Jak wybrać program dla transportu żeby spać spokojnie?

Szeroki wybór nowoczesnych narzędzi dedykowanych branży TSL niewątpliwie cieszy. Skończyły się już czasy, kiedy właściciele musieli prowadzić swoje firmy w oparciu o arkusze kalkulacyjne, a nawet notesy, czy samoprzylepne karteczki. Natomiast ogromny wybór sprawia, że decyzję o wprowadzeniu program dla transportu i spedycji cały czas odkładamy na później.

Od czego zacząć wybierając program dla transportu i spedycji?

A więc stało się. Cała firma wstrzymuje oddech, bo nadchodzą zmiany. Wszyscy doskonale wiedzą, że program dla transportu i spedycji ma usprawnić pracę, ale dokładnie tyle samo osób ma obawy, czy dany system faktycznie im pomoże. Jedno jest pewne, pomoże tylko to, co będzie szyte na miarę Twoich potrzeb.

Właśnie! Twoje potrzeby. Konkretnie potrzeby Twojej firmy. Oczywiście, rekomendacje są nieocenione. Tak naprawdę nikt nie wystawi bardziej rzetelnej oceny systemowi, jak jego użytkownik. To on wie, jak długo wprowadza się tak proste rzeczy, jak zlecenie transportowe. To on wie, czy dane zaczytują się dokładnie i odpowiednio szybko. To on w końcu wie ile oszczędza czasu, a nawet pieniędzy dzięki dodatkowym funkcjom, takim jak automatyczna windykacja. Ten użytkownik nie wie tylko jednego: jakie potrzeby ma Twoje przedsiębiorstwo.

I właśnie dlatego należy zacząć od audytu. Trochę boję się używać tego słowa, ponieważ audyt kojarzy się z miesiącami wywracania wszystkich dokumentów firmy do góry nogami. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że w zupełności wystarczy jego bardzo podstawowa forma. Najważniejsze, aby w analizie problemów i potrzeb uczestniczył przedstawiciel każdego działu i aby były one zebrane w jeden, (uwaga!) spisany dokument. Nawet jeżeli przybierze on formę notatek. Zdarza się, że przy analizie licznych funkcji umyka nam coś, co właścicielowi wydaje się mało istotne, ale dla jego pracowników jest nieocenioną pomocą w codziennych obowiązkach.

Audyt. Zapomnijcie o wielkich słowach. Zaparzcie sobie razem kawę, rozrysujcie, lub rozpiszcie, jak wygląda w waszej firmie, czy to transportowej, czy spedycyjnej, cały proces. Najlepiej krok po kroku od momentu podjęcia zlecenia (a może nawet szybciej), aż do otrzymania zapłaty za wykonaną usługę (a może i dalej, w końcu niektóre programy dają możliwość wykonania precyzyjnych zestawień, raportów, czy też generowania pliku JPK do księgowości).

Dzięki tak przygotowanemu raportowi łatwiej dostrzec wszelkie dziury i niedociągnięcia, ale również przypomnieć sobie problemy, które zdarzają się sporadycznie, jednak są koniecznym obszarem do optymalizacji. Rozpisany proces pomoże też przygotować dostawcom oprogramowania odpowiednią ofertę i nie proponować zbyt rozbudowanego albo zbyt okrojonego pakietu.

Tylko o jakie oferty prosić?

Bo przecież jeszcze przed etapem zapytań ofertowych pojawia się wiele opcji. Zanim zdecydujemy się porównywać kolejne systemy watro pomyśleć o tym, z jakiego rodzaju oprogramowania będzie nam najwygodniej korzystać. Właściwie są 3 obszary, które powinniśmy dopasować do potrzeb firmy w obecnym kształcie, ale również patrząc na nią za kilka lat. Nie po to w końcu przygotowujesz się rzetelnie do wyboru TMS’a, żeby zmieniać go za rok czy dwa.

Musisz więc rozważyć takie kwestie, jak to, czy jesteś w stanie zbudować wewnątrz firmy własny serwer, czy też zdecydujesz się zaufać najbardziej nowoczesnym narzędziom dostępnym online, czy którakolwiek oferta przekona Cię na tyle, aby zainwestować we wdrożenie kilkaset tysięcy czy jednak bezpieczniejszy będzie system abonamentowy, a w końcu czy szukasz innowacji, czy raczej wystarczy Ci bezpieczna pozycja dostępna na rynku od lat.

Osobiście swoim klientom często proponuję rozpocząć wybór oprogramowania od możliwości integracji z dotychczasowymi narzędziami używanymi w firmie. Nie po to w końcu wdrażasz w całej firmie program dla transportu i spedycji, aby każdy pracownik musiał mieć otwartych kilka programów i przepisywać informacje z jednego do drugiego. W takim wypadku łatwiej byłoby zostać przy obecnym procesie, czy to korzystając z arkusza kalkulacyjnego, czy z przestarzałego systemu.

Jeżeli jeszcze nasza firma nie korzysta z żadnej rozbudowanej telematyki, prostego GPS’a, programu księgowego czy giełdy transportowej, należy w planach wybiec w przyszłość. Dynamika rynku i ciągłe zmiany w przepisach mogą sprawić, że bardzo szybko będziesz musiał rozszerzyć profil swojej działalności. Dlatego TMS powinien mieć spore możliwości połączenia się z innymi systemami. Im więcej, tym lepiej. Podobne programy największą wartość firmie dają wtedy, kiedy aktywnie używają go pracownicy różnych działów od właściciela, przez spedytora, dyspozytora, księgowość, a nawet kierowcę.

To, na co warto zwrócić uwagę na etapie zbierania ofert, to na pewno szybkość rozwoju oprogramowania. Jeżeli w ostatnim roku została wprowadzona jedna czy dwie aktualizacje… nie rokuje to zbyt dobrze na przyszłość. Program dla transportu i spedycji powinien aktywnie dopasowywać się do szybkich zmian, które następują w tej branży. Nowe funkcje, kolejne integracje, dedykowane aplikacje dla kierowców, to wszystko świadczy jeszcze o jednej ważnej kwestii. Mianowicie o tym, że program jest zbudowany w sposób nowoczesny i wprowadzanie usprawnień czy funkcji dedykowanych nie zajmuje programistom dużej ilości czasu.

Mam fajną ofertę i co dalej?

Test. Nigdy nie kupuj kota w worku. Żadna oferta nie zastąpi pracy na żywym organizmie. Jak testować, żeby wyciągnąć odpowiednie wnioski? Poproś o wsparcie zespół, z którym podczas audytu przygotowaliście listę potrzeb. Pamiętaj, że to właśnie pracownikom TMS ma usprawniać wykonywanie zadań.

To świetnie, że przedstawicielom firmy produkującej oprogramowanie chce się wpaść na kilka godzin i zrobić prezentację, a nawet krótkie szkolenie. Świadczy to o wysokiej jakości obsługi klienta i można sądzić, że podobnie działa support, ale pamiętaj, że dla nich program zawsze będzie prosty i intuicyjny.

Po takiej prezentacji daj swoim pracownikom tydzień czy dwa, na testy. Po tym czasie powinni być w stanie ocenić, jak program realnie przekłada się na ich pracę. Oczywiście możesz to zrobić samodzielnie, ale zdarza się, że nie wykonując pewnych czynności na co dzień, nie będziesz mógł zweryfikować, o ile pewne procesy zostaną usprawnione.

Nie oddawaj jednak całkowitej decyzji pracownikom. Dobry program dla transportu i spedycji ma pomóc również Tobie w kontrolowaniu i zarządzaniu firmą. To Ty jako właściciel, powinieneś móc w prosty i szybki sposób przyznawać i odbierać dostępy do poszczególnych modułów, wykonywać kilkoma kliknięciami precyzyjne raporty, które pozwolą ocenić rentowność tras czy nawet oddziałów, a przede wszystkim mieć pewność, że nikt nie może tymi wynikami manipulować.

Wydaje się to dość czasochłonne, ale tak naprawdę dobre przygotowanie się do zakupu odpowiedniego programu zaprocentuje na przyszłość. Niejednokrotnie rozmawiałam z właścicielami firm z branży TSL, decydującymi się pod wpływem impulsu lub nagłej oferty na rewolucję w swojej firmie, która przyniosła odwrotny do zakładanego skutek. Czasem problemem był sam program, ale czasem po prostu złe jego dopasowanie. Niestety niespodzianką może okazać się też cena, kiedy sądzimy, że program płatny jest jednorazowo, a potem ponosimy stałe koszty pomocy technicznej czy aktualizacji. I to nie znaczy, że z okazyjnych propozycji nie warto korzystać. To jedynie oznacza, że zawsze warto solidnie się nad nimi pochylić, aby Twój wybór był korzystny dla rozwoju całej Twojej firmy.