Dlaczego Excel nie zastąpi systemu TMS

ikona zegara4 minuty czytania

18 maja / Autor: Marcin Borek

Dzisiejszy wpis chciałbym poświęcić porównaniu pracy w firmie z wykorzystaniem programu typu Excel, Google Sheets czy też OpenOffice jako głównego narzędzia scalającego pracę wszystkich działów, z pracą w firmie gdzie używany jest dedykowany system – w tym przypadku do zarządzania transportem i spedycją. Poniższy tekst to moje osobiste wnioski z 5 letniego doświadczenia związanego ze spotkaniami z firmami transportowo – spedycyjnymi oraz wdrożeniami systemu TMS.

Wszystkie informacje w jednym miejscu, ale czy na pewno?

Bardzo często podstawowym celem wdrażania jakiegokolwiek programu, który miałby być głównym narzędziem w firmie, jest to, żeby w jednym miejscu gromadzić wszystkie informacje, a przynajmniej te najbardziej istotne oraz to, aby każdy z pracowników miał szybki dostęp do tej części danych, którą będzie wykorzystywać.

Tutaj najczęściej okazuje się, że nie jesteśmy w stanie wszystkich informacji wepchać do jednego arkusza lub byłoby to bardzo niewygodne (np. dołączanie skanów dokumentów). Kolejną sprawą jest to, że niekoniecznie firma chce udostępniać wszystkim te same informacje – no bo z jednej strony chcemy mieć np. zlecenia w jednym miejscu, z drugiej strony – czy nowa osoba powinna widzieć zlecenia innych pracowników lub mieć możliwość ich usunięcia?

I tak w efekcie najczęściej z jednego arkusza robi się kilka, a następnie dopiero później przepisuje się je w jedno miejsce i praca wykonywana jest podwójnie. W systemie TMS wystarczy ograniczyć widoczność danych tak, aby w tym samym miejscu jeden użytkownik widział tylko te dane, które sam wprowadził, a szef lub kierownik miał dostęp do wszystkiego – w zależności od ustawień.

Automatyzacja działań

Tutaj programy typu Excel ustępują niemal całkowicie dedykowanym systemom. Weźmy na przykład automatyczne generowanie dokumentów – zleceń, faktur czy też innych wydruków, a także wezwań do zapłaty, potwierdzeń, maili itd. Co prawda w Excelu jest możliwość, aby z jednej komórki pobrać dane i ustawić, aby przenosiły się w kolejną np. na szkicu wydruku, ale ten szkic i tak musimy stworzyć na nowo za każdym razem a wraz z powstawaniem nowych wierszy, kolumn oraz arkuszy funkcje i formuły trzeba będzie zmieniać. W praktyce, jeżeli firmy bazują na Excelu, wszystkie dokumenty tworzone są ręcznie. W dedykowanych systemach takich jak FireTMS dokumenty tworzą się automatycznie lub za pomocą kilku kliknięć.

Raportowanie

W tym miejscu muszę przyznać, że Excel i inne tego typu programy robią dobrą robotę. Sam, pomimo że używam dedykowanego CRM do obsługi klientów, część raportów przygotowuję właśnie w arkuszu kalkulacyjnym. Przewagą tego rozwiązania jest to, że mogę stworzyć dosłownie dowolne wymyślone przeze mnie zestawienie. Niestety są też dwa minusy: wszystkie dane muszę wprowadzać ręcznie lub mocno edytować dane uzyskane z systemu. A drugi minus jest taki, że w wielu firmach bardzo często tworzy się masę różnych zestawień, do których z czasem nikt nie zagląda, a pracownicy muszę tracić dużo czasu na przygotowanie ich. W FireTMS uzyskamy najważniejsze raporty: wyników spedytora, rentowności floty oraz kosztów floty, a dane kosztów możemy wczytać z pliku CSV generowanego np. z systemów kart paliwowych.

Integracje

Integracja wielu narzędzi to również bardzo ważny aspekt pracy firmy transportowej czy spedycyjnej. Programy typu Excel wprawdzie mają możliwość pobierania informacji z różnych miejsc, ale o integracji tutaj nie może być mowy. FireTMS można zintegrować z telematykami GPS, programami księgowymi, e-nadawcą, przelewami bankowymi, platformą Trans.eu czy też Transporeon. Brak odpowiedniego programu powoduje pracę na wielu oknach i narzędziach, a do tego bardzo często trzeba przepisywać dane z jednego programu do drugiego. Nie ma jednak co się łudzić – nawet najbardziej zaawansowany system nie zastąpi nam wszystkich narzędzi, a jedynie scali najważniejsze informacje w jedno miejsce.

Excel – skoro taki zły, to dlaczego taki dobry?

Biorąc pod uwagę powyższe minusy korzystania z arkuszy, należy zadać sobie pytanie, dlaczego wciąż tak dużo firm używa tego rodzaju narzędzi. Otóż właśnie dlatego, że Excel to naprawdę dobre narzędzie wspomagające pracę. I mówię to szczerze. Wiele firm nawet po wdrożeniu dedykowanego systemu nadal używa arkuszy do wspomagania swojej pracy – na potrzeby chwili, danego zadania, projektu. Zachęcanie do całkowitego zrezygnowania z Excela byłoby jak przekonywanie, że nie warto używać długopisu i notatnika. Jest do dobre narzędzie ułatwiające pracę i kropka. Jednak bez sensu wykorzystywać zeszyt jako centralne narzędzie dla pracy biurowej – może i się da, ale nie warto. Podobnie jest z arkuszami – wspomagają pracę, ale jako główny krwiobieg firmy potrzebny jest przeznaczony do tego system.

Podsumowując – programy typu Excel są bardzo dobrymi narzędziami wspomagającymi raportowanie oraz można je wykorzystywać do wielu zadań ad hoc, jednak nie są w stanie zastąpić systemu do zarządzania transportem i spedycją. Jeżeli tylko nie pracujemy samodzielnie, a w cały proces od znalezienia zlecenia, przez planowanie, kontakt z kierowcą, fakturowanie, raportowanie i płatności zaangażowanych jest przynajmniej kilka osób, warto pomyśleć nad wyborem odpowiedniego systemu TMS.

Tagi
Zobacz podobne artykuły
OC spedytora czym jest?

OC spedytora – co powinno zawierać ubezpieczenie?

Praca w branży transportowej niesie za sobą sporo ryzyka. Dotyczy ono przede wszystkim zagrożeń związanych z przewozem ładunku t i możliwym uszkodzeniem przewożonego mienia. Mniejsze lub większe wypadki na trasie są niestety stałym elementem pracy kierowcy, dlatego osoby działające w tej branży powinny skorzystać z opcji ubezpieczenia. Opcją stworzoną z myślą właśnie o nich jest […]

ikona zegara6 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
Rozliczenie czasu pracy kierowcy

Rozliczenie czasu pracy kierowcy

Każdy kierowca zawodowy musi pracować w zgodzie z aktualnymi przepisami. Dotyczą one przede wszystkim ilości godzin spędzonych za kierownicą. Każdy pracodawca jest zobligowany do tego, by prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy, który ma być dowodem na to, że danego dnia, tygodnia i miesiąca, nie prowadził on pojazdu dłużej, niż jest to dopuszczalne. Z tego artykułu […]

ikona zegara7 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
hamonogram pojazdow

Harmonogram pojazdów – rezerwacja wolnego pojazdu i inne nowości

Z tego artykułu dowiesz się o nowych funkcjach i ulepszeniach:– Harmonogram pojazdów: rezerwacja wolnego pojazdu – Nowa kolumna Szacowany koszt/km na liście pojazdów wewnętrznych– Stały załącznik do potwierdzenia przyjęcia zlecenia dla klienta– Statusy punktów uwzględniane w Dzienniku aktywności Harmonogram pojazdów – rezerwacja wolnego pojazdu Harmonogram pojazdów jest doskonałym narzędziem do planowania codziennej pracy taboru własnego. […]

ikona zegara2 minuty czytaniaPrzeczytaj więcej