Efektívne manažovanie vozovým parkom: stratégie a nástroje

Hľadanie spôsobov, ako zvýšiť výnosy a znížiť náklady na dopravnú činnosť, je jednou z najväčších výziev pre majiteľov dopravných spoločností. Medzi tieto metódy patrí získavanie väčšieho počtu a lepších objednávok a zvyšovanie efektívnosti riadenia prepravného parku. Dnes sa budeme zaoberať druhou témou – naučíme sa stratégie správy vozového parku pomocou technológie GPS a mobilných aplikácií.

Čo znamená správa vozového parku v praxi?

Fleet management, čiže správa vozového parku sú všetky činnosti súvisiace s používaním a údržbou automobilov v dopravnej spoločnosti. Ide o množstvo činností – od plánovania trás, cez nákup vozidiel a zabezpečenie ich riadneho technického stavu až po vybavenie všetkých formalít súvisiacich s autami, ktoré vlastníte.

Medzi spomínanými aktivitami nájdeme aj niekoľko položiek, ktoré nie sú na prvý pohľad zrejmé, no v konečnom dôsledku sa ukážu ako kľúčové. Tie obsahujú: zabezpečenie bezpečných pracovných podmienok pre vodičov, zabezpečenie vhodného vybavenia vozidla a správa palivových kariet.

Manažovanie vozového parku si zakladá na štyroch základných funkciách:

• plánovanie získavaním prepravných objednávok a projektovaním prepravných trás,
• organizovanie dopravy formou získavania zamestnancov, nákladných vozidiel a iných nástrojov potrebných na vybavenie zákaziek,
• riadenie vodičov a zabezpečenie úrovne ich školenia a vedomostí,
• kontrolu nákladov, opotrebovania zariadení a efektívnosti implementácie plánov.

V každom prípade bude cieľom  manažovania vozového parku zvyšovanie zisku a neustále znižovanie prevádzkových nákladov pri zachovaní bezpečnostných štandardov a právnych predpisov.

Aké sú kľúčové prvky efektívnej správy vozového parku?

Efektívne  manažovanie vozového parku v dopravnom podniku musí vychádzať z viacerých predpokladov, ktoré je potrebné definovať hneď na začiatku. V prvom rade je potrebné určiť veľkosť vozového parku v najbližších rokoch. Podobne je to aj s odhadom počtu zákaziek, počtu zamestnancov, fixných nákladov na údržbu firmy a variabilných nákladov, ako je spotreba pohonných hmôt. Nakoniec stojí za to posúdiť súčasnú úroveň využitia vozidla. To vám umožní vytvoriť základňu pre vylepšenia.

Mali by ste pamätať aj na nástroje používané v spoločnosti. Medzi nimi nájdeme vhodný softvér. Príkladom je systém fireTMS, ktorý umožňuje preniesť všetky dokumenty (papier a súbory) na jedno miesto, zapísať vozidlá do elektronickej evidencie a doplniť o nich podrobné informácie, ako je doba poistenia, povolenia, kontroly, výbava auta a pod.

Systém TMS poskytuje najlepší výkon a prináša najväčšie výhody, keď je integrovaný s telematikou GPS a mobilnými aplikáciami. Je to dôležité z dôvodu možnosti priebežnej kontroly prepravy a rýchleho kontaktu medzi dispečermi a vodičmi, ktorí sú už na trase. Na jednej strane môžete skontrolovať, či vodiči dodržiavajú naplánované trasy, na druhej strane v prípade akýchkoľvek problémov na trase môžete vodiča kontaktovať a svoje plány si priebežne overovať.

Vďaka integrovanému systému TMS s GPS telematikou a doplnkovými aplikáciami môžete priebežne spravovať svoj vozový park.

Ako systémy GPS a mobilné aplikácie ovplyvňujú efektivitu vozového parku? 

Systémy GPS sú základom v dopravnom priemysle už mnoho rokov. Poskytujú informácie o polohe vozidiel v reálnom čase. Vďaka tomu môžete jednoducho kontrolovať priebeh vašich objednávok. Aplikácie umožňujúce rýchly kontakt medzi osobou, ktorá koordinuje prepravu (môže to byť majiteľ, dispečer alebo špeditér) a vodičmi, sú dokonalým doplnkom GPS telematiky. V prípade fireTMS sú to aplikácie fireTMS Dispo pre tých prvých a fireTMS Driver pre druhých.

Aplikácie fireTMS Dispo umožňuje:

• priamy prístup k objednávkam 24 hodín denne,
• dohľad nad prácou vodičov,
• kontrola stavu prepravy a sledovanie trás,
• správy výsledkov,
• generovanie správ.

Aplikácie fireTMS Driver umožňuje:

• odosielanie príkazov zo systému fireTMS na telefón vodiča,
• odosielanie dokumentov do systému ako príloh, 
• prístup k navigácii pre nákladné vozidlá,
• prístup k systému GPS lokalizácie,
• prístup k online a offline mapám,
• kontrola stavu objednávky.

Ako efektívne plánovať a monitorovať využitie vozidiel vo vašom dopravnom parku?

Efektívne plánovanie by malo byť založené na analýze údajov o vlastnených vozidlách, ich dostupnosti a priraďovaní k objednávkam. Závisí to od stavu auta, jeho výbavy, vlastností, typu prepravovaného nákladu a samotnej trasy. Pri používaní softvéru TMS a doplnkových riešení a zariadení si môžete jednoducho vybrať to správne auto na realizáciu konkrétnej objednávky a následne naplánovať trasu, aby ste znížili náklady a spotrebu vybavenia.

Nemôžete zabudnúť na rýchlu analýzu a jednoduchý prístup k správam. Tieto riešenia majú veľký význam pri správe vozového parku, pretože vďaka zozbieraným údajom, správam o trasách a informáciám o vybavení môžete rýchlo posúdiť dostupnosť vašich vozidiel. To je dôležité aj v prípade poruchy auta alebo končiacej sa kontroly a poistenia. Pomocou náradia v systéme fireTMS budete efektívne reagovať, pošlete svoje auto na opravu alebo kontrolu vopred alebo si kúpite poistenie.

Správy sú tiež základným zdrojom informácií o nákladoch na údržbu vozového parku a ziskovosti. Vďaka nim môžete skontrolovať, ktoré nákladné autá sú ziskové a ktoré stratové a mali by sa použiť na iné úlohy alebo predať.

Ako môže správa vozového parku pomôcť minimalizovať prestoje a poruchy?

Vďaka informáciám hláseným vodičmi na trase o poruchách alebo opotrebovaní techniky si môžete naplánovať nákup náhradných dielov alebo opravy ešte pred dokončením objednávky. V tomto prípade vieme minimalizovať riziko vážnejších porúch a obmedziť situácie, keď je auto v dielni, takže nemôže zarábať.

V prípade systémov TMS, ktoré majú pokročilé nástroje na plánovanie trás pomocou máp, môžete navyše plánovať podrobné trasy s prihliadnutím na prepravné podmienky. Okrem toho môžete analyzovať trasu pre prázdne jazdy a použiť tieto informácie pri hľadaní objednávok na dopravných burzách, aby ste z trasy vyťažili maximum. Okrem toho moderné systémy, ako je fireTMS, umožňujú integráciu systému s dopravnými trhmi. Výrazne to urýchľuje plánovanie trás a efektívnu správu vozového parku vo firme. 

Ako optimalizovať prevádzkové náklady vozového parku?

Jednou z najväčších výziev, ktorým čelia majitelia dopravných spoločností, je optimalizácia nákladov. Zatiaľ čo počet zákaziek sa môže líšiť v závislosti od ročného obdobia alebo celkovej ekonomickej situácie, výška nákladov a možnosti ich optimalizácie vyplývajú zo stratégie prijatej majiteľom alebo manažérmi. Optimalizácia nákladov je možná pomocou vhodných nástrojov určených pre spoločnosti z odvetvia TSL

Aké náklady je možné vďaka tomu optimalizovať?

• Náklady na bežné operácie vrátane spracovania objednávok.
• Náklady na údržbu vozového parku ako poistenie, povolenia, kontroly a opravy.
• Variabilné náklady, napr. spotreba paliva, opotrebovanie zariadenia.

Optimalizáciu nákladov je možné uskutočniť napríklad využitím údajov poskytnutých integráciou systému TMS s telematikou a aplikáciami GPS. Táto sada vám umožňuje robiť okamžité rozhodnutia a lepšie plánovať trasy z hľadiska nákladov a času. V prípade akýchkoľvek problémov na trase je možné určený plán priebežne upravovať. Ďalšou výhodou je možnosť analyzovať dáta z dlhšej perspektívy, napr. za mesiac alebo štvrťrok. Je to užitočné napríklad pri optimalizácii nákladov na pohonné hmoty rozhodnutím o zmene dodávateľa palivovej karty alebo pri rokovaní o podmienkach spolupráce so súčasným dodávateľom.

Akú úlohu zohrávajú školenia a certifikácie pri udržiavaní vysokých štandardov bezpečnosti vozového parku?

Konečne sa dostávame k poslednému, no nie menej dôležitému ako predchádzajúcemu prvku správy vozového parku. Školenie vodičov a získanie certifikátov výrazne ovplyvňujú jeho efektivitu. Schopnosť jazdiť hospodárnejšie z hľadiska spotreby paliva a opotrebovania auto dielov má za následok udržiavanie vozového parku v dobrom stave a bezpečnú prepravu tovaru.

Zníženie priamych nákladov na rôzne druhy školení a certifikácií môže priniesť okamžité výsledky v krátkodobom horizonte, no z dlhodobého hľadiska môže výrazne znížiť možnosť zárobku z vášho vozového parku. Napríklad z dôvodu zvýšenej nehodovosti, opotrebovania áut či klesajúcej kvality realizácie zákaziek.

Stojí za to zabezpečiť, aby ste prijali vhodnú stratégiu správy vozového parku pomocou moderných nástrojov. Ak chcete vidieť, ako vám TMS môže pomôcť, vyskúšajte fireTMS na bezplatné 14-dňové obdobie!