OCR alebo asistent AI – ktoré riešenie spoľahlivejšie a efektívnejšie zlepší prácu v doprave a v špedícii? 

Vo svete dopravy je každá minúta strávená ručným prepisovaním údajov z objednávok časom, ktorý chýba na plánovanie, kontakt so zákazníkmi a na hľadanie nových nákladov. Preto nie je prekvapením, že čoraz viac firiem hľadá spôsoby, ako automatizovať kancelársku prácu. Najčastejšie sa tu objavujú dve riešenia: klasické systémy OCR (Optical Character Recognition/optické rozpoznávanie znakov) a nástroje založené na umelej inteligencii, ktoré dokážu načítať náklady do systému v priebehu niekoľkých sekúnd – napríklad asistent AI vo fireTMS. Ktoré z týchto riešení sa lepšie osvedčí v praxi? Podrobnejšie sa pozrime na obe riešenia.

OCR v systémoch riadenia dopravy

OCR alebo optické rozpoznávanie znakov je technológia, ktorá už roky pomáha konvertovať papierové dokumenty na digitálne údaje. V dopravnom odvetví sa využíva na načítanie informácií z dokumentov, ako sú prepravné listy (CMR), potvrdenia o doručení (PoD), faktúry a colné doklady. Moderné systémy OCR, dnes často označované aj ako IDP (Intelligent Document Processing), využívajú umelú inteligenciu, vďaka tomu nielen čítajú text, ale dokážu porozumieť aj jeho významu.

Vďaka tomu sa proces, ktorý sa kedysi musel vykonávať ručne, dnes sa stáva takmer úplne automatickým. Stačí naskenovať dokument a systém automaticky rozpozná údaje o odosielateľovi, príjemcovi, dátumy, čísla objednávok, hmotnosť a ďalšie kľúčové informácie. To predstavuje obrovskú pomoc pre veľké organizácie, ktoré spracúvajú tisíce dokumentov mesačne. Plnohodnotné zavedenie systému OCR často znamená, že ho treba prepojiť s inými systémami, nakonfigurovať ho a prispôsobiť ho už zabehnutým procesom vo firme. Pre väčšinu dopravných a špedičných firiem to môže znamenať dlhšie zavádzanie a vyššie počiatočné náklady.

Riešenia AI – asistent AI vo fireTMS 

Úplne iný prístup ponúkajú jednoduchšie nástroje založené na umelej inteligencii. Jedným z nich je asistent AI v systéme riadenia dopravy a špedície fireTMS, dostupný v pláne Enterprise. Ide o riešenie, ktoré funguje priamo v systéme, takže nie je potrebná ďalšia integrácia, inštalácia serverov ani používanie externých nástrojov. Tieto riešenia sa sústreďujú na konkrétne úlohy, napríklad asistent AI vo fireTMS má za úlohu urýchliť zadávanie objednávok do systému.

Ako asistent AI funguje v praxi? Po nahraní dokumentu – môže ísť o súbor PDF, JPG, PNG, TIFF, GIF, DOCX, TXT alebo ODT – nástroj automaticky prečíta najdôležitejšie informácie. Medzi ne patria:

• názov nákladu
• dátumy nakládky a vykládky,
• adresy miest nakládky a vykládky a názvy firiem,
• rozmery a hmotnosť nákladu,
• číslo objednávky zákazníka.

Údaje po spracovaní umelou inteligenciou sa dostanú do formulára nákladu vo fireTMS, kde ich možno ešte dodatočne skontrolovať. Dôležité je, že systém umožňuje zobraziť pôvodný dokument a porovnať ho s tým, čo umelá inteligencia prečítala, čím získavate absolútnu kontrolu nad správnosťou údajov. Ďalšou výhodou je skutočnosť, že asistenta je možné používať okamžite po spustení systému, bez nutnosti oboznamovať sa s technológiou alebo nastavovať modely rozpoznávania.

Nástroj na rozpoznávanie textu alebo asistent AI? Porovnanie

Obe riešenia – OCR aj asistent AI – slúžia na to isté – majú znížiť množstvo ručne zadávanej práce s dokumentmi v doprave a v špedícii. Rozdiel je však v rozsahu a spôsobe fungovania.

OCR je veľmi univerzálne riešenie, jeho funkcie však môžu byť príliš rozsiahle vzhľadom na potreby dopravných a špedičných firiem, a preto väčšina týchto funkcií nebude využitá. Naopak, asistent AI vo fireTMS vznikol s ohľadom na každodennú prácu špeditérov a dopravcov, ktorí nechcú strácať čas zdĺhavou administratívou spojenou so zadávaním objednávok do systému TMS.

Prečo môže byť asistent AI vo fireTMS lepší než OCR?

Zo spomínaného porovnania vyplýva, že z pohľadu majiteľov dopravných a špedičných firiem môže byť zvolenie jednoduchšieho riešenia úspornejším a lepšie prispôsobeným riešením ich potrebám. Na rozdiel od zvolenia zložitého, rozsiahleho nástroja, ktorý sa nebude každodenne naplno využívať.

Odpoveď na konkrétne potreby

Pri tradičnom OCR je často potrebné vytvoriť celú infraštruktúru na spracovanie dokumentov, prepojiť ju s rôznymi systémami a manuálne prispôsobovať jednotlivé polia. Asistent AI funguje priamo vo fireTMS, presne tam, kde sa zadávajú a spravujú objednávky. Na jeho využitie nie je potrebné pripájanie k externým aplikáciám – stačí jednoducho nahrať príslušný súbor priamo do formulára na pridávanie nákladu.

Rýchlosť a jednoduchosť

Asistent AI je jednoduchý nástroj, vďaka ktorému ho môže využívať každý používateľ systému fireTMS bez ohľadu na svoje technické zručnosti. Riešenie odstraňuje potrebu manuálneho prepisovania údajov z dokumentov a zároveň nevyžaduje, aby osoba, ktorá ho obsluhuje, mala odborné znalosti. Celý proces spočíva na odoslaní súboru, pričom o všetko ostatné sa stará umelá inteligencia, ktorá načíta informácie a priraďuje ich do vhodných polí vo formulári. To výrazne uľahčuje prácu v kancelárii, najmä pri väčšom množstve každodenných úloh.

Rozpoznávanie textu v rôznych jazykoch

Veľkou výhodou používania nástrojov AI je ich schopnosť pracovať s mnohými jazykmi. Asistent AI rozpoznáva rôzne jazyky, vďaka čomu je dôležitou oporou pre medzinárodné firmy a podniky, ktoré spolupracujú so zahraničnými partnermi. Vďaka tomu už nie je potrebné text objednávky prekladať pred jeho vložením do fireTMS. 

Úplná integrácia s dopravným procesom

Treba si tiež uvedomiť, že údaje zadané asistentom AI sa neodosielajú do samostatného programu, ale okamžite sa zapisujú priamo ako objednávka vo fireTMS. To znamená, že po importe údajov je možné okamžite začať plánovať trasu, potom priradiť úlohu vodičovi a pokračovať v práci nad ďalšou objednávkou.

Pre koho je vhodnejšie OCR a pre koho AI asistent?

Výber vhodného riešenia nie je jednoduchý, pretože závisí od konkrétnych potrieb, spôsobu práce so zákazníkmi a možností prepojenia so systémami vo firme. Okrem toho sa špedičné a dopravné firmy líšia rozsahom činnosti, počtom spracovávaných dokumentov a úrovňou digitalizácie.

Riešenia OCR/IDP sa osvedčia tam, kde je naozaj veľa dokumentov a ich druh je veľmi rôznorodý, napríklad v korporáciách, ktoré denne spracúvajú stovky faktúr, colných a prepravných dokumentov. Je to zároveň vhodné riešenie pre organizácie, ktoré disponujú vlastným IT tímom a dokážu zabezpečiť integráciu, konfiguráciu aj následnú údržbu systému.

Asistent AI vo fireTMS je naopak ideálnym nástrojom pre:

• malé, stredné a veľké dopravné firmy, ktoré spracovávajú predovšetkým objednávky,
• špeditérov, ktorí každý deň spracúvajú množstvo podobných objednávok,
• firmy, ktoré chcú okamžite zrýchliť svoju prácu a znížiť opakujúce sa úlohy bez nákladného zavedenia systému,
• používateľov fireTMS, ktorí chcú naplno využiť možnosti svojho systému.

AI nie je budúcnosťou – je to súčasnosť v doprave

Ešte pred pár rokmi bolo automatické spracovanie dokumentov  v logistike výsadou veľkých hráčov. Dnes, vďaka riešeniam ako asistent AI vo fireTMS, môžu z tejto technológie profitovať aj malé dopravné firmy. V praxi znamená využitie AI rýchlejšie spracovanie objednávok, menej chýb, zrýchlenie prepráv a rýchlejšie fakturovanie. 

Zavedenie systému fireTMS s asistentom AI umožní poskytnúť viac času na to, čo je naozaj dôležité, čiže ne získavanie ďalších zákazníkov a plánovanie rentabilných trás. A čo je najdôležitejšie, umelá inteligencia v systéme TMS človeka nenahrádza, ale umožňuje mu sústrediť sa na úlohy vyžadujúce skúsenosti a rozhodovanie, namiesto toho aby zdĺhavo prepisoval údaje z dokumenty.

Chcete sa presvedčiť, ako funguje moderný systém TMS podporovaný umelou inteligenciou? Zaregistrujte sa už teraz a získajte bezplatný účet v systéme fireTMS aby ste mohli 14 dní testovať fireTMS s najlepším balíkom Enterprise, ktorý obsahuje asistenta AI.