5 Herausforderungen für Spediteure, bei denen sich das TMS 360°-System mit KI als nützlich erweist

Die Arbeit eines Spediteurs ist täglich mit zahlreichen Herausforderungen verbunden – von der Transportorganisation über die Dokumentation bis hin zur Kontrolle des Auftragsbudgets. Diese Aufgaben sind ohne die richtigen Tools nur schwer effektiv zu bewältigen. Deshalb wurde fireTMS entwickelt, ein 360°-Transport- und Speditionsmanagementsystem, das durch künstliche Intelligenz unterstützt wird. Erfahren Sie, wie unsere Lösung in fünf wichtigen Bereichen der Speditionsarbeit funktioniert.

Speditionsaufträge erfassen

Die Erfassung von Dokumenten in das System ist mühsam und zeitaufwändig. Oftmals steht die Eingabe unter Zeitdruck, was das Risiko von Fehlern beim Umschreiben von Dokumenten birgt, insbesondere in Papierform. Ähnlich verhält es sich bei der Eingabe von Auftragsdaten in Form von E-Mails oder Notizen.

Dank des KI-Assistenten kann fireTMS diese Aufgabe automatisieren. Mit dieser Funktion können Sie Daten aus Dokumenten in Form von Textdateien, Fotos, Scans oder sogar E-Mails in das System importieren. Unser Assistent bearbeitet die Anfrage innerhalb weniger Sekunden und füllt die folgenden Informationen aus:

• Frachtbezeichnung,
• Be- und Entladedatum,
• Be- und Entladeadressen mit Firmennamen,
• Frachtabmessungen und -gewicht,
• Kundenfrachtnummer.

Auf Basis dieser Informationen erstellen Sie dann ganz einfach eine neue Ladung in fireTMS.

Was bringt Ihnen der KI-Assistent in fireTMS?

• Zeitersparnis – Sie geben eine Ladung in Sekundenschnelle ein.
• Fehlervermeidung – die automatische Datenverarbeitung ersetzt die manuelle Eingabe.
• Erhöhte Effizienz – Sie erfassen mehr Aufträge am Tag.
• Schnellere Transportplanung – Route, Fahrzeug und Fahrer lassen sich zügiger auswählen.

Den richtigen Spediteur finden

Wenn Sie die Einführung Ihrer Ladungen hinter sich haben, ist es an der Zeit, einen Spediteur mit dem Transport zu beauftragen. Wie gehen Sie dabei am besten vor? Einerseits können Sie auf zuverlässige Auftragnehmer zurückgreifen, mit denen Sie bereits erfolgreich gemeinsame Aufträge durchgeführt haben. Zum anderen können Sie auf Spediteure zurückgreifen, die von vertrauenswürdigen Unternehmen oder Privatpersonen empfohlen wurden. Eine weitere Möglichkeit wäre, im Internet nach ihnen zu suchen. Dies ist jedoch ein zeitaufwändiges und riskantes Unterfangen, da Sie möglicherweise keinen Zugang zu grundlegenden Dokumenten haben, die die Zuverlässigkeit des Auftragnehmers belegen.

Das fireTMS-System und die integrierte fireXgo-Frachtenbörse sind Teil der Lösung. Dank dieser Lösung können Sie Ihre Ladungen schnell und ohne zusätzliche externe Tools auflisten und Informationen zum Transport und den Kosten des gesamten Auftrags bereitstellen. Spediteure zeigen Interesse an Ihrem Angebot, und Sie müssen sich nicht selbst um die Überprüfung ihrer Seriosität kümmern. Dies ist möglich, da wir jedes Unternehmen, das seine Tätigkeit auf fireXgo aufnimmt, diesbezüglich verifizieren. Dank des Chats können Sie zudem schnell über die Bedingungen der Auftragsabwicklung kommunizieren.

Was bietet Ihnen die fireXgo-Frachtenbörse?

• Sie erhalten Zugriff auf die Transportbörse und das fireTMS-System.
• Sie haben Zugriff auf eine Datenbank geprüfter Spediteure.
• Sie bestellen schnell den Transport Ihrer Ladungen.
• Sie finden Spediteure mit einer gemeinsamen Auftragshistorie.
• Sie nutzen Tools zur Speditionsverwaltung.

Transportabwicklung und Routendokumente

Nach der Beauftragung des Transports besteht Ihre Aufgabe als Spediteur darin, den Transport zu kontrollieren und alle auftragsbezogenen Dokumente zu sammeln. Dazu gehören beispielsweise CMR-Frachtbriefe oder Rechnungen des Spediteurs. Wie bei Auftragsdokumenten sind auch diese Aufgaben mit dem sog. Papierkram verbunden. Ein besonderes Problem ist jedoch die Kommunikation mit dem Spediteur und die Wartezeit für die physische Übermittlung der Dokumente.

Die Lösung für Sie ist das Spediteurportal. Diese Funktion im fireTMS-System ermöglicht den schnellen Versand von Dokumenten nach Auftragsabschluss. Der Spediteur erhält von Ihnen einen Link, über den er Scans wichtiger Dokumente anhängen, z. B. einen Frachtbrief mit Auftragsbestätigung, eine Rechnung für die erbrachte Leistung oder die Rechnungsdaten eingeben kann. Vor allem beschleunigen Sie die Auftragsabwicklung und verbessern die Kommunikation zwischen Ihnen und dem Transportunternehmen erheblich.

Buchhaltungsunterlagen und Zahlungsverzug

Ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines Spediteurs ist auch die Kommunikation mit seinen Kunden, d.h. den Eigentümern der Fracht. Dazu gehört es, Rechnungen für die Speditionsleistung auszustellen und oft auch dafür zu sorgen, dass die Zahlung rechtzeitig erfolgt. Dies ist eine der zeitaufwändigsten Aufgaben, die mit fireTMS automatisiert werden kann.

Unser TMS-System ermöglicht es Ihnen, automatisch eine Rechnung auszustellen, sobald Sie alle Dokumente erhalten haben, die den Transport bestätigen. Dadurch wird die Zahlungs- und Abrechnungsphase des Auftrags erheblich beschleunigt. Ein weiterer Vorteil ist die automatische Inkassomöglichkeit. In fireTMS richten Sie den automatischen Versand von Zahlungserinnerungen oder Informationen über die Überschreitung der Zahlungsfrist ein, was Sie als Spediteur von der Notwendigkeit entbindet, Ihren Kunden regelmäßig Zahlungs-E-Mails zu schicken.

Zugriff auf Daten und Rentabilität von Aufträgen

Eine letzte Herausforderung, die insbesondere für Manager in einem Speditionsunternehmen wichtig ist, besteht darin, die Rentabilität von Aufträgen zu analysieren und Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage genauer und aktueller Daten zu treffen. Dies gilt insbesondere für Informationen darüber, welche Kunden dem Unternehmen den meisten Gewinn bringen oder wie die Effizienz der einzelnen Spediteure und aktuelle Tagesumsatzdaten aussehen.

Da es sich bei unserer Lösung um ein umfassendes TMS-System handelt, das alle Daten und Dokumente zu Speditionsaufträgen erfasst, können automatisch Berichte auf Basis aktueller Daten erstellt werden. So behalten Sie stets den Umsatz Ihres Unternehmens im Blick, erkennen die profitabelsten Aufträge und erhalten Einblick in die Effizienz der Spediteure.

Welche Berichte bietet fireTMS?

• Informationen zum Tagesumsatz
• Umsatz und Provisionen nach Niederlassung
• Kundenrentabilität
• Spediteurproduktivität
• Frachtführerprovisionen
• Informationen zu externen Fahrzeugen, die für Sie tätig sind

Überzeugen Sie sich selbst, wie unser TMS 360°-System Sie als Spediteur unterstützt. Registrieren Sie sich einfach und nutzen Sie die kostenlose 14-tägige Testphase. So erleben Sie fireTMS in der Praxis.