Import und Synchronisierung von Kosten zwischen Bestellung und Eingangsrechnung sowie weitere neue Funktionen

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die folgenden Verbesserungen in fireTMS:

Import und Synchronisierung der Kosten zwischen Bestellung und Eingangsrechnung

Bisher erforderte die Erfassung von Zusatzkosten die manuelle Bearbeitung an zwei Stellen – separat im Versandauftrag und im Buchhaltungsmodul. Dies verlängerte den Prozess und erhöhte das Fehlerrisiko. In der neuen Systemversion haben wir einen zentralisierten Prozess auf Basis der Eingangsrechnungsansicht eingeführt.

Die Option Einfuhrkosten aus Aufträgen importieren ist in der Eingangsrechnung Erfassungs Ansicht verfügbar.

• Für eine zu einer Bestellung verknüpfte Rechnung zeigt das System eine Liste der Kosten dieser Bestellung an (ausgenommen die bereits im Betrag des Spediteurs enthaltenen Kosten) und ermöglicht die Auswahl der zu importierenden Positionen. 

• Darüber hinaus kann der Benutzer in der Rechnungsansicht direkt neue Kostenpositionen hinzufügen, indem er die Option Einfuhrkosten aus Aufträgen importieren auswählt und diese der Bestellung zuordnet („Fügen Sie diesem Auftrag eine neue Ausgabe hinzu“). Beim Speichern der Rechnung werden die entsprechenden Kosten dann automatisch auch für diese Bestellung angelegt.

Importierte und neu hinzugefügte Kosten können direkt in der Eingangsrechnungsansicht bearbeitet werden. Nach der Erfassung einer Eingangsrechnung synchronisiert das System die Daten mit dem Versandauftrag: Es aktualisiert bestehende Kosten und erstellt entsprechende Kosten für neue Positionen im Auftrag. Gleichzeitig ist die Bearbeitung solcher Kosten im Auftrag selbst gesperrt, sobald diese als Rechnungsposition gespeichert wurden.

Diese Lösung gewährleistet die Datenkonsistenz zwischen Aufträgen und Buchhaltung und reduziert den Zeitaufwand für die Erfassung und Aktualisierung zusätzlicher Kosten erheblich.

Zusammenfassung der Auftrags- und Ladungslisten auf Sammelrechnungen

Wir haben die Darstellung der Daten in den Spalten „Transportaufträge“ und „Kundenaufträge“ der Verkaufs- und Einkaufsrechnungslisten überarbeitet. Bisher konnte eine einzelne Zeile bei Sammelrechnungen mit mehreren Aufträgen oder Ladungen viel Platz einnehmen und das Durchsuchen der Dokumente erschweren. Sind nun mehr als drei Positionen einer Rechnung zugeordnet, werden nur noch die ersten drei angezeigt. Daneben erscheint eine Kurzbezeichnung, z. B. ▼ 101, die die Gesamtzahl der zugehörigen Positionen angibt. Ein Klick auf diese Bezeichnung öffnet die vollständige Liste der Aufträge oder Ladungen. Dadurch wird die Rechnungsansicht übersichtlicher und Sie können jederzeit alle zugeordneten Positionen einsehen.

fireTMS API-Erweiterung

In der neuen Systemversion haben wir den Bereich für Einkaufsrechnungen in der fireTMS-APIerweitert. Dadurch können Integrationen die Beziehung zwischen Kosten und operativen Prozessen besser abbilden. Unter anderem haben wir der Benutzeroberfläche folgende Funktionen hinzugefügt:

• Zuordnung einer Last zu einer hinzugefügten Einkaufsrechnung,
• Zuordnung eines Auftrags zu einer hinzugefügten Einkaufsrechnung,
• Zuordnung einer Wechselkurstabelle zu einem Artikel in einer hinzugefügten Einkaufsrechnung,
• Abrufen von Informationen über den Namen der mit der Einkaufsrechnung verknüpften Datei (Datei mit der Kennzeichnung “Typ Rechnung” 

Darüber hinaus ermöglicht die API das Herunterladen einer Liste der im System verfügbaren Ladungen inklusive aller darin enthaltenen Informationen.

Diese API-Änderungen unterstützen die Automatisierung von Buchhaltungs- und Abrechnungsprozessen, reduzieren den Aufwand für das manuelle Hinzufügen von Verknüpfungen und verbessern die Datenkonsistenz zwischen fireTMS und externen Systemen.

Möchten Sie mehr über die neuen Funktionen erfahren? Kontaktieren Sie uns.

* Einige der beschriebenen Funktionen sind nur in bestimmten Paketen verfügbar.