Import von Einkaufsrechnungen aus AI und weitere Neuheiten 

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die folgenden Verbesserungen und Neuerungen im fireTMS-System:

Import von Einkaufsrechnungen aus AI 

In der neuen Version des Systems unter Buchhaltung >> Kosten (ER) >> Neue ER registrieren >> wurde die Option AI-Einführen hinzugefügt, die das Einlesen einer Einkaufsrechnung mithilfe von KI-Mechanismen ermöglicht. Nach dem Import des Dokuments füllt das System die Daten im Fenster zur Registrierung einer neuen Einkaufsrechnung automatisch aus. Der Benutzer kann diese Informationen anschließend überprüfen, gegebenenfalls Korrekturen vornehmen und die Rechnung dann im System erfassen und genehmigen. Diese Lösung beschleunigt die Belegserfassung und reduziert die Anzahl der Fehler, die durch manuelles Übertragen von Daten entstehen.

Zuordnung eines Auftrags zu einer Position auf der Einkaufsrechnung

In der Bearbeitungsansicht einer erfassten Einkaufsrechnung haben wir die neue Schaltfläche Den Auftrag zuweisen, die auf der Ebene der Rechnungsposition verfügbar ist. Sie ermöglicht es, eine bestehende Position auf der Einkaufsrechnung mit einem externen Auftrag des jeweiligen Spediteurs zu verknüpfen.

Wenn der Nettowert der Rechnungsposition mit dem Gesamtbetrag für den Spediteur auf dem Auftrag übereinstimmt, erfolgt die Zuordnung ohne weitere Schritte. Werden Abweichungen festgestellt, kann der Benutzer entscheiden, ob er den Auftrag mit einer Aktualisierung des Betrags im Auftrag zuordnen oder den aktuellen Wert beibehalten möchte. Der Vorgang wird im Aktivitätsprotokoll der Einkaufsrechnung und im Falle einer Synchronisierung auch im Aktivitätsprotokoll des Auftrags vermerkt.

Diese Lösung erleichtert die Verknüpfung des Kostenbelegs mit dem entsprechenden Auftrag des Spediteurs bereits nach der Erfassung der Rechnung im System, was die weitere Bearbeitung der Belege beschleunigt und die Abrechnungen übersichtlicher macht.

Anhänge in der Wartungshistorie von Fahrzeugen und Anhängern

Wir haben den Reiter Servicegeschichtein der Fahrzeugbearbeitungsansicht um die Möglichkeit erweitert, Anhänge zu einzelnen Wartungseinträgen hinzuzufügen. Jedem Eintrag können nun Dokumente wie z. B. Rechnungen, Protokolle oder Fotos zugeordnet und anschließend angezeigt, heruntergeladen oder gelöscht werden. Die Anhänge werden direkt neben dem jeweiligen Eintrag in einer separaten Spalte angezeigt, analog zur Darstellung von Dokumenten an anderen Stellen im System.

Die gleiche Funktion haben wir auch in der Bearbeitung von Anhängern bereitgestellt, wo ein entsprechender Reiter Servicegeschichte hinzugefügt wurde. Dadurch können alle Unterlagen zu Inspektionen, Reparaturen und anderen Wartungsereignissen direkt beim jeweiligen Eintrag gespeichert werden, was das spätere Auffinden der benötigten Dokumente erleichtert und die Wartungshistorie der Flotte übersichtlich macht.

Speichern von Routenänderungen in der Ladungsvorlage

Wir haben die Speicherung von Routenänderungen auf der Ebene der Ladungsvorlage ermöglicht (Kundenaufträge>> Vorlagen >> Frachtvorlagen) sowie bei der Eingabe einer neuen Ladung – mithilfe der Option Als Vorlage speichern. Dadurch kann der Spediteur die Routenführung im Voraus anpassen und diese Einstellungen bei nachfolgenden Transporten verwenden.

Befindet sich nur eine Ladung im Auftrag, wird die in der Vorlage gespeicherte geänderte Route automatisch auch in den Auftrag übernommen. Diese Lösung erleichtert die Arbeit mit wiederkehrenden Transporten, reduziert die Notwendigkeit, dieselben Parameter erneut einzustellen, und ermöglicht eine schnellere Auftragsvorbereitung gemäß der vereinbarten Routenführung.

Beachten Sie bitte, dass eine Routenänderung, die nach der Auswahl einer bestehenden Vorlage vorgenommen wird, die Vorlage selbst nicht automatisch aktualisiert. Um eine dauerhafte Änderung vorzunehmen, müssen Sie die Vorlage direkt in ihren Einstellungen bearbeiten.

Konfigurierbarer Ausstellungsort der Lastschrift

Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, den Ausstellungsort der Lastschrift auf Filialebene festzulegen. Bislang bezog das System diese Information bei Lastschriften ausschließlich aus den in der Filiale hinterlegten Unternehmensdaten, was bedeutete, dass eine eigenständige Änderung nicht möglich war. In der neuen Version haben wir diese Option unter Einstellungen >> Niederlassungen >> Niederlassung bearbeiten, sodass der Ausstellungsort von Lastschriften nun separat festgelegt werden kann, ohne dass die übrigen Adressdaten des Unternehmens geändert werden müssen. Diese Lösung bietet mehr Flexibilität bei der Erstellung von Dokumenten und ermöglicht eine bessere Anpassung an die tatsächlichen Abläufe im Unternehmen.

Globale Konfiguration der Pflichtfelder beim Hinzufügen einer Kontaktperson

In der neuen Version des Systems haben wir die Möglichkeit eingeführt, global festzulegen, welche Felder beim Hinzufügen eines neuen Ansprechpartners Pflichtfelder sein sollen. Diese Einstellung ist unter Einstellungen >> Systemkonfiguration >> Reiter Allgemein >> Feld Geschäftspartner eingeben, wo die erforderlichen Felder angegeben werden können: Telefon, Mobiltelefon und E-Mail. Dadurch können die Kontaktdaten bereits bei der Eingabe des Geschäftspartners auf eine übersichtlichere und einheitlichere Weise ergänzt werden.

Anzeige versteckter Orte auf der Ladung und im Auftrag

Wir haben ein neues Kontrollkästchen Versteckte Orte anzeigen in der Ladungsansicht und bei der Bearbeitung von Punkten im Auftrag hinzugefügt, mit dem auch jene Punkte angezeigt werden können, die standardmäßig verborgen bleiben. Dies betrifft u. a. Punkte, die unter Stammdaten >> Standorte >> Art des Dokuments, für die die Option Auf dem Auftrag anzeigen nicht ausgewählt wurde. Dadurch kann der Benutzer solche Punkte direkt auf der Ladung oder dem Auftrag anzeigen und anschließend überprüfen oder ändern. Diese Lösung ist besonders nützlich, z. B. beim Import von Aufträgen aus AI, wenn in den Daten zusätzliche Punkte wie Zollabfertigungen erscheinen, die einer weiteren Überprüfung oder Bearbeitung bedürfen.

Erweiterung der Integration mit AltSol GPS um das Abrufen der Arbeitszeit des Fahrers

Die Änderung betrifft die Integration mit AltSol GPS, die wir um das Abrufen von Informationen zur Arbeitszeit des Fahrers erweitert haben. Diese Daten werden in der ETA-Funktion (geplante/geschätzte Ankunftszeit) verwendet, sodass die Berechnungen nicht nur die Route und die Position des Fahrzeugs, sondern auch die Arbeitszeit des Fahrers berücksichtigen. Dies ermöglicht eine genauere Einschätzung der Auftragsabwicklungszeit, eine bessere Planung nachfolgender Vorgänge und das frühzeitige Erkennen von Situationen, in denen Arbeitszeitbeschränkungen die Pünktlichkeit der Lieferung beeinträchtigen könnten.

Integration mit New Apex und 4GPS

Die neueste Neuerung ist die Erweiterung der Liste der verfügbaren Telematik-Integrationen um die Anbieter New Apex und4GPS. Die Verbindungen können unter Einstellungen >> Systemkonfiguration >> Registerkarte Transportmodul – Konfiguration >> Telematik-Konfiguration (GPS). Nach Aktivierung der Integration werden die aktuellen Fahrzeugpositionen aus New Apex und 4GPS in fireTMS angezeigt. Der Kilometerstand wird automatisch (einmal täglich) ausgelesen und in den Fahrzeugdateien gespeichert. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe der Kilometerstände, was die Planung von Inspektionen oder die Kontrolle des Flottenbetriebs erleichtert.

Möchten Sie mehr über die beschriebenen Neuerungen im System erfahren? Kontaktieren Sie uns.

* Diese Funktionen sind in ausgewählten Plänen verfügbar.