Jak usprawnić obieg dokumentów w transporcie i spedycji dzięki fireTMS

Dobrze działający obieg dokumentów to podstawa prawidłowo zarządzanej i przynoszącej zyski firmy. Wprowadzenie takiego rozwiązania wymaga jednak inwestycji z narzędzia, które pomogą zebrać rozproszone dane w jednym miejscu i przenieść dokumentację do systemu informatycznego. Najlepiej takiego, który zapewnia dostęp 24 godziny na dobę i przez 7 dni w tygodniu z dowolnego miejsca oraz urządzenia. Zobacz, jak usprawnić obieg dokumentów z fireTMS! 

Cyfrowy obieg dokumentów w branży TSL

Jednym z trendów w branży TSL, który pojawił się wraz z upowszechnieniem się systemów informatycznych (także w firmach z sektora MŚP) jest gromadzenie ustrukturyzowanych danych w jednej bazie. Chodzi o to, by wszystkie dokumenty, które przychodzą lub wychodzą z firmy, a także dokumenty wewnętrzne, znajdowały się w jednym systemie TMS (ang. Transport Management System). To umożliwia rezygnację z papierowej dokumentacji oraz licznych programów do zarządzania poszczególnymi obszarami transportu i spedycji.

Wprowadzenie cyfrowego obiegu to jednak nie jedyna korzyść z przeniesienia całej dokumentacji do TMS. W fireTMS dostęp do danych o działalności firmy jest bardzo prosty nie tylko z poziomu wyszukiwania szczegółowych informacji, ale także z poziomu analitycznego. Za pomocą automatycznie generowanych raportów można szybko sprawdzić, jakie są biznesowe wskaźniki, np. zysk, rentowność floty czy też najlepsi kontrahenci. Dzięki temu szybciej podejmiesz decyzje kluczowe dla rozwoju firmy. 

Dodatkowym plusem cyfryzacji za pomocą narzędzi chmurowych, czyli działających na bezpiecznych serwerach zewnętrznych, a nie na lokalnych dyskach firmowych komputerów, jest natychmiastowa dostępność wszystkich danych z dowolnego urządzenia i miejsca na świecie.

Zlecenia transportowe i spedycyjne w fireTMS

Wielkim ułatwieniem dla osób pracujących w systemie TMS jest również automatyzacja obsługi zleceń. Za pomocą wygodnego w obsłudze narzędzia można w kilka chwil stworzyć zlecenie, a później przekazać je kontrahentowi lub, w przypadku zlecenia wewnętrznego, swoim kierowcom. Informacje o zleceniu uzupełnisz, podając dane kontrahenta (dzięki cyfryzacji obiegu można zrobić to automatycznie, wybierając pozycję z listy), a następnie przekazując informacje o ładunku i kosztach. 

Opisana powyżej strukturyzacja danych bardzo ułatwia zarówno kontakty z kontrahentami, jak i własnymi pracownikami, gdyż wszyscy mogą otrzymać szybko komplet informacji w przejrzystej formie. Z pomocą fireTMS możesz także zaoszczędzić czas poświęcony na tworzenie i przekazywanie faktur dotyczących zleceń. Taki dokument można w systemie automatycznie wygenerować na podstawie wcześniej wprowadzonych danych o zleceniu.

Portal przewoźnika w fireTMS – przeniesienie dokumentacji do chmury

Bardzo przydatnym i nowoczesnym narzędziem, które pozwala znacznie ograniczyć tzw. papierologię, jest Portal przewoźnika. To funkcja systemu fireTMS, która ułatwia i czasowo skraca kontakt między zleceniodawcą a przewoźnikiem. Firma spedycyjna, która korzysta z fireTMS, może udostępnić przewoźnikowi miejsce w systemie, w którym ten przewoźnik drogą elektroniczną przekaże wszystkie dokumenty po wykonaniu zlecenia.

Za pomocą Portalu przewoźnik może:

• dodać skan faktury do otrzymanego zlecenia, 
• dodać skan CMR do ładunku, 
• uzupełnić dane faktury.

Użytkownik fireTMS otrzyma automatyczne powiadomienie o przekazaniu dokumentów za pomocą Portalu przewoźnika, a same dokumenty zostaną od razu dołączone przez system do m.in. listy zleceń, konkretnego zlecenia, którego dotyczą oraz szkicu faktury zakupowej. 

Dzięki temu można całkowicie wyeliminować konieczność przyjmowania i przetwarzania papierowych lub zeskanowanych dokumentów przesyłanych przez przewoźników pocztą lub e-mailem. To nie tylko pozwala zaoszczędzić dużo czasu, ale też wyeliminować możliwe błędy związane z wprowadzaniem tych danych do dokumentacji zleceń. Wszystkie wymagane od przewoźnika informacje przekazywane są natychmiast do systemu, więc praca spedytora ogranicza się w tym przypadku jedynie do skontrolowania poprawności przesłanych dokumentów.

Jeśli chcesz dowiedzieć się o tym, jak włączyć i korzystać z Portalu przewoźnika, sprawdź naszą Bazę wiedzy.

Obieg dokumentów w chmurze: bezpieczeństwo i korzyści

Przeniesienie obiegu dokumentów do sieci i wykorzystanie rozwiązań chmurowych jak system fireTMS przynosi firmie wymierne korzyści. Cyfrowy obieg pomaga uprościć procedury – pracownicy i kontrahenci nie muszą już przekazywać danych w formie papierowej lub nieustrukturyzowanej formie cyfrowej (jak np. e-maile czy wiadomości w zewnętrznych komunikatorach). To skutkuje czasem zaoszczędzonym, np. na skanowaniu papierowych dokumentów czy wprowadzanie danych z innych źródeł. 

Drugą korzyścią jest możliwość szybkiego podejmowania decyzji na podstawie danych zgromadzonych w systemie. W przypadku fireTMS, dostęp do odpowiednich danych jest bardzo prosty, a automatycznie generowane na ich podstawie raporty wspomagają podejmowanie strategicznych decyzji. To również pozwala zaoszczędzić wiele czasu, ale także zoptymalizować koszty, a nawet zwiększyć przychody firmy.

Ostatnią korzyścią jest możliwość zacieśnienia relacji biznesowych z kontrahentami, którzy też korzystają z systemu fireTMS. Wymiana informacji, dokumentów, przekazywanie faktur czy też po prostu komunikacja stają się bardzo szybkie, a to może przełożyć się na większą liczbę zleceń od takiej firmy.

Warto zwrócić uwagę na bezpieczeństwo danych. Obecne rozwiązania chmurowe posiadają wysoki poziom zabezpieczeń przed niepowołanym dostępem z zewnątrz, ale też opierają się na automatycznym tworzeniu kopii zapasowych. To także ogranicza ryzyko zniszczenia dokumentacji lub utraty danych przechowywanych w siedzibie firmy, np. w przypadku awarii komputera czy zalania papierowej dokumentacji. Dlatego też nawet w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń można w łatwy sposób uzyskać dostęp do danych i dokumentów zgromadzonych w chmurze. 

Interesuje Cię uproszczenie procedur i zapewnienie bezpieczeństwa danych za pomocą wprowadzenia cyfrowego obiegu dokumentów w firmie spedycyjnej lub transportowej? Przetestuj bez żadnych opłat 14-dniową wersję próbną fireTMS. Jeśli masz jakiekolwiek pytania, możesz też skontaktować się z nami bezpośrednio.