OCR oder KI-Assistent – ​​welche Lösung optimiert die Arbeitsabläufe im Transport- und Speditionsbereich besser?

In der Transportbranche ist jede Minute, die für die manuelle Übertragung von Auftragsdaten aufgewendet wird, verlorene Zeit für Planung, Kundenkontakt oder die Suche nach neuen Aufträgen. Kein Wunder also, dass immer mehr Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, Büroprozesse zu automatisieren. Zwei Lösungen stechen dabei besonders hervor: klassische OCR-Systeme (Optical Character Recognition) und KI-basierte Tools, die Aufträge innerhalb von Sekunden ins System laden können, wie beispielsweise der KI-Assistent in fireTMS. Welche Lösung bewährt sich in der Praxis? Sehen wir uns beide genauer an.

OCR in Transportmanagementsystemen

OCR (optische Zeichenerkennung) ist eine Technologie, die seit Jahren dazu beiträgt, Papierdokumente in digitale Daten umzuwandeln. In der Transportbranche wird sie eingesetzt, um Informationen aus Dokumenten wie Frachtbriefen, Lieferbestätigungen, Rechnungen und Zolldokumenten zu extrahieren. Moderne OCR-Systeme, heute oft als IDP (Intelligente Dokumentenverarbeitung) bezeichnet, basieren auf künstlicher Intelligenz und können daher nicht nur Text lesen, sondern auch deren Kontext erkennen.

Dadurch wird ein Prozess, der früher manuelle Dateneingabe erforderte, weitgehend automatisiert. Es reicht ein Dokument zu scannen, und das System erkennt automatisch Absender- und Empfängerdaten, Datum, Bestellnummern, Gewicht und weitere wichtige Informationen. Dies ist eine enorme Erleichterung für große Unternehmen, die monatlich Tausende von Dokumenten verarbeiten. Die vollständige Implementierung von OCR erfordert jedoch häufig die Integration, Konfiguration und Anpassung bestehender Prozesse. Für die meisten Transport- und Speditionsunternehmen bedeutet dies längere Implementierungszeiten und höhere Anlaufkosten.

KI-Lösungen – KI-Assistent in fireTMS

Ein völlig anderer Ansatz liegt einfacheren KI-basierten Tools zugrunde. Eins dieser Tools ist der KI-Assistent im Transport- und Speditionsmanagementsystem fireTMS, das im Enterprise-Plan verfügbar ist. Dieser Ansatz arbeitet direkt im System und benötigt keine zusätzlichen Integrationen, Server oder externe Tools. Die Anwendung  solcher Tools ist einfacher; beispielsweise ist der KI-Assistent in fireTMS darauf ausgelegt, die Auftragserfassung im System zu beschleunigen.

Wie funktioniert der KI-Assistent in der Praxis? Nach dem Hochladen eines Dokuments – egal ob PDF, JPG, PNG, TIFF, GIF, DOCX, TXT oder ODT – extrahiert das Tool automatisch die wichtigsten Informationen. Dazu gehören:

• die Bezeichnung der Ladung,
• die Daten für Be- und Entladung,
• die Adressen und Firmennamen der Be- und Entladestellen,
• die Abmessungen und das Gewicht der Ladung sowie
• die Kundenauftragsnummer.

Nach der Verarbeitung durch die KI werden die Daten in fireTMS in das Payload-Formular übertragen und dort weiter überprüft. Das System ermöglicht es Ihnen, das Originaldokument einzusehen und mit der KI-Erkennung zu vergleichen. So haben Sie die volle Kontrolle über die Datengenauigkeit. Ein weiterer Vorteil: Sie können den Assistenten direkt nach dem Systemstart nutzen, ohne sich mit der Technologie vertraut machen zu müssen oder zu konfigurieren.

Texterkennungstool oder KI-Assistent? Hier der Vergleich

Beide Lösungen – OCR und KI-Assistent – ​​verfolgen dasselbe Ziel: die Reduzierung der manuellen Dokumentenverarbeitung im Transport- und Speditionsbereich. Sie unterscheiden sich jedoch in ihrem Anwendungsbereich und ihrer Funktionsweise : 

OCR ist eine sehr vielseitige Lösung, deren Funktionen jedoch für die Bedürfnisse von Transport- und Speditionsunternehmen möglicherweise zu umfangreich sind und daher größtenteils ungenutzt bleiben. Der KI-Assistent in fireTMS hingegen wurde speziell für die tägliche Arbeit von Spediteuren und Transportunternehmen entwickelt, die keine Zeit mit mühsamen Büroarbeiten im Zusammenhang mit der Auftragserfassung im TMS-System verschwenden möchten.

Warum könnte der KI-Assistent in fireTMS eine bessere Wahl sein als OCR?

Der obige Vergleich zeigt, dass aus der Sicht der Inhaber von Transport- und Speditionsunternehmen die Wahl einer einfacheren Lösung wirtschaftlicher und besser auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein kann als die Wahl eines komplexen Werkzeugs, das nicht täglich voll ausgeschöpft wird.

Eine Antwort auf spezifische Bedürfnisse

Herkömmliche OCR-Verfahren erfordern oft den Aufbau einer kompletten Dokumentenverarbeitungsinfrastruktur, die Integration mit verschiedenen Systemen und den Abgleich von Feldern. Der KI-Assistent hingegen arbeitet direkt in fireTMS, wo Bestellungen erstellt und bearbeitet werden. Eine Anbindung an externe Anwendungen ist nicht notwendig; es genügt, die entsprechende Datei beim Hinzufügen der Ladung einzufügen.

Geschwindigkeit und Einfachheit

Der KI-Assistent ist ein benutzerfreundliches Tool, das für jeden fireTMS-Nutzer unabhängig von seinen technischen Kenntnissen zugänglich ist. Die Lösung macht die manuelle Datenübertragung aus Dokumenten überflüssig und erfordert keine Fachkenntnisse. Der gesamte Prozess basiert auf dem Hochladen von Dateien; die KI übernimmt den Rest, indem sie die Informationen liest und den Formularfeldern zuordnet. Dies reduziert den Arbeitsaufwand im Büro erheblich, insbesondere bei einer großen Anzahl täglicher Aufgaben.

Texterkennung in verschiedenen Sprachen

Ein wesentlicher Vorteil von KI-Tools ist ihre Mehrsprachigkeit. Der KI-Assistent erkennt verschiedene Sprachen und ist somit eine unverzichtbare Unterstützung für international tätige Unternehmen und solche, die mit ausländischen Partnern zusammenarbeiten. Dadurch entfällt auch die Notwendigkeit, Bestellungen vor der Eingabe in fireTMS zu übersetzen.

Vollständige Integration in den Transportprozess

Wichtig ist auch, dass die vom KI-Assistenten eingegebenen Daten nicht in einem separaten Programm gespeichert, sondern direkt als Aufgabe im fireTMS-System erfasst werden. Das bedeutet, dass Sie nach dem Datenimport sofort mit der Routenplanung beginnen, die Aufgabe einem Fahrer zuweisen und mit der nächsten Aufgabe fortfahren können.

Wer profitiert mehr von OCR und wer mehr von einem KI-Assistenten?

Die Wahl der richtigen Lösung ist nicht leicht, da sie von individuellen Bedürfnissen, Kundenserviceprozessen und von der Integrationsfähigkeit mit anderen Unternehmenssystemen abhängt. Darüber hinaus unterscheiden sich Speditions- und Transportunternehmen hinsichtlich ihrer Betriebsgröße, der Anzahl der verarbeiteten Dokumente und ihres Digitalisierungsgrades.

OCR/IDP-Lösungen eignen sich besonders für Situationen mit einer großen Menge und Vielfalt an Dokumenten, beispielsweise in Unternehmen, die täglich Hunderte von Rechnungen, Zoll- und Versanddokumenten verarbeiten. Sie sind auch eine gute Lösung für Organisationen mit eigener IT-Abteilung und den finanziellen Mitteln für Systemintegration, Konfiguration und laufende Wartung.

Der KI-Assistent in fireTMS ist das ideale Werkzeug für:

• kleine, mittlere und große Transportunternehmen, die hauptsächlich Aufträge bearbeiten,
• Spediteure, die täglich viele ähnliche Aufträge erstellen,
• Unternehmen, die ihre Arbeit sofort beschleunigen und wiederkehrende Aufgaben ohne kostspielige Implementierung reduzieren möchten,
• fireTMS-Nutzer, die die Möglichkeiten ihres Systems voll ausschöpfen möchten.

KI ist nicht die Zukunft – sie ist die Gegenwart des Transportwesens

Noch vor wenigen Jahren war die automatisierte Dokumentenverarbeitung großen Logistikunternehmen vorbehalten. Dank Lösungen wie dem KI-Assistenten in fireTMS profitieren heute auch kleine Transportunternehmen von dieser Technologie. Konkret bedeutet der Einsatz von KI kürzere Auftragsbearbeitungszeiten, weniger Fehler, schnellere Lieferungen und eine zügigere Rechnungsstellung.

Mit dem fireTMS-System und dem KI-Assistenten gewinnen Sie mehr Zeit für das Wesentliche: Kundengewinnung und die Planung profitabler Routen. Künstliche Intelligenz im TMS-System ersetzt nicht den Menschen, sondern ermöglicht es ihm, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die Erfahrung und Entscheidungsfindung erfordern, anstatt Daten mühsam aus Dokumenten abzutippen.

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