fireTMS > Blog > Dlaczego Excel nie zastąpi systemu TMS

Dlaczego Excel nie zastąpi systemu TMS

ikona zegara5 minut czytania

18 maja / Autor: Marcin Borek

Dzisiejszy wpis chciałbym poświęcić porównaniu pracy w firmie z wykorzystaniem programu typu Excel, Google Sheets czy też OpenOffice jako głównego narzędzia scalającego pracę wszystkich działów, z pracą w firmie gdzie używany jest dedykowany system – w tym przypadku do zarządzania transportem i spedycją. Poniższy tekst to moje osobiste wnioski z 5 letniego doświadczenia związanego ze spotkaniami z firmami transportowo – spedycyjnymi oraz wdrożeniami systemu TMS.

Wszystkie informacje w jednym miejscu, ale czy na pewno?

Bardzo często podstawowym celem wdrażania jakiegokolwiek programu, który miałby być głównym narzędziem w firmie, jest to, żeby w jednym miejscu gromadzić wszystkie informacje, a przynajmniej te najbardziej istotne oraz to, aby każdy z pracowników miał szybki dostęp do tej części danych, którą będzie wykorzystywać.

Tutaj najczęściej okazuje się, że nie jesteśmy w stanie wszystkich informacji wepchać do jednego arkusza lub byłoby to bardzo niewygodne (np. dołączanie skanów dokumentów). Kolejną sprawą jest to, że niekoniecznie firma chce udostępniać wszystkim te same informacje – no bo z jednej strony chcemy mieć np. zlecenia w jednym miejscu, z drugiej strony – czy nowa osoba powinna widzieć zlecenia innych pracowników lub mieć możliwość ich usunięcia?

I tak w efekcie najczęściej z jednego arkusza robi się kilka, a następnie dopiero później przepisuje się je w jedno miejsce i praca wykonywana jest podwójnie. W systemie TMS wystarczy ograniczyć widoczność danych tak, aby w tym samym miejscu jeden użytkownik widział tylko te dane, które sam wprowadził, a szef lub kierownik miał dostęp do wszystkiego – w zależności od ustawień.

Automatyzacja działań

Tutaj programy typu Excel ustępują niemal całkowicie dedykowanym systemom. Weźmy na przykład automatyczne generowanie dokumentów – zleceń, faktur czy też innych wydruków, a także wezwań do zapłaty, potwierdzeń, maili itd. Co prawda w Excelu jest możliwość, aby z jednej komórki pobrać dane i ustawić, aby przenosiły się w kolejną np. na szkicu wydruku, ale ten szkic i tak musimy stworzyć na nowo za każdym razem a wraz z powstawaniem nowych wierszy, kolumn oraz arkuszy funkcje i formuły trzeba będzie zmieniać. W praktyce, jeżeli firmy bazują na Excelu, wszystkie dokumenty tworzone są ręcznie. W dedykowanych systemach takich jak FireTMS dokumenty tworzą się automatycznie lub za pomocą kilku kliknięć.

Raportowanie

W tym miejscu muszę przyznać, że Excel i inne tego typu programy robią dobrą robotę. Sam, pomimo że używam dedykowanego CRM do obsługi klientów, część raportów przygotowuję właśnie w arkuszu kalkulacyjnym. Przewagą tego rozwiązania jest to, że mogę stworzyć dosłownie dowolne wymyślone przeze mnie zestawienie. Niestety są też dwa minusy: wszystkie dane muszę wprowadzać ręcznie lub mocno edytować dane uzyskane z systemu. A drugi minus jest taki, że w wielu firmach bardzo często tworzy się masę różnych zestawień, do których z czasem nikt nie zagląda, a pracownicy muszę tracić dużo czasu na przygotowanie ich. W FireTMS uzyskamy najważniejsze raporty: wyników spedytora, rentowności floty oraz kosztów floty, a dane kosztów możemy wczytać z pliku CSV generowanego np. z systemów kart paliwowych.

Integracje

Integracja wielu narzędzi to również bardzo ważny aspekt pracy firmy transportowej czy spedycyjnej. Programy typu Excel wprawdzie mają możliwość pobierania informacji z różnych miejsc, ale o integracji tutaj nie może być mowy. FireTMS można zintegrować z telematykami GPS, programami księgowymi, e-nadawcą, przelewami bankowymi, platformą Trans.eu czy też Transporeon. Brak odpowiedniego programu powoduje pracę na wielu oknach i narzędziach, a do tego bardzo często trzeba przepisywać dane z jednego programu do drugiego. Nie ma jednak co się łudzić – nawet najbardziej zaawansowany system nie zastąpi nam wszystkich narzędzi, a jedynie scali najważniejsze informacje w jedno miejsce.

Excel – skoro taki zły, to dlaczego taki dobry?

Biorąc pod uwagę powyższe minusy korzystania z arkuszy, należy zadać sobie pytanie, dlaczego wciąż tak dużo firm używa tego rodzaju narzędzi. Otóż właśnie dlatego, że Excel to naprawdę dobre narzędzie wspomagające pracę. I mówię to szczerze. Wiele firm nawet po wdrożeniu dedykowanego systemu nadal używa arkuszy do wspomagania swojej pracy – na potrzeby chwili, danego zadania, projektu. Zachęcanie do całkowitego zrezygnowania z Excela byłoby jak przekonywanie, że nie warto używać długopisu i notatnika. Jest do dobre narzędzie ułatwiające pracę i kropka. Jednak bez sensu wykorzystywać zeszyt jako centralne narzędzie dla pracy biurowej – może i się da, ale nie warto. Podobnie jest z arkuszami – wspomagają pracę, ale jako główny krwiobieg firmy potrzebny jest przeznaczony do tego system.

Podsumowując – programy typu Excel są bardzo dobrymi narzędziami wspomagającymi raportowanie oraz można je wykorzystywać do wielu zadań ad hoc, jednak nie są w stanie zastąpić systemu do zarządzania transportem i spedycją. Jeżeli tylko nie pracujemy samodzielnie, a w cały proces od znalezienia zlecenia, przez planowanie, kontakt z kierowcą, fakturowanie, raportowanie i płatności zaangażowanych jest przynajmniej kilka osób, warto pomyśleć nad wyborem odpowiedniego systemu TMS.

Tagi
Zobacz podobne artykuły
Automatyczna windykacja w fireTMS

Mikrofaktoring i automatyczna windykacja dla klientów FireTMS!

Podjęliśmy wyzwanie aby stworzyć program, który będzie dbał o bezpieczeństwo i stabilizację Waszej firmy. Udało się! Od teraz z programem FireTMS płynność finansowa będzie dla Was oczywisością. Zjedliście już wszystkie paznokcie przez niezapłacone faktury za wykonane zlecenia? Na nic tysięczny telefon do księgowej, na nic proszenie i błaganie. Znacie to? Pod tym względem branża TSL […]

ikona zegara3 minuty czytaniaPrzeczytaj więcej
Ceny paliw a branża TSL

Ceny paliw, a branża transportowa

Gwałtowne wahania ceny paliw komplikują sytuację firm transportowych. Ale większym kłopotem jest stały wzrost ceny oleju napędowego, który obserwujemy od ponad dwóch miesięcy. Jak branża TSL radzi sobie z tymi problemami? W tym artykule: Hurtowe ceny paliw – od czego zależą Prognoza cen paliw – czy ceny paliwa spadną Reakcje branży TSL na podwyżki cen […]

ikona zegara5 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
Błędy w prowadzeniu firmy transportowej

Utrata płynności finansowej w firmie transportowej

Branża transportowa przez większość instytucji finansowych jest uważana za branże wysokiego ryzyka. Pomimo ogromnego udziału w rynku oraz potęgi, którą zdobyliśmy na rynku europejskim, utrata płynności finansowej wciąż jest zaskakująco łatwa. Wszyscy doskonale wiedzą, jak jest. Raty leasingowe, długie terminy płatności faktur, sezonowość, nagłe naprawy, niskie marże, brak kierowców. Nie jest łatwo. Wiele firm transportowych […]

ikona zegara4 minuty czytaniaPrzeczytaj więcej