Program dla transportu i spedycji – proces wyboru

Zbierając oferty od dostawców oprogramowania staniesz przed wieloma trudnymi wyborami, jednak trzy z nich są najważniejsze i przesądzą o kształcie i sukcesie Twojego wdrożenia. Tak naprawdę nie ma jednego słusznego rozwiązania by wybrać program dla transportu i spedycji dla wszystkich firm transportowych czy spedycyjnych, ale na pewno, jeśli zgłębisz korzyści każdego z nich, znajdziesz odpowiednią propozycję dla siebie. Oczywiście proces wyboru najlepszego TMS’a jest dużo bardziej złożony, ale dzięki tym trzem punktom, będziesz w stanie znacznie zawęzić ilość ofert do zweryfikowania.

Program dla transportu i spedycji: online czy stacjonarny?

Mimo ogromnej ilości rozwiązań budowanych w tzw. chmurze, wielu właścicielom firm ten temat nadal spędza sen z powiek. Wątpliwości się piętrzą, jednak chcąc rozwijać firmę, ciężko nie patrzeć w przyszłość. A jaka jest przyszłość? Już samo to, że nikt, kto w ciągu ostatnich lat tworzył system od podstaw nie zdecydował się na tworzenie stacjonarnego TMS’a, o czymś świadczy. Co przemawia za tym rozwiązaniem?

Bezpieczeństwo danych. Tak, bardzo często słyszę od swoich klientów, o obawach, że gdzieś tam w chmurze ich dane nie są bezpieczne. A przecież to właśnie tymi serwerami, które są zamknięte w ogromnych, spełniających wszystkie normy bezpieczeństwa halach, 24h/dobę opiekują się osoby, znające się na ochronie Twoich danych jak nikt inny. Dbają oni o to, aby wszystko, co znajduje się na serwerach, było w odpowiedni sposób zabezpieczone zarówno przed kradzieżą, jak i awarią systemu. Pytanie, czy budując serwer u siebie, jesteś w stanie zatrudnić kogoś, kto równie rzetelnie będzie w stanie doglądać tego, co jest warunkiem bytu Twojej firmy, czyli danych.

Kolejną obiekcją, która się pojawia, przed zakupem programu dla transportu i spedycji dostępnego online, jest brak możliwości pracy, kiedy zabraknie internetu. Tak… to prawda. Nie można wprowadzić do systemu zlecenia bez internetu. Pytanie, które zawsze nasuwa się na usta, to jak pozyskać to zlecenie, kiedy nie ma internetu? Przewagą programu, dostępnego w przeglądarce jest to, że w momencie pilnej potrzeby można opuścić standardowe stanowisko pracy i udać się w dowolne miejsce na ziemi i zalogować się na dowolnym komputerze, aby kontynuować wykonywanie obowiązków służbowych. W awaryjnych sytuacjach możesz reagować na pożary, nawet będąc na urlopie.

Szybszy support. Bo każdy program miewa usterki lub problemy z działaniem. Kiedy w środę o poranku okazuje się, że Twój TMS nie działa, należy wezwać specjalistę, który jak będziemy mieli szczęście, dojedzie po kilku godzinach i oceni, co się właściwie stało. W przypadku centralnego zarządzania systemem wystarczy jeden telefon i reakcja jest możliwa właściwie natychmiast po zlokalizowaniu usterki. Obsługa techniczna też w bardzo szybki sposób jest w stanie sprawdzić, czy błąd leży faktycznie po stronie aplikacji, czy naszego sprzętu, lub błędnego wprowadzenia danych.

System abonamentowy, czy płatna licencja?

Płatna licencja ma swoje zalety. Można jednorazowo wrzucić w koszty dość wysoką kwotę i w dużym przybliżeniu ocenić skalę inwestycji. Niestety ma ona też swoje wady.

Po pierwsze, wykupienie licencji nie zawsze okazuje się jedyną i jednorazową opłatą. Bardzo wiele właścicieli oprogramowania wymaga stałej, comiesięcznej płatności za obsługę techniczną, szkolenia kolejnych pracowników, a przede wszystkim za aktualizację. Prawdopodobnie tej ostatniej możemy nie ponosić, ale należy liczyć się z tym, że nie będą wprowadzane nowe funkcje i usprawnienia, a z czasem Twoja wersja będzie działać coraz wolniej.

Jak więc wystrzec się podobnych niespodzianek? Poprosić o podpisaną ofertę z kalkulacją wszystkich kosztów na okres najbliższych dwóch lat. Pomoże Ci to realnie poznać koszt, który będziesz musiał ponieść. Czasami drobne kwoty wydają się do przełknięcia, ale w podsumowaniu okazują się niebotycznie wysokie.

Takie rozwiązanie ma jeszcze jedną wadę. Szczególnie na początku ponosisz wysoki koszt. Jeżeli okaże się, że program nie spełnia oczekiwań Twoich pracowników, zostajesz z bardzo drogim wdrożeniem bez faktycznego podniesienia rentowności firmy. A przecież chodzi o to, aby program pozwolił zaoszczędzić czas, pieniądze oraz sprawił, że dzięki dobrej komunikacji wewnątrz firmy praca będzie przyjemniejsza dla wszystkich.

Oczywiście większość dostawców oferuje okres próbny. Pracuje się jednak w tym czasie zazwyczaj na danych testowych. Niektóre programy mają też dość okrojoną wersję demonstracyjną. Przewaga programu dla transportu i spedycji płatnego abonamentowo jest taka, że przy niskim nakładzie finansowym jesteś w stanie ocenić jego działanie na realnych danych. Pierwsze miesiące to również czas, kiedy widzisz, co udaje się usprawnić dzięki oprogramowaniu. Jeżeli po 2-3 miesiącach okazuje się, że to nie jest TMS dla Twojej firmy, po prostu rezygnujesz z użytkowania bez większych konsekwencji finansowych.

Z czym powinien być kompatybilny TMS?

Dobry program dla transportu czy spedycji służy całej firmie. Nie chodzi jednak o to, żeby miał funkcje wykluczające potrzebę posiadania jakichkolwiek innych programów. Jest takie powiedzenie, że jak coś jest do wszystkiego, to jest do niczego. Najlepsi dostawcy każdego oprogramowania biznesowego na świecie już dawno dodają jedną ogromną wartość do swoich produktów: szeroką możliwość integracji.

Dlaczego to takie ważne? Dla podniesienia rentowności i konkurencyjności Twojej firmy. Zacznę od tego, jak zbudowanie środowiska zintegrowanych ze sobą aplikacji wpływa na konkurencyjność Twojej firmy, co zresztą niejednokrotnie przekłada się na lepsze zlecenia, a nawet kontrakty.

W dzisiejszym świecie szalenie ważna jest natychmiastowa informacja. To właśnie dobra komunikacja wewnątrz firmy sprawia, że zawsze jesteśmy gotowi do rozmowy z klientem na temat jego ładunku. W tak dynamicznej branży trudno jednak komunikować się jedynie za pomocą telefonu. Informacje musimy mieć w czasie rzeczywistym. Rozbudowana telematyka, która wysyła wszelkie dane do systemu TMS i na odwrót jest nieocenionym narzędziem w każdej firmie transportowej, a coraz częściej również spedycyjnej.

Wprowadzając zlecenie w programie, może ono natychmiast pojawić się razem z rekomendowaną trasą na aplikacji lub terminalu kierowcy, który jednym kliknięciem przyjmuje go, co od razu zostaje odnotowane u dyspozytora i spedytora. Następnie w każdym momencie można podejrzeć pozycję auta oraz dostać powiadomienie, o trudnościach na trasie i zagrożeniu niedowiezienia ładunku na czas. Przy rozładunku kierowca automatycznie kończy zlecenie, a przenośny skaner pozwala na natychmiastowe przesłanie dokumentów do systemu. Wyświetla się to od razu w panelu księgowości. Tam natychmiast można wystawić fakturę, automatycznie mając podpięty dokument w odpowiednie miejsce.

Niczego nie będzie trzeba szukać w ciężkich segregatorach. Wystarczy nr zlecenia czy faktury i cała dokumentacja natychmiast pokazuje się w systemie. Księgowość co miesiąc może zarówno importować wszystkie faktury do swojego systemu, jak i przygotowywać paczki z przelewami bezpośrednio z TMS’a. Wszystko sprawnie, wszystko na jednym systemie, wszystko transparentne. Brzmi jak idylla? Właśnie nie.

Ostatnie lata przyniosły bardzo duże zmiany w budowaniu dedykowanych programów, co sprawia, że mamy prawo wymagać naprawdę dużo. Oczywiście, jeżeli masz niewielką firmę, możesz sądzić, że taka ilość integracji nie jest Ci potrzebna. Ale przecież założyłeś tę firmę po to, aby czerpać z niej korzyści, a nie przepisywać po tysiąckroć te same informacje i wiecznie odgrzebywać się ze stosów dokumentacji. Warto korzystać z tego, co daje nam automatyzacja. Nawet jeżeli jeszcze nie korzystasz z żadnych telematyk GPS, pomyśl o tym, aby program dla transportu i spedycji był gotowy na integrację, kiedy się na to zdecydujesz.

Dobór programu powinien opierać się oczywiście o dostępne funkcje, cenę dopasowaną do możliwości finansowych danej firmy, czy wygodę jego użytkowania, ale jedno jest pewne. Przede wszystkim powinien być dopasowany do licznych zmian, które przynosi ta branża, a czasem kreować nowe rozwiązania po to, abyś Ty nie musiał o tym myśleć w ferworze zmagań z codziennymi zadaniami.