Firmy transportowe i spedycyjne codziennie mierzą się z różnymi wyzwaniami: od sprawnej realizacji zleceń, przez zarządzanie kosztami, aż po kompletowanie dokumentów. We wszystkich tych aspektach pomóc może dobrej klasy system TMS.
Czym jest system TMS?
TMS – Transport Management System – służy do planowania, zarządzania i rozliczania transportu. W jednym systemie znajdują się wszystkie informacje dotyczące pojazdów, ładunków, kierowców i klientów. Odpowiednio dobrany do specyfiki firmy transportowej lub spedycyjnej, może usprawnić procesy oraz zwiększyć efektywność pracy. Więcej informacji na temat systemu TMS znajdziesz w artykule na naszym blogu.
1. Sprawdź, kiedy wdrożyć TMS
Systemy TMS z reguły są skalowalne. Oznacza to, że mogą obsłużyć zarówno wielkie przedsiębiorstwa z flotą kilkudziesięciu pojazdów, jak i małe czy średnie firmy transportowe, mające kilka pojazdów. W obu przypadkach komfort pracy, a przede wszystkim jej efektywność znacznie wzrosną po wdrożeniu systemu TMS. Dlatego im wcześniej Twoja firma zdecyduje się na to oprogramowanie, tym szybciej zaczniesz korzystać z benefitów, które oferuje, a jest ich przecież całkiem sporo.
2. Postaw na program dla transportu i zapomnij o Excelu
Arkusze kalkulacyjne oferują wiele funkcjonalności, ale tworząc i wypełniając osobne dla każdego zlecenia, tracisz sporo czasu i kontrolę nad dokumentacją. Znacznie wydajniej pracuje się w jednym systemie, który umożliwia planowanie, realizację i rozliczanie transportu.
Ponadto z jednego TMS-a mogą korzystać wszyscy pracownicy: spedytorzy i logistycy, kierowcy, księgowi, którzy posiadają dostęp do zgromadzonych danych. Zadbaj o to, aby system TMS, który wybierzesz, zapewniał kompleksową obsługę transportu oraz spedycji.
3. Odkryj zalety cyfrowego obiegu dokumentów
Dobrej klasy system TMS pozwoli Ci wyeliminować stosy ręcznie wypełnianych dokumentów. Ich cyfrowe odpowiedniki będą uporządkowane w bazie danych. Dzięki temu przy okazji zadbasz o środowisko naturalne i odciążysz pracowników w manualnym tworzeniu i segregowaniu dokumentacji.
Cyfrowy obieg dokumentów w systemie TMS umożliwia także łatwy import oraz eksport dokumentów, które uporządkowane są w jednej bazie danych. Ułatwia szybkie wyszukiwanie konkretnych zasobów nawet w firmie, która generuje je w dużych ilościach.
4. Szukaj systemu dopasowanego do potrzeb firmy
Dobry TMS oferuje dużo funkcji, co nie oznacza, że ze wszystkich musisz od razu korzystać. Dlatego podczas wyboru systemu zwróć uwagę na ofertę dostawcy, a szczególnie na dostępność pakietów z określonymi funkcjonalnościami. Dzięki temu masz możliwość elastycznego wyboru i możesz dopasować oprogramowanie do potrzeb Twojej firmy. Istotna jest także opcja darmowego okresu testowego, podczas którego można wypróbować narzędzia TMS-a w praktyce.
5. Poznaj korzyści z systemu w chmurze
Na rynku TSL dostępne są systemy, które wymagają instalacji na firmowych urządzeniach i przechowują dane lokalnie. Takie rozwiązanie umożliwia kontrolę nad – często płatnymi – aktualizacjami oraz nad częstotliwością wykonywania kopii zapasowych. Z drugiej strony przenosi na użytkownika pełną odpowiedzialność za backup i bezpieczeństwo danych.
Nowoczesną alternatywą jest system TMS działający w chmurze, do którego można zalogować się z dowolnego urządzenia, bez potrzeby instalacji oprogramowania. Dane przechowywane w wirtualnej chmurze dostępne są 24/7 dla wszystkich użytkowników (posiadających odpowiednie uprawnienia) z dowolnego miejsca na świecie, wystarczy dostęp do Internetu. Wdrożenie TMS-a online zazwyczaj przebiega szybciej, zaś aktualizacja danych jest darmowa i następuję w czasie rzeczywistym. System TMS w chmurze zyskuje coraz większe grono zwolenników i wszystko wskazuje na to, że niedługo będzie obowiązującym standardem.
6. Sprawdź bezpieczeństwo danych w TMS online
Zanim jednak zdecydujesz się na TMS działający w chmurze, poznaj szczegóły dotyczące bezpieczeństwa Twoich danych. W pierwszej kolejności sprawdź, jakich zabezpieczeń używa dostawca systemu TMS do ochrony gromadzonych i przesyłanych danych. Dowiedz się także, jakie posiada certyfikaty i normy bezpieczeństwa. Równie ważna jest fizyczna lokalizacja serwerów oraz ich odporność na awarie. Rozsądne będą też pytania o to, jak często i w jakim zakresie wykonywane są kopie bezpieczeństwa. Standardem jest szyfrowany protokołu SSL, który ma zabezpieczyć dane przed dostępem osób niepowołanych podczas przesyłania z firmowych komputerów na serwer TMS. Bezpieczeństwo danych osobowych to kwestia nadrzędna, dlatego zadbaj o nią od samego początku.
7. Pamiętaj o opcjach integracji z zewnętrznymi programami
Dobrej klasy TMS to kompleksowe systemy, które mnogością funkcji zaspokajają potrzeby większości firm z branży TSL. Często jednak bardzo przydatna okazuje się możliwość integracji systemu z zewnętrznym oprogramowaniem informatycznym. Potrzeba taka może wystąpić od razu ze względu na specyfikę Twojej firmy lub pojawić się z czasem w wyniku ewolucji czy ekspansji biznesu. Dlatego na etapie wyboru TMS-a warto upewnić się, że system będzie mógł współpracować np. z dostawcą telematyk GPS czy programami księgowymi.
Jak ułatwić sobie wybór systemu TMS?
Aby dokonać najlepszego wyboru oprogramowania TMS do firmy transportowej i spedycyjnej, warto szczegółowo zapoznać się z jego możliwościami oraz warunkami współpracy, które oferuje dostawca. Dlatego ułatwieniem w wyborze TMS-a jest poznanie funkcji najpopularniejszych systemów na rynku. Kontakt z dostawcą zazwyczaj owocuje zaproszeniem na darmową prezentację online, podczas której poznasz możliwości systemu. Przy okazji takiego spotkania możesz sobie wyrobić zdanie na temat jakości obsługi klienta oraz przystępności wsparcia technicznego.
