fireTMS > Blog > 7 wskazówek, jak wybrać system TMS do firmy

7 wskazówek, jak wybrać system TMS do firmy

ikona zegara5 minut czytania

14 czerwca 2022 / Autor: Marcin Borek

Firmy transportowe i spedycyjne codziennie mierzą się z różnymi wyzwaniami: od sprawnej realizacji zleceń, przez zarządzanie kosztami, aż po kompletowanie dokumentów. We wszystkich tych aspektach pomóc może dobrej klasy system TMS.

Czym jest system TMS?

TMS – Transport Management System – służy do planowania, zarządzania i rozliczania transportu. W jednym systemie znajdują się wszystkie informacje dotyczące pojazdów, ładunków, kierowców i klientów. Odpowiednio dobrany do specyfiki firmy transportowej lub spedycyjnej, może usprawnić procesy oraz zwiększyć efektywność pracy. Więcej informacji na temat systemu TMS znajdziesz w artykule na naszym blogu.       

1. Sprawdź, kiedy wdrożyć TMS 

Systemy TMS z reguły są skalowalne. Oznacza to, że mogą obsłużyć zarówno wielkie przedsiębiorstwa z flotą kilkudziesięciu pojazdów, jak i małe czy średnie firmy transportowe, mające kilka pojazdów. W obu przypadkach komfort pracy, a przede wszystkim jej efektywność znacznie wzrosną po wdrożeniu systemu TMS. Dlatego im wcześniej Twoja firma zdecyduje się na to oprogramowanie, tym szybciej zaczniesz korzystać z benefitów, które oferuje, a jest ich przecież całkiem sporo. 

2. Postaw na program dla transportu i zapomnij o Excelu 

Arkusze kalkulacyjne oferują wiele funkcjonalności, ale tworząc i wypełniając osobne dla każdego zlecenia, tracisz sporo czasu i kontrolę nad dokumentacją. Znacznie wydajniej pracuje się w jednym systemie, który umożliwia planowanie, realizację i rozliczanie transportu. 

Ponadto z jednego TMS-a mogą korzystać wszyscy pracownicy: spedytorzy i logistycy, kierowcy, księgowi, którzy posiadają dostęp do zgromadzonych danych. Zadbaj o to, aby system TMS, który wybierzesz, zapewniał kompleksową obsługę transportu oraz spedycji.

3. Odkryj zalety cyfrowego obiegu dokumentów

Dobrej klasy system TMS pozwoli Ci wyeliminować stosy ręcznie wypełnianych dokumentów. Ich cyfrowe odpowiedniki będą uporządkowane w bazie danych. Dzięki temu przy okazji zadbasz o środowisko naturalne i odciążysz pracowników w manualnym tworzeniu i segregowaniu dokumentacji.

Cyfrowy obieg dokumentów w systemie TMS umożliwia także łatwy import oraz eksport dokumentów, które uporządkowane są w jednej bazie danych. Ułatwia szybkie wyszukiwanie konkretnych zasobów nawet w firmie, która generuje je w dużych ilościach.

4. Szukaj systemu dopasowanego do potrzeb firmy 

Dobry TMS oferuje dużo funkcji, co nie oznacza, że ze wszystkich musisz od razu korzystać. Dlatego podczas wyboru systemu zwróć uwagę na ofertę dostawcy, a szczególnie na dostępność pakietów z określonymi funkcjonalnościami. Dzięki temu masz możliwość elastycznego wyboru i możesz dopasować oprogramowanie do potrzeb Twojej firmy. Istotna jest także opcja darmowego okresu testowego, podczas którego można wypróbować narzędzia TMS-a w praktyce.   

5. Poznaj korzyści z systemu w chmurze 

Na rynku TSL dostępne są systemy, które wymagają instalacji na firmowych urządzeniach i przechowują dane lokalnie. Takie rozwiązanie umożliwia kontrolę nad – często płatnymi – aktualizacjami oraz nad częstotliwością wykonywania kopii zapasowych. Z drugiej strony przenosi na użytkownika pełną odpowiedzialność za backup i bezpieczeństwo danych.  

Nowoczesną alternatywą jest system TMS działający w chmurze, do którego można zalogować się z dowolnego urządzenia, bez potrzeby instalacji oprogramowania. Dane przechowywane w wirtualnej chmurze dostępne są 24/7 dla wszystkich użytkowników (posiadających odpowiednie uprawnienia) z dowolnego miejsca na świecie, wystarczy dostęp do Internetu. Wdrożenie TMS-a online zazwyczaj przebiega szybciej, zaś aktualizacja danych jest darmowa i następuję w czasie rzeczywistym. System TMS w chmurze zyskuje coraz większe grono zwolenników  i wszystko wskazuje na to, że niedługo będzie obowiązującym standardem.

6. Sprawdź bezpieczeństwo danych w TMS online 

Zanim jednak zdecydujesz się na TMS działający w chmurze, poznaj szczegóły dotyczące bezpieczeństwa Twoich danych. W pierwszej kolejności  sprawdź, jakich zabezpieczeń używa dostawca systemu TMS do ochrony gromadzonych i przesyłanych danych. Dowiedz się także, jakie posiada certyfikaty i normy bezpieczeństwa. Równie ważna jest fizyczna lokalizacja serwerów oraz ich odporność na awarie. Rozsądne będą też pytania o to, jak często i w jakim zakresie wykonywane są kopie bezpieczeństwa. Standardem jest szyfrowany protokołu SSL, który ma zabezpieczyć dane przed dostępem osób niepowołanych podczas przesyłania z firmowych komputerów na serwer TMS. Bezpieczeństwo danych osobowych to kwestia nadrzędna, dlatego zadbaj o nią od samego początku.

7. Pamiętaj o opcjach integracji z zewnętrznymi programami

Dobrej klasy TMS to kompleksowe systemy, które mnogością funkcji zaspokajają potrzeby większości firm z branży TSL. Często jednak bardzo przydatna okazuje się możliwość integracji systemu z zewnętrznym oprogramowaniem informatycznym. Potrzeba taka może wystąpić od razu ze względu na specyfikę Twojej firmy lub pojawić się z czasem w wyniku ewolucji czy ekspansji biznesu. Dlatego na etapie wyboru TMS-a warto upewnić się, że system będzie mógł współpracować np. z dostawcą telematyk GPS czy programami księgowymi.

Jak ułatwić sobie wybór systemu TMS?

Aby dokonać najlepszego wyboru oprogramowania TMS do firmy transportowej i spedycyjnej, warto szczegółowo zapoznać się z jego możliwościami oraz warunkami współpracy, które oferuje dostawca. Dlatego ułatwieniem w wyborze TMS-a jest poznanie funkcji najpopularniejszych systemów na rynku. Kontakt z dostawcą zazwyczaj owocuje zaproszeniem na darmową prezentację online, podczas której poznasz możliwości systemu. Przy okazji takiego spotkania możesz sobie wyrobić zdanie na temat jakości obsługi klienta oraz przystępności wsparcia technicznego.

Newsletter

Informacje od fireTMS są cenne jak ładunek

Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.

Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.

Obowiązek informacyjny RODO - Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest fireTMS.com Sp. z o.o. Dane wskazane w niniejszym formularzu będą przetwarzane w celu dostarczenia newsletterów fireTMS.com Sp. z o.o. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymywania newslettera. Twoje prawa oraz zasady przetwarzania danych osobowych są szczegółowo określone w Polityce prywatości

Tagi
Rate the article!

0

0 ratings, avg: 0
Marcin Borek

Marcin Borek

Head of Business Development. Posiada 6-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemu TMS w firmach transportowych i spedycyjnych. Lider sprzedaży fireTMS, odpowiada za rozwój biznesowy w Polsce oraz na rynkach europejskich.

Zobacz podobne artykuły
Firma transportowa - jak otworzyć

Firma transportowa – jak otworzyć

Chcesz zajmować się przewozem towarów i nie wiesz czy warto inwestować w ten rodzaj działalności? Dowiedz się, jakie wymogi musisz spełnić, aby założyć firmę transportową i czy jest to opłacalny biznes. Czym zajmuje się firma transportowa? Firma transportowa oferuje przewóz towarów pojazdami samochodowymi. Transport ładunków może odbywać się zarówno na terenie kraju, jak i poza […]

ikona zegara7 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
Program dla firmy spedycyjnej i transportowej

Czy firma transportowa może pracować w jednym programie?

Program dla firmy spedycyjnej jest narzędziem, które może dokonać teoretycznie bardzo trudnego zadania – połączyć pracę spedytora, księgowej, a także obowiązki prezesa firmy. Wydaje się, że prezes, spedytor i księgowa nie mogą pracować w jednym narzędziu, dlatego, że ich obowiązki są całkiem różne, a na rynku nie istnieje program, który mógłby im pomóc. Czy firma transportowa może […]

ikona zegara7 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
Dokument celny SAD

Dokument celny SAD – wszystko, co musisz wiedzieć

Dokument celny SAD jest formularzem celno-administracyjnym używanym w handlu międzynarodowym. Pozwala skrócić formalności celne przy obrocie towarowym. Co ważne, nie jest wykorzystywany na obszarze Unii Europejskiej, a jedynie poza wspólnotą. Zapraszamy do artykułu, w którym uzyskasz szczegółowe informacje dotyczące dokumentu SAD, poznasz jego przeznaczenie i zastosowanie. Czym jest dokument celny SAD i jakie ma zastosowanie? […]

ikona zegara5 minut czytaniaPrzeczytaj więcej