W najnowszej wersji FireTMS pojawiło się rozliczanie delegacji, diet i ryczałtów Twoich kierowców!

Ten artykuł pokaże jak dokonać rozliczenia diety, delegacji i ryczałtu w FireTMS. Dzięki temu samodzielnie, łatwo i bez żadnych problemów dokonasz niezbędnych rozliczeń i unikniesz dodatkowych kosztów.

Rozliczanie delegacji

Aby rozliczać diety, delegacje i ryczałty w FireTMS, po zalogowaniu się do aplikacji należy przejść przez karty POJAZDY > DELEGACJE, następnie nacisnąć „dodaj” aby dodać delegację.

W tym momencie trzeba wybrać oddział (obecnie dostępne są tylko polskie), kierowcę,  datę rozpoczęcia jak i zakończenia delegacji oraz walutę rozliczeniową.

Okno rozliczania delegacji wygląda następująco:

Następnie należy dodać trasę (obecnie samodzielnie, ale w bliskiej przyszłości dane te będzie można importować z kart drogowych).

W celu dodania fragmentu trasy należy nacisnąć przycisk „dodaj” – pojawi się wówczas nowe okno.

Należy tutaj uwzględnić miejsce skąd był wyjazd, miejsce docelowe, datę, godzinę wyjazdu i przyjazdu. Istnieje możliwość zaznaczenia momentu przekroczenia granicy, jeżeli ono nastąpiło.

Domyślnie zaznaczone jest pole wyboru „dodaj kolejny” dzięki czemu po zatwierdzeniu, można od razu dodać kolejny element trasy.

Zauważ, że punkt wyjazdu jest automatycznie przeniesiony przez FireTMS z poprzedniego punktu docelowego (w tym przypadku są to Katowice).

Załóżmy, że kierowca w trzecim odcinku trasy ponownie przekracza granicę jadąc do Francji.

Następnie wraca do Polski. Wobec czego wprowadzamy taki odcinek trasy.

Wobec tego otrzymamy następujący wygląd karty z zaznaczonymi punktami trasy, według których delegacja zostanie rozliczona.

Bardzo ważne jest by odpowiednio wprowadzić poszczególne elementy trasy, godziny wyjazdu i przyjazdu. Niezwykle ważne w rozliczaniu diet, delegacji i ryczałtów za noclegi jest prawidłowe zaznaczenie godziny przekroczenia granicy.

Tak wygląda zakładka wydatki, w której wprowadza się wydatki kierowcy jak np. usługa gastronomiczna czy opłata parkingowa.

Rozliczanie diet kierowcy

W zakładce diety możesz łatwo rozliczyć dietę kierowcy. Wystarczy zaznaczyć pożądane opcje (możesz np. uwzględniać przerwy w podróży, sumować odcinki zagraniczne czy nawet wprowadzić własną stawkę). Poszczególne opcje wpływają na wyniki rozliczenia.

Po zaznaczeniu pożądanych opcji wystarczy przycisnąć przelicz na podstawie trasy, a FireTMS automatycznie przygotuje rozliczenie.

Zauważ, że zaznaczając opcję jeden kraj docelowy, system dokona wyliczeń na podstawie stawki obowiązującej tylko dla kraju docelowego.

Rozliczanie ryczałtu za noclegi

Kolejną zakładką jest ryczałt za noclegi, gdzie możesz wybrać kraj, stawkę i liczbę noclegów, by w prosty sposób rozliczyć ryczałt dla kierowcy. Zauważ, że FireTMS automatycznie dobierze stawkę ryczałtu według obowiązujących przepisów prawa. Np. dla Niemiec będzie do 37.50 euro.

System spedycyjny automatycznie dobiera stawkę 25% limitu za noc w danym kraju (jeżeli kierowca nie ma faktury za nocleg). Jeśli taka faktura została przez kierowcę dostarczona, powinna zostać wprowadzona w wydatki.

Końcowe rozliczenie

Po wprowadzeniu wszystkich potrzebnych danych, można dokonać rozliczenia.

Domyślnie wszelkie przeliczenia kursów są na podstawie danych tabeli NBP z następnego dnia po zakończeniu delegacji.

Tak wygląda rozliczona delegacja. Wystarczy ją tylko zatwierdzić. 

• Po utworzeniu delegacji ma ona status „w przygotowaniu”.
• Po kliknięciu w „rozlicz” ma ona status „rozliczona”.
• Po kliknięciu w „rozlicz i zatwierdzona” ma ona status „zatwierdzona i rozliczona”.

Po zatwierdzeniu, nie będzie można już edytować wprowadzonych danych.

Zaloguj się do FireTMS i sprawdź tutaj.

Zarejestruj się w FireTMS tutaj.