Wykup dostęp do fireTMS i zyskaj giełdę ładunków fireXgo za darmo na cały rok 2025. Skontaktuj się z nami!
Wykup dostęp do fireTMS i zyskaj giełdę ładunków fireXgo za darmo na cały rok 2025. Skontaktuj się z nami!
Zlecenie transportowe to umowa przewozu, którą z przewoźnikiem zawiera posiadacz ładunku, np. spedytor. Jego przedmiotem jest dostarczenie wspomnianego ładunku z określonego miejsca (miejsce załadunku) pod wskazany adres (miejsce rozładunku). W zleceniu można znaleźć wszystkie istotne informacje, które są potrzebne przewoźnikowi do dostarczenia towaru.
Jak już wspomnieliśmy, zlecenie transportowe jest podstawowym źródłem wiedzy dla przewoźnika, dlatego musi zawierać najistotniejsze informacje dotyczące transportu ładunku. Przede wszystkim zlecenie powinno być sporządzone w formie pisemnej, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień i nieścisłości. Jakie jednak dane umieścić w tym dokumencie?
Elementy zlecenia transportowego
Podanie tych wszystkich informacji pozwoli na sprawny i bezproblemowy przewóz ładunku oraz zapewni dobrą komunikację między spedytorem i przewoźnikiem.
Podanie danych nadawcy i odbiorcy jest kluczowe z kilku powodów. Przede wszystkim ich uwzględnienie w zleceniu sprawia, że taka umowa jest prawidłowa i wiążąca dla obu stron. Ponadto, na podstawie tych danych, osoby zaangażowane w przewóz (kierowca po stronie przewoźnika, a po stronie właściciela ładunku, np. spedytor) mogą szybko skontaktować się ze sobą. Nie tylko w przypadku problemów występujących na trasie, ale także, by dowiedzieć się, na jakim etapie jest realizacja usługi.
Przede wszystkim w opisie należy podać dokładne wymiary oraz wagę ładunku. Ponadto trzeba uwzględnić jego charakter, np. w przypadku transportu jednostkowego będzie to liczba palet czy skrzyni, w przypadku przewozu ładunków luzem – ich ilość itd. Trzeba też pamiętać, by wyraźnie zaznaczyć w zleceniu transportowym, jeśli ładunek jest potencjalnie niebezpieczny, np. chemikalia, i jego przewóz podlega pod konwencję ADR. Dzięki temu możemy uniknąć ewentualnych problemów w transporcie, co przełoży się na ostateczny czas realizacji i koszty zlecenia.
Termin oraz miejsce załadunku i rozładunku to najważniejsza informacja dla kierowcy, który będzie realizował zlecenie transportowe. Dlatego też w dokumencie należy podać dokładne adresy obu miejsc, wraz z określeniem dodatkowych informacji, takich jak numer magazynu czy numer rampy, co pozwoli bez straty czasu na odnalezienie ładunku, szybki załadunek, a po przyjeździe do celu – rozładunek towaru. Bardzo ważne jest też podanie dokładnego terminu – dnia załadunku i dnia rozładunku oraz wskazanie godzin. Ponieważ to nie zawsze jest możliwe, często podawane są widełki godzinowe, np. 10:00-12:00, w których kierowca ma pewność, że załaduje i rozładuje samochód.
Precyzyjne określenie, jaką trasą ma zostać przewieziony towar ma znaczenie ze względu na dwie kluczowe kwestie. Po pierwsze pozwala uniknąć pomyłek i przewieźć towar na czas. Dlaczego tak się dzieje? Przewoźnik działa w oparciu o mniej lub bardziej profesjonalne narzędzia do wyznaczania tras. To oznacza, że wpisuje adres załadunku i adres rozładunku, a następnie na tej podstawie daje informacje kierowcy, kiedy i dokąd musi się udać. W przypadku, gdy w kraju jest kilka miejscowości o takiej samej nazwie, niedokładne przekazanie informacji grozi kosztowną pomyłką.
Drugim, ale nie mniej ważnym czynnikiem są koszty – zarówno paliwa, jak i pracy kierowcy, które stanowią wyraźną część całości kosztów usługi. To oznacza, że niedokładne określenie trasy może wiązać się z nadkładaniem niepotrzebnych kilometrów i dodatkowymi godzinami pracy. To niepożądana sytuacja zarówno dla przewoźnika, jak i zleceniodawcy.
W zleceniu transportowym warto zawrzeć także szczegółowe wytyczne dotyczące warunków przewozu ładunku, do których powinien zastosować się przewoźnik. To pozwala uniknąć, np. uszkodzenia przewożonego towaru. Przewoźnicy mogą też zawrzeć dokładne informacje dotyczące odpowiedzialności za przewożony ładunek, np. od którego momentu kierowca odpowiada za towar w transporcie i kiedy jego odpowiedzialność się kończy.
Zlecenie transportowe to także dokument, w którym należy zawrzeć wszystkie inne istotne informacje, jak np. kary umowne czy też inne zapisy dotyczące konkretnego zlecenia. Przykładem takiego dodatkowego zapisu jest chociażby lista wymaganych od obu stron umowy ubezpieczeń.
Podsumowując, zlecenie transportowe powinno zawierać możliwie jak najwięcej informacji o przewozie, by wykluczyć ewentualne nieporozumienia i zabezpieczyć interesy obu strony umowy.
Przygotowywanie zlecenia transportowego przede wszystkim należy zacząć od ustalenia podstawowych warunków przewozu. Zleceniodawca, np. spedytor, i przewoźnik powinni w trakcie rozmowy ustalić podstawowe warunki, jak trasa, ładunek oraz stawka, a następnie potwierdzić to na piśmie. O ile ustalenie warunków może odbyć się w trakcie spotkania na żywo, rozmowy telefonicznej, wideokonferencji, czy nawet na czacie, w przypadku giełdy ładunków fireXgo, o tyle wszystkie najważniejsze ustalenia należy przesłać i zaakceptować, np. za pomocą e-maila. Mamy wtedy pewność, że główne ustalenia nie zapodzieją się w trakcie finalizowania formalności.
Następnie należy przełożyć uzgodnione warunki na szablon zlecenia transportowego. Takim szablonem może dysponować zarówno zleceniodawca, jak i przewoźnik.
Dane, które będą zawarte w zleceniu powinny zostać ustalone, a następnie spisane i potwierdzone przez obie strony zanim zostaną wpisane do zlecenia transportowego. Ponadto, jeśli strony korzystają z szablonu takiej umowy, mogą stamtąd wyciągnąć konieczne elementy i poprosić kontrahenta o przesłanie niezbędnych danych. O rodzajach wymaganych danych piszemy w części artykułu o elementach, które powinny zostać zawarte w zleceniu.
Sporządzając zlecenie transportowe, najlepiej korzystać ze sprawdzonych wzorów takich dokumentów. Można zarówno znaleźć je w internecie, jak i zlecić przygotowanie umowy kancelarii prawnej. To pierwsze rozwiązanie jest szybkie i tanie, ale w przypadku pomyłki może doprowadzić do poważnych konsekwencji. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy zlecenie nie zostało wykonane zgodnie z uzgodnionymi założeniami. Skorzystanie z usług radcy prawnego pozwala z kolei na przygotowanie dobrze skonstruowanej umowy, lecz wiąże się z dodatkowym kosztem i czasem na przygotowanie dokumentu.
Innym sposobem, który pozwala na szybkie i proste, a zarazem skuteczne przygotowanie zlecenia, jest korzystanie z systemów do zarządzania transportem (TMS). W przypadku fireTMS zlecenia przewozu można wystawiać bezpośrednio za pomocą narzędzia, bez konieczności przygotowywania dokumentów, korzystania ze wzorów lub pomocy prawnej.
Większość informacji zawartych w zleceniu transportowym można zweryfikować w prosty sposób na własną rękę, chociażby w bazach danych dotyczących spółek lub działalności gospodarczych. Podobnie sytuacja wygląda w kwestii miejsc załadunku i rozładunku – korzystając z internetowych serwisów mapowych można szybko sprawdzić, czy podane adresy są prawidłowe. Dodatkowo warto też skontaktować się z kontrahentem i u źródła potwierdzić poprawność danych. W ten sam sposób należy sprawdzić, czy osoba kontaktowa po drugiej stronie otrzymuje nasze maile, a podany telefon jest prawidłowy.
Błędy, które pojawiają się w zleceniach transportowych można podzielić na dwie kategorie. Pierwsza z nich to błędy związane z niedokładnością. W tym przypadku mowa o pomyłkach w danych kontaktowych, lokalizacji miejsc załadunku i rozładunku, w kwotach za wykonanie zlecenia itp.
Druga kategoria to błędy formalne, takie jak m.in. nieprawidłowe określenie kar umownych w postaci wpisania zbyt dużych wartości, np. w wysokości 100% wartości zlecenia, lub podwójne sankcjonowanie określonych błędów w trakcie przewozu, np. za uszkodzenie ładunku w trakcie transportu od załadunku do rozładunku i uszkodzenie ładunku w określonej sytuacji. Trzeba pamiętać, że takie błędy mogą skutkować sprawami sądowymi w przypadku pojawienia się problemów z realizacją usługi.
Najlepszym sposobem na uniknięcie pomyłek w danych kontaktowych jest przede wszystkim sprawdzenie informacji przed wpisaniem ich do zlecenia. Można to zrobić, potwierdzając mailowo dane lub weryfikując je, np. w bazie KRS lub CEIDG. Przed rozpoczęciem pracy warto także sprawdzić jeszcze raz, czy w danych nie znajduje się błąd. To pozwala uniknąć kłopotów już w trakcie realizacji zlecenia i utrzymać dobre relacje z kontrahentami.
Niedokładne lub błędne opisanie ładunku również może skutkować poważnymi konsekwencjami. Przykładowo, podanie złych wymiarów lub wagi może wpłynąć na wybór przez przewoźnika pojazdu, który nie jest przeznaczony do transportu takiego towaru,a nawet kierowcy, który nie posiada wymaganych zezwoleń. Wówczas konieczna będzie zmiana samochodu lub kierowcy, a to może znacznie wydłużyć czas realizacji zlecenia. Podobnie wygląda sytuacja z tzw. ładunkami niebezpiecznymi, np. chemikaliami. Niepodanie takiej informacji w zleceniu może skończyć się zleceniem przewozu firmie transportowej, która nie posiada odpowiednich zezwoleń.
Niezależnie od możliwych sytuacji, właściciel ładunku lub spedytor ma obowiązek podać dokładne wymiary i wagę ładunku oraz podać niezbędne dodatkowe informacje, np. jeśli to ładunek niebezpieczny, by uniknąć opóźnień i strat finansowych.
Złe określenie terminu realizacji przewozu lub lokalizacji miejsc załadunku i rozładunku będzie miało konsekwencje zarówno w czasie realizacji zlecenia, jak i w poniesionych kosztach. Poza tym błędne określenie informacji zawartych w zleceniu transportowym wpływa na relacje biznesowe z kontrahentami. Mowa tu nie tylko o relacjach z przewoźnikiem realizującym usługę, ale też, np. z klientami, do których dostarczany jest ładunek.
Zlecenie transportowe to ważny dokument w logistyce, ponieważ to na jego podstawie przewoźnicy wykonują swoją pracę, zapewniając tym samym utrzymanie ciągłości łańcucha dostaw. Im zlecenie jest lepiej przygotowane, tym mniejsze problemy, które mogą potencjalnie wystąpić w trakcie przewozu, a to z kolei wpływa na sprawne i szybkie dostarczenie ładunku do odbiorcy.
Wspomnieliśmy już wcześniej o tym, jak dużą rolę w sprawnej i szybkiej realizacji zleceń transportowych ma dobrze skonstruowane zlecenie przewozu. Na koniec warto tylko przypomnieć, że wysiłek włożony w przygotowanie zlecenia przekłada się przede wszystkim na minimalizację ryzyka uszkodzenia ładunku w trakcie przewozu, popełnienia błędów przy załadunku i rozładunku, a finalnie na czasie i koszcie dostarczenia towaru
Dobrze skonstruowane zlecenie przewozu, które zawiera dokładne informacje o ładunku, warunkach transportu, dane kontrahentów oraz dodatkowe informacje, które mogą wpłynąć na realizację zlecenia jest dokumentem, który dobrze zabezpiecza interesy obu stron. Warto zatem poświęcić czas na przygotowanie wszystkich informacji i wymagań, które później zawrzemy w zleceniu przewozu, by jego realizacji przebiegła planowo. Trzeba też pamiętać, że zlecenie jako takie jest dokumentem prawnym, który w przypadku sporów sądowych będzie podstawą do rozstrzygnięcia sprawy.
Chcesz sprawdzić, jak ułatwić wystawianie zleceń przewozu? Skorzystaj z 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego fireTMS. Przekonasz się, że możesz jeszcze lepiej zarządzać transportem w swojej firmie.
Zlecenie transportowe powinno obowiązkowo zawierać szczegółowe dane o kontrahentach, ładunku, który jest przedmiotem zlecenia, warunkach przewozu oraz wszystkie dodatkowe informacje, dotyczące zamawianej usługi transportowej. Chcesz wiedzieć więcej o tym, co zawrzeć w zleceniu? Zobacz szczegółową listę elementów zlecenia transportowego.
Tak, zlecenie transportowe jest dokumentem prawnym. Innymi słowy jest ono umową o przewóz, zawartą między właścicielem ładunku lub spedytorem a przewoźnikiem. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności, obie strony mogą powoływać się na zlecenie transportowe, np. zgłaszając roszczenia bezpośrednio kontrahentowi lub przed sądem.
Zlecenie transportowe można dowolnie dostosowywać do swoich wymagań. Ponieważ nie ma jednego ustalonego zakresu informacji ani procesu przygotowywania zlecenia, to jako dodatkowe informacje można zawrzeć szczegółową listę, np. koniecznych do spełnienia warunków przewozu lub innych istotnych wymagań, które dotyczącą tego zlecenia.
Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.
Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.
Zespół fireTMS
Artykuł został napisany przez zespół fireTMS, w oparciu o wiedzę, doświadczenie i znajomość branży TSL.
W 2022 roku branża TSL rozwija się bardzo dynamicznie i stale wymaga podejmowania trudnych decyzji. Wszystko z powodu obserwowanych od lat tendencji oraz planowanych zmian przepisów, ale również zupełnie nieprzewidywalnych czynników. Jeszcze przed wybuchem wojny w Ukrainie eksperci podkreślali, że w bieżącym roku przewoźników, logistyków i spedytorów czekają wyzwania takie, jak deficyt kadrowy czy coraz […]
7 minut czytania
Branża TSL już kilka lat temu stanęłą przed wielkim wyzwaniem przygotowania się do zielonej transformacji i zmian, jakie w związku z tym zachodzą w gospodarce. Jednym z najważniejszych obszarów, związanych z przystosowywaniem biznesu do nowych warunków jest optymalizacja kosztów. Dotyczy to przede wszystkim najbardziej energochłonnej dziedziny w branży TSL, czyli transportu. Poznaj nowatorskie metody i […]
15 minut czytania
Gwałtowne wahania ceny paliw komplikują sytuację firm transportowych. Ale większym kłopotem jest stały wzrost ceny oleju napędowego, który obserwujemy od ponad dwóch miesięcy. Jak branża TSL radzi sobie z tymi problemami? Ceny paliw zbliżają się do wartości rekordowych. W efekcie wielu przewoźników już teraz ma spore kłopoty z utrzymaniem rentowności przewozów. Wciąż jednak nie widać […]
5 minut czytania