W jaki sposób usprawnić monitorowanie transportu, lepiej kontrolować pracę kierowców oraz sprawnie zarządzać całym procesem transportowym w jednym miejscu? Współczesne rozwiązania, takie jak fireTMS pozwalają kompleksowo podejść do tematu. W tym artykule pokażemy, jak konkretnie usprawnić monitorowanie transportu w firmie i co przyniesie Ci korzystanie z naszego systemu.
Codzienne zarządzanie logistyką w firmie transportowej wymaga rozwiązywania wielu problemów związanych m.in. z planowaniem tras, a następnie monitorowaniem przewozów. Część z nich wynika z losowych zdarzeń, a część wprost z braku odpowiednich narzędzi. Oto najczęstsze problemy, które utrudniają skuteczne monitorowanie dostaw.
Kiedy dyspozytor nie wie, gdzie aktualnie znajduje się pojazd, trudno mu szybko reagować na nieprzewidziane sytuacje. Brak dostępu do bieżących informacji o statusie przewozu oznacza, że firma nie może kontrolować kosztów i sprawdzać, czy i w jakim stopniu kierowca realizuje zaplanowaną trasę. Bez narzędzi do monitorowania transportu w czasie rzeczywistym oszacowanie dokładnej godziny przybycia lub określenie kosztów realizacji zlecenia stają się prawdziwym wyzwaniem. W rezultacie firma nie jest w stanie skutecznie zarządzać marżą, a jej klienci mogą nie być zadowoleni z poziomu świadczonych usług.
Rozmowy telefoniczne z kierowcami to rozwiązanie, które nie tylko pochłania dużo czasu, ale też nie pozostawia śladu w systemie. Komunikacja między dyspozytorem a kierowcą często opiera się na tradycyjnych metodach, które prowadzą do nieporozumień i opóźnień.
Brak odpowiedniego kanału komunikacji, który umożliwia dostęp do ustaleń w dowolnym momencie, sprawia, że ważne informacje o zmianach w zleceniu mogą się zapodziać lub nie dotrzeć do kierowcy na czas. Wpływa to na terminowość dostaw i generuje dodatkowe koszty.
Bez odpowiedniego systemu TMS dyspozytorzy często nie wiedzą, czy kierowca zbliżył się już do punktu załadunku. Manualne aktualizacje statusów są nieprecyzyjne i opóźnione. Jeżeli system nie rejestruje automatycznie zmian statusu, jak zbliżanie się do punktu czy oddalanie się od niego, to bieżąca kontrola realizacji zlecenia jest niemożliwa, co m.in. może pogorszyć relacje z klientami.
Papierowe dokumenty stają się coraz mniej poręczne, zwłaszcza w branży TSL. Dotyczy to najczęściej dokumentów przewozowych, w przypadku których opóźnienia w dostarczeniu wpływają na datę zamknięcia zlecenia i wystawienia faktury. Takie wydłużenie okresu rozliczeniowego negatywnie odbija się na płynności finansowej firmy.
System fireTMS wspiera procesy związane z bieżącym monitorowaniem transportu dwutorowo. Z jednej strony bazuje na gromadzeniu wszystkich danych w jednym miejscu, a z drugiej automatyzuje wiele żmudnych i czasochłonnych czynności.
Zgromadzenie danych w jednym miejscu, w tym informacji o klientach, kierowcach oraz pojazdach, ale także o zleceniach rozwiązuje wiele z codziennych problemów dotyczących monitorowania przewozów. Zamiast przeszukiwać różne pliki czy programy, dyspozytor ma natychmiastowy dostęp do dokumentacji transportowej i statusów zleceń. System fireTMS jest zintegrowany z kilkudziesięcioma telematykami GPS, co umożliwia szybkie i dokładne przekazywanie danych o realizacji zlecenia bezpośrednio do systemu TMS.
fireTMS samodzielnie wykonuje wiele czynności, które zazwyczaj wymagały ręcznej pracy. System między innymi automatycznie aktualizuje statusy zleceń na podstawie danych przesłanych z GPS, umożliwia szybkie wystawienie faktury na bazie zamkniętego zlecenia bez konieczności przepisywania lub eksportu danych do programu do fakturowania.
System fireTMS zawiera liczne narzędzia, które usprawniają zarządzanie transportem i spedycją. Przyjrzyjmy się zatem pięciu kluczowym funkcjom z obszaru monitorowania, ułatwiającym codzienną pracę dyspozytorów.
Monitorowanie transportu opiera się w głównej mierze na integracji z telematykami GPS. To dzięki temu takie dane jak aktualne położenie pojazdu, zbliżanie się do punktów załadunku i rozładunku są gromadzone w systemie TMS i na bieżąco monitorowane. W niektórych zaawansowanych integracjach, jak choćby z telematyką GBox, możliwe jest także zbieranie danych o stylu jazdy i zużyciu paliwa. fireTMS współpracuje z kilkudziesięcioma dostawcami takich rozwiązań. Dzięki temu możesz w jednym miejscu sprawdzić lokalizację pojazdów, bez względu na to, ze sprzętu której firmy korzystasz. Dane są automatycznie importowane z systemu GPS, co eliminuje czasochłonne przepisywanie informacji.
System automatycznie monitoruje zbliżanie się pojazdów do punktów załadunku i rozładunku na podstawie danych dostarczanych na bieżąco przez telematyki GPS. Gdy pojazd zbliża się na odległość 10 km od takiego miejsca, fireTMS oznacza to jako „Zbliżył się do punktu”. Gdy pojazd oddali się na ponad 20 km bez wykonania czynności, status zmienia się na „Oddalił się od punktu”. Dzięki temu dyspozytorzy mają stały wgląd w aktualny stan realizacji zlecenia bez konieczności kontaktowania się z kierowcą. Monitorowanie transportu powinno odnosić się również do zaplanowanej trasy przewozu. W fireTMS służy do tego funkcja Trasy rzeczywiste.
Monitorowanie transportu powinno odnosić się również do zaplanowanej trasy przewozu. Funkcja Trasy rzeczywiste pozwala szybko i skutecznie reagować, gdy kierowca wyjedzie poza wyznaczony wcześniej korytarz transportowy. W takiej sytuacji fireTMS automatycznie prześle powiadomienie dyspozytorowi oraz odnotuje zdarzenie w systemie. Tym samym dyspozytor może od razu skontaktować się z kierowcą i ustalić, co było przyczyną opuszczenia korytarza oraz nie dopuścić do tego, by zwiększyły się koszty przewozu.
Ciągłe telefony klientów z pytaniami o status przewozu to problem każdej firmy spedycyjnej. Panel klienta w fireTMS rozwiązuje to wyzwanie, umożliwiając im samodzielne śledzenie statusu realizacji ich zleceń. Wystarczy nadać wybranym klientom odpowiednie uprawnienia, by mogli przeglądać listy swoich przesyłek, sprawdzać pozycję pojazdu czy pobierać dokumenty transportowe.
Jakie korzyści przynosi Panel klienta?
Komunikacja z kierowcami to kolejne wyzwanie, które rozwiązuje aplikacja fireTMS Driver. Kierowcy mogą otrzymywać zlecenia bezpośrednio na telefon, korzystać na bieżąco z czatu z dyspozytorem oraz przesyłać z trasy istotne dokumenty w postaci załączników, np. listy przewozowe, które system automatycznie dołączy do konkretnych zleceń. Dzięki temu prowadzący pojazdy mają ułatwiony kontakt z firmą i szybciej reagują na pojawienie się nowych zleceń, a dyspozytorzy mogą nie tylko na bieżąco monitorować transport i sprawdzać statusy zleceń, ale też przyspieszyć wiele procesów, w tym wystawienie faktury.
Jakie funkcje posiada aplikacja fireTMS Driver?
Wdrożenie systemu TMS to inwestycja, która szybko zwraca się w postaci konkretnych korzyści biznesowych. Firmy transportowe korzystające z fireTMS notują usprawnienia w wielu obszarach swojej działalności, w tym w dziedzinie monitorowania transportu.
Olbrzymią korzyścią dla firmy transportowej jest możliwość bardzo szybkiego pozyskiwania informacji z trasy. Zarówno od kierowcy, jak i z urządzenia GPS. Zestaw narzędzi, jakie oferuje fireTMS, w tym integracje z telematykami GPS, Trasy rzeczywiste, ale też aplikacja fireTMS Driver umożliwiają niemal natychmiastowe sprawdzenie statusu zlecenia oraz informacji o problemach w trasie.
Dzięki danym z telematyk GPS dostarczanych do fireTMS istnieje możliwość szybkiej analizy ponoszonych kosztów. Codziennie dostarczane dane z liczników pojazdów pozwalają na bieżące monitorowanie wydatków. Dodatkowo, wspomniana już wcześniej funkcja Trasy rzeczywiste sprawia, że można błyskawicznie zareagować na opuszczenie korytarza transportowego przez kierowcę, co również zapobiega wzrostowi kosztów. Warto też wspomnieć o automatycznie generowanych raportach, dzięki którym w każdym momencie dostępne są zestawienia kosztów i rentowności floty oparte na najświeższych danych.
Kolejną korzyścią w dziedzinie monitorowania transportu, którą przynosi korzystanie z fireTMS jest budowa lepszych relacji z klientami. Zarówno bezpośrednio – dzięki Panelowi klienta, w którym partnerzy biznesowi mogą samodzielnie sprawdzać statusy swoich zleceń bez konieczności kontaktu z firmą transportową, jak i pośrednie – wynikające z posiadania przez taką firmę kompletu informacji na temat przewozów, a co za tym idzie precyzyjnego określania warunków realizacji zleceń i oferowania lepszych usług. To procentuje później w kontakcie z klientami i pomaga zbudować siatkę stałych partnerów biznesowych.
Szukasz sprawdzonego systemu do zarządzania transportem i spedycją z rozbudowanymi możliwościami monitorowania transportu? Załóż konto w fireTMS i rozpocznij bezpłatny 14-dniowy okres testowy!
Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.
Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.
Zespół fireTMS
Artykuł został napisany przez zespół fireTMS, w oparciu o wiedzę, doświadczenie i znajomość branży TSL.
W ubiegłym roku działało w Polsce 125 tys. firm transportowych. Tak liczna konkurencja w branży wymaga podejmowania przemyślanych decyzji biznesowych już od samego początku działalności. Dlatego dowiedz się, jak rozwijać firmę transportową i odkryj oprogramowanie, które usprawni codzienną pracę. Jak założyć firmę transportową? Aby założyć firmę transportową, należy spełnić określone wymogi prawne oraz skompletować potrzebne […]
11 minut czytania
Gestia transportowa stanowi istotny element umowy handlowej oraz ułatwia organizację łańcucha dostaw i dostarczania ładunków. Choć jej posiadanie oznacza wiele korzyści, to w niektórych przypadkach może wiązać się z ryzykiem ponoszenia dodatkowych kosztów. Co to jest gestia transportowa i jakie są jej rodzaje? Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania w tym temacie. Gestia transportowa – definicja […]
6 minut czytania
Nowe przepisy doprecyzowały definicję bazy transportowej. Tym samym jej posiadanie przestało być tylko formalnym wymogiem, który trzeba spełnić, aby otrzymać licencję transportową. Sprawdź, co się zmieniło i poznaj fakty dotyczące bazy transportowej w 2023 roku. Zmiany w Pakiecie Mobilności, dotyczące bazy transportowej, obowiązują od początku 2023 roku. Wprowadziły wymogi, które musi spełnić baza eksploatacyjna, ale […]
6 minut czytania