Effektives Flottenmanagement: Strategien und Tools

Die Suche nach Möglichkeiten, den Umsatz zu steigern und die Transportkosten zu senken, ist eine der größten Herausforderungen für die Inhaber von Transportunternehmen. Zu diesen Möglichkeiten gehören die Gewinnung von mehr und besseren Aufträgen und die Steigerung der Effizienz des Flottenmanagements. Heute befassen wir uns mit dem letztgenannten Thema und lernen Strategien für das Flottenmanagement mithilfe von GPS-Technologie und mobilen Apps kennen.

Was bedeutet Flottenmanagement in der Praxis?

Unter Fleet Management, also Flottenmanagement versteht man alle Tätigkeiten, die mit dem Einsatz und der Wartung von Fahrzeugen in einem Transportunternehmen zusammenhängen. Das Flottenmanagement umfasst eine Reihe von Tätigkeiten – von der Routenplanung über den Kauf von Fahrzeugen und die Sicherstellung ihres einwandfreien Zustands bis hin zur Erledigung aller mit den Fahrzeugen verbundenen Formalitäten.

Unter den aufgelisteten Tätigkeiten sind einige, die auf den ersten Blick nicht offensichtlich sind, sich aber letztlich als entscheidend erweisen. Dazu gehören die Gewährleistung sicherer Arbeitsbedingungen für die Fahrer, die richtige Ausstattung der Fahrzeuge und die Verwaltung der Tankkarten.

Das Flottenmanagement umfasst vier Grundfunktionen:

• die Planung durch die Gewinnung von Transportaufträgen und Planung der Transportrouten,
• die Organisation des Transports durch die Beschaffung des Personals, der Lastkraftwagen und der anderen für die Ausführung der Aufträge erforderlichen Tools,
• die Verwaltung der Fahrer und Sicherstellung ihres Ausbildungs- und Kenntnisstandes,
• die Kontrolle der Kosten, des Verschleißes der Ausrüstung und der Wirksamkeit der Planumsetzung.

In jedem Fall besteht das Ziel des Flottenmanagements darin, die Gewinne zu steigern und die Betriebskosten unter Einhaltung von den Sicherheitsstandards und gesetzlichen Vorschriften kontinuierlich zu senken.

Was sind die Schlüsselelemente eines effektiven Flottenmanagements?

Das effiziente Flottenmanagement eines Transportunternehmens muss auf mehreren Annahmen beruhen, die zu Beginn festgelegt werden sollten. Zunächst muss die Größe der Flotte für die nächsten Jahre bestimmt werden. Außerdem sollten die Zahl der Aufträge, die Zahl der Beschäftigten, die festen Unternehmensausgaben und die variablen Kosten wie der Kraftstoffverbrauch geschätzt werden. Schließlich lohnt es sich, den aktuellen Auslastungsgrad der Fahrzeuge zu schätzen. Auf diese Weise kann die Grundlage für Verbesserungen geschaffen werden.

Es ist auch wichtig, die im Unternehmen verwendeten Tools zu berücksichtigen. Dazu gehört auch die entsprechende Software. Ein Beispiel ist das fireTMS System, mit dem alle Dokumente (in gedruckter und digitaler Form) an einen Ort übertragen, Fahrzeuge in ein elektronisches Register eingegeben und detaillierte Informationen über sie, wie z. B. Versicherungsdauer, Genehmigung, Wartung, Fahrzeugausstattung usw. hinzufügt werden können.

Das TMS bietet die beste Leistungen und Vorteile, wenn es mit GPS-Telematik und mobilen Apps integriert wird. Dies ist wichtig wegen der Möglichkeit der Überwachung des Transports in Echtzeit und wegen des schnellen Kontakts zwischen Verkehrsleitern und Fahrern, die bereits unterwegs sind. Einerseits kann überprüft werden, ob die geplanten Routen von den Fahrern eingehalten werden, andererseits ist es möglich, den Fahrer bei Problemen auf der Route zu kontaktieren und die Pläne laufend zu überprüfen.

Dank der Integration des TMS mit GPS-Telematik und zusätzlichen Apps ist es möglich, die Fahrzeugflotte kontinuierlich zu verwalten.

Wie wirken sich GPS-Systeme und mobile Apps auf die Effizienz der Flotte aus? 

GPS-Systeme sind seit vielen Jahren ein fester Bestandteil der Transportbranche. Sie liefern Informationen über den Standort der Fahrzeuge in Echtzeit. Dies erleichtert die Überwachung des Auftragsfortschritts. Eine hervorragende Ergänzung der GPS-Telematik sind Apps, die einen schnellen Kontakt zwischen dem Transportkoordinator (es kann sich um den Inhaber eines Unternehmens, einen Verkehrsleiter oder einen Spediteur handeln) und den Fahrern ermöglichen. Im Falle von fireTMS sind dies die Apps fireTMS Dispo für Transportkoordinatoren und fireTMS Driver für Fahrer.

Mit der fireTMS Dispo App kann man:

• rund um die Uhr direkten Zugriff auf Aufträge haben, 
• die Arbeit der Fahrer überwachen,
• den Transportstatus überprüfen und alle Routen überwachen,
• die Ergebnisse auswerten,
• Berichte erstellen.

Mit der App fireTMS Driver ist es möglich:

• Aufträge aus dem fireTMS System an das Handy des Fahrers zu senden,
• Dokumente als Anhänge ins System hochzuladen, 
• LKW-Navigation zu nutzen,
• GPS-Ortungssystem zu vewenden,
• auf Online- und Offline-Karten zuzugreifen,
• den Auftragsstatus zu überprüfen.

Wie kann der Einsatz von Fahrzeugen im Fuhrpark effektiv geplant und überwacht werden?

Eine effektive Planung sollte auf einer Analyse der Daten über die Fahrzeuge, ihrer Verfügbarkeit und der entsprechenden Aufträge basieren. Dies hängt vom Zustand des Fahrzeugs, seiner Ausstattung, seinen Eigenschaften, der Art der zu transportierenden Ladung und der Route ab. Mit Hilfe von TMS-Software und zusätzlichen Lösungen und Geräten ist es einfach, das richtige Fahrzeug für eine bestimmte Aufgabe auszuwählen und die Route so zu planen, dass Kosten und Verschleiß der Ausrüstung reduziert werden.

Nicht zu vergessen sind die schnelle Analyse und der einfache Zugriff auf Berichte. Diese Lösungen sind für das Flottenmanagement von großer Bedeutung, weil die Verfügbarkeit der Fahrzeuge dank der gesammelten Daten, Routenberichte oder Informationen über die Ausrüstung schnell beurteilt werden kann. Dies ist auch im Falle von Autopannen oder auslaufender Wartung und Versicherung wichtig. Dank der fireTMS-Tools ist es möglich, schnell zu reagieren, indem ein Fahrzeug im Voraus zur Reparatur oder Wartung geschickt oder eine Versicherung abgeschlossen wird.

Die Berichte sind auch eine unverzichtbare Informationsquelle über die Wartungskosten und die Rentabilität der Flotte. Sie ermöglichen es, festzustellen, welche Fahrzeuge rentabel sind und welche unrentabel sind und ob sie für andere Aufgaben eingesetzt oder verkauft werden sollten.

Wie kann das Flottenmanagement dazu beitragen, Ausfallzeiten und Pannen zu minimieren?

Dank der Informationen, die die Fahrer unterwegs über Pannen oder den Verschleiß von Geräten melden, kann der Kauf von Ersatzteilen oder Reparaturen geplant werden, bevor der Auftrag erledigt ist. Das Risiko schwerwiegenderer Pannen kann so minimiert werden, und Situationen, in denen ein Fahrzeug in der Werkstatt steht und nicht mehr rentabel ist, können vermieden werden.

TMS-Systeme, die über fortschrittliche Routenplanungstools mit Karten verfügen, bieten die Möglichkeit, detaillierte Routen unter Berücksichtigung der Transportbedingungen zu planen. Darüber hinaus kann die Route in Bezug auf Leerfahrten analysiert werden, und diese Informationen können für die Suche nach Aufträgen an Transportbörsen verwendet werden, um die Fahrt optimal zu nutzen. Moderne Systeme wie fireTMS bieten auch die Möglichkeit, das System mit Transportbörsen zu integrieren. Dies beschleunigt die Routenplanung und das effiziente Flottenmanagement im Unternehmen erheblich.

Wie können die Betriebskosten der Flotte optimiert werden?

Eine der größten Herausforderungen für Transportunternehmen ist die Kostenoptimierung. Während die Zahl der Aufträge je nach Saison oder allgemeiner Wirtschaftslage variieren kann, hängen die Höhe der Kosten und die Möglichkeiten ihrer Optimierung von der Strategie des Unternehmensinhabers oder -leiters ab. Eine Kostenoptimierung ist dank der Verwendung der entsprechenden Tools, die für TSL-Unternehmen entwickelt wurden, möglich.

Welche Kosten können dadurch optimiert werden?

• Betriebskosten, einschließlich der Auftragsabwicklung
• Flottenunterhaltskosten, z. B. Versicherungen, Genehmigungen, Wartungen und Reparaturen.
• Variable Kosten, z. B. Kraftstoffverbrauch, Verschleiß der Ausrüstung

Die Kostenoptimierung kann zum Beispiel anhand der Daten erfolgen, die dank der Integration des TMS mit GPS-Telematik und Apps zur Verfügung stehen. ine solcheE Einrichtung ermöglicht eine sofortige Entscheidungsfindung und eine bessere Routenplanung in Bezug auf Kosten und Zeit. Wenn Probleme auf der Route auftreten, kann der vorgesehene Plan in Echtzeit geändert werden. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, die Daten auf monatlicher oder vierteljährlicher Basis zu analysieren. Dies ist beispielsweise bei der Optimierung der Kraftstoffkosten in Form einer Entscheidung über einen Wechsel des Tankkartenanbieters oder bei der Verhandlung über die Bedingungen der Zusammenarbeit mit dem aktuellen Anbieter nützlich.

Welche Rolle spielen Schulungen und Zertifikate bei der Aufrechterhaltung hoher Sicherheitsstandards in der Flotte?

Schließlich kommen wir zum letzten, aber nicht weniger wichtigen Element des Flottenmanagements. Die Fahrerschulung und -zertifizierung haben einen erheblichen Einfluss auf die Effizienz der Flotte. Die Fähigkeit, wirtschaftlicher zu fahren, was den Kraftstoffverbrauch und den Verschleiß von Fahrzeugteilen betrifft, trägt dazu bei, die Flotte in gutem Zustand zu halten und die Sicherheit des Gütertransports zu erhöhen.

Die Senkung der direkten Kosten für verschiedene Arten von Schulungen und Zertifizierungen mag sich zwar kurzfristig auswirken, kann aber langfristig die Rentabilität der Flotte erheblich beeinträchtigen. Zum Beispiel durch erhöhte Unfallraten, die Abnutzung der Fahrzeuge oder die nachlassende Qualität der Auftragsabwicklung.

Es lohnt sich, dafür zu sorgen, dass Sie die richtige Strategie für Ihr Flottenmanagement haben und moderne Tools einsetzen. Wenn Sie sehen möchten, wie ein TMS Ihnen helfen kann, testen Sie fireTMS 14 Tage lang kostenlos!!