Jak automatyczne fakturowanie w fireTMS pomoże Ci zaoszczędzić czas i pieniądze

Pracownicy firm transportowych i spedycyjnych codziennie tracą cenny czas na ręczne wystawianie faktur, kopiowanie danych ze zleceń transportowych i sprawdzanie, czy wszystkie informacje są poprawne. W przypadku dużej liczby obsługiwanych zleceń, takie pracochłonne działania zajmują godziny w skali całego tygodnia. W przypadku automatyzacji tylko tego obszaru zatrudnione osoby mogłyby poświęcić więcej czasu na inne zadania, nierzadko znacznie ważniejsze z punktu widzenia firmy. W jaki sposób ułatwić sobie pracę i zautomatyzować wystawianie faktur?

Fakturowanie w transporcie i spedycji to jedno z najbardziej czasochłonnych zadań administracyjnych, z którymi mierzą się firmy. Na szczęście nowoczesne rozwiązania technologiczne przynoszą dużą zmianę. System TMS z funkcją automatycznego fakturowania, taki jak fireTMS, całkowicie eliminuje potrzebę ręcznego przepisywania danych i eksportu informacji do zewnętrznego programu do wystawiania faktur.

Codzienne wyzwania w fakturowaniu transportu

Każdy, kto pracuje w firmie transportowej wie, jak mozolne może być wystawianie faktur. Przede wszystkim, tradycyjna metoda fakturowania pochłania ogromne ilości czasu. Każdego dnia należy ręcznie przenosić dane ze zleceń transportowych do zewnętrznych programów. W przypadku średniej wielkości firmy transportowej może to być nawet kilkanaście faktur dziennie, a każda z nich wymaga dokładnego przepisania danych klienta, szczegółów usługi oraz kwot.

Fakturowanie zleceń nie tylko zajmuje czas, ale również stwarza duże ryzyko popełnienia błędów. Wystarczy jedno niewłaściwe kliknięcie, by wprowadzić nieprawidłową kwotę, błędny adres lub niepoprawny numer NIP. W przypadku, gdy taka faktura zostanie wystawiona, należy ją skorygować osobnym dokumentem, co jeszcze bardziej komplikuje sytuację. Korekty faktur, gdy klient zgłasza uwagi do danych na wystawionym dokumencie, sprawiają, że całość trzeba powtórzyć od początku – wyszukać zlecenie, znaleźć fakturę, wprowadzić zmiany i ponownie wszystko sprawdzić.

Kolejnym wyzwaniem jest śledzenie statusu płatności. Bez zintegrowanego systemu, sprawdzanie czy faktura została opłacona wymaga przełączania się między różnymi programami lub plikami. W rezultacie łatwo przeoczyć zaległe płatności lub pomylić się w rozliczeniach. Fakturowanie w transporcie i spedycji komplikuje się jeszcze bardziej, gdy dochodzą różne waluty, różne stawki VAT czy specjalne warunki płatności dla poszczególnych klientów. Utrzymanie spójności przy ręcznym fakturowaniu jest bardzo wymagającym zadaniem.

Dodatkowo, wiele firm transportowych i spedycyjnych zmaga się z trudnościami w archiwizacji dokumentów. Fizyczne kopie faktur zajmują miejsce, a ich przeszukiwanie jest czasochłonne. Nawet przy elektronicznej archiwizacji odnalezienie konkretnej faktury może być wyzwaniem, jeśli nie ma wdrożonego odpowiedniego systemu. Wreszcie, brak automatyzacji w fakturowaniu transportu to nie tylko strata czasu, ale również pieniędzy. Opóźnienia w wystawianiu faktur przekładają się na opóźnienia w płatnościach, co może negatywnie wpływać na płynność finansową firmy.

Transformacja z fireTMS: od ręcznego do automatycznego fakturowania

Przejście z ręcznego na automatyczne fakturowanie to duże udogodnienie dla firm. Przez lata pracownicy wielu przedsiębiorstw transportowych i spedycyjnych zdążyli przyzwyczaić się do żmudnego procesu: najpierw wprowadzanie danych zlecenia, potem eksportowanie ich do zewnętrznego programu księgowego, następnie tworzenie faktury i weryfikacja wszystkich danych. Całość pochłaniała mnóstwo czasu i energii.

fireTMS działa w całkowicie inny sposób. Zamiast ręcznego kopiowania informacji ze zlecenia do programu księgowego, wystarczy kilka kliknięć, by wygenerować fakturę bezpośrednio ze zlecenia transportowego. Proces jest błyskawiczny i eliminuje potrzebę korzystania z zewnętrznych programów do fakturowania, co również można potraktować jako oszczędność pieniędzy.

W jaki sposób wygenerować fakturę ze zlecenia w fireTMS?

Jak dokładnie działa ta funkcja? fireTMS gromadzi wszystkie potrzebne dane dotyczące zlecenia – ceny, stawki, dane klienta, szczegóły usługi. Kiedy konkretne zlecenie zostaje oznaczone jako zrealizowane, wszystkie potrzebne dane są już w systemie. Na ich podstawie zostaje automatycznie wygenerowany szkic faktury. Po upewnieniu się, że wszystkie informacje są prawidłowe, można go zatwierdzić i wystawioną w ten sposób fakturę wysłać na adres e-mail bezpośrednio z systemu.

.Co więcej, funkcja automatycznego fakturowania w fireTMS zawiera również dodatkowe opcje. Przede wszystkim, można tworzyć faktury zbiorcze dla jednego klienta za określony okres, co jeszcze bardziej usprawnia pracę. Ponadto system pozwala na ustawianie różnych walut, stawek VAT czy terminów płatności – wszystko to bez konieczności ręcznego wprowadzania tych informacji za każdym razem.

Dzięki temu system zarządzania transportem z automatycznym fakturowaniem nie tylko oszczędza czas, ale również znacząco zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. Każda faktura jest generowana na podstawie dokładnie tych samych danych, które zostały wprowadzone przy tworzeniu zlecenia, co eliminuje pomyłki wynikające z ręcznego przepisywania.

Integracja fireTMS z systemami księgowymi

Warto zauważyć, że firmy transportowe i spedycyjne używają również programów księgowych do bardziej zaawansowanych działań. Dlatego fireTMS umożliwia łatwą integrację z wybranymi systemami księgowymi, co pozwala na bezproblemowe przesyłanie danych bez konieczności ręcznego przepisywania lub eksportowania plików. W rezultacie cały proces – od przyjęcia zlecenia, przez jego realizację, aż po wystawienie faktury i księgowanie – staje się jednym płynnym ciągiem działań.

8 realnych korzyści z automatycznego fakturowania w fireTMS

Automatyczne fakturowanie w fireTMS przynosi konkretne, mierzalne korzyści użytkownikom systemu. Oto osiem realnych zysków, które można odczuć dzięki wdrożeniu naszego systemu.

1. Oszczędność czasu – zamiast poświęcać kilka godzin tygodniowo na sprawy administracyjne, można wykorzystać ten czas na pozyskiwanie nowych klientów i rozwój firmy.
2. Wyeliminowanie ludzkich błędów – system automatycznie przenosi dane ze zlecenia na fakturę, co pozwala uniknąć pomyłek przy przepisywaniu kwot, dat czy danych kontrahentów.
3. Przyspieszenie wystawiania faktur – wystarczy tylko kilka kliknięć, by stworzyć fakturę bezpośrednio ze zlecenia transportowego.
4. Fakturowanie zbiorcze – możliwość łączenia wielu zleceń w jedną fakturę dla tego samego klienta, co pozwala oszczędzić czas i uprościć rozliczenia.
5. Natychmiastowa wysyłka – wygenerowane faktury można od razu wysłać klientowi, co przyspiesza płatności i poprawia przepływy finansowe.
6. Łatwy dostęp do historii – wszystkie faktury są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia wyszukiwanie i analizowanie poprzednich rozliczeń.
7. Uproszczone korekty – w przypadku potrzeby wprowadzenia zmian, system umożliwia szybkie generowanie korekt bez konieczności tworzenia dokumentu od początku.
8. Integracja z wybranymi programami księgowymi – prosty eksport danych do programów księgowych eliminuje podwójne wprowadzanie informacji i dodatkowo oszczędza czas działu finansowego.

Co więcej, system TMS z automatycznym fakturowaniem pozwala na personalizację szablonów faktur zgodnie z identyfikacją wizualną firmy. Można również ustawić różne waluty, stawki VAT czy terminy płatności dla poszczególnych klientów – wszystko to zostanie automatycznie uwzględnione podczas generowania faktury. Dodatkowo, fakturowanie w fireTMS daje możliwość załączania dokumentów transportowych bezpośrednio do faktury, co zwiększa przejrzystość i profesjonalizm w oczach klientów. W rezultacie można nie tylko oszczędzić czas, ale również zbudować silniejsze relacje biznesowe.

Podczas gdy tradycyjne fakturowanie wymaga ciągłego przełączania się między różnymi programami, fireTMS integruje wszystkie procesy w jednym miejscu, tworząc płynny przepływ pracy od zlecenia, przez monitorowanie przewozu, aż po wystawienie faktury i śledzenie płatności.

Dlaczego warto wdrożyć fireTMS?

Podsumowując, automatyczne fakturowanie w fireTMS stanowi praktyczne, a wręcz w dzisiejszych czasach niezbędne rozwiązanie dla firm transportowych i spedycyjnych zmagających się z czasochłonnym procesem wystawiania faktur. Zaoszczędzone godziny w ciągu tygodnia przekładają się na więcej czasu na strategiczne działania biznesowe.

Warto również podkreślić, że fireTMS to nie tylko łatwe generowanie faktur na podstawie zleceń. To kompleksowy system do zarządzania transportem i spedycją, który łączy wszystkie procesy w jednym miejscu. Od planowania transportu, przez planowanie tras, zarządzanie zleceniami i monitorowanie transportu aż po analitykę i rozliczanie usług. fireTMS jako system TMS 360° upraszcza codzienne zadania, przyspiesza pracę i generuje realne oszczędności. 

Jeśli zmagasz się z czasochłonnym fakturowaniem w swojej firmie lub szukasz sprawdzonego systemu do zarządzania transportem i spedycją, załóż bezpłatne konto w fireTMS i rozpocznij 14-dniowy okres testowy. Przekonaj się, jak automatyzacja procesów może uwolnić potencjał biznesowy i pozwolić skupić się na rozwoju firmy.