozwoliło m.in. na kompletną automatyzację raportowania czy prowadzenie bieżącego monitoringu rentowności i stanu branży. Odtąd sprawdzenie, jakie są najmocniejsze strony firmy, a jakie procesy można jeszcze zoptymalizować pod kątem organizacyjnym lub czysto kosztowym, wymaga w zasadzie kilku kliknięć w systemie.
Istotną rolę w optymalizacji kosztów samego transportu odgrywają systemy śledzenia w czasie rzeczywistym. To one pozwalają na bieżące śledzenie tras ciężarówek, porównywanie ich z założonym planem i bieżącą analizę kosztów. Dzieje się tak, ponieważ systemy TMS umożliwiają integrację z telematykami GPS. Dzięki temu informacje o lokalizacji konkretnych pojazdów są przekazywane na bieżąco do systemu, a na tej podstawie można w dowolnej chwili sprawdzić, gdzie znajduje się ciężarówka i porównać jej rzeczywistą trasę z zaplanowaną. Dodatkowo, nowoczesne systemy TMS opierają się również na aplikacjach, umożliwiających szybki i bezpośredni kontakt między dyspozytorami a kierowcami. W przypadku fireTMS takimi aplikacjami są fireTMS Dispo i fireTMS Driver.
Dzięki takiemu połączeniu rozwiązań, można błyskawicznie sprawdzić położenie pojazdu, skontaktować się z kierowcą, a w przypadku jakichkolwiek problemów, od razu podjąć decyzję.
Jakie korzyści przynoszą takie rozwiązania?
Nie bez znaczenia jest też fakt, że we wspomnianych systemach, które umożliwiają integrację z giełdami ładunków, można na bieżąco znajdować zlecenia na ustalonej trasie przewozu. To sprawia, że po rozładowaniu pojazdu można w trasie powrotnej podjąć kolejne zlecenia i ograniczyć puste przebiegi.
Ulepszenie zarządzania posiadanymi zasobami to największe pole do optymalizacji kosztów. Przede wszystkim pozwala na lepsze zaplanowanie działań w określonym czasie, ale też sprawniejszą obsługę zleceń i lepsze świadczenie usług transportowych. Podstawowym warunkiem, który musi być spełniony w tym przypadku, jest mierzenie efektów pracy. Systemy TMS pomagają sprawdzić, jaki efekt przynosi wykonywana praca i w jakim stopniu wykorzystywana jest posiadana flota. Na podstawie tych danych można podejmować decyzje dotyczące rozwoju firmy, w tym planowania pracy oraz ulepszenia floty samochodów ciężarowych.
Nawet w przypadku niewielkiej floty, składającej się z kilku pojazdów ciężarowych, efektywne zarządzanie może znacząco wpłynąć na optymalizację kosztów. Nowoczesne metody zarządzania flotą opierają się przede wszystkim na analizie danych dostarczanych przez telematyki GPS i później przetwarzanych w systemie TMS. Warto też zwrócić uwagę na charakter zleceń, przeanalizować, czego oczekują najbardziej rentowni kontrahenci, ale też sprawdzić rentowność samych pojazdów.
Efektem takiej analizy będzie lepsze zarządzanie flotą, dostosowanie jej do wymagań rynkowych oraz optymalne dopasowanie pojazdów do konkretnych zleceń. To wszystko składa się nie tylko na wskazanie nowych kierunków rozwoju firmy i pokazuje jej potencjał, ale również pomaga optymalizować koszty i zwiększać zyskowność już prowadzonych działań.
Regularne dbanie o stan floty pojazdów ma niebagatelne znaczenie, jeśli weźmiemy pod uwagę obniżanie kosztów. Warto pamiętać, że dobrze utrzymane pojazdy i regularnie sprawdzany sprzęt pozwala przede wszystkim ograniczyć spalanie paliwa w trasie. Odpowiednie utrzymanie może też zmniejszyć zużywanie opon i innych części, które pod wpływem dużego obciążenia i długich tras narażane są na olbrzymie obciążenia.
Zainwestowanie w regularne i odpowiednie do obciążeń sprzętu przeglądy, spowoduje, że koszty samego transportu spadają, a finalnie także nie trzeba planować tak dużych środków na kosztowne naprawy i wymiany sprzętu. I na tym polu może pomóc dobry system TMS, który przypomina o konieczności przeprowadzania regularnych przeglądów, a co za tym idzie wcześniejszego planowania budżetu na utrzymanie floty.
Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań, jak np. wdrożenie oprogramowania do zarządzania transportem czy też unowocześnienie floty oraz zadbanie o bieżącą konserwację, a także lepsze wyznaczanie tras przynoszą nie tylko efekt w postaci redukcji kosztów. Zastosowanie takich rozwiązań wpisuje się także w praktyki zrównoważonego rozwoju i redukcji emisji trujących substancji do środowiska.
Ekologiczne rozwiązania w transporcie są obecne od lat i przejawiają się chociażby w europejskich normach spalania, które muszą spełnić pojazdy. Obecnie obowiązuje norma EURO 6, wprowadzona w 2015 roku. To oznacza, że aby bez przeszkód poruszać się samochodem po krajach Europy, pojazd musi ją spełniać. Kraje Unii Europejskiej zobowiązały się także do osiągnięcia zeroemisyjności do 2050 roku, a co za tym idzie, zmierzają do przestawienia transportu drogowego na ekologiczne tory. W związku z tym wprowadzony został obowiązek raportowania działań w zakresie ESG, który od 2024 roku jest sukcesywnie rozszerzany na kolejne sektory firmy, w tym z branży TSL.
Korzyści ze stosowania ekologicznych rozwiązań możemy zaliczyć obecnie do kategorii niematerialnych i społecznych, ponieważ globalne trendy w logistyce zmierzają przede wszystkim w stronę zmniejszenia uciążliwości działalności dla środowiska i społeczeństw. Możemy przypuszczać, że wraz ze zwiększeniem znaczenia pozafinansowych wyników firm dla instytucji państwowych, ale też finansowych, przechodzenie na ekologiczne rozwiązania będzie wpływało także pozytywnie na wyniki finansowe. Od niższych opłat za korzystanie z dróg po większą dostępność zewnętrznego finansowania.
Zmniejszenie emisji szkodliwych gazów, np. CO2, za które w znacznej mierze odpowiada ciężki transport drogowy jest jednym z celów polityki klimatycznej w Europie. Obecne działania zmierzają do stopniowego wycofywania starych pojazdów, które posiadają nieekologiczne silniki i zastępowania ich nowymi pojazdami. Nie można też zapomnieć o coraz bardziej popularnych ciężarówkach napędzanych alternatywnymi źródłami energii. W Europie coraz popularniejsze stają się pojazdy ciężarowe napędzane silnikami elektrycznymi, trwają też intensywne prace nad rozwojem silników wodorowych, których stosowanie również wpływa na redukcję emisji szkodliwych gazów do atmosfery.
Ten trend wpływa obecnie na koszty operacyjne firm transportowych. Muszą się one mierzyć z wycofywaniem najstarszych pojazdów z floty i inwestycjami w nowy sprzęt. Podobnie wygląda sytuacja z kosztami paliwa, czy też koniecznością stosowania w nowszych pojazdach z silnikami diesla reduktora w postaci płynu AdBlue. Z drugiej strony konieczność wycofywania przestarzałych samochodów ciężarowych, także wpływa na ograniczenie kosztów utrzymania floty i zmniejsza jej awaryjność. Upowszechnienie czystych technologii w postaci silników elektrycznych czy wodorowych także spowoduje spadek kosztów operacyjnych. Wpływ zmniejszania emisji na koszty operacyjne jest więc niejednoznaczny.
Automatyzacja w logistyce pozwala na zoptymalizowanie procesów i skutkuje lepszym wykorzystaniem zasobów. Chodzi przede wszystkim o cyfryzację i wykorzystanie narzędzi informatycznych do zarządzania całością firmy. Przykładem może być wdrożenie systemu zarządzania transportem i systemu zarządzania magazynem, a w przypadku większych przedsiębiorstw także ERP. Oczywiście to nie wszystko, ponieważ inwestycje w nowy sprzęt, lepsze utrzymanie maszyn czy też szkolenia i kursy dla pracowników także są elementem optymalizacji kosztów. Choć w perspektywie krótkoterminowej wymaga to dodatkowych środków, to w przyszłości pozwoli na zmniejszenie ponoszonych nakładów.
Co dają inwestycje w pracowników, sprzęt i oprogramowanie?
Korzystanie z nowoczesnych narzędzi informatycznych umożliwia zmianę podejścia do procesów logistycznych i uzyskania większej wiedzy o wynikach firmy. Choćby w przypadku systemu zarządzania transportem można wykorzystać informacje, które gromadzone są w systemie i dotyczą spedycji oraz przewozów, do lepszego planowania dostaw i rozwijania siatki dystrybucji. To możliwe dzięki wprowadzeniu cyfrowego obiegu dokumentów. Dzięki tym danym można zobaczyć, które procesy można ulepszyć i dzięki temu zredukować koszty działalności.
Raporty o zleceniach i kontrahentach także dają dużą wiedzę o zyskowności i możliwościach rozwoju. Analiza biznesowa przychodów i marżowości pozwala określić, na ile współpraca z danym kontrahentem jest zyskowna, a na ile generuje zbyt duże koszty. Wspomniana analiza pomaga także odpowiedzieć na pytanie, czy można zacieśniać współpracę z kontrahentami, czy też szukać innych, przynoszących więcej zysków. Na tej samej zasadzie działają także raporty o spedytorach, które mogą być podstawą do określenia, czy np. warto zadbać o rozwój kompetencji pracowników.
Oprogramowanie do zarządzania transportem to sposób na zrewolucjonizowanie podejścia do prowadzenia działalności w branży TSL i obniżenia kosztów transportu. Co jeszcze można zyskać, dzięki wdrożeniu takiego rozwiązania?
Korzyści, które przynosi wdrożenie systemu TMS:
Chcesz przekonać się, jak w praktyce wygląda ograniczanie kosztów transportu, dzięki korzystaniu z nowoczesnego systemu klasy TMS? Wypróbuj za darmo możliwości fireTMS. Przez 14 dni testuj nasz system bez opłat, a jeśli pojawią się jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z nami. Wyjaśnimy wszystkie wątpliwości i zaproponujemy rozwiązania!
Wśród największych innowacji, które zredukować koszty transportu znajduje się wdrożenie oprogramowania do zarządzania transportem TMS, który umożliwia efektywne zarządzanie flotą, analizę danych i śledzenie przewozów w czasie rzeczywistym oraz wiele innych rozwiązań wpływających na automatyzację procesów w logistyce.
Tak, zmiana modelu biznesowego i oparcie działalności na inteligentnym zarządzaniu flotą oraz wdrożenie ekologicznych rozwiązań, pozwalają na redukcję kosztów transportu i efektywniejsze wykorzystanie posiadanych zasobów.
Analiza posiadanych danych pozwala na m.in. lepsze zaplanowanie tras przewozu, optymalne dopasowanie pojazdów do zleceń, określenie zyskowności zleceń w rozbiciu na kontrahentów oraz określenie, które ze zleceń są najbardziej opłacalne.
Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.
Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.
Zespół fireTMS
Artykuł został napisany przez zespół fireTMS, w oparciu o wiedzę, doświadczenie i znajomość branży TSL.
Koszty transportu obejmują szereg wydatków poniesionych na flotę, na które składają się opłaty eksploatacyjne, licencje, certyfikaty, ubezpieczenie, leasing, ale przede wszystkim zużycie paliwa. Szacuje się, że stanowi ono największy udział w kosztach firmy. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, jak obniżyć koszty transportu oraz utrzymać płynność finansową dzięki funkcjom fireTMS. Kontrola kosztów floty – raporty w […]
6 minut czytania
Z tego artykułu dowiesz się o nowych funkcjach i ulepszeniach: Koszty cykliczne Z nową wersją systemu została wprowadzona opcja dodawania kosztu cyklicznego. Dzięki temu użytkownik w łatwy i szybki sposób może zarejestrować w fireTMS powtarzający się koszt, jak np. leasing za ciągnik. Aby dodać koszty stałe (cykliczne) firmy należy przejść do Pojazdy >> Koszty i […]
2 minuty czytania
Twoja firma realizuje transport na szeroką skalę i potrzebujesz narzędzi do obsługi zleceń? Szukasz sposobu na zautomatyzowanie obowiązków związanych z realizacją przewozów? Chcesz mieć pod kontrolą zyski i koszty floty? Poznaj pakiet Enterprise w systemie FireTMS, który dzięki zaawansowanej funkcjonalności umożliwia kompleksowe zarządzanie zleceniami, od momentu przyjęcia zamówienia, poprzez monitorowanie dostawy, aż po rozliczanie i […]
5 minut czytania