Od ładunku do faktury w 5 minut

11 kwietnia  /  autor: FireTMS  /  5 minut czytania

W FireTMS możesz przejść od ładunku do faktury w 5 minut. Jedną z podstawowych korzyści jakie wynikają z naszej aplikacji jest oszczędność czasu i ułatwienie pracy. Są to dwie podstawowe wartości jakie przyświecają naszemu programowi dla spedycji.

Wiemy jak ciężka i stresująca jest praca spedytora, ale także księgowej odpowiedzialnej za rozliczanie zleceń i ładunków czy prezesa, który musi to wszystko kontrolować, monitorować płatności, sprawdzać raporty wyników firmy. O tym jak łączyć pracę spedytora, księgowej i prezesa firmy w jednym narzędziu pisaliśmy w osobnym artykule – “Spedytor, księgowa, prezes – czy mogą pracować w jednym programie?”.

Stres pracowników w branży TSL

Praca w branży TSL jest niezwykle stresująca, ponieważ większość zadań wykonuje się pod presją czasu. Co więcej jakiekolwiek spóźnienie się, działanie nie w porę to nie tylko niezadowolenie szefa, ale również potencjalnie ogromne straty dla firmy.

Spedytor może zostać uprzedzony przez konkurencję i stracić intratny ładunek. Niedostarczenie dokumentów dla kierowcy na czas może spowodować opóźnienie w załadunku, piętrząc kolejne problemy.

stres w branży TSL
Wprawdzie niektóre osoby wybierają pracę w branży TSL, ponieważ dobrze czują się działając pod presją czasu, to jednak ciężko wyobrazić sobie by taka praca mogła być zadowalająca na dłuższą metę. Zbytnie obciążenie fizyczne i psychiczne wpływa negatywnie na cały organizm człowieka.

Od ładunku do faktury w 5 minut

Jak to możliwe, że w FireTMS można przejść od ładunku do faktury w 5 minut? Przede wszystkim:

  • program jest intuicyjny, dzięki czemu realizowanie kolejnych czynności jest bardzo proste
  • program jest czytelny i każdy łatwo się w nim odnajdzie
  • aplikacja “uczy się” użytkownika – raz wprowadzone dane nie muszą być wpisywane ponownie, są podpowiadane
  • FireTMS automatyzuje pracę – część zadań jest wykonywana automatycznie przez program, bez pracy użytkownika
  • cały proces jest bardzo płynny – np. wystarczy zakończyć zlecenie, a program sam przygotuje gotową fakturę

Wprowadzenie ładunku

Pierwszym krokiem aby przejść od ładunku do faktury w 5 minut jest wprowadzenie ładunku.

od ładunku do faktury w 5 minut
W FireTMS jest to niezwykle intuicyjne i proste. Wystarczy wybrać kontrahenta, wprowadzić daty załadunki i rozładunku, cenę i (ewentualnie) dodatkowe informacje.

Nic nie stoi na przeszkodzie by skorzystać z bardziej zaawansowanych funkcji wprowadzania ładunku jak:

  • przeładunki w magazynie,
  • wymiana palet.

To wszystko dziać się może jeszcze szybciej jeśli chcesz skorzystać z integracji z giełdą Trans.eu – wtedy wystarczy zaimportować ładunek z giełdy bezpośrednio do aplikacji.

Tworzenie zlecenia

Dwoma kliknięciami myszy z ładunku spedytor tworzy zlecenia spedycyjne. Teraz wystarczy wybrać przewoźnika, a FireTMS jest w stanie automatycznie (na podstawie wcześniej wprowadzonych danych o przewoźniku):

  • wyliczyć stawkę (jeśli przewoźnik rozlicza się za kilometry)
  • uzupełnić dane kierowcy, pojazdu
  • dodać dane kontaktowe

zlecenie spedycyjne
Tak przygotowane zlecenie spedycyjne wystarczy zatwierdzić.

Wyślij mail, SMS, dokumenty do przewoźnika

Sekundę później możesz:

  • wysłać do przewoźnika maila z danymi zlecenia
  • bezpłatnie SMSem wysłać do kierowcy potrzebne dane
  • wybrać najkrótszą lub najszybszą trasę (w tym unikać dróg płatnych)
  • szybko dodać dokumenty do zlecenia

organizacja pracy w firmie spedycyjnej
Jak widać na załączonym obrazie, zlecenie spedycyjne jest bardzo przejrzyste. Z łatwością dodasz do niego dokumenty czy sprawdzisz pożądane informacje. Jest to również bardzo przydatne w późniejszym czasie kiedy trzeba odnaleźć dane archiwalne – wszystko jest uporządkowane, a odnalezienie potrzebnych informacji zajmuje tylko chwilę.

Zatwierdzenie faktury

Kiedy zlecenie zostanie zrealizowane, wystarczy je oznaczyć jako zakończone. Aplikacja FireTMS automatycznie przygotuje fakturę, którą wystarczy zatwierdzić (lub edytować jeśli zaistniała taka potrzeba).

automatyczna faktura
Wystawioną fakturę można łatwo wysłać mailem do kontrahenta.

Zauważ, że system sam zadbał o poprawny dobór stawek VAT na podstawie danych ze zlecenia.

Dodatkowo: płatność

Warto również dostrzec, że po wystawieniu faktury, program automatycznie przygotowuje również płatność, która pojawia się na liście płatności, dzięki czemu monitorowanie dochodów firmy jest znacznie łatwiejsze.

Oszczędność czasu

Niewątpliwie FireTMS to oszczędność czasu dla firm spedycyjnych. Nie tylko przejdziesz od faktury do ładunku w 5 minut, ale w razie potrzeby szybko odnajdziesz potrzebne dane w przyszłości.

Większość pracy zostaje wykonana automatycznie, dzięki czemu nie trzeba powtarzać mozolnych, rutynowych czynności. System dba o poprawność podejmowanych działań.

Lepsze samopoczucie pracowników

Na początku tego artykułu postawiono tezę (popartą badaniem), że większość pracowników w branży TSL czuje się zmęczona pracą pod presją czasu. Dzięki naszemu programowi dla spedycji ten czas można oszczędzić, tym samym poprawiając samopoczucie pracowników, którzy uwalniają się od stresu i natłoku rutynowych zadań. To na pewno pomoże im pracować efektywniej.

Można skupić się na innych działaniach

Tak zaoszczędzony czas pracownicy mogą przeznaczyć na bardziej wymierne działania jak pozyskiwanie kolejnych ładunków. Również bardziej czytelna staje się komunikacja z przewoźnikiem i kierowcą, dzięki czemu znacznie rzadziej dochodzi do nieporozumień.

mogą Cię zainteresować: