Jak kontrolować flotę pojazdów w firmie transportowej

Jedną z największych umiejętności każdego kto zarządza przedsiębiorstwem transportowym jest wiedza jak kontrolować flotę pojazdów w firmie transportowej. Dzięki temu znacznie łatwiej jest stwierdzić, które zlecenia są rentowne, jakie koszty generują pojazdy, gdzie dokładnie się znajdują i jak je optymalnie wykorzystać.

Po co kontrolować flotę pojazdów

Kontrola floty pojazdów jest podstawowym zadaniem każdego kto zarządza przedsiębiorstwem transportowym. Świadomość tego gdzie obecnie znajdują się pojazdy to podstawa do wyznaczania kolejnych zleceń jakie udało się pozyskać.

Taka kontrola nad pojazdami dostarcza wielu strategicznych informacji dotyczących kosztów, ale także pozwalających wyliczyć marżę na zleceniu czy konkretnym pojeździe w danym czasie. Może się zatem okazać, że informacje zgromadzone za pomocą kontroli floty pojazdów pozwolą ograniczyć zbędne koszty, zwiększyć bezpieczeństwo kierowców czy uświadomić sobie jakie zlecenia są dla firmy opłacalne.

Kontrola dzięki telematyce GPS

Do kontroli floty pojazdów wykorzystuje się telematyki GPS, które dostarczają coraz to dokładniejszych i bardziej szczegółowych danych. Pozwalają nie tylko wykazywać gdzie znajduje się konkretnie wskazany pojazd, ale też podawać z jaką prędkością się porusza, ile zużywa paliwa.

Telematyka GPS dostarcza również takich możliwości jak:

• odczytywanie danych z tachografu
• analiza stylu jazdy kierowcy
• przekroczenie granic – to m.in. przyczynia się do łatwego rozliczania diet i delegacji
• komunikacja z kierowcą

Jeśli Twoja firma wykorzystuje (lub ma zamiar wykorzystywać) system do zarządzania transportem (tak zwany TMS) to sprawdź czy wybrany przez Ciebie program jest zintegrowany z GPSem, który wykorzystujesz w pojazdach. Przykładowo aplikacja FireTMS jest zintegrowana z ponad 35 telematykami. Konto w FireTMS możesz założyć tutaj.

Kontrola floty pojazdów wzmacnia świadomość kosztów

Kontrolując flotę pojazdów za pomocą telematyka GPS masz znacznie większą świadomość kosztów. Od teraz Twoja firma wie jaki pojazd zużywa ile paliwa (może to wynikać z różnego stanu technicznego, stylu jazdy kierowcy czy rodzaju trasy pokonywanej przez pojazd).

Dzięki wiedzy na temat kosztów pojazdu możesz podejmować bardziej racjonalne decyzje co do tego jakie zlecenia są opłacalne dla Twojej firmy, a które – mimo pozornie atrakcyjnej stawki nie.

Konkretne marże pojazdów

Sprawna kontrola pojazdów floty to również odpowiedź na pytanie jakie są marże pojazdu w wybranym czasie. Ta wiedza jest nieoceniona, ponieważ może się okazać, że pojazdy które generują dla firmy znacznie mniejszy kwotowo dochód przynoszą większe zyski. Odpowiednia analiza tych danych doprowadzić może do wniosków, które zasugerują właścicielowi firmy transportowej rozwiązanie pomagający optymalizować koszty pozostałych pojazdów.

Łatwiej jest dopilnować formalności

Poprzez kontrolę floty pojazdów należy rozumieć dopilnowanie wszystkich “formalności” takich jak badania techniczne, przeglądy, okresowe badanie kierowców, termin ważności gaśnic. Jak widać, jest tego sporo i ciężko zapanować nad sprawami formalnymi, szczególnie jeśli na firmę transportową składa się kilkanaście, kilkadziesiąt pojazdów.

Pomocne w tym wypadku mogą okazać się, dostępne w programie do obsługi firmy transportowej FireTMS, automatyczne przypomnienia mailowe. Dzięki nim nie umknie Ci żaden ważny termin, badanie, którego trzeba dopilnować.

Flota zostaje w pełni wykorzystana, a “puste przebiegi” zminimalizowane

Sprawna i skuteczna kontrola floty pojazdów pozwala minimalizować tak zwane “puste przebiegi”. Rozchodzi się o to by czas, w którym pojazd nie realizuje żadnego zlecenia ograniczyć do minimum. Pojazdy “nie jadą na pusto”, a więc koszty są pokrywane z realizowanych zleceń.

By to było możliwe, właściciel firmy transportowej musi dokładnie znać pozycję pojazdów, ich plan załadunków i sprawnie wyszukiwać kolejne ładunki. Następnie trzeba je rozdysponować pomiędzy konkretne pojazdy.

Jak kontrolować flotę pojazdów

Jak więc widzisz kontrola floty pojazdów to nie “dodatek”, ale bezwarunkowa konieczność, która decyduje o powodzeniu (lub braku sukcesu) firmy transportowej. Zmniejszenie się kosztów, większe przychody, minimalizacja “przejazdów na pusto” to tylko niektóre zalety jakie daje m.in. telematyka GPS. Z całą jednak pewnością nie da się dobrze zarządzać i kontrolować floty “w Excelu” czy na kartce papieru. Nowoczesne firmy, które zdają sobie z tego sprawę sięgają po narzędzia takie jak TMS (Transport Managment System), które wykonują lwią część pracy za nich.