4 przykazania właściciela firmy transportowej

Przeciętny polski właściciel firmy w branży TSL ma przede wszystkim jedno wyzwanie: sprostać zagrożeniom, których skutkiem jest utrata płynności finansowej. Oczywiście pojawią się teraz głosy, że największym problemem są kierowcy. To prawda, brakuje ich na ten moment ok. 5000 i ta liczba stale rośnie. Wyzwań jest jednak o wiele więcej, a każde z nich to nie lada gratka. Czy są jakieś złote recepty na wszystkie troski świata TSL? Sam program dla spedycji to nie wszystko. Jest jednak kilka podstawowych zasad, które z pewnością ułatwiają prowadzenie przedsiębiorstwa. Takie firmowe ABC. Wszyscy je znają, ale niewiele firm je stosuje. Przeczytaj artykuł i poznaj 4 przykazania właściciela firmy transportowej i spedycyjnej.

Dobrze się komunikuj

To nie żart. Pomimo dostępności rozmaitych narzędzi, które mają na celu skracać dystans pomiędzy kierowcą, przewoźnikiem, spedycją i załadowcą, aktywnie korzysta z nich zaledwie garstka firm.

Wszystko dzieje się naprawdę szybko. Zaledwie chwilę temu właściciele firm transportowych obowiązkowo musieli zakupić swoim kierowcom telefony komórkowe, które i tak prawie nigdzie nie miały zasięgu, a już aplikacje mobilne oraz integracje pomiędzy programami zupełnie zmieniają model komunikacji w firmie.

Przełomy są trudne, to prawda, ale tworzone są z realnych potrzeb. Coraz większa liczba zleceń i potrzeba dynamicznego ich realizowania sprawia, że tylko natychmiastowa reakcja na przekazane informacje może uratować zlecenie, a czasem nawet cały kontrakt. Dzięki aplikacji dla kierowców lub terminalom telematycznym połączonym z programem dla spedycji i transportu natychmiast wiemy, czy pracownik na pewno otrzymał zlecenie, czy ma ono szansę być zrealizowane terminowo i – finalnie – kiedy przewożony towar został rozładowany w magazynie. Każde opóźnienie zostaje odnotowane, a klient już nigdy nie usłyszy, że nie wiemy, co się dzieje z jego ładunkiem. Często podgląd do tych danych staje się cenny również dla firmy spedycyjnej.Tak, w tej branży szybka informacja jest na wagę złota. Nie tylko wpływa na jakość wykonywanych przez nas usług, ale przede wszystkim na komfort pracy i obniżenie poziomu stresu pracowników.

Korzystaj z automatyzacji

Bo w końcu nikt nie przypilnuje go tak jak Ty. Naprawdę masz większy wpływ na termin płatności faktur przez Twoich kontrahentów, niż Ci się wydaje. Eksperci wielokrotnie podejmowali temat zbyt późnego reagowania na zaległości płatnicze naszych kontrahentów. Często na łamach prasy branżowej wspominane są negatywne konsekwencje bierności w takiej sytuacji. Przede wszystkim jednak, prawie nikt nie mówi o tym, jakie korzyści prawne wynikają z wcześnie rozpoczętej windykacji.

Tego, że dzięki programowi dla spedycji i transportu z systemem automatycznego wysyłania pism monitujących minimalizujemy nakłady i maksymalizujemy efekty, nie trzeba nikomu mówić. Oczywiście dzieje się to pod warunkiem zajęcia się wierzytelnością już od chwili jej powstania. Zwiększa to przede wszystkim szansę na skuteczną egzekucję w przyszłości.

Wezwania do zapłaty

Wezwanie do zapłaty jest jednym z podstawowych narzędzi, jakimi dysponuje właściciel firmy transportowej, by skutecznie dochodzić swoich wierzytelności. W ten sposób domaga się na piśmie spłacenia określonego zobowiązania w oznaczonym terminie i pod określonym rygorem.

W ten sposób można rozpocząć z kontrahentem negocjacje w sprawie zapłaty zadłużenia. Co jest szalenie istotne to fakt, że pierwsze wezwanie do zapłaty pozwala określić termin, od którego dłużnik pozostaje w zwłoce ze spełnieniem świadczenia i jest dla nas podstawą do żądania za ten okres należnych odsetek. Przy wielu fakturach może być to całkiem przyzwoita rekompensata za zachwianie płynności finansowej firmy.

Z prawnego punktu widzenia wystarczy wysłać jedno wezwanie, jednakże ilość pism może mieć wpływ na dobrowolne uregulowanie zadłużenia. Na całe szczęście w większości przypadków tak się właśnie dzieje. Jeżeli tylko nie zostaliśmy oszukani, a nasz kontrahent nie ogłosił upadłości, bycie upartym i konsekwentnym sprawia, że nasza faktura po prostu zostaje przełożona do szybszej zapłaty.

Najważniejsze, że program dla spedycji i transportu typu TMS może pomóc w zautomatyzowaniu całego procesu i pomaga zminimalizować ryzyko utraty płynności finansowej. Jeśli dołożymy jeszcze automatyczną weryfikację blokady kredytu kupieckiego, a następnie regularne monitorowanie płatności, jesteśmy w stanie znacznie obniżyć zagrożenie zatorów finansowych.

Oszczędzaj i pilnuj płynności finansowej

I to naprawdę nie o bycie sknerą tu chodzi. Jednym z największych wyzwań każdej firmy jest osiągnięcie rentowności bez zaciskania pasa. Każdy właściciel dąży do tego, aby praca przynosiła mu wymierne korzyści biznesowe, nie obniżając komfortu pracy kierowców. Jak zatem obniżyć koszty przy jednoczesnym utrzymaniu standardów?

Odpowiednio dobrany program dla spedycji i transportu znacznie w tym pomaga. Nie wystarczy jedynie regularnie wprowadzać wszystkich zleceń oraz na bieżąco monitorować płatności, aby pieniądze same odkładały się na konto. Warto zajrzeć do najgłębszych zakamarków jego funkcjonalności. Programiści bowiem wraz z działem obsługi klienta stają na rzęsach, aby jak najlepiej dopracować swój produkt do potrzeb właściciela firmy. W praktyce większość użytkowników używa programu, za który płaci, jedynie w części.

Kto by miał na to czas, powiecie? A no właśnie ten, kto z całości takiego programu korzysta. Oszczędności biorą się z optymalizacji na wielu polach. Zaczyna się zazwyczaj od optymalizacji kosztów. I tutaj akurat nie trzeba grzebać głęboko.

Praca bez papieru

Czasami zapominamy, że korzystanie z nowoczesnych narzędzi pozwala nam na całkiem naturalne oszczędności, wynikające z tak prozaicznych rzeczy jak drukowanie dokumentów. To tylko kartki powiecie? W końcu nie są aż tak drogie. Czy oby na pewno? Liczyliście koszty najmu magazynu? Zakup segregatorów? Amortyzację drukarek, tusze? Czas spędzony na szukaniu dokumentów? Tak… program dla spedycji i transportu jest po to, żeby przechowywać w nim wszystkie niezbędne dokumenty bezpośrednio pod zleceniem.

Piszemy o tym nie bez powodu. Klienci FireTMS, z którymi jesteśmy w stałym kontakcie deklarują, że oszczędności wynikające z ograniczenia drukowanych dokumentów do minimum, sięga nawet kilku tysięcy złotych rocznie, co całkowicie pokrywa koszt naszego abonamentu. Chyba więc warto.

Raportowanie

To zmora każdego planera, spedytora czy dyspozytora, który musi przygotowywać niekończące się zestawienia dla swojego szefa. Na szczęście niektóre programy dla spedycji i transportu pomyślały już dawno o tym, aby z przechowywanych przez użytkowników danych kilkoma kliknięciami przygotować raporty, które będą odporne na błędy, często zdarzające się przy żmudnej pracy ludzkiej. Raporty te mogą również być dużo bardziej szczegółowe. Dlaczego? Bo możemy sobie na to pozwolić. Regularnie dopisując faktury kosztowe do każdego pojazdu lub zlecenia, będziemy mieli konkretną odpowiedź na pytanie, czy wszystkie obsługiwane przez nas trasy są rentowne, czy tylko na takie wyglądają.

Dzięki przejrzystości i dużej ilości danych w jednym miejscu łatwiej też nam podjąć decyzję, z których kosztów jesteśmy w stanie zrezygnować, nie obniżając standardu wykonywanych usług, a które zlecenia zwyczajnie sobie odpuścić, a zacząć obsługiwać więcej kierunków, przynoszących nam największe dochody.

Niektóre programy pozwalają nam również na codzienne sprawdzanie rentowności każdego podejmowanego zlecenia, zanim zostanie ono wprowadzone do systemu. To oczywiście maksymalizuje zyski, ale również oszczędza czas, który musielibyśmy zmarnować na ręczne liczenie. Nie mówiąc już o tym, że na giełdzie nieraz liczy się po prostu refleks.

Dbaj o pracowników

Wiesz o tym prawda? Dobry kierowca, na którego można liczyć, który jest uczciwy i rzetelny, oraz zależy mu na pracy to rzadkość. Jeżeli takiego masz, nie daj mu odejść. Jeżeli jeszcze na niego nie trafiłeś to przyszły czasy, kiedy to Ty będziesz się musiał starać o niego. Dlatego w każdym z powyższych punktów wspominamy właśnie o tym, że rentowna, nowoczesne firma z dobrą komunikacją ma szansę na fajną relację z pracownikami, a Ci staną się jej wizytówką. Nie przemęczeni bezsensownymi zleceniami, zawsze na czas poinformowani o kolejnej trasie, z dobrze wyposażonym sprzętem, na który szef może sobie z łatwością pozwolić. I tego Wam życzymy! Szerokości!