Reguły serwisowe, automatyczne przypisywanie zleceń w KSeF i inne nowości

Z tego artykułu dowiesz się o następujących ulepszeniach i nowościach w systemie fireTMS:

Reguły serwisowe oparte o przebieg pojazdu

System fireTMS został rozbudowany o możliwość definiowania reguł serwisowych dla pojazdów na podstawie przebiegu. Użytkownik może określić rodzaj czynności serwisowej (np. wymiana oleju, wymiana klocków hamulcowych), interwał kilometrowy wykonywania serwisu oraz wyprzedzenie, z jakim system ma poinformować o zbliżającym się terminie wykonania usługi.

Nowa sekcja Reguły serwisowe dostępna jest bezpośrednio w edycji pojazdu i umożliwia zarządzanie listą zaplanowanych czynności wraz z informacją o:

• interwale serwisowym,
• ostatnim przebiegu wykonania,
• liczbie kilometrów wyprzedzenia dla powiadomienia,
• użytkowniku odpowiedzialnym za obsługę zgłoszenia.

Po osiągnięciu określonego przebiegu system automatycznie generuje powiadomienie w fireTMS (dzwoneczek) oraz wysyła wiadomość e-mail do wskazanego użytkownika odpowiedzialnego za daną czynność. Powiadomienia są ponawiane codziennie aż do momentu oznaczenia serwisu jako wykonanego. Podczas oznaczania czynności jako zakończonej użytkownik może uzupełnić aktualny stan licznika po wykonaniu usługi.

Dodatkowo informacja o zbliżającym się serwisie prezentowana jest również podczas tworzenia nowego zlecenia dla pojazdu, co pozwala szybciej wychwycić konieczność wykonania przeglądu jeszcze na etapie planowania transportu.

Mechanizm działa w oparciu o rejestr kilometrów pojazdu (Pojazdy >> edycja wybranego pojazdu >> sekcja Wydatki >> zakładka Rejestr kilometrów) i wspiera bieżące monitorowanie stanu eksploatacji floty. Funkcja dostępna jest dla użytkowników posiadających dostęp do kartoteki danego pojazdu.

Automatyczne przypisywanie zleceń do pozycji faktury zakupowej pobranej z KSeF

Rozbudowaliśmy mechanizm importu faktur zakupowych z KSeF (Księgowość >> Zakupy >> Import faktur zakupowych z KSeF) o funkcjęautomatycznego przypisywania zleceń do pozycji faktury. Podczas importu system analizuje dane zawarte w pliku XML i próbuje wykryć numery zleceń na podstawie schematu numeracji użytkownika.

Numery zleceń mogą być wyszukiwane m.in. w nazwach pozycji, sekcjach dodatkowych informacji oraz danych transportowych dokumentu. Jeśli system odnajdzie pasujące zlecenie, zostanie ono automatycznie zasugerowane lub przypisane do odpowiedniej pozycji faktury.

W przypadku wykrycia różnicy pomiędzy kwotą na pozycji faktury a wartością przypisanego zlecenia (kwota dla przewoźnika) użytkownik może zdecydować, czy:

• przypisać zlecenie do pozycji bez zmiany kwoty dla przewoźnika na zleceniu,
• czy jednocześnie zaktualizować kwotę dla przewoźnika na zleceniu zgodnie z wartością z dokumentu KSeF.

Nowy mechanizm usprawnia proces importu dokumentów kosztowych, ogranicza konieczność ręcznego przypisywania zleceń oraz zwiększa spójność danych pomiędzy dokumentami księgowymi i operacyjnymi w systemie.

Kod QR na podglądzie faktur zakupowych pobranych z KSeF

Na podglądzie wydruków faktur zakupowych pobranych z KSeF dodaliśmy prezentację kodu QR powiązanego z dokumentem. Kod widoczny jest już na etapie podglądu faktury – jeszcze przed zatwierdzeniem jej pobrania – a także na wygenerowanym wydruku PDF.

Dzięki temu użytkownik może szybciej zweryfikować dokument oraz uzyskać łatwy dostęp do danych faktury zgodnych z informacjami zapisanymi w KSeF.

Dodatkowe informacje dla pozycji łączonych na fakturach eksportowanych do KSeF

Rozszerzyliśmy obsługę dokumentów KSeF o uwzględnianie danych transportowych dla pozycji połączonych na fakturze. W przypadku pozycji zbiorczych system przekazuje teraz dodatkowe informacje dotyczące wszystkich powiązanych zleceń transportowych, takich jak numery zleceń, numery zleceń klienta, numery rejestracyjne czy miejsca załadunku.

Dane te prezentowane są w sekcji Dane transportowe w strukturze dokumentu KSeF, co pozwala lepiej odwzorować szczegóły realizowanych transportów również dla pozycji scalonych na fakturze. Dzięki temu użytkownik zyskuje większą przejrzystość danych przekazywanych do KSeF oraz możliwość dokładniejszego powiązania pozycji faktury z konkretnymi operacjami transportowymi.

API: tworzenie zleceń zewnętrznych i nowe możliwości integracji

Rozbudowaliśmy API (dokumentacja) systemu fireTMS o możliwość tworzenia zleceń zewnętrznych. Nowe rozwiązanie pozwala na automatyczne zakładanie zleceń bezpośrednio z poziomu integracji, co usprawnia wymianę danych i przyspiesza obsługę procesów transportowych.

W ramach zmian udostępniliśmy również dodatkowe mechanizmy wspierające integracje, m.in. związane z obsługą pojazdów zewnętrznych, tagów oraz przypisywaniem oddziałów do kontrahentów. Rozszerzenia te zwiększają możliwości automatyzacji i ułatwiają integrację fireTMS z zewnętrznymi systemami.

Dodatkowo uspójniliśmy działanie API i interfejsu użytkownika w zakresie obsługi płatnika dla faktur zakupowych. Jeśli w systemie istnieje tylko jeden oddział, płatnik zostanie uzupełniony automatycznie, bez konieczności jego dodatkowego wskazywania w integracji.

Eksport płatności BNP Paribas: obsługa split payment

Kolejną nowością jest możliwość generowania plików eksportu płatności wychodzących dla banku BNP Paribas z obsługą mechanizmu split payment. Dzięki temu użytkownik może przygotować plik przelewów zgodny z wymaganiami banku i szybciej realizować płatności związane z mechanizmem podzielonej płatności.

Po wyborze odpowiedniego konta bankowego oraz typu eksportu dla BNP Paribas (Księgowość >> Płatności >> Wszystkie płatności >> Przelewy) użytkownik może dodatkowo zaznaczyć opcję Split Payment. W takim przypadku wszystkie przelewy posiadające wartość podatku VAT większą od zera zostaną automatycznie oznaczone i wyeksportowane jako przelewy split payment.

Zmiana usprawnia proces obsługi płatności wychodzących, zwiększa zgodność z wymaganiami księgowymi oraz ułatwia zarządzanie rozliczeniami w firmie.

Chcesz dowiedzieć się więcej o opisanych nowościach w systemie? Skontaktuj się z nami.

* Niektóre z opisanych funkcji dostępne są wyłącznie w wybranych pakietach.