Jak w łatwy sposób sprawdzić rentowność zlecenia

Każdy przedsiębiorca prowadzący firmę transportową czy spedycyjną powinien wiedzieć jak w łatwy sposób sprawdzić rentowność zlecenia, żeby móc ocenić czy zlecenie, o którego realizację ma zamiar się ubiegać jest dla niego opłacalne. W niemal bliźniaczy sposób można sprawdzać rentowność przewożonych ładunków, które są przecież częściami składowymi każdego zlecenia.

Świadomość tego jak sprawdzić rentowność zlecenia transportowego jest niezwykle ważna, bowiem pozwala realizować tylko dochodowe zlecenia. I chociaż pozornie wydawać się może, że stawka za kilometr w wysokości 1 euro jest bardziej opłacalna niż dla oferty 0.7 euro od przejechanego kilometra, to zasada ta nie zawsze musi znajdować odzwierciedlenie w rzeczywistości.

Dlaczego tak się dzieje? Bowiem wpływ na marżę ze zlecenia mają koszty, które mogą znacząco różnić się dla dwóch różnych zleceń. I tak, koniec końców okazuje się, że dla firmy bardziej opłacalne może się okazać przyjęcie zlecenia z mniejszą stawką za kilometr niż stawką wyższą. Jak to możliwe?

Wpływ na rentowność zlecenia mają koszty

Nierozsądnym posunięciem jest oceniać rentowność zlecenia sugerując się tylko oferowaną stawką. Oczywiście, że to logiczne, iż zlecenia, które można realizować po wysokiej stawce od razu wydają nam się źródłem dobrego biznesu, ale może to być myślenie wiarołomne.

Tylko przedsiębiorcy, którzy zdają sobie sprawę, że prócz dochodu ze zlecenia, ładunku, trzeba również analizować jego koszty mogą cieszyć się dobrą kondycją swoje firmy. To właśnie znacznie wyższe koszty jednego zlecenia od drugiego mogą sprawiać, że zlecenie po niższej stawce okaże się bardziej opłacalne niż te ze stawką wyższą. Ale jakie koszty trzeba wziąć pod uwagę oceniając rentowność zlecenia, ładunku?

Przedsiębiorstwa, która przykładają dużą uwagę do szczegółowej analizy rentowności zleceń (w tym ich kosztów) dzielą wydatki na:

• koszty stałe, wśród których wymienić można m.in.
• leasing,
• podstawowe wynagrodzenie dla kierowcy,
• ubezpieczenie pojazdu,
• serwisowanie taboru (naprawy, przeglądy, amortyzacja pojazdu)
• koszt średniego zużycia opon
• koszty zmienne, różne dla każdego zlecenia, wśród których znajdzie się m.in.
• koszt paliwa na 1 km (różny w zależności od tego gdzie zlecenie jest realizowane)
• opłaty autostradowe (zmienne dla różnych krajów)
• zmienne wynagrodzenie dla kierowcy (płaca minimalna – np. MiLoG, Loi Macron, diety, delegacje, ryczałt za nocleg)

Rozbicie kosztów na poszczególne kraje

Jak widać na powyższym przykładzie koszty zmienne realizacji zlecenia mogą znacząco odbiegać od siebie, w zależności od kraju, w którym jest ono realizowane.

1. Dla kierowców, którzy wykonują zlecenie w Niemczech, firma musi zapłacić pensję minimalną wynikającą z ustawy o MiLoG. To oczywiście wpływa na wspomniane powyżej zmienne koszty wynagrodzenia kierowcy.
2. W Polsce opłaty autostradowe w przeliczeniu na kilometr będą generować zupełnie inne koszty niż opłaty autostradowe w Austrii, Niemczech, Belgii czy jakimkolwiek innym kraju.
3. Również ceny paliwa są zmienne, w zależności od tego gdzie kierowca będzie tankował – a skoro zlecenie realizowane jest w Belgii czy Francji, to koszt paliwa w przeliczeniu na kilometr będzie zupełnie inny niż gdyby tankował np. w Polsce.

I właśnie te powyżej wymienione zmienne wpływają na to, że suma summarum zlecenie oferowane po niższej stawce za kilometr może być bardziej opłacalne niż te po stawce wyższej. Dlatego niezwykle istotne dla sukcesu firmy transportowej jest to by analizować te koszty, zdawać sobie sprawę z ich wysokości, dzięki czemu łatwo jest ocenić rentowność zlecenia.

Znasz koszty, wiesz czy zlecenie się opłaca

Wiemy już zatem, że aby trafnie i łatwo sprawdzić rentowność zlecenia potrzebujemy gromadzić dane, które pozwolą wyliczać koszty. Najczęściej przyjętą metodą w firmach transportowych jest wyliczanie kosztu jednego kilometra w danym kraju.

Jak udało się udowodnić powyżej, ten koszt jest zmienny w zależności od kraju, dlatego firma transportowa musi mieć świadomość kosztu dla konkretnego kraju (a nawet odcinka gdzie trzeba będzie zapłacić np. opłaty autostradowe). Im te dane są dokładniejsze, tym trafniej można określać koszty jednego kilometra i świadomiej podejmować decyzje o tym czy zlecenie jest opłacalne.

Niestety, nie wszystkie firmy przykładają należytą uwagę do kontroli kosztów, przez co podejmowane przez nie zlecenia są dla nich nieopłacalne. A wystarczyłoby wiedzieć ile firmę kosztuje jeden kilometr…

Jak w łatwy sposób sprawdzić rentowność zlecenia

Okazuje się zatem, że aby w łatwy sposób sprawdzić rentowność zlecenia trzeba wiedzieć jakie będą jego koszty.

Firma transportowa, która jest świadoma kosztu jednego przejechanego kilometra może w bardzo łatwy sposób ocenić czy dana oferta zlecenia jest dla niej opłacalna. Zgodnie z tym, warto zadbać o wyliczanie takiego kosztu od samego początku istnienia firmy, a nie dopiero wtedy kiedy uświadomimy sobie, że podejmowane zlecenia są nieopłacalne. Znacznie prościej jest wyliczać te koszty od podstaw, niż wtedy kiedy do przeanalizowania będziemy mieli całą masę historycznych danych.

Małe firmy, które dopiero rozpoczynają działalność transportową mogą w łatwy sposób kontrolować opłacalność zleceń wyliczając koszty jednego kilometra. Im dłużej przedsiębiorca zwleka z podjęciem decyzji o kontroli tego kosztu, a jego firma się rozrasta, tym ciężej potem odpowiedzieć sobie na pytanie które zlecenia są opłacalne, a które nie.

Jaką cenę zaoferować za zlecenie, żeby było opłacalne

Na końcu dochodzimy do meritum sprawy, najważniejszego pytania, czyli jaką cenę zaoferować (lub zaakceptować), żeby zlecenie było opłacalne dla firmy. Takie decyzje trzeba podejmować świadomie, w oparciu o wyliczenia, bowiem w innym wypadku może się okazać, że firma realizuje zlecenia nieuzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia.

Najbardziej sprawdzoną metodą jest wyliczyć koszt jednego kilometra oraz do tego kosztu narzucić swoją marżę. W ten sposób można mieć pewność, że realizowane zlecenie transportowe przyniesie firmie oczekiwany zysk.

Jak sobie z tym poradzić?

Chociaż powyższe rozwiązanie pozwalające optymalizować wyniki finansowe firmy transportowej można wprowadzić przy użyciu arkuszu kalkulacyjnego czy nawet kartki papieru i długopisu, to na dłuższą metodę jest to rozwiązanie:

• męczące,
• niedokładne,
• pozwalające popełnić błąd.

Z odpowiedzią na te problemy wychodzi program do prowadzenia firmy transportowej FireTMS, który jest kompleksowym rozwiązaniem dla firm transportowych. Między innymi pozwala:

• generować automatyczne raporty, które pokazują marżę i koszty konkretnych pojazdów,
• automatycznie obliczać koszty i marżę na kilometr, zużycie paliwa (przepały, niedopały).

Jeśli chcesz łatwo kontrolować koszty Twojej floty, sprawdzać marżę na zleceniach i widzieć te dane na czytelnych raportach to rozpocznij korzystać z FireTMS tutaj.