Program dla firmy spedycyjnej jest narzędziem, które może dokonać teoretycznie bardzo trudnego zadania – połączyć pracę spedytora, księgowej, a także obowiązki prezesa firmy. Wydaje się, że prezes, spedytor i księgowa nie mogą pracować w jednym narzędziu, dlatego, że ich obowiązki są całkiem różne, a na rynku nie istnieje program, który mógłby im pomóc. Czy firma transportowa może pracować w jednym programie?
Połączenie pracy tych wszystkich osób jest niewątpliwym usprawnieniem pracy firmy spedycyjnej. Bolączka tego typu działalności jest praca pod presją czasu – spedytor musi szybko dysponować ładunkami, pamiętając przy tym o kontakcie z kierowcą. Księgowa potrzebuje szybko odnaleźć się w stosie dokumentów ze zleceniami by wystawić fakturę kontrahentowi. Prezes chciałby zobaczyć jak jego firma funkcjonuje, ile zarabiają spedytorzy, jakie są wydatki, a jakie marże na zleceniach.
Prezes firmy nadzoruje działania wszystkich pracowników. Zależy mu przede wszystkim na tym by szybko otrzymać niezbędne informacje przedstawiające wyniki finansowe przedsiębiorstwa oraz skuteczność pracy spedytorów. Te wyniki powinny mieć przystępną i czytelną formę tak by w chwilę można było dostrzec problemy, zauważyć silne strony przedsiębiorstwa (np. najbardziej zauważalnych kontrahentów, najskuteczniejszych spedytorów). Owszem – nic nie stoi na przeszkodzie by większość tej pracy wykonywać ręcznie przekopując się przez dokumenty dotyczące zleceń, analizować dane w “Excelu”. Problem pojawia się przy skali tych działań – kiedy prezes firmy spedycyjnej chce sprawdzić rentowność przedsiębiorstwa biorąc pod uwagę długi okres czasu czy setki kontrahentów, pojazdów to w tej ocenie rodzą się liczne problemy. Koniec końców bardzo łatwo o pomyłkę i nieprawidłową interpretację zgromadzonych danych.
Każdy prezes chciałby dostać czytelne wyniki analizy “czarno na białym” – tak by w chwilę dowiedzieć się którzy spedytorzy generują największe marże, które zlecenia były najbardziej opłacalne, jakie faktury nie zostały jeszcze opłacone, którzy kontrahenci zalegają z płatnościami.
Praca spedytora potrafi być jedną z najbardziej wymagających psychicznie. Ogromny natłok obowiązków naznaczonych presją czasu sprawia, że każdy spedytor potrzebuje zaoszczędzić czas. Dysponowanie ładunkami, tworzenie zleceń, kontakt z kierowcą – te czynności to chleb powszedni spedytora. Wykonywanie tych zadań musi być proste, intuicyjne i szybkie – najlepiej gdyby większość tych działań była zautomatyzowana.
Pierwszym zadaniem każdego spedytora jest pozyskanie ładunku. Dane związane z ładunkiem należy wprowadzić do firmowej dokumentacji – część firm wciąż wykorzystuje w tym celu arkusze kalkulacyjne czy tego typu rozwiązania, ale są one nieskuteczne i czasochłonne. Coraz więcej przedsiębiorstw spedycyjnych wykorzystuje oprogramowania on-line, które pozwalają zarządzać ładunkami.
Po tym kiedy ładunek został utworzony należy go zadysponować poprzez stworzenie zlecenia spedycyjnego. Aby było to możliwe trzeba znaleźć firmę transportową odpowiedzialną za przewóz. Po tym kiedy udało się tego dokonać należy stworzyć zlecenie spedycyjne dotyczące ładunku, wprowadzając dane kontrahenta, kwotę jaką firma spedycyjna zapłaci firmie transportowej. Następnie wszystkie dane dotyczące zlecenia (w tym m.in. daty i miejsca załadunku, rozładunku, towaru) należy przekazać przewoźnikowi.
Czy to jednak koniec pracy spedytora? Otóż nie. Do jego obowiązków należy również kontakt z kierowcą (a w trakcie realizacji zlecenia pojawić się mogą problemy, doładunki na trasie). Kiedy przewoźnik zrealizuje zadanie, zlecenie należy zakończyć i przystąpić do przygotowania faktury.
Za zadania związane z wystawianiem faktur odpowiedzialna jest księgowa, która otrzymując dokumentację dotyczącą zlecenia przygotowuje dokument, który wysyła do kontrahentów. Część z firm spedycyjnych wykorzystuje faktury pro-forma, ale nie jest to standard. Faktura za zlecenie spedycyjne wyglądać może różnie, ponieważ niektóre firmy zawierają tam dodatkowe informacje. Standardem jest jednak zamieszczenie informacji dotyczących zlecenia, dane obu kontrahentów, datę płatności, kwotę i inne obligatoryjne dane.
Tak przygotowaną fakturę wysyła się do klienta, choć w przypadku bardzo dużych firm spedycyjnych zdarzyć się może, że przed wysłaniem faktura za zlecenie spedycyjne jest jeszcze sprawdzana przez Głównego Księgowego. Zdarzają się również takie sytuacje, w których na fakturze wystąpił błąd, trzeba coś zmienić – w takim wypadku najczęściej wystawia się fakturę korygującą. Często w przypadku firm spedycyjnych potrzebne są również noty obciążeniowe. W zależności od firmy księgowa może również być odpowiedzialna za monitorowanie płatności (choć zajmują się również tym Działy Windykacji, Działy Analizy Finansowej). W skrócie mówiąc rozchodzi się o to by sprawdzać kto jeszcze ma zapłacić firmie oraz jakie faktury należy uregulować. I tu znów występuje zależność, że im firma większa, tym o taki skuteczny monitoring płatności trudniej.
Każda księgowa chciałaby aby obieg dokumentów w firmie był sprawny i czytelny. Nic tak nie porządkuje pracy Działu Księgowego jak szybki dostęp do potrzebnych dokumentów (na przykład dzięki wyszukiwaniu zleceń, które są automatycznie połączone z odpowiednią fakturą).
Nie jest zadaniem trudnym wyobrazić sobie jaki chaos organizacyjny może zagościć w firmie spedycyjnej jeśli jest ona niewłaściwie zarządzana. Kiedy spedytorzy nie mają usystematyzowanego sposobu zarządzania (i dokumentowania) ładunkami, zleceniami to w niedługim czasie bardzo łatwo jest się w tym pogubić.
Brak skutecznego obiegu dokumentacji, szybkiego i sprawnego dostępu księgowej do pożądanych dokumentów nie tylko znacząco zwalnia jej pracę, ale przysparza wielu potencjalnych nieporozumień. Koniec końców prezesowi bardzo ciężko jest dotrzeć do informacji, które interesują go najbardziej: ile zarabia jego firma, jak pracują spedytorzy, co z płatnościami.
Odpowiedzią na te problemy jest FireTMS – program dla firmy spedycyjnej. Jedną z jego głównych zalet jest skuteczne połączenie pracy wszystkich pracowników (nawet jeżeli są oni rozsiani po całym świecie w wielu oddziałach). Dlatego FireTMS to narzędzie skuteczne, które warto wykorzystać w firmie spedycyjnej? Zalet jest wiele – od tych, na których zyska cała firma, przez te dla poszczególnych pracowników.
To oczywiście tylko część korzyści jakie daje FireTMS całej firmie spedycyjnej. A co oferuje prezesowi?
FireTMS ma wiele zalet, które pomogą w pracy każdego spedytora.
W głównej mierze FireTMS to program dla firmy spedycyjnej, który przyspiesza, ułatwia i automatyzuje pracę spedytorów czyniąc ją prostszą, łatwiejszą i pozbawioną rutyny codziennych, powtarzających się zadań, które wymagają nakładu czasu.
FireTMS to program dla firmy spedycyjnej, który również znacząco ułatwia i usprawnia pracę księgowej.
Oszczędność czasu, ułatwienie i usprawnienie pracy wszystkich członków przedsiębiorstwa to tylko zalążek tego co można zyskać wprowadzając nowoczesny program dla firmy spedycyjnej. Co jednak wyróżnia FireTMS od podobnych rozwiązań to:
Jeśli jeszcze nie masz konta w FireTMS to założysz je tutaj.
Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.
Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.
Marcin Borek
Head of Business Development. Posiada 6-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemu TMS w firmach transportowych i spedycyjnych. Lider sprzedaży fireTMS, odpowiada za rozwój biznesowy w Polsce oraz na rynkach europejskich.
Nowe przepisy doprecyzowały definicję bazy transportowej. Tym samym jej posiadanie przestało być tylko formalnym wymogiem, który trzeba spełnić, aby otrzymać licencję transportową. Sprawdź, co się zmieniło i poznaj fakty dotyczące bazy transportowej w 2023 roku. Zmiany w Pakiecie Mobilności, dotyczące bazy transportowej, obowiązują od początku 2023 roku. Wprowadziły wymogi, które musi spełnić baza eksploatacyjna, ale […]
6 minut czytania
W ubiegłym roku działało w Polsce 125 tys. firm transportowych. Tak liczna konkurencja w branży wymaga podejmowania przemyślanych decyzji biznesowych już od samego początku działalności. Dlatego dowiedz się, jak rozwijać firmę transportową i odkryj oprogramowanie, które usprawni codzienną pracę. Jak założyć firmę transportową? Aby założyć firmę transportową, należy spełnić określone wymogi prawne oraz skompletować potrzebne […]
11 minut czytania
Program dla firmy spedycyjnej jest narzędziem, które może dokonać teoretycznie bardzo trudnego zadania – połączyć pracę spedytora, księgowej, a także obowiązki prezesa firmy. Wydaje się, że prezes, spedytor i księgowa nie mogą pracować w jednym narzędziu, dlatego, że ich obowiązki są całkiem różne, a na rynku nie istnieje program, który mógłby im pomóc. Czy firma transportowa może […]
7 minut czytania