Die deutsche Transport-, Speditions- und Logistikbranche (TFL) steht aktuell vor großen Herausforderungen. Der Mangel an qualifizierten Mitarbeitern – sowohl Fahrern als auch Bürokräften – ist dabei das Hauptproblem. Die Komplexität moderner Logistikprozesse verschärft die Situation zusätzlich. Die Verwaltung von Transportaufträgen, die Routenplanung, die Kommunikation mit den Fahrern, die Dokumentenverwaltung und die Abrechnung generieren enorme Datenmengen und erfordern eine enge Koordination. Der Personalmangel zwingt die Unternehmen wiederum dazu, neue Wege zur Effizienzsteigerung zu suchen. Sie setzen zunehmend auf technologische Lösungen, um mit kleineren Teams mehr Arbeit zu bewältigen.
Die digitale Transformation erweist sich in der deutschen Transport- und Logistikbranche als Lösung für die oben beschriebenen Probleme. Eine Studie des Bundesamts für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL) aus dem Jahr 2023 unterstreicht, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen entscheidend für die Bewältigung vieler weiterer Logistiktrends ist. Die Digitalisierung in der Logistik umfasst unter anderem die Implementierung von Transport- und Speditionssoftware, GPS-Telematik, die Automatisierung von Dokumentenworkflows sowie den Einsatz von Datenanalyse und künstlicher Intelligenz. Die Integration dieser Lösungen ist ebenso wichtig wie deren Implementierung – nur ein nahtloser Informationsfluss zwischen den Systemen kann Datensilos beseitigen und vollständige Prozesstransparenz gewährleisten.
Die Beseitigung von Barrieren zwischen verschiedenen Anwendungen und Datenbanken führt nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern auch zu einer höheren Qualität der Entscheidungsfindung. Die vollständige Integration eliminiert Datenredundanz und inkonsistente Informationen, was beispielsweise für eine kosteneffiziente Routenoptimierung oder eine bessere Ladeplanung unerlässlich ist. In der Praxis beginnen viele traditionelle Transportunternehmen ihre Digitalisierung mit der Implementierung eines Transportmanagementsystems (TMS) wie beispielsweise fireTMS, um wichtige Abläufe zu automatisieren und Einblicke in die Unternehmensdaten zu gewinnen. Das TMS bildet die Grundlage und integriert verschiedene Funktionen – von der Transportplanung über Auftragsmanagement, Routenoptimierung und Transportüberwachung bis hin zur Abrechnung und Rechnungsstellung.
Obwohl das Bewusstsein für die Vorteile der Digitalisierung groß ist, setzen sich einige Innovationen erst jetzt flächendeckend durch. Es ist erwähnenswert, dass sich die Investition in ein TMS schnell rentieren kann – laut einer Studie der Pearless Research Group aus dem Jahr 2019 erzielt die Hälfte der TMS-Anwender innerhalb von nur 12 Monaten oder weniger einen Return on Investment (ROI). Dieser schnelle ROI resultiert aus unmittelbaren Verbesserungen: Reduzierung von Fehlern und Betriebskosten, bessere Flottennutzung, Einsparung von Arbeitsaufwand und die Möglichkeit, dank besserer Organisation mehr Aufträge zur Ausführung anzunehmen.
Durch die neuen Technologien, wird die Arbeit von Transport- und Speditionsabteilungen revolutioniert, deswegen verdient künstliche Intelligenz besondere Beachtung. Der Trend ist eindeutig: Moderne KI-Tools finden Einzug in Systeme, die Unternehmen bereits kennen und nutzen, wie beispielsweise Transportmanagement-Software. Dies senkt die Einstiegshürde: Unternehmen müssen keine komplexen Lösungen von Grund auf neu entwickeln, sondern können KI-Funktionen in ihre bestehenden Plattformen integrieren.
Eine der zeitaufwändigsten und mühsamsten Aufgaben im Arbeitsalltag eines Spediteurs ist die manuelle Dateneingabe von Transportaufträgen in das System. Bisher erforderte jeder neue Auftrag (oft per E-Mail, PDF-Datei, Scan oder sogar Foto eingegangen) die Eingabe zahlreicher Felder – von den Daten des Versenders und Empfängers über Lade- und Entladeadressen, Liefertermine, Frachtparameter bis hin zu Tarifen und Zahlungsbedingungen. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern auch das Risiko von Tippfehlern.
Als Antwort auf dieses Problem wurde der KI-Assistent im fireTMS-System entwickelt. Dieses Tool liest automatisch die wichtigsten Daten aus dem Auftragsdokument und erstellt daraus eine Nutzlast im System. Egal, ob Sie den Auftrag als PDF, Bild, Textdatei oder E-Mail erhalten: Laden Sie die Datei einfach in fireTMS hoch. Der KI-Assistent liest die Informationen und trägt sie in die entsprechenden Felder ein. Dadurch wird automatisch ein Datensatz aus dem Quelldokument im System erstellt, der zur Weiterverarbeitung bereit ist. Die Originaldatei ist ebenfalls im System verfügbar, sodass Sie die Datengenauigkeit problemlos überprüfen können.
Der KI-Assistent unterstützt die folgenden Dateiformate: PDF, JPG, PNG, TIFF, GIF, DOCX, TXT und ODT. Das Tool liest automatisch Informationen wie:
Der zweite Pfeiler der Automatisierung und Digitalisierung im Transportwesen ist die effiziente Kommunikation und die Echtzeit-Flottenüberwachung. Im Zeitalter der weitverbreiteten Internetanbindung und Smartphones verlagert auch die Transport- und Logistikbranche viele Prozesse auf mobile Endgeräte. Lkw-Fahrer nutzen zunehmend spezielle Apps, die sie mit Online-Disponenten verbinden. Ziel ist die kontinuierliche Kommunikation, Überwachung und schnelle Reaktion auf Zwischenfälle unterwegs.
fireTMS bietet mit fireTMS Driver eine mobile App für Fahrer an. Diese App optimiert den Informationsfluss zwischen Depot und Fahrer und macht zahlreiche Telefonate oder SMS überflüssig. Mit fireTMS Driver erhalten Fahrer Transportaufträge direkt auf ihr Smartphone. Die Lösung ermöglicht zudem die Zwei-Wege-Kommunikation: Fahrer können den Disponenten sofort per Chat kontaktieren, eine Nachricht über mögliche Verspätungen senden oder einen Zwischenfall melden. All dies geschieht in Echtzeit und reduziert Informationsverzögerungen deutlich.
Die App ermöglicht es dem Fahrer, direkt über sein Smartphone auf den Auftrag zuzugreifen und nach der Auslieferung Fotos der benötigten Dokumente an das Unternehmen zu senden. Dies optimiert den Informationsfluss erheblich und beschleunigt die Rechnungsstellung und Abwicklung abgeschlossener Bestellungen, da nicht mehr auf die Rückkehr des Fahrers und die Übergabe der Originaldokumente gewartet werden muss.
Darüber hinaus verfügt fireTMS im Enterprise-Plan über die Funktion Tatsächliche Routen, mit der Sie einen Transportkorridor mit einer bevorzugten Breite festlegen und Benachrichtigungen erhalten können, wenn der Fahrer von der geplanten Route abweicht.
Die integrierte Speditionssoftware fireTMS bietet ihren Nutzern entscheidende Vorteile, darunter eine schnellere Rechnungsstellung. fireTMS ermöglicht die automatische Rechnungserstellung direkt aus abgeschlossenen Transportaufträgen. Basierend auf einem abgeschlossenen Auftrag wird ein Rechnungsentwurf generiert, der die Überprüfung aller Daten auf Richtigkeit ermöglicht, ohne dass die Daten in ein separates Rechnungsprogramm exportiert werden müssen. Dieser Entwurf kann anschließend freigegeben und die Rechnung ausgestellt werden.
Darüber hinaus bietet fireTMS die Integration mit der weit verbreiteten Buchhaltungssoftware DATEV. Buchhalter können so Verkaufs- und Kostenbelege nahtlos in ihr System importieren. DATEV ist in Deutschland als Buchhaltungssoftware weit verbreitet, daher optimiert diese Funktion die Arbeitsabläufe vieler Transport- und Speditionsunternehmen und macht die manuelle Dateneingabe durch Buchhalter überflüssig. Die Integration umfasst Verkaufsrechnungen, Korrekturen, Eingangsrechnungen und Gutschriften.
fireTMS ist ein Beispiel für ein umfassendes System für Transport und Spedition. Seine Implementierung erfüllt die meisten der oben beschriebenen Anforderungen und entspricht aktuellen Trends, indem es Funktionen in einer einzigen Umgebung vereint, für die andernfalls mehrere separate Tools erforderlich wären. Welche konkreten Vorteile bietet die Integration von fireTMS?
Mit fireTMS verwalten Sie den gesamten Transportauftragszyklus zentral – von der Kundenauftragsannahme über Transportplanung und Routenüberwachung bis hin zur Abrechnung und Rechnungsstellung. Alle Informationen sind vernetzt und jederzeit leicht zugänglich. fireTMS konsolidiert sämtliche Auftrags- und Transportdaten und ermöglicht die Integration mit anderen Systemen. Dadurch entfallen unzählige Tabellen, Notizen und separate Anwendungen, und die Arbeitsabläufe werden optimiert – jede Abteilung im Unternehmen arbeitet mit demselben, stets aktuellen Datensatz.
fireTMS ist ein sich ständig weiterentwickelndes System mit neuen Automatisierungsfunktionen. Der KI-Assistent für den Auftragsimport ist ein Beispiel dafür, aber das System bietet auch automatische Kontrollmechanismen, wie etwa Warnmeldungen, wenn ein Fahrer einen festgelegten Transportkorridor verlässt. Dokumente wie Aufträge und Rechnungen sind standardisiert, um die Datenkonsistenz zu gewährleisten. Die Integration mit externen Tools wie GPS-Telematik oder dem Buchhaltungssystem DATEV ermöglicht fireTMS die Vereinfachung der internen Auftragsabwicklung, beispielsweise beim Einstellen einer Ladung auf einer Frachtbörse wie fireXgo, Trans.eu oder Transporeon, oder die Überwachung des Auftragstatuses kann direkt auf TMS-Ebene erfolgen.
fireTMS erleichtert nicht nur die interne Kommunikation im Team, sondern bietet auch Lösungen für die Kommunikation mit Kunden und Auftragnehmern. Über das Kundenportal können Kunden den Status ihrer Aufträge selbstständig einsehen, Ladungen hinzufügen und Frachtdokumente wie CMRs und Rechnungen herunterladen. Diese Transparenz optimiert die Zusammenarbeit und erhöht die Kundenzufriedenheit, da Kunden stets informiert sind. Das Frachtführer-Portal ermöglicht es Transportunternehmen wiederum, Dokumente wie Rechnungen und CMR-Scans zu den von ihnen bearbeiteten Aufträgen hinzuzufügen und Rechnungsdaten zu vervollständigen.
Integrierte Systeme wachsen mit dem Unternehmen. Mit zunehmendem Geschäftsvolumen – mehr Aufträgen, Kunden und Fahrzeugen – kann fireTMS auch größere Abläufe bewältigen. Dank flexibler Abonnementpläne lässt sich das System optimal an die aktuellen Bedürfnisse von Spediteuren und Transportunternehmen anpassen. Gleiches gilt für Personalzu- oder -abgänge. Der fireTMS-Plan kann zudem an die aktuelle Nutzerzahl angepasst werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Transport- und Logistikbranche – insbesondere deutsche Transport- und Speditionsunternehmen – ihre digitale Transformation beschleunigen muss. Die Automatisierung mit TMS 360°-Systemen bietet einen Weg zur Lösung vieler drängender Probleme: Personalmangel, Kostendruck und steigende Kundenanforderungen. Lösungen wie fireTMS vereinen Schlüsselfunktionen und ermöglichen Unternehmen, die ein solches System nutzen, Transparenz, Kontrolle und Effizienz in jeder Phase des Logistikprozesses.
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Ihr fireTMS Team
Dieser Artikel wurde vom fireTMS-Team auf der Grundlage seiner Kenntnisse, Erfahrungen und Vertrautheit mit der TSL-Branche verfasst.
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