Portal przewoźnika: łatwe przesyłanie dokumentów do spedytorów po zakończeniu zlecenia

Obsługa zakończonych zleceń spedycyjnych często wiąże się z koniecznością poświęcenia sporej ilości czasu oraz pracy na przetworzenie i zarejestrowanie dokumentów przesłanych przez przewoźnika. Co zrobić, by ułatwić sobie pracę, zdigitalizować obieg dokumentów i zautomatyzować pracę przy wystawianiu faktur? Warto korzystać z Portalu przewoźnika w fireTMS.

Czym jest Portal przewoźnika?

Portal przewoźnika to funkcja systemu fireTMS, która przyspiesza kontakt między spedytorem a przewoźnikiem, umożliwiając temu drugiemu dodanie dokumentów po zakończeniu zlecenia bezpośrednio do systemu.

Co można przekazać za pomocą Portalu przewoźnika?

• Skan faktury za wykonane zlecenie
• Skan CMR i dokumentów przewozowych 
• Uzupełniające dane do faktury

Portal przewoźnika jest wygodnym rozwiązaniem, które ogranicza liczbę papierowych dokumentów, jakie są konieczne do zarchiwizowania, ale także przyspiesza pracę. Dzięki temu, że portal ułatwia przewoźnikowi przesłanie wymaganych dokumentów, spedytor może szybko rozliczyć zlecenie.

Jak skonfigurować Portal przewoźnika?

Aby skonfigurować Portal przewoźnika, wybierz w menu pozycję Konfiguracja, a następnie Konfiguracja systemu. Po przejściu do wybranego ekranu, kliknij w zakładkę Obsługa zleceń, a następnie w pole Portal przewoźnika.

Po pojawieniu się okienka systemowego można skonfigurować działanie tego narzędzia. Oprócz możliwości włączenia Portalu, możesz ustawić kilka przydatnych funkcji, jak:

• link do portalu na wydruku zlecenia dla przewoźnika
• wysyłanie powiadomień dla spedytora po wgraniu dokumentów przez przewoźnika,
• wymagany skan faktury w dokumentach przesyłanych przez przewoźnika,
• możliwość edycji kwoty na fakturze przez przewoźnika.

Po włączeniu Portalu przewoźnika, będzie on dostępny dla wszystkich przewoźników. Jeśli potrzebujesz wykluczyć dostęp dla wybranych firm transportowych, przejdź do kartoteki wybranego przewoźnika (Kartoteki >> Przewoźnicy) i w sekcji Dane przewoźnika odznaczyć pole Korzystaj z portalu przewoźnika.

Szczegółową instrukcję konfiguracji Portalu przewoźnika znajdziesz w naszym Portalu pomocy.

Jak korzystać z Portalu przewoźnika?

Jeśli jesteś spedytorem, to korzystanie z Portalu przewoźnika odbywa się niemal automatycznie. Od momentu włączenia tej funkcji, przewoźnicy będą dostawać linki do Portalu w e-mailach ze zleceniami. Po stronie spedytora będzie leżało jedynie odebranie dokumentów w systemie fireTMS. Skany będą widoczne na liście zleceń (Zlecenia w realizacji lub Wszystkie zlecenia), w widoku wybranego zlecenia oraz w widoku faktury zakupowej. Na tej podstawie system uzupełni dane w przygotowywanej fakturze zakupowej, którą spedytor jedynie zatwierdza i rejestruje.

Jeśli jesteś przewoźnikiem, to w otrzymanym zleceniu przewozu dostaniesz link do Portalu przewoźnika, gdzie możesz uzupełnić wymagane dokumenty. Ważne jest to, że przewoźnik nie musi pracować na fireTMS, by korzystać z Portalu, więc by dodać i przesłać spedytorowi pliki, wystarczy kliknąć w link, znajdujący się w otrzymanym e-mailu lub w wydruku zlecenia, jeśli spedytor ustawił tę opcję w fireTMS.

Jakie korzyści daje Ci Portal przewoźnika?

Portal przewoźnika to narzędzie, które znacznie usprawnia pracę zarówno spedytorów, jak i przewoźników. To pociąga za sobą kolejne korzyści dla Twojej firmy.

Korzyści płynące z Portalu przewoźnika

• Oszczędność czasu – przewoźnik może od razu dostarczyć wszystkie wymagane dokumenty po zakończeniu realizacji zlecenia.
• Oszczędność pracy – obsługa dokumentów elektronicznych, które od razu wprowadzone są do systemu TMS nie wymaga tak dużo pracy, jak obsługa dokumentów w formie fizycznej.
• Usprawnienie komunikacji z przewoźnikami – dzięki przeniesieniu obiegu dokumentów do sieci.
• Polepszenie relacji biznesowych z przewoźnikami – szybsza obsługa księgowa zleceń może przyspieszyć terminy płatności za wykonanie usługi transportowej.

Zainteresowała Cię możliwość usprawnienia pracy z pomocą fireTMS? Załóż konto i testuj bezpłatnie przez 14 dni nasz system!